Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Bezirksamt Reinickendorf von Berlin schreibt die Digitalisierung eines Teils seines Statikaktenarchivs aus. Rund 100 laufende Meter Akten (ca. 251.800 Seiten bis A3 und ca. 18.600 Großformatpläne) sollen ersetzend gescannt werden – das heißt, die Papieroriginale werden nach erfolgreicher Digitalisierung und Freigabe vernichtet.
Das Scannen muss nach dem BSI-Standard TR-03138 (TR RESISCAN) erfolgen, also beweiswerterhaltend und revisionssicher. Die Daten werden als durchsuchbare PDF/A-2b-Dateien übergeben.
Angebote werden elektronisch über die Vergabeplattform Berlin eingereicht. Die Angebotsfrist endet am 28.09.2026 um 09:00 Uhr. Die Leistung muss bis spätestens 14.12.2026 abgeschlossen sein.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis100%
Angebotssumme netto (maßgeblich für die Wertung). Bei Abweichungen zwischen Einheitspreis und Positionssumme gilt der Einheitspreis.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGegenstand und Mengen
Digitalisiert werden rund 100 laufende Meter Akten aus dem Teilbestand „Raum rechts" des Statikaktenarchivs:
Die Abrechnung erfolgt nach tatsächlich erbrachter Menge; alle Mengen sind Schätzwerte.
Scannen und Qualitätssicherung (TR RESISCAN / BSI TR-03138)
Ersetzendes Scannen nach BSI TR-03138 (TR RESISCAN)
Verfahrensdokumentation und Dateibenennung
Zulieferung einer Verfahrensdokumentation mit Schnittstellenbeschreibung, Verfahrensanweisung sowie Hard-/Software-Beschreibung.
Verbindliche Dateibenennung: `Fachnummer(4-stellig)_Straßenname_Hausnummer_Bandnummer.pdf`.
Je Akte/Plan ist ein Transfervermerk (XML oder PDF) mit Operator-Kennung, technischem/organisatorischem Umfeld, Auffälligkeiten, Zeitpunkt, QS-Ergebnis und Bestätigung der Übereinstimmung zu liefern. Zusätzlich ist ein Exposéverzeichnis (Excel/CSV) aller digitalisierten Akten mit Metadaten zu erstellen.
Transport und Datenübergabe
Abholung, Verpackung und gesicherter Hin- und Rücktransport der Akten.
Datenübergabe chargenweise, entweder auf verschlüsseltem Datenträger oder über einen gesicherten Upload.
Vernichtung der Originale und Datenschutz
Die Papieroriginale dürfen erst nach erfolgreicher Qualitätsprüfung und schriftlicher Freigabe durch den Auftraggeber vernichtet werden.
Die Vernichtung erfolgt nach ISO 21964 (Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P-3); je Charge ist ein Vernichtungszertifikat zu erstellen.
Es gilt ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO; die Verarbeitung personenbezogener Daten (Angaben zu Bauherren, Eigentümern, Planverfassern, Prüfingenieuren u.a.) darf ausschließlich in der EU erfolgen.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Lage – Ausschlussgründe
Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen.
Zugelassen werden nur Bieter, bei denen keine schweren Verfehlungen vorliegen (u.a. einschlägige Verurteilungen, schwere Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht, offene Steuer-/Sozialversicherungspflichten, Insolvenz, Wettbewerbsverzerrung). Eine Selbstreinigung nach den einschlägigen Regeln ist möglich.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Eigenerklärung zum Gesamtumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre.
Nachweis einer Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung.
Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (Eigenerklärung; alternativ Angabe der ULV-Nummer).
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestens 2 Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren im Bereich Digitalisierung/ersetzendes Scannen.
Berufliche Qualifikation der Leistungserbringer/Führungskräfte (Zeugnisse, Diplome, Studiennachweise, Bescheinigung über die berufliche Befähigung).
Nachweis der TR-RESISCAN-Konformität durch Zertifizierung einer anerkannten Stelle (z.B. BSI/VOI) oder durch eine auditierte Verfahrensdokumentation; der Nachweis ist spätestens bis Ausführungsbeginn zu erbringen.
Unterauftragnehmer und Eignungsleihe
Unterauftragsvergabe ist grundsätzlich zulässig, muss aber im Formular Wirt-235 benannt werden und bedarf der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers – insbesondere für die Vernichtung der Originale.
Die Eignungsleihe (Nutzung von Kapazitäten Dritter) ist zulässig; Auftragnehmer und Unterauftragsverarbeiter haften gemeinsam im Umfang der Eignungsleihe. Im AV-Vertrag vorgesehene Unterauftragsverarbeiter sind bereits mit dem Angebot namentlich zu benennen.
Bieter-/Bewerbergemeinschaften
Bietergemeinschaften sind zulässig. Alle Mitglieder und die federführende Firma sind zu benennen; jedes Mitglied muss die Erklärung gemäß Formular Wirt-238 unterzeichnen. Ein bevollmächtigter Vertreter vertritt die Gemeinschaft; die Mitglieder haften gesamtschuldnerisch.
Referenzprojekte im Bereich Digitalisierung/ersetzendes Scannen
Eigenerklärung mit Referenzprojekten aus den letzten 5 Jahren; vergleichbare Digitalisierungsprojekte