TendiGo
Jetzt starten →
Ausschreibungen Berlin

HCM Ausschreibung für Service und Support sowie Projektbegleitung und Change Requests

Humboldt-Universität zu Berlin | Vergabekammer des Landes Berlin | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Humboldt-Universität zu Berlin (HU Berlin) sucht im offenen EU-Verfahren einen Dienstleister für Service und Support, Projektbegleitung und Change Requests rund um ihr SAP-HCM-System in der S/4HANA Private Cloud Edition.

Die HU Berlin wechselt zum 01.01.2027 von einem Drittanbieter-Cloud-Hosting (Scheer Gruppe) auf SAP PCE. Das System betreut ca. 6.500 Beschäftigte und 36.000 Studierende. Der Auftrag läuft 48 Monate (mit Verlängerungsoption bis Ende 2032).

Was zu leisten ist:

Störungs- und Problemanalyse, Lösungsberatung, Customizing, ABAP-Entwicklung, Fiori, Workflows, Schnittstellen und Patch-Management-KoordinationBetreuung der Module Personaladministration (PA), Organisationsmanagement (OM), Personalabrechnung (PY), Employee Self-Service (ESS), Embedded BW und BTP/Integration SuiteBegleitung von 3 Projekten: Einführung SAP PT (2027), DMS-Anbindung an enaio (Optimal Systems), H4S4-Migrationsvorbereitung (ab 2028)Tarifrecht öffentlicher Dienst inkl. VBL, Schnittstellen zu Krankenkassen, ZfA, VBL und Finanzämtern (ElStAM/Elster)

Was Sie mitbringen müssen: Senior-Berater und Senior-Entwickler pro HCM-Modul (mind. 5 Jahre Erfahrung), Cloud-Berater für SAP BTP/Fiori/BDC (mind. 3 Jahre), 3 Referenzen über SAP-HCM-Betreuung an öffentlichen Einrichtungen mit >3.000 Beschäftigten, ISO 27001 oder gleichwertig, Berufshaftpflicht, Datenschutz-/AVV-Konzept, Deutsch mind. B2.

Wertung: Zuschlag nicht nur nach Preis, sondern nach weiteren Kriterien gemäß Bewertungsmatrix.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Angebotsfrist: 02. November 2026
Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP
Veröffentlichung28. Sep. 2026
Bieterfragen-Frist26. Okt. 2026
Angebotsfrist2. Nov. 2026
Angebotsöffnung2. Nov. 2026
Bindefristca. 2. Nov. 2026 – 1. Jan. 2027
Zuschlagca. 1. Jan. 2027
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030
Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2031
Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2032bis 2032
Anzeigepflicht PersonalwechselDatum offenSchlüsselpersonalwechsel sind 4 Wochen vor Ausscheiden anzuzeigen.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Preis & Qualität2 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
  • Gesamtpreis50%

    Die Bewertung des Preises erfolgt anhand des für die Wertung maßgeblichen Gesamtangebotspreises. Das Angebot mit dem niedrigsten wertbaren Gesamtangebotspreis erhält die maximal erreichbare Punktzahl für das Zuschlagskriterium Preis. Ein Angebot mit einem Gesamtangebotspreis in Höhe des Zweifachen des niedrigsten wertbaren Gesamtangebotspreises oder darüber erhält 0 Punkte. Für Gesamtangebotspreise zwischen dem niedrigsten wertbaren Gesamtangebotspreis und dessen Zweifachem erfolgt die Punktevergabe durch lineare Interpolation. Die Berechnung erfolgt nach folgender Formel: - Preispunkte = Maxi

  • Qualität50%

    Die Bewertung der Qualität erfolgt nach folgenden Kritereien: 1.) 10%: Präsentation der Erfahrungen zur Integration Suite mit Edge Integration Cell zu Drittsystemen (Bsp. FIS, Agnes, HISOS); 2.) 10%: Präsentation der Erfahrungen im Tarifrecht des öffentlichen Dienstes incl. Zusatzversorgung (VBL); 3.) 10%: Präsentation der SAP HCM-, H4S4-Kompetenzen sowie zur H4S4 Migration; 4.) 10%: "Präsentation der Supportorganisation: -Präsentation der strukturierten Leistungserbringung in definierten Phasen (Analyse, Konzeption, Umsetzung, Dokumentation); 5.) 10%: Präsentation der Zusammenarbeit zwischen

KI-Hinweis: Die Zuschlagskriterien stammen aus der Bekanntmachung.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Service und Support (laufender Betrieb)

Incident- und Problem-Management für das gesamte HCM-System inkl. tiefer Fehleranalyse in SAP-Standard-Customizing, ABAP/ABAP-OO, Fiori-Apps, Workflows, Formularen, Reports und Schnittstellen.

Lösungsberatung und Risikodarstellung für die HU Berlin.

Systempflege und Weiterentwicklung: Customizing, Pflege der Organisationsstrukturen, Qualitätssicherung (Funktionstests, UAT) und technische Dokumentation.

Schnittstellen-Koordination und Multi-Provider-Management über SAP One Support Launchpad / SAP Cloud ALM gegenüber SAP SE.

Transportwesen und Change-Management über alle Umgebungen (Entwicklung bis Produktion) sowie basisnahe Unterstützung und Koordination des Patch-Managements.

Planung und Begleitung von SAP PCE Upgrades.

Supportkernzeiten: Mo.–Fr. 09:00–15:00 Uhr (Kernarbeitszeiten der Hochschule).

Change Requests und Weiterentwicklung

Umsetzung von Change Requests für gesetzliche Änderungen, Prozessoptimierungen und Schnittstellenanpassungen.

Strukturierte Leistungserbringung in Phasen: Analyse → Konzeption → Umsetzung → Dokumentation.

Monatlicher Leistungsnachweis je Ticket/CR mit ID, Datum, Dauer im 15-Minuten-Intervall, Tätigkeitsbeschreibung, Mitarbeitername und Qualifikationsprofil.

HCM-Module und Cloud-Architektur

Im Leistungsumfang enthaltene HCM-Module:

PA – Personal-AdministrationOM – OrganisationsmanagementPY – PersonalabrechnungESS – Employee Self-Services via HCM FioriSAP Embedded BWBTP mit Integration Suite und Business Data Cloud (BDC)

Tarifanwendung: Tarifrecht des öffentlichen Dienstes inkl. Zusatzversorgung (VBL).

Schnittstellenintegration

Pflege und Betrieb von u. a.:

HR-Integration mit KrankenkassenHR-Integration mit ZfA (Riester-Versicherung)HR-Integration mit Zusatzversorgung (VBL)SAP-Integration mit Finanzämtern (ElStAM/Elster)Integration mit Drittsystemen (z.B. FIS, Agnes, HISOS) über Integration Suite / Edge Integration Cell

Inkludierte Projekte

1. Einführung SAP PT (2027): Projektbegleitung, technische Beratung, Konzeption und Implementierung.

2. DMS-Integration: SAP-seitige Anbindung an das DMS enaio der Optimal Systems GmbH.

3. H4S4-Migration (ab 2028): Planung, Vorbereitung, Durchführung, Nachbereitung, Aufwandsschätzungen, Migration und Hypercare.

Abgrenzung / nicht im Leistungsumfang

Ausgeschlossen sind:

S/4HANA-Applikationsmodule (außer HCM-seitiger Schnittstellenkoordination)SAP-Standard-Cloud- und InfrastrukturleistungenTechnische Durchführung von Tätigkeiten, die SAP im PCE-Standard-Service selbst obliegen

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Eignung / Ausschlussgründe

Eigenerklärungen gemäß §§ 123, 124 GWB (nicht älter als 3 Monate):

Keine schwere Verfehlung (z. B. Korruption, Betrug, Geldwäsche, Menschenhandel)Steuern und Sozialversicherungsbeiträge ordnungsgemäß entrichtetKein Insolvenzverfahren, keine LiquidationEintragung im BerufsregisterBG-Anmeldung (Berufsgenossenschaft)

Wettbewerbsregister: Keine Eintragung (bei Zuschlag zu prüfen).

Vorläufiger Eignungsnachweis wahlweise über EEE oder ULV-Eintragung Berlin / Auftragsberatungsstelle.

K.O.-Kriterien aus der Anlage HCM KO Kriterien sind zwingend vollständig zu erfüllen – Nichterfüllung führt zum Ausschluss.

Wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit

Wirtschaftlich: Eigenerklärung Gesamtumsatz netto 2023–2025, Cloud-SAP-Umsatz und Mitarbeiteranzahl nach Berufsgruppen für 2023–2025.Technisch: Nachweis über Projektmanagement- und Governance-Standards inkl. Vertretungsregelungen, Supportorganisations-Nachweis (SLA / Service-Desk-Beschreibung), Vertretungs- und Backup-Konzept.Versicherung: Nachweis einer Berufs- oder Betriebshaftpflichtversicherung (mit Angebot).Herstellerkompetenz: SAP-Partnerstatus oder vergleichbarer Nachweis.Unterauftragsvergabe: Angabe, welche Teile unterauftragnehmeriert werden sollen; für datenschutz-/sicherheitsrelevante Leistungen ist Anzeige und schriftliche Freigabe der HU Berlin erforderlich.

Qualifikation des eingesetzten Personals

Senior-Berater je Modul (SAP PA, SAP OM, SAP PY, SAP EES) – je min. 5 Jahre Beratungs- und Customizing-Erfahrung, verfügbar im Leistungszeitraum.Senior-Entwickler je Modul (SAP PA, SAP OM, SAP PY, SAP ESS) – je min. 5 Jahre Entwicklungserfahrung.Berater SAP-Systemarchitektur SAP Cloud – min. 3 Jahre Erfahrung im Aufbau und in der Betreuung von Cloud-Prozessen.Berater SAP Cloud-Anwendungen für SAP BTP/Integration Suite, SAP Fiori und SAP BDC – je min. 3 Jahre Erfahrung.Deutschkenntnisse des Personals mind. B2 (GER) in Wort und Schrift.Schlüsselpersonal namentlich zu benennen, für die gesamte Vertragslaufzeit verfügbar; bei Personalwechsel Anzeigepflicht 4 Wochen vorher, Zustimmung der HU Berlin erforderlich.

Referenzen und Erfahrungen

Mind. 3 Referenzen über die Betreuung des SAP Application Managements SAP HCM an öffentlichen Einrichtungen mit mehr als 3.000 Beschäftigten aus den Jahren 2023, 2024 und 2025.Erfahrungen in der SAP-PT-Beratung, -Customizing und -Entwicklung.Technische Erfahrung / Referenzen in der SAP-seitigen Anbindung an das DMS enaio (Optimal Systems).Erfahrungen mit Integration Suite und Edge Integration Cell zu Drittsystemen (z. B. FIS, Agnes, HISOS).Erfahrungen im Tarifrecht des öffentlichen Dienstes inkl. Zusatzversorgung (VBL).Berufliche Qualifikationsnachweise: Zeugnisse, Diplome, Studiennachweise, Bescheinigungen.

Informationssicherheit und Datenschutz

ISO/IEC 27001 oder gleichwertige Zertifizierung (z. B. BSI IT-Grundschutz).Nachweise zu internem Kontrollsystem (ISAE 3402 / SOC 2 Report).Datenschutzkonzept mit technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM), Angabe der Verarbeitungsorte, Konformität mit DSGVO, BDSG und Berliner Datenschutzgesetz.Einsatz aktueller Verschlüsselungstechnologien für alle Datenübertragungen.Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) vor Leistungsbeginn.Barrierefreiheit nach BITV 2.0 und DIN EN 301 549 (WCAG 2.1 AA).
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: 2023, 2024, 2025 (letzte 3 abgeschlossene Geschäftsjahre)

Mindestens 3 Referenzen über den Support des SAP Application Managements von SAP HCM an öffentlichen Einrichtungen mit mehr als 3.000 Beschäftigten

Vergleichbarer Auftragsinhalt und -umfang; Benennung der Maßnahme, des Auftraggebers und Ansprechpartners mit Kontaktdaten (Name, Anschrift, Telefon, Fax, E-Mail)

nicht beziffert Referenzen

Erfahrung in SAP-PT-Beratung, -Customizing und -Entwicklung

fundierte Erfahrung

nicht beziffert Referenzen

Technische Erfahrung und Referenzen in der SAP-seitigen Anbindung an ein DMS (Hersteller: Optimal Systems GmbH, Produkt: enaio)

Schnittstellenintegration

nicht beziffert Referenzen

Erfahrungen mit Integration Suite und Edge Integration Cell zu Drittsystemen (z.B. FIS, Agnes, HISOS)

Erfahrungsnachweis

nicht beziffert Referenzen

Erfahrungen im Tarifrecht des öffentlichen Dienstes inkl. Zusatzversorgung (VBL)

Erfahrungsnachweis

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 3 Angebote
Geringe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 55%4–10 · 36%11+ · 9%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 43 erledigt
Formale Nachweise & Eigenerklärungen
Angebotsunterlagen & Preisblatt
Technische Eignung – Personalprofile
Technische Eignung – Konzepte & Referenzen
Datenschutz & Vertrag

Verlauf dieser Vergabe

2 Bekanntmachungen
  1. 19.10.2026Ausschreibungauf dieser Seite
  2. 28.09.2026Ausschreibung
Mit TendiGo
Finden Sie weitere passende Ausschreibungen und prüfen Sie mit KI, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Diese Ausschreibung mit KI prüfen
Zur Original-Ausschreibung ↗

Auf einen Blick

Auftraggeber
Humboldt-Universität zu Berlin | Vergabekammer des Landes Berlin | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
10099 Berlin
Ort
10117 Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
zuv.hu-berlin.de/de/ta/bst/ ↗

Erfüllungsort

Ort der Leistung
10117 Berlin
Berlin

Weitere Ausschreibungen Berlin

Alle anzeigen →
Berlin

Personalmanagementsystem (HRMS) - Auswahl, Implementierung und Betrieb eines integrierten Personalmanagementsystems

DEGES Deutsche Einheit Fernstraßenplanungs- und -bau GmbH | Vergabekammern des Bundes | DEGES - Abt. R5 · BerlinFrist: Berlin

Prüfungen ortsfester elektrischer Anlagen - Klärwerke

Berliner Wasserbetriebe | Vergabekammer des Landes Berlin · SchönefeldFrist: Berlin

VEEAM Handelspartnervergabe

Die Autobahn GmbH des Bundes | Bundeskartellamt - Vergabekammern des Bundes · BerlinFrist: Berlin

Dach- und Dachklempnerarbeiten

Land Berlin vertr. durch BA Mitte v. Berlin | Vergabekammer des Landes Berlin · BerlinFrist: Berlin

Heizanlagen und zentrale Wassererwärmungsanlagen_Heizungs- und Kältetechnik

Land Berlin – Sondervermögen Immobilien des Landes Berlin (SILB) c/o BIM Berliner Immobilienmanagement GmbH | Vergabekammer des Landes Berlin · BerlinFrist: Berlin

Generalplanungsleistung für Bestandswohnimmobilien OSWO, SDWO, WEWO (Vergabenummer VOEK 394-26)

Bundesanstalt für Immobilienaufgaben | Vergabekammer des Bundes beim Bundeskartellamt · BonnFrist:

Bereit für die Zukunft der Vergabe?

Setzen Sie auf den neuen technologischen Standard und verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorsprung in der Auftragsakquise.

806+ VergabequellenMit Experten entwickeltSofort einsatzbereit