Ausschreibungen Berlin
Implementierung und Nutzung einer webbasierten Vertragsmanagementsoftware