Digitalisierung von Altvorgängen in der AG 2 des FB Wohnen
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Bezirksamt Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin sucht einen Dienstleister für die Digitalisierung (ersetzendes Scannen) von rund 390.000 Seiten Papierakten aus der AG 2 des Fachbereichs Wohnen. Die Leistung umfasst Scannen, OCR-Erkennung, Qualitätssicherung und Ausgabe als PDF/A-2b, die datenschutzkonforme Vernichtung der Originalakten sowie die verschlüsselte Datenübergabe. Der Auftrag wird ohne Lose vergeben und ist bis Ende 2027 in drei Tranchen am Rathaus Charlottenburg (Otto-Suhr-Allee 100) zu erbringen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis100%
Angebotspreis (Endbetrag einschl. Umsatzsteuer) gemäß Preisblatt Leistungsverzeichnis – einziges Zuschlagskriterium gemäß Punkt 9 des Angebotsaufforderungs-Formblatts Wirt-211 UVgO.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAuftragsgegenstand im Überblick
Der Auftrag umfasst die Digitalisierung (ersetzendes Scannen) von Altvorgängen (Papierakten) der Arbeitsgruppe 2 des Fachbereichs Wohnen des Bezirksamts Charlottenburg-Wilmersdorf von Berlin sowie die anschließende datenschutzkonforme Vernichtung der Originale.
Der Auftrag wird ohne Aufteilung in Lose vergeben – die folgenden Angaben gelten vollständig für den Gesamtauftrag.
Inhalt und Mengen der zu erbringenden Leistung
Die Gesamtleistung umfasst rund 390.000 Aktenseiten, die in drei Tranchen zu je ca. 130.000 Seiten aufgeteilt sind:
Zeitliche und räumliche Ausführung
Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen an die Leistung
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingende Ausschlussgründe
Es dürfen keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen. Außerdem dürfen in den letzten zwei Jahren keine Verurteilungen wegen Verstößen gegen das Arbeitnehmer-Entsendegesetz (§ 21 AEntG), das Aufenthaltsgesetz (§ 98c AufenthG), das Mindestlohngesetz (§ 19 MiLoG), das Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 21 Abs. 1 SchwarzArbG) oder das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (§ 22 LkSG) – mit Geldstrafen von mehr als 90 Tagessätzen oder Geldbußen ab 2.500 € – erfolgt sein.
Steuern, Abgaben und Sozialversicherung
Der Bieter muss nachweisen, dass er seine Pflichten zur Zahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen ordnungsgemäß erfüllt hat. Auf Verlangen sind Unbedenklichkeitsbescheinigungen der Sozialkasse und des Finanzamts vorzulegen.
Geordnete wirtschaftliche Verhältnisse
Es darf kein Insolvenzverfahren eröffnet oder beantragt sein, kein Verfahren wegen Insolvenz mangels Masse abgewiesen worden sein und der Bieter darf sich nicht in Liquidation befinden. Lieferanten-/Präqualifizierungsnachweise (z. B. ULV) sind wirtschaftliche Nachweise, die vorgelegt werden können.
Berufshaftpflichtversicherung
Es ist eine Berufs- bzw. Betriebshaftpflichtversicherung nachzuweisen. Die konkreten Mindestdeckungssummen für Personenschäden und Sach-/Vermögensschäden waren im vorliegenden Formular noch nicht befüllt und sind ggf. direkt beim Auftraggeber zu erfragen.
Umsatz und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Es können Angaben zum Gesamtumsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre verlangt werden. Ein konkreter Mindestumsatz war im Formular nicht hinterlegt; testierte Jahresabschlüsse dienen hier als Beleg.
Technische und personelle Leistungsfähigkeit
Fachliche Referenzen
Es sind drei Referenzen aus den letzten drei Jahren über vergleichbare Leistungen – Digitalisierung von Akten – vorzulegen. Die Referenzen müssen den Vertragspartner, Umfang/Art der Leistung, Wert netto in €, den Erbringungszeitraum und einen erreichbaren Ansprechpartner (E-Mail/Telefon) enthalten. Erfolgt bei einer Rückfrage des Auftraggebers durch den Referenzgeber innerhalb von 7 Werktagen keine Rückmeldung, gilt der Eignungsnachweis als nicht erbracht.
Spezifische Fachnachweise für die Digitalisierung
Formale Erklärungen mit dem Angebot
Erforderliche Erklärungen auf der Eigenerklärung Wirt 124 (oder EEE):
Unterauftragnehmer und Bietergemeinschaften
Möglichkeit der Ersatznachweise
Kann ein Bieter aus berechtigten Gründen geforderte Unterlagen nicht beibringen, darf er seine Eignung ersatzweise durch andere, vom Auftraggeber als geeignet angesehene Unterlagen nachweisen.
Digitalisierung von Akten (vergleichbare Leistung)
Pflichtangaben je Referenz: Vertragspartner, Umfang und Art der Leistung (Beschreibung, Leistungsbild/-phasen, Schwierigkeit, Vertragsverhältnis: Hauptauftragnehmer/ARGE/UN), Wert der Leistung in € netto, Erbringungszeitraum (MM/JJJJ), Ansprechpartner mit E-Mail/Telefon. Der Referenzgeber muss erreichbar sein; erfolgt innerhalb von 7 Werktagen keine Rückmeldung, gilt der Eignungsnachweis als nicht erbracht.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer VergabenAuf einen Blick
Erfüllungsort
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