Finanzsoftware und Liegenschafts- und Gebäudemanagement

Stadt Kamen | Vergabekammer Westfalen | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Kamen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 30. Juli 2026

Angebotsfrist: 02. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Kurzbeschreibung

Die Stadt Kamen beschafft eine cloudbasierte Finanzsoftware mit integriertem Modul für Liegenschafts- und Gebäudemanagement als Software-as-a-Service (SaaS).

Was ist zu tun?

Bereitstellung einer gpaNRW-zugelassenen Finanzsoftware für die doppische Buchführung nach NKF (NRW) sowie kaufmännische Buchführung nach HGBIntegriertes Liegenschafts- und Gebäudemanagement (vollständig in der Software, keine bidirektionale Schnittstelle)Migration der Altdaten aus den Altsystemen mpsNF/machNF und SKS FibuEinrichtung aller erforderlichen Schnittstellen zu BestandssystemenSchulungen, Support und Softwarepflege über mindestens 36 MonateProduktivstart (Go-Live) zum 01.01.2028

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 02. September 2026

Termin / FristJUL2026 JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL

Veröffentlichung30. Juli 2026

Bieterfragen-Frist30. Juli – 24. Aug. 2026

Bieterinformation Nr. 15. Aug. 2026

Bieterinformation Nr. 220. Aug. 2026

Bieterinformation Nr. 326. Aug. 2026

Angebotsfrist2. Sep. 2026

Projektende Setupca. 30. Juli 2026 – 31. Dez. 2027

Angebotsöffnungca. 2. Sep. 2026

Bindefrist2. Sep. – 30. Okt. 2026

Zuschlagca. 30. Okt. 2026

Vertragsbeginnca. 30. Okt. 2026

Vertragslaufzeitca. 30. Okt. 2026 – 29. Okt. 2029

Verlängerung max.ca. 30. Okt. 2026 – 29. Okt. 2031bis 2031

Ausführungsbeginn1. Jan. 2028

Verlängerung 1ca. 30. Okt. 2029 – 29. Apr. 2030bis 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität3 Kriterien

Preis 52.8%Qualität 47.1%

Gesamtpreis225%
Günstigster Gesamtpreis erhält 225 Punkte, weitere Bieter erhalten einen Punktabzug entsprechend dem prozentualen Abstand zum günstigsten Angebot.
Leistungsmerkmale (Punkt-Kriterien)96%
Bis zu 48 Leistungsmerkmale gemäß Leistungsverzeichnis, jeweils mit 0, 1 oder 2 Punkten bewertet (gesamt max. 96 Punkte). Bewertet wird der Erfüllungsgrad der Anforderungen.
Bieterpräsentation105%
Bepunktung nach Notenstufen 0-5 (ungenügend bis sehr gut), multipliziert mit Faktor 3, gesamt max. 105 Punkte.

Preis: Günstigster Bieter = 225 Pkt., Abzug in prozentualer Höhe des Abstands zum günstigsten Angebot (Rundung auf 2 Dezimalstellen). Leistungsmerkmale 'Punkt': max. 2 Pkt. je Merkmal (0/1/2), gesamt max. 96 Pkt. Bieterpräsentation: Notenstufen 0-5 Pkt. multipliziert mit Faktor 3, gesamt max. 105 Pkt. Zuschlag auf höchste Gesamtpunktzahl.

KI-Hinweis: Bewertungsmatrix und Punkteverteilung sind vollständig dokumentiert (Preis 225 Pkt., Leistungsmerkmale 96 Pkt., Bieterpräsentation 105 Pkt.).

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Software-Bereitstellung und Module (SaaS-Lösung)

Bereitstellung einer cloudbasierten, webbasierten und geräteunabhängigen Finanzsoftware-Lösung mit folgenden Mindestmodulen in einer gemeinsamen Datenbank und ohne interne Schnittstellen:

