Finanzwesen Software

ekom21 - Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen | Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Gießen, HessenVeröffentlicht: 30. September 2026

Angebotsfrist: —

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Was wird beschafft?

Eine umfassende Finanzwesen-Softwarelösung für den Einsatz bei kommunalen Kunden in Hessen, inklusive aller wichtigen Module (Finanzbuchhaltung, Anlagenbuchhaltung, Haushaltsplanung, Kosten- und Leistungsrechnung, Zahlungsverkehr, Gebühren-/Steuer-/Abgabenmanagement) sowie Implementierung, Migration, Schulung, Hosting/Betrieb, Wartung und Support.

Wer schreibt aus?

ekom21 – Kommunales Gebietsrechenzentrum Hessen (Körperschaft des öffentlichen Rechts).

Wie läuft das Verfahren?

Zweistufiges Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb gemäß § 17 Abs. 1 VgV: Zuerst Teilnahmeantrag, danach Angebotsphase für die bestplatzierten Bewerber, dann Verhandlungen und Zuschlag.

Wichtige Fristen:

Teilnahmeanträge bis 30.10.2026, 10:00 Uhr MEZErstangebote bis 14.12.2026, 10:00 Uhr MEZZuschlag geplant Juli/August 2027

Besonderheiten:

Es ist eine Rahmenvereinbarung über 4 Jahre (verlängerbar auf bis zu 6 Jahre) geplant. Die Vergabe erfolgt in einem Los (einheitlich).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Termin / FristSEP2026 NOV JAN2027 MÄR MAI JUL SEP

Veröffentlichung30. Sep. 2026

Bieterfragen-Frist19. Okt. 2026

Teilnahmefrist30. Okt. 2026

Abschluss Teilnahmewettbewerb13. Nov. 2026

Angebotsfrist14. Dez. 2026

Bindefristca. 31. Okt. 2027

VerhandlungsrundeDatum offen1. Verhandlungsrunde ab KW 3 2027 (tbd), online; Einzeltermine werden mitgeteilt.

Aufforderung EndangeboteDatum offenAufforderung zu Endangeboten ab KW 3/4 2027 (tbd), falls keine 2. Verhandlungsrunde stattfindet.

Angebotsfrist EndangeboteDatum offenEingang Endangebote ab KW 7 2027, 10:00 Uhr MEZ (tbd).

VergabeentscheidungDatum offenVergabeentscheidung gem. § 134 GWB, geplant Juli 2027 (tbd).

ZuschlagDatum offenZuschlag geplant Juli/August 2027 (tbd).

VertragsbeginnDatum offenVertragsbeginn mit Unterzeichnung der Rahmenvereinbarung (voraussichtlich nach Zuschlag Ende 2027).

Rahmenvertrag LaufzeitDatum offenLaufzeit 4 Jahre ab Vertragsbeginn (Beginn geschätzt nach Zuschlag).

Verlängerung 1Datum offenOption auf bis zu 12 Monate Verlängerung (Textform erforderlich); Dauer, Termin abhängig vom Vertragsbeginn.

Verlängerung 2Datum offenOption auf bis zu 12 Monate Verlängerung (Textform erforderlich); Dauer, Termin abhängig vom Vertragsbeginn.

Vertragslaufzeit (Preisblatt)Datum offenPreisblatt weist 5 Jahre (Jahr 1–5) Vertragszeitraum aus; konkrete Daten abhängig vom Vertragsbeginn.

Einwendungsfrist KommunikationswegeDatum offenFrist für Einwendungen gegen Kommunikationswege: 48 Stunden nach Download der Vergabeunterlagen.

Rügefrist VerstößeDatum offen10 Kalendertage ab Erkennen des Verstoßes zur Rüge bei der Vergabestelle.

Wartepflicht § 134 GWBDatum offen10 Kalendertage Wartepflicht nach Absendung der Nichtberücksichtigungs-Information vor Zuschlag.

Aufbewahrungsfrist DatenDatum offen10 Jahre Aufbewahrungsfrist für personenbezogene Daten ab Abschluss Vergabeverfahren/Vertragsende.

ReferenzzeitraumDatum offenReferenzen dürfen max. 3 Jahre rückwirkend vor Angebotsfrist ausgeführt worden sein.

Referenz MindestlaufzeitDatum offenLaufende Referenzen müssen mindestens 6 Monate vor Angebotsfrist bestanden haben.

Prüfungszeitraum AusschlussgründeDatum offenAusschlussgründe nach § 124 GWB werden 3 Jahre rückwirkend ab Angebotsabgabe geprüft.

Prüfungszeitraum Steuer-/SozialversicherungDatum offenSteuer-/Sozialversicherungspflichten werden 5 Jahre rückwirkend ab Angebotsabgabe geprüft.

Kündigungsfrist AuftraggeberDatum offenKündigung für Einzelabruf: 3 Monate zum Kalendermonatsende.

Kündigungsfrist AuftragnehmerDatum offenKündigung für Einzelabruf: 24 Monate zur Mitte eines Kalenderjahres.

ZahlungsfristDatum offenHalbjährliche Abrechnung; 30 Tage nach Rechnungstellung fällig.

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität2 Kriterien

Preis 60%Qualität 40%

Wertungspreis (Preis)60%
Der Wertungspreis wird anhand der Preiseintragungen des Bieters im Preisblatt ermittelt. Das Angebot mit dem geringsten Preis erhält 60 Wertungspunkte; nachfolgende Angebote erhalten Punkte gemäß Formel: (Niedrigster Wertungspreis / Wertungspreis Bieter XY) x 60 (auf 3 Nachkommastellen gerundet).
Qualität der Software (Bewertungsmatrix)40%
Bewertung anhand der Angaben des Bieters in der Bewertungsmatrix (B- und C-Kriterien aus fachlichen und technischen Anforderungen, u.a. Finanzbuchhaltung, Haushaltsplanung, Gebühren-/Steuern-/Abgabenmanagement, KLR, Anlagenbuchhaltung, Zahlungsverkehr, Technik, KI, IT-Sicherheit, Datenschutz, Barrierefreiheit, Migration, Schulung, Service/SLA). Maximal 1450 Leistungspunkte; Umrechnungsfaktor ~0,0276; maximal 40 Wertungspunkte. Ergänzt durch Proof of Concept (PoC) zur Verifizierung.

Preis: Wertungspunktzahl = (Niedrigster Wertungspreis / Wertungspreis Bieter XY) x 60. Qualität: Leistungspunkte (max. 1450) werden mit Umrechnungsfaktor ~0,0276 multipliziert, max. 40 Wertungspunkte. Gesamt: max. 100 Wertungspunkte (60 Preis + 40 Qualität).

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien und Gewichtungen sind in den Vergabeunterlagen (Bewerbungsbedingungen) und in der Bekanntmachung übereinstimmend mit 40% Qualität und 60% Preis vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Funktionale Kernmodule

Die Software muss folgende Fachmodule abdecken:

Finanzbuchhaltung: Verwaltung kommunaler Kontenrahmen (Muster 12 GemHVO Hessen, weitere Bundesländer, Eigenbetriebsgesetz, HGB), Debitoren-/Kreditorenbuchhaltung, Forderungsmanagement, Haupt- und Nebenbücher, integrierte Anlagenbuchhaltung, eRechnungen und Rechnungsworkflow, Jahresabschlüsse, Umsatzsteuervoranmeldungen mit Elster-Übertragung.Haushaltsplanung (Hessen, KVKR/GemHVO/HGO): Stammdatenmanagement, Erfassung von Haushaltsdaten (GuV- und investiver Bereich, Nachträge), gesetzeskonforme Mittelüberwachung, konfigurierbare Workflows, Import-/Export-Schnittstellen, Haushalts- und Nachtragshaushaltspläne (Muster 1–20 GemHVO), Berichtswesen nach § 28 GemHVO.Anlagenbuchhaltung: Anlagenkarten, Sonderposten, investive Buchungen, integrierte Buchhaltung, Abschreibungen/Wertveränderungen, Serien- und Massenbuchungen, Schnittstellen und Standardberichte (z.B. Anlagenspiegel).Kosten- und Leistungsrechnung (KLR): Stammdatenübernahme aus Finanzbuchhaltung, Kostenumverteilungen (Kostenstelle↔Kostenstelle, Kostenstelle↔Kostenträger, Perioden, Fix/variabel), Stufenleiterverfahren, Rückspielung in Finanzbuchhaltung, Betriebsabrechnungsbogen (BAB), Plan-Ist-Vergleich, Dashboards.Zahlungsverkehr: SEPA-Überweisungen und -Lastschriften mit Echtzeitvalidierung, automatisches Matching eingehender/ausgehender Zahlungen (ELKO-Kontoauszug), Mahnwesen, statistische Meldungen, revisionssichere Protokollierung.Gebühren-, Steuer- und Abgabenmanagement: Grundsteuer (A, B, C), Gewerbesteuer, Hundesteuer, Verbrauchsgebühren (Wasser/Abwasser, Abfall), Stammdaten-, Zähler- und Behälterverwaltung, automatisierte/manuelle Festsetzung, Bescheidwesen, ELSTER/SV-Daten-Schnittstellen, Zensus-Auswertung.

Technische Anforderungen

Betriebsszenarien: Cloud (hyperscaler-unabhängig), Hybrid oder vollständig lokal – Wechsel des Szenarios ohne Funktionsverlust und ohne Neubeschaffung muss möglich sein.Plattform: Vorrangig Open-Source-Komponenten (Linux, Container, Open-Source-Datenbanken, Monitoring); proprietäre Bestandteile sind zu benennen und zu begründen.Cloud-Prinzipien: Containerisierung, Infrastructure as Code, horizontale Skalierbarkeit, zustandslose Schichten, automatisierte Deployments, Observability (Metriken, Logs, Traces).Schnittstellen (Pflicht): REST/Web-Service-APIs (versioniert, rückwärtskompatibel, ohne Zusatzkosten), LDAP/AD, OIDC/SAML/SSO, herstellerneutraler Datenexport, Gdpdu, Elster, KITA-Dateien, XRechnung zwingend, elektronische Kontoauszüge.Fachverfahren-Schnittstellen: Einwohner-/Melderegister, Steuer-/Abgabensysteme, DMS/E-Akte, Zahlungsverkehr/Banking, Vollstreckung, Lohn-/Personalverfahren, Gewerbe-, Bau-, KITA-, Gebühren-, Sozialwesen-Fachverfahren, Data-Warehouse/BI, Archiv.Identity & Access: Keycloak als zentraler Identity-Provider, OIDC/SAML 2.0, rollenbasierte Berechtigungen, Zwei-Faktor-Authentifizierung bei sicherheitskritischen Vorgängen.Dokumentenmanagement: Anbindung an DMS/ECM über CMIS oder REST-API.Office-Anbindung: Alle gängigen Office-Suiten (insb. MS-Office und Open-Source-Alternativen).KI: Vorlage einer KI-Strategie/Roadmap, Beschreibung bestehender KI-Funktionen (Datenanalyse, Prozessautomatisierung, Chatbots), Sicherheits- und Qualitätsmaßnahmen, Support-/Wartungsmodelle.Sicherheit: TLS 1.2+ (BSI TR-02102), Patch- und Schwachstellenmanagement, revisionssichere Protokollierung, Datensicherung, Notfallkonzept mit definierten RTO/RPO.

Querschnittsanforderungen

GoBD-Konformität: Nachweis durch Zertifikat oder Prüf-/Testnachweis einer unabhängigen Stelle.Medienbruchfreie Verarbeitung.Barrierefreiheit: BITV 2.0 und EN 301 549.Proof of Concept (PoC).SLA: Servicezeiten Mo–Fr 07:00–17:00 Uhr, Hotline, Ticketsystem.IT-Sicherheit: BSI IT-Grundschutz, DIN ISO/IEC 27001.Datenschutz: DSGVO, BDSG, HDSIG, Fachdatenschutzrecht.Auftragsverarbeitung: Vertrag nach Art. 28 DSGVO.Unternehmenssitz: EU/EWR.Lizenzierungsmodell, Updates/Pflege, Löschkonzept/Datenkomprimierung DSGVO-konform.Schulungen, Dokumentation/Handbücher, Dokumentenvorlagen, Berichtswesen, Prognosefunktionen/Dashboards, digitaler Genehmigungsprozess, Standardberichte, elektronischer Dokumentenversand, ePost & Curalit21, Audit-Trail, Aufgaben- und Rollensteuerung.

Dienstleistungen rund um die Software

Einrichtung/Implementierung, Migration/Datenübernahme, Schulung/Einweisung als einmalige Kosten.Hosting/Betrieb, Wartung/Support, Lizenzen als laufende Kosten.Optionale Leistungen (mit Preisen anzugeben).Rahmenvereinbarung über 4 Jahre, verlängerbar um bis zu 2×12 Monate (max. 6 Jahre). Kündigungsfrist Auftraggeber 3 Monate zum Monatsende, Auftragnehmer 24 Monate zur Mitte des Kalenderjahres. Abrechnung halbjährlich, 30 Tage nach Rechnungsstellung fällig. Vertragsstrafe bei Verzug max. 5 % des Auftragswerts.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 44 VgV)

Nachweis der Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister des Staates, in dem der Bieter niedergelassen ist; alternativ anderer Nachweis der erlaubten Berufsausübung (Maßgabe Rechtsvorschriften des Niederlassungsstaates, EU-Richtlinie 2014/24/EU Anhang XI). Auszug aus dem Wettbewerbsregister (keine auftragsverhindernden Eintragungen). Für jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft und jeden Unterauftragnehmer ist das Formular separat vorzulegen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV)

Aussagekräftige Darstellung des UnternehmensErklärung zur Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung (mit Mindeststandards; vertraglich: mind. 1,5 Mio. € Personen-/Sachschäden, 1 Mio. € Vermögensschäden, jeweils zumindest doppelte Jahreshöchstleistung)Erklärung zum Gesamtumsatz der letzten 3 GeschäftsjahreKeine Präqualifikation vorhanden → andere Nachweise erforderlich

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV)

Erklärung zu Personenkennzahlen (durchschnittliche Beschäftigte, Vollzeitkräfte, 3 Jahre)Mindestens 2 geeignete Referenzen aus den letzten 3 Jahren, vergleichbar mit dem Beschaffungsgegenstand (Finanzwesen-Software in der öffentlichen Verwaltung Deutschlands)Erklärung zu Datenschutz und IT-SicherheitErklärung zum Partnerstatus (Zertifizierung als autorisierter Partner des Herstellers für Deutschland)Erklärung zur QualitätssicherungErklärung zur NachhaltigkeitErklärung zum Informations-Sicherheits-ManagementsystemPflege und Support ausschließlich durch qualifiziertes, mit dem Vertragsgegenstand vertrautes Personal

Ausschlussgründe und besondere Bedingungen

Keine Verurteilungen nach § 123 Abs. 1 Nr. 1–10 GWB (letzte 5 Jahre)Keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB (letzte 3 Jahre)Keine schweren Verfehlungen nach § 17 Abs. 2 HVTGErfüllung der Steuer- und Sozialversicherungspflichten (5 Jahre)Kein Verstoß gegen § 21 MiLoG mit Bußgeld ≥ 2.500 € (3 Jahre)Verpflichtungserklärungen nach §§ 4, 18, 20 HVTG (Tariftreue, Mindestlohn)Mitteilungspflicht bei Ausschlussgründen auch während der Vertragslaufzeit

Auswahlverfahren bei mehr als 5 geeigneten Bewerbern

Die 5 bestplatzierten Bewerber werden zur Angebotsabgabe aufgefordert. Gewichtung:

Referenzen: 80 % (800 Punkte)Nachhaltigkeitsmanagement: 20 % (200 Punkte)Gesamt: 100 % (1000 Punkte)

Bewertungskriterien für Referenzen: User-Anzahl, Module, öffentlicher Auftraggeber, abgeschlossen.

Referenzprojekte

2 ReferenzenZeitraum: Max. 3 Jahre rückwirkend bis Angebotsfrist; bei laufenden Projekten mindestens 6 Monate bestehend

Mindestens 2 geeignete Referenzprojekte für Finanzwesen-Software in der öffentlichen Verwaltung Deutschlands

Wesentlich vergleichbar hinsichtlich Art/Umfang der Leistung, technisches Umfeld, Vertragsdauer, Gesamtvolumen, Auftraggeber; technisch/organisatorisch mindestens gleichhoher Schwierigkeitsgrad; bei abgeschlossenen Projekten planmäßig und vertragsgemäß ausgeführt

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 81%4–10 · 18%11+ · 1%

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 33 erledigt

Pflichtunterlagen Teilnahmeantrag (eHAD-Erfassungsformulare)

Pflichtunterlagen Angebotsabgabe

Besondere Konstellationen

Formale Hinweise

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Anschrift

35398 Gießen

Ort

35398 Gießen

Kategorie

Hessen

Veröffentlicht

30. September 2026

Angebotsfrist

—

Auftraggeber-Website

www.ekom21.de ↗

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Erfüllungsort

Ort der Leistung

35398 Gießen

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Zusammenfassung

Zeitplan & Fristen

Zuschlagskriterien

Leistungsumfang

Funktionale Kernmodule

Technische Anforderungen

Querschnittsanforderungen

Dienstleistungen rund um die Software

Eignungskriterien

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung (§ 44 VgV)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit (§ 45 VgV)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit (§ 46 VgV)

Ausschlussgründe und besondere Bedingungen

Auswahlverfahren bei mehr als 5 geeigneten Bewerbern

Wettbewerb & Angebotsprognose

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