Einführung von Microsoft M365

KZV Nordrhein (Kassenzahnärztliche Vereinigung Nordrhein)Düsseldorf, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 12. Oktober 2026

Angebotsfrist: 12. Oktober 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Auftraggeber: KZV Nordrhein (Kassenzahnärztliche Vereinigung Nordrhein), Lindemannstraße 34-42, 40237 Düsseldorf

Worum geht es: Die KZV Nordrhein sucht einen externen Dienstleister für Phase 1 der Einführung von Microsoft 365. Ziel ist eine sichere, moderne Plattform, die die bisher stark zersplitterte IT-Landschaft ablöst. Gefordert werden Beratung, technische Einrichtung, die Vorbereitung eines Pilotbetriebs, Schulungen sowie die fachliche Unterstützung des Anzeigeverfahrens beim Ministerium für Arbeit, Gesundheit und Soziales NRW (MAGS).

Verfahren: Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Die 3 am besten geeigneten Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Zuschlag auf das Angebot mit dem geringsten Gesamtpreis. Bindefrist für Erst- und Schlussangebot: 31.12.2026.

Ausgangslage: ca. 380 Mitarbeitende, rund 350 virtuelle Windows-11-Arbeitsplätze (VMware Horizon), lokales Active Directory, lokaler Exchange Server SE, bestehender Stand-alone-M365-Tenant für Teams. Verarbeitet werden schutzbedürftige Gesundheits- und Sozialdaten.

Nicht Teil von Phase 1: organisationsweiter Rollout und dauerhafter Betriebssupport.

Hinweis zur Frist: Die Dokumente nennen für den Eingang der Teilnahmeanträge 09.10.2026, 23:00 Uhr. Die Stammdaten nennen dagegen 12.10.2026, 17:00 Uhr. Bitte den Status auf evergabe.nrw.de prüfen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 12. Oktober 2026

Termin / FristOKT2023 APR OKT APR OKT APR OKT

Referenz-Zeitraum (Projektende)9. Okt. 2021 – 9. Okt. 2026

Nachweiszeitraum Umsätze und Projekte1. Jan. 2023 – 31. Dez. 2025

Veröffentlichung9. Sep. 2026

Bieterfragen-Frist (A.1.4)23. Sep. 2026

Bieterfragen-Frist25. Sep. 2026

Beantwortung Bieterfragen30. Sep. 2026

Bekanntgabe Antworten Bieterfragen2. Okt. 2026

Teilnahmefrist9. Okt. 2026

Bereitstellung Unterlagen Version 212. Okt. 2026

Angebotsfrist12. Okt. 2026

Aufforderung zur Angebotsabgabeca. 21. Okt. 2026

Erstangebot-Fristca. 21. Okt. – 15. Nov. 2026

Angebotsbewertungca. 9. Nov. – 22. Nov. 2026

Bietergesprächeca. 23. Nov. – 6. Dez. 2026

Aufforderung Schlussangebotca. 30. Nov. – 6. Dez. 2026

Abgabe Schlussangebotca. 30. Nov. – 6. Dez. 2026

Neubewertung der Angeboteca. 7. Dez. – 13. Dez. 2026

Versand Absagen und Beginn Wartefristca. 7. Dez. – 13. Dez. 2026

Zuschlagca. 14. Dez. – 20. Dez. 2026

Bindefrist31. Dez. 2026

AusführungsbeginnDatum offenProjektstart nach Zuschlag und Vertragsabschluss durch KZV NR, Termin wird im Kick-off abgestimmt.

Weekly-ProjektmeetingsDatum offenWöchentlicher Rhythmus, Startdatum nicht angegeben; mindestens 90 % der geplanten Termine müssen stattfinden.

Projektplan AktualisierungDatum offenMonatlicher Rhythmus, Startdatum nicht angegeben.

Stundennachweis TimesheetDatum offenMonatlicher Rhythmus für Beratungsstunden, Startdatum nicht angegeben.

Kontingent-VerbrauchsberichtDatum offenMonatlicher Bericht zum Beratungskontingent, Startdatum nicht angegeben.

Schulungs-DurchläufeDatum offen18 Durchläufe der Teams-Führerscheine, Zeitpunkte nicht angegeben.

Gesamtabnahme MAGS-FreigabeDatum offenFreigabebescheid des MAGS für den Produktivbetrieb, Zeitpunkt nicht angegeben.

VertragsendeDatum offenEnde mit vertragsgemäßer Erbringung der Phase-1-Leistungen, ein festes Enddatum ist nicht definiert.

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis (Gesamtpreis)100%
Zuschlag auf das Angebot mit dem geringsten Gesamtpreis, da die in der Unterlage B aufgeführten Leistungsanforderungen sämtlich zu erbringen sind.

KI-Hinweis: Das einzige Zuschlagskriterium ist der geringste Gesamtpreis (100%), bestätigt in A.2.1 Nr. 4 und in der Bieterfragen-Antwort Nr. 10.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Projektsteuerung und Beratung

Gesamte Steuerung und Koordination von Phase 1 (wöchentliche Projektmeetings, Projektplanung)Erstellung der Migrationsstrategie, Zeitplanung und ZielarchitekturStrategische Beratung zu M365, Cloud und Infrastruktur: Beratungskontingent maximal 15 Manntage (1 Manntag = 8 Stunden), Abruf nur nach BedarfVergütung nach tatsächlichem Abruf auf Grundlage prüffähiger Tätigkeitsnachweise

Technische Einrichtung der Microsoft-365-Basisplattform

Einrichtung der Microsoft-365-Umgebung: Domain-Verifizierung, DNS-Konfiguration, Entra ID, Entra ID Connect (Anbindung des lokalen Active Directory), Single Sign-onAbsicherung mit Conditional Access, Multi-Faktor-Authentifizierung und FIDO2, orientiert an BSI- und CIS-VorgabenAufbau der Exchange-HybridstellungRollen- und Berechtigungskonzept mit PIM, PAM und RBACBeratung zu Backup und Wiederherstellung (Konzept und Testwiederherstellung, kein dauerhafter Betrieb)Sicherheitskonzept mit Abgleich gegen BSI IT-Grundschutz, CIS-Benchmarks und Microsoft Security Baselines

Technische Bereitschaft und Pilotbetrieb

Herstellung der technischen Einsatzbereitschaft (Technical Readiness)Test der Basis-Workloads Teams, OneDrive, SharePoint und Office-Apps in den bestehenden Umgebungen (VMware-Horizon-VDI, Fat Client, Full Client)Detailplanung des Pilot-Rollouts mit ZeitplanPilotbetrieb unter Produktivbedingungen mit maximal 50 Nutzern (inklusive Power-User, Multiplikatoren, Führungskräfte und technische Ansprechpartner), einschließlich der nötigen Migrationen (Exchange-Postfächer der Pilotgruppe)Sicherstellung der Funktion in der VDI-Umgebung auf VMwareRollout an ausgewählte Power-UserAufbau und Bereitstellung einer projektbezogenen Lernplattform für die Pilotphase (bevorzugt M365-nativ)

Analyse, Konzeption und Change-Begleitung

Adoption Assessment und Definition des ZielbildsChange-Konzepte für Kommunikation, Schulung, Multiplikatoren und FührungskräfteStakeholder-Analyse und StakeholdermanagementPositionierung der Werkzeuge, Anwendungsfälle und Governance-AspekteOrganisation der Pilotphase, Onboarding und Begleitung der PilotnutzerNutzungsregeln und Best Practices, Sammlung von Erfolgsgeschichten und Lessons Learned

Schulungen (Teams-Führerscheine)

Basis-Führerschein für alle MitarbeitendenAdvanced- und Produktivitäts-Führerschein für 50 % der MitarbeitendenSpezial-Führerschein für FührungskräfteInsgesamt 18 Durchläufe mit je 6 Sessions

Compliance, Anzeigeverfahren und Cloud-Exit

Fachliche Unterstützung beim Anzeigeverfahren beim MAGS NRW, inklusive technischer, organisatorischer und datenschutzrechtlicher Dokumentation und TOMsCompliance-Beratung inklusive Unterstützung der betrieblichen Mitbestimmung und Zuarbeit für die Datenschutz-Folgenabschätzung: Beratungskontingent maximal 20 ManntageRollen- und Berechtigungskonzept für administrative RollenSperr- und Löschkonzept unter Berücksichtigung von Aufbewahrungsregeln (Exchange Online, SharePoint Online, OneDrive, Teams)Beratung zur Nutzung der Purview SuiteCloud-Exit-Strategie und Cloud-Exit-Plan als Konzept (praktische Erprobung nicht enthalten)Mindestens zwei Prüfdurchläufe mit dem PRW-Scan (vor dem Pilotbetrieb und vor Abschluss Phase 1) sowie Nachbearbeitung der Findings

Nicht Gegenstand von Phase 1

Organisationsweiter Rollout der M365-PlattformDauerhafter Betriebssupport oder Managed ServiceOrganisationsweite Einführung von Intune, Mobile Device Management und Microsoft Defender XDRAuswahl, Bereitstellung und Betrieb einer Backup-LösungPraktische Durchführung eines Cloud-Exit-SzenariosDauerhafter Betrieb der Lernplattform über Phase 1 hinaus

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Nachweis der Microsoft-Qualifikation

Microsoft-Partnernachweise des Unternehmens und/oder gültige personenbezogene Microsoft-Zertifizierungen der vorgesehenen FachkräfteKeine bestimmte Partnerstufe vorgeschriebenDie Nachweise müssen einen nachvollziehbaren Bezug zu den ausgeschriebenen Leistungsbereichen haben

Darstellung des Unternehmens (Bewertung nach Anlage E.8, Rubrik A)

Bewertet werden Jahresumsatz, Umsatz im Tätigkeitsbereich, Mitarbeitende und Projekte, jeweils über die Jahre 2023 bis 2025.

Jahresumsatz gesamt (Durchschnitt): ab 800.000 € gibt es 10 Punkte, darunter 0 PunkteJahresumsatz im Tätigkeitsbereich: ab 5 Mio. € pro Jahr 10 Punkte, ab 3 Mio. € 7 Punkte, ab 1 Mio. € 3 Punkte, unter 0,8 Mio. € 0 PunkteFestangestellte Mitarbeitende im Bereich M365-Einführung (direkt in Projekten eingesetzt, ohne Vertrieb, Presales und Stabsfunktionen): ab 20 Personen 10 Punkte, ab 10 Personen 7 Punkte, ab 5 Personen 3 Punkte, darunter 0 PunkteAnzahl der Projekte im Bereich M365-Einführung: linear nach dem Durchschnitt der letzten 3 Jahre. Der Bewerber mit den meisten Projekten erhält 10 Punkte, die übrigen entsprechend anteilig.

Hinweis: Die Gewichtungspunkte in Anlage E.8 sind widersprüchlich. Die Einzelwerte (20, 30, 30, 100) ergeben 180, die Zwischensumme für Abschnitt A ist aber mit 80 angegeben. Die Gesamtsumme 500 stimmt mit 180 plus 320. Bitte im Originaldokument prüfen.

Referenzen (Bewertung nach Anlage E.8, Rubrik B)

Bewertung je Referenz mit 0 bis 10 Punkten nach ErfüllungsgradBewertet werden Auftragswert, eingesetzte Mitarbeitende und Projektdauer (Kerndaten) sowie die Vergleichbarkeit mit den Anforderungen der LeistungsbeschreibungGewichtung in Anlage E.8: Kerndaten 120 Punkte, Vergleichbarkeit 200 PunkteBewertungsstufen: 8 bis 10 überzeugend, 4 bis 7 bedingt zufriedenstellend, 0 bis 3 nicht überzeugend

Befähigung und Leistungsfähigkeit allgemein

Befähigung und Erlaubnis zur BerufsausübungWirtschaftliche und finanzielle LeistungsfähigkeitTechnische und berufliche LeistungsfähigkeitKeine Ausschlussgründe (z. B. rechtskräftige Verurteilungen, nicht bezahlte Steuern oder Sozialabgaben, Insolvenz), belegt durch die Eigenerklärung

Auswahl der Bewerber

Die 3 Bewerber mit der höchsten Gesamtpunktzahl werden zur Angebotsabgabe aufgefordert.

Nachunternehmer und Eignungsleihe

Werden Leistungsteile von Nachunternehmern erbracht oder Kapazitäten anderer Unternehmen genutzt, müssen die Nachweise für diese Unternehmen ebenfalls vorgelegt werden (insbesondere Anlagen E.5 und E.6). Die Eignungsnachweise dürfen durch Eignungsleiher erbracht werden.

Referenzprojekte

möglichst 3 ReferenzenZeitraum: Projektende nicht länger als 5 Jahre zurück, gerechnet ab Ende der Bewerbungsfrist. Projektbeginn und -ende jeweils mit Monat und Jahr angeben.Volumen: Auftragsvolumen in Euro angeben. Die Mindesthöhe ist in den Unterlagen nicht genannt.

Durchführung eines Projekts mit Einführung von Microsoft M365 in Deutschland. Die Referenzen sollen im Bereich der technischen und funktionalen Umsetzung liegen. Bewertet werden Auftragswert, eingesetzte Mitarbeitende, Projektdauer und die Vergleichbarkeit mit der Leistungsbeschreibung.

Ausführliche Darstellung der Projektinhalte und warum die Erfahrung für das Projekt der KZV Nordrhein nützlich ist. Ansprechpartner des Kunden mit Name, Anschrift, Telefonnummer und E-Mail angeben. Unteraufträge nur bei Nachunternehmern. Referenzen von Eignungsleihen zählen mit.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.