Workflow-basierte papierlose Haushaltsplanung (ein-/zweijährig, Nachtragshaushalt, flexible Bewirtschaftung gemäß KomHVO NRW)Mittelbewirtschaftung und Geschäftsbuchhaltung (doppische Buchführung, Kontierung, Vorschuss-/Verwahrkonten)Elektronischer Rechnungs- und Bestellworkflow inkl. E-Rechnungsverarbeitung (ZUGFeRD/XRechnung), ELSTER-AnbindungZahlungsabwicklung/Kasse (SEPA, DTA, CAMT, Mahnprozess, ePayment, Forderungsmanagement)Steuern und Abgaben (Grundsteuer, Gewerbesteuer, automatisierte Messbescheidverarbeitung, Verzinsung, QR-Code-Bescheide)Kostenrechnung (Kostenarten/-stellen/-träger, Umlagen, Produktbuch, Plankostenrechnung)Anlagenbuchhaltung (AfA-Bücher NKF/HGB/WBZW/HK/Plan, Anlagenspiegel, Inventar)Vermögensverwaltung/DarlehensverwaltungLiegenschaftsmanagement (vollständig integriert, KEINE bidirektionale Schnittstelle als Ersatz zulässig): elektronische Gebäudeakte, Maßnahmen-/Projektkosten, Instandhaltung, Energiemanagement, CAD/BIM-Anbindung, Vermietungs- und ReinigungsmanagementVerwahrgeldverwaltungVollstreckungswesen (Schnittstelle zu 'Vollkomm')Mehrmandantenfähigkeit (Kernverwaltung, Zweckverband VHS Kamen-Bönen, Eigenbetrieb Stadtentwässerung, Kamener Betriebsführungsgesellschaft mbH)

Mengengerüst Lizenzen: ca. 250 User (max. 30% gleichzeitig aktiv, ca. 50 Power User) zzgl. 20 LM-Zusatznutzer.

Technische und systemtechnische Anforderungen

Webbasiert, kompatibel mit aktuellen Browserversionen (Chrome, Firefox, Edge, Safari)Mindestens Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)Eigenes Benutzerverwaltungssystem (Admin-/Anwenderrollen, Gruppenzuordnungen, Minimalprinzip, Protokollierung gemäß BSI-Standard OPS.1.1.2)Lizensierung so gestaltet, dass Reduktion/Erhöhung der Useranzahl zu entsprechender Kostenveränderung führtBereitstellung eines vollumfänglichen Testmandanten (an Echtdaten/Kopien, ohne diese zu beeinflussen, laufende Aktualisierung)Benutzeroberfläche und Schulungen vollständig in deutscher SpracheCloud/SaaS-Hosting mit Datenhaltung ausschließlich in Deutschland, PUE-Wert max. 1,30BSI-Zertifizierung (C5), ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, ISO 27001, KRITISEU-DSGVO-Konformität, Einhaltung BDSG, DSG NRW; Barrierefreiheit nach BITVNRWVerpflichtung gemäß § 30 Abs. 9 AO i.V.m. § 1 VerpflG (steuerliche Daten)

Dienstleistungen: Einführung, Migration, Schnittstellen

Implementierung und Systemeinrichtung (Customizing, Referenzmodell, Betriebskonzept, Projektorganisation)Datenübernahme/Migration aus den Altsystemen (mpsNF/machNF und SKS Fibu) für alle Mandanten (Kernverwaltung, Eigenbetrieb, VHS, Kamener Betriebsführungsgesellschaft). Umfasst Stammdaten (Organisations-, Konten-, Debitoren-, Kreditoren-, Anlagen-, Steuerungs- und sonstige fachliche Stammdaten) sowie Bewegungs- und Buchungsdaten für den Produktivstart (Werte Vorvorjahr und Vorjahr). Keine Übernahme historischer Altdaten, Archive oder Beleghistorien.Einrichtung, Tests und Dokumentation aller erforderlichen Schnittstellen zu Bestandssystemen, u.a.: KitaWin, WiNOWiG, Gekos, Loga, Amadee, Session, COMTEC Nöker, S-Firm, Telis, TAKWA, Gedok, Kufer SQL, Vollkomm, Hades, ELSTER, GDPDU, OZG-Dienste, ENAIO (DMS), MS Office, XFinanz/ZUGFeRDErstellung und Einrichtung dieser SchnittstellenOrganisations- und ProzessberatungProjektorganisation und -management

Schulungen, Support, Pflege

Schulungen für Anwender, Multiplikatoren und IT-Administratoren (Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung, Protokollierung, Dokumentation, Handbücher, Lernvideos, FAQ)User-Support in deutscher Sprache, Mo–Fr, telefonisch und per E-Mail (Webformular/Ticketsystem optional)Separate Ansprechpartner während der Einführungsphase sowie 3 Monate nach Go-LiveSoftwarepflege inklusive (Updates, Support) für mindestens 36 MonateErarbeitung Benutzerkonzept gemeinsam mit der Stadt Kamen

Vertragliche Eckpunkte

Vertragsgrundlage: EVB-IT digital Cloudvertrag mit EVB-IT Cloud-AGB (Standardmuster in aktuellem Stand)Vertragslaufzeit: mindestens 36 Monate (Lizenzlaufzeit und Pflege); automatische Verlängerung um 6 Monate, wenn nicht 3 Monate vor Laufzeitende gekündigt wirdE-Rechnungsstellung verpflichtend (mit Leitweg-ID)Go-Live/Echtbetrieb: 01.01.2028Projektende laut Leistungsbeschreibung: 31.12.2027Vertragsstrafe bei Verzug > 7 Kalendertage: 0,2 %/Tag, max. 5 % des AuftragswertsMigrationsunterstützung nach Vertragsende: max. 6 Monate

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zulassung und Produktivreife

gpaNRW-Zulassung der Finanzsoftware gemäß § 94 Abs. 2 GO NRW (K.O.-Kriterium)Software muss bereits bei mehreren vergleichbaren Gebietskörperschaften in NRW im produktiven Einsatz seinAuch das Liegenschaftsmanagement-Modul muss bereits produktiv im Einsatz seinVorhandensein eines vorkonfigurierten kommunalen doppischen Referenzmodells (Musterlösung)Sicherstellung des doppischen Echtbetriebs ab 01.01.2028

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Eigenerklärung zum Umsatz des Unternehmens in den letzten drei abgeschlossenen GeschäftsjahrenNachweis einer Haftpflichtversicherung gemäß Ziffer 21 EVB-IT Cloud-AGB

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Eigenerklärung zur Anzahl der Beschäftigten im Unternehmen bzw. im ausschreibungsrelevanten Bereich in den letzten 3 JahrenReferenzen von abgeschlossenen Projekten vergleichbarer Größe und Aufgabenstellung (mit Benennung der Auftraggeber, Kontaktdaten und angefallenen Gesamtkosten)Technische Eignung: praxisnahe Menüführung, ergonomische Masken, leichte Erlernbarkeit

Datenschutz, Sicherheit und Regulierung

EU-DSGVO-Konformität, Einhaltung BDSG, DSG NRWBereitschaft zur Verpflichtung gemäß § 30 Abs. 9 AO i.V.m. § 1 VerpflGBSI IT-Grundschutz (mindestens OPS.1.1.2)Cloud-Anforderungen: BSI C5, ISO 9001, ISO 27001, ISO 27017, ISO 27018, ISO 27701, KRITISDatenhaltung ausschließlich in Deutschland; PUE ≤ 1,30Barrierefreiheit nach BITVNRWMindestens Zwei-Faktor-Authentifizierung

Sanktions- und Rechtskonformität

Eigenerklärung Sanktionspaket 5 EU (Formular 523 EU) – Nachweis, dass weder Bieter noch Unterauftragnehmer/Lieferanten (mit >10 % Auftragswert) einen Bezug zu Russland haben (Art. 5k VO (EU) 833/2014)Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWBVerpflichtung zur Einhaltung der Tariftreue und Mindestarbeitsbedingungen (BVB NRW)

Formale Anforderungen an Bietergemeinschaften und Eignungsleihe

Bei Bietergemeinschaften: Benennung aller Mitglieder sowie eines bevollmächtigten Vertreters (Formular 531 EU); Eignungskriterien müssen kumulativ erfüllt werdenEignungsleihe (§ 47 VgV) zulässig: vorhandene Kapazitäten anderer Unternehmen sind mit den erfüllten Eignungsanforderungen zu benennen (Formular 533a EU, ggf. 533b/534b EU)Unterauftragnehmer müssen benennt werden und dürfen keine Ausschlussgründe nach §§ 123/124 GWB aufweisenOptional: Präqualifikationsnachweis (amtliches-verzeichnis.ihk.de oder pq-verein.de) ersetzt einzelne Eigenerklärungen

Referenzprojekte

nicht beziffert (Eigenerklärung erwartet) ReferenzenZeitraum: nicht beziffert

Referenzen von abgeschlossenen Projekten vergleichbarer Größe und Aufgabenstellung (Finanzsoftware und/oder Liegenschafts-/Gebäudemanagement) mit Benennung der Auftraggeber, Kontaktdaten und angefallenen Gesamtkosten

Eigenerklärung; zusätzlich aus der Leistungsbeschreibung implizit: Software muss bereits bei mehreren vergleichbaren Gebietskörperschaften in NRW im produktiven Einsatz sein, Liegenschaftsmanagement ebenfalls bereits produktiv

nicht beziffert ReferenzenZeitraum: –Volumen: –

Kommunales doppisches Referenzmodell (vorkonfiguriertes System/Musterlösung)

Nachweis, dass vorkonfiguriertes System existiert und im Einsatz ist

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.