Hotel- & Fortbildungsmanagement

Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW ZentraleDüsseldorf, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 02. Juli 2026

Angebotsfrist: 04. August 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Worum es geht:

Der Bau- und Liegenschaftsbetrieb NRW (BLB NRW) sucht eine integrierte Softwarelösung für das Hotel- und Fortbildungsmanagement seiner Akademie (Tagungshotel Lichthof in Gelsenkirchen). Damit sollen die bisher getrennten Einzelsysteme (SAP Veranstaltungsmanagement, Hotelsoftware Hotline, LUCOM-Formulare) abgelöst werden.

Was gefordert wird:

Eine zentrale Software für Seminar-/Veranstaltungsmanagement, Teilnehmendenmanagement, Zimmer-/Hotelmanagement und Raum-/RessourcenmanagementInklusive Lizenzen, Customizing, Pflege/Wartung und SchulungenHosting durch IT.NRW im Landesverwaltungsnetz (On-Premise)Go-Live zum 01.01.2027, harter Endpunkt 14.06.2027 (SAP VM fällt weg)

Was zu tun ist:

Angebotsabgabe bis 04.08.2026, 12:00 Uhr über den Vergabemarktplatz NRW (https://evergabe.blb.nrw.de/Vergabe/notice/CXS7YYXYT1MECFP4)Konzepte (max. 10 Seiten), Nachweise (ISO 9001, ISO 27001, PRINCE2), drei Unternehmensreferenzen, Preisblatt, EVB-IT-Vertrag und Auftragsverarbeitungsvereinbarung einreichen

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 04. August 2026

Termin / FristJUL2026 SEP NOV JAN2027 MÄR MAI

Bieterfragen-Frist16. Juli 2026

Angebotsfrist4. Aug. 2026

Kick-Offca. 1. Juli – 30. Sep. 2026

Ausführungsbeginnca. 1. Juli – 31. Dez. 2026

Bindefrist31. Aug. 2026

Herstellung der Betriebsbereitschaft (BBTA)31. Dez. 2026

Inbetriebnahme / Go-Live1. Jan. 2027

Hypercare-Phaseca. 1. Jan. – 30. Juni 2027

Abschluss aller Nacharbeiten & Migration14. Juni 2027

Gesamtabnahme14. Juni 2027

Vertragslaufzeit Systemserviceca. 15. Juni 2027 – 14. Juni 2031bis 2031

Vertragslaufzeit Softwarepflegeca. 15. Juni 2027 – 14. Juni 2031bis 2031

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität28 Kriterien

Preis 16.3%Qualität 83.8%

Anforderung 1: Projekt/Konzept30%
Bewertung des vom Bieter eingereichten Konzepts anhand von vier Unterkriterien mit je 0-3 Punkten
Anforderung 2: Fachliche/funktionale Kriterien30%
Erfüllungsgrad der funktionalen SOLL-Anforderungen in 8 Teilbereichen (Seminar-/Veranstaltungsmanagement, Teilnehmendenmanagement, Zimmer-/Hotelmanagement, Raum-/Ressourcenmanagement, Buchungs-/Anmeldeprozesse, Verpflegung/Zusatzleistungen, Kommunikation/Dokumente, Seminarevaluation, Reporting/Auswertungen)
Anforderung 3: Technische Anforderungen30%
Erfüllungsgrad der technischen SOLL-Anforderungen (Performance, Benutzerfreundlichkeit, Barrierefreiheit, IT-Infrastruktur, Webanwendung, Berechtigungskonzept, Schnittstellen)
Anforderung 4: Einführung und Qualitätssicherung25%
Erfüllungsgrad der SOLL-Anforderungen an Einführung und Qualitätssicherung (Datenübernahme, Anwendungsmigration, Tests, Schulung, Dokumentation, Einführung, Abnahme)
Anforderung 5: Vereinbarungen im Betrieb25%
System-Service und Softwarepflege, Verfügbarkeit des AN für Weiterentwicklungen und Beratungsleistungen nach Abnahme
Anforderung 6: Customizingaufwand15%
Anteil der Anforderungen, die ohne zusätzlichen Customizingaufwand im Standard erfüllt werden
Anforderung 7: Preis30%
Preiswertung: günstigstes Angebot erhält 31,5 Punkte; alle weiteren Angebote erhalten prozentualen Punktabzug entsprechend der Preisdifferenz zum günstigsten Angebot

Preis: Das günstigste Angebot erhält 31,5 Punkte. Alle anderen Angebote werden ins Verhältnis zum niedrigsten Angebot gesetzt. Die prozentuale Differenz führt zum gleichen prozentualen Punktabzug. Konzeptkriterien: 0-3 Punkte je nach Qualität (0=nicht erfüllt, 1=teilweise, 2=erfüllt, 3=in besonderem Maße erfüllt). Erfüllungsgrad-Kriterien: 0-3 Punkte je nach prozentualem Erfüllungsgrad der SOLL-Anforderungen (<25%=0, 25-<75%=1, 75-<100%=2, 100%=3). Jedes Erfüllungsgrad-Kriterium erhält 25% Gewichtung; die gewichteten Punkte ergeben sich aus 3 (max. Punkte) × 25% (Gewichtung) = 0,75. Anforderung 1 (Konzept): 4 Unterkriterien à 3 Punkte × 30% = 0,9 gewichtete Punkte je Unterkriterium, Summe 3,6.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen, Bewertungspunkte und Bewertungsformel sind aus der Zuschlagsmatrix vollständig ersichtlich.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gesamtlösung Hotel- und Fortbildungsmanagement

Eine zentrale Softwarelösung, die alle Kernprozesse des Hotel- und Fortbildungsbetriebs der BLB NRW Akademie (Tagungshotel Lichthof, Gelsenkirchen) abbildet.Funktionen für operative Tätigkeiten (Buchungen, Umbuchungen, Teilnehmerzuweisungen) und strategische Auswertungen (Auslastung, Kostenübersichten).Ziel: Vereinheitlichung getrennter Prozesse, Reduzierung von Medienbrüchen und Verringerung des manuellen Verwaltungsaufwands für die Mitarbeiter im SC BZL.Erfüllungsort: BLB NRW Zentrale, Mercedesstraße 12, 40470 Düsseldorf.Es gibt keine Losaufteilung – die Lösung wird als Gesamtsystem vergeben.

Module und Funktionen

Seminar- und Veranstaltungsmanagement

Anlage/Pflege eines Seminar- und VeranstaltungskatalogsEinzel- und Serienveranstaltungen, Termin-/Zeitmanagementparallele Veranstaltungen, Statussteuerung, VorlagenKalender-/Listenansichten und Dashboards

Teilnehmendenmanagement

Stammdaten interner und externer TeilnehmerZuordnung zu Seminaren, Anmeldestatus, Wartelisten (automatisch)Teilnahmehistorie

Zimmer- und Hotelmanagement

Zimmerstammdaten, Buchungen, BelegungsübersichtenDoppelbelegungsvermeidung, Umbuchungsvorschläge, BenachrichtigungenArbeitslisten für externe Dienstleister (Wäsche, Catering, Empfang)

Raum- und Ressourcenmanagement

Seminarräume (physisch und virtuell), RaumbuchungenRessourcenverwaltung (Medientechnik), Belegungspläne

Buchungs- und Anmeldeprozesse

ein- bis mehrstufige Workflows, FreigabeprozesseÄnderung/Stornierung, automatische Statusanpassungenautomatische Outlook-Einladungen

Verpflegung und Zusatzleistungen

Erfassung von VerpflegungswünschenZusatzleistungen wie Barrierefreiheit, Dolmetscher, KinderbetreuungPflege der Verpflegungsarten

Kommunikation und Dokumente

vorlagenbasierte KommunikationTeilnehmerlisten, Belegungspläne, Dokumentenablage, DateiaustauschKontaktformular

Seminarevaluation

Bewertungskataloge, Formularvorlagen, anonyme BewertungAuswertungen und Dashboards

Reporting und Auswertung

Standardberichte, individuelle DashboardsImport/Export (Excel, CSV), Such- und Filterfunktionen, Datenverknüpfungen

Schnittstellen

SAP FI, SAP HCM/Active DirectoryVerlinkung zu einer E-Learning-PlattformREST/ODATA-SchnittstellenDatenimport/-export (.xml, .csv)

Technische Rahmenbedingungen und Migration

Hosting/On-Premise-Betrieb durch IT.NRW im Landesverwaltungsnetz.Barrierefreiheit nach BITV 2.0 / BITV NRW (konkrete Ausgestaltung wird nach Zuschlag gemeinsam mit dem Auftraggeber abgestimmt).Single-Sign-On.Datenmigration aus SAP Veranstaltungsmanagement, Hotline und weiteren Quellen.Parallelbetrieb/Transition zur Ablösung der Altsysteme.Mehrsprachigkeit (Deutsch/Englisch).Verarbeitung personenbezogener Daten nur gemäß EU-DSGVO und Datenschutzgesetz NRW.Betrieb und Datensicherung ausschließlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.Nicht im Leistungsumfang: Deinstallation der bestehenden Hotline-Software, Abschaltung SAP VM und LUCOM (Verantwortung Auftraggeber), eine digitale Lernwelt/E-Learning-Plattform selbst, ein System für Personalakten, das Hosting selbst (wird durch IT.NRW erbracht).

Projektleistungen – Einführung, Tests, Dokumentation

Kick-Off-Workshop nach Zuschlagserteilung.Lieferung der Standardsoftware (Kauflizenzen) und ggf. Individualsoftware (Anpassungen an die Standardsoftware zur Erfüllung der Leistungsbeschreibung).Schnittstellenentwicklung im Leistungsumfang enthalten.Anwendungsmigration / Altdatenübernahme.Testdurchführung und -dokumentation.Beratungsleistungen: Konzeptionierung Datenübernahme, Anwendungsmigration, Systemtests, Schulungskonzept, Integration neuer Funktionen.Projektmanagement inkl. Projektmanager als Schlüsselposition.Dokumentation: Projekt-, Test- und Systemdokumentation sowie Nutzerleitfäden für Administratoren und Super-Administratoren.Protokolle der Projektmeetings.

Schulungen

1× Präsenzschulung Administratoren: 3 Tage, 10 Teilnehmer, am Standort BLB NRW Zentrale.1× Präsenzschulung Super-Administratoren: 1 Tag, 5 Teilnehmer, am Standort BLB NRW Zentrale.Schulungen können auch in Q1 2027 durchgeführt werden.

Service und Wartung nach Abnahme

Pflege/Wartung über mindestens 48 Monate ab Abnahme (4 Jahre Systemservice).Wiederherstellung und Aufrechterhaltung der Betriebsbereitschaft.Überlassung neuer Programmstände (Patches, Updates, Upgrades).Teleservice gemäß Anlage 7 (Sicherheitsmaßnahmen Teleservice).Kündigungsfrist Systemservice: 6 Monate zum Ablauf eines Kalendermonats.Zahlung des Systemservice jährlich, zahlbar bis zum 31.01. eines jeden Jahres.Erstmalige Preisanpassung frühestens 24 Monate nach Abnahme, dann jeweils weitere 24 Monate; Obergrenze 5 % der zuletzt vereinbarten Vergütung.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Zertifizierungen und Nachweise

Gültige Zertifizierung nach DIN EN ISO 9001.Projektleitung mit PRINCE2 Foundation-Zertifizierung.Rechenzentren zertifiziert nach ISO 27001.Auftragnehmer benennt einen Datenschutzbeauftragten.IT-Sicherheit: Mindeststandard C5 BSI als Orientierung.Infrastruktur: Erfüllung der Basisleitplanke BIS IT.NRW (normaler oder hoher Schutzbedarf).IT-Sicherheitsstandards nachprüfbar durch den CISO des BLB NRW.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Berufs-/Betriebshaftpflichtversicherung über die gesamte Vertragszeit; mindestens zweifach (natürliche Personen) bzw. dreifach (juristische Personen) maximiert.Gesamtumsatz: mindestens 200.000 € pro Geschäftsjahr in den letzten 3 Geschäftsjahren.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 10 Beschäftigte pro Jahr mit vergleichbaren Leistungen in den letzten Jahren.Drei Unternehmensreferenzen über Implementierung und Inbetriebnahme einer vergleichbaren Softwarelösung für Hotel- und Fortbildungsmanagement.Eignungsleihe erlaubt (Erklärungen 534a, 534b).Einsatz von Unterauftragnehmern erlaubt (533a, 533b).

Ausschlussgründe und sonstige Anforderungen

Keine Ausschlussgründe (Formblatt 521).Kein Eintrag im Wettbewerbsregister (WReg) bei schweren Verfehlungen.Keine Scheinselbstständigkeit (bei Einzelunternehmen über entsprechende Selbstauskunft zu belegen).Verarbeitung personenbezogener Daten nur gemäß EU-DSGVO und Datenschutzgesetz NRW.Abschluss einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung gemäß Art. 28 Abs. 3 DSGVO (Anlage 4).Namentliche Bekanntgabe aller im Projekt mitwirkenden Firmen/Subunternehmer.Datensicherung und administrativer Zugriff ausschließlich innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums.

Technische Mindestanforderungen

Erfüllung der technischen Anforderungen in den Zeilen 19–23 des Bieterbogens.Bei Erfüllung dieser Zeilen gilt auch Zeile 18 (Zwischenüberschrift) als erfüllt.Barrierefreiheit: Es genügt die Bestätigung, dass Optionen zur Barrierefreiheit angeboten werden, sowie die Bereitschaft zur Abstimmung mit dem Auftraggeber nach Zuschlagserteilung. Eine detaillierte 1:1-Umsetzung aller BITV-2.0-Punkte ist nicht erforderlich.

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: auch Referenzen älter als 3 Jahre zulässigVolumen: mindestens 50.000 € pro Referenz

Drei Unternehmensreferenzen über Implementierung und Inbetriebnahme einer Softwarelösung für Hotel- und Fortbildungsmanagement; vergleichbare Leistung

Mindestens eine Referenz muss im Bereich des öffentlichen Dienstes erbracht sein. Referenzen werden über den Bieterbogen eingereicht.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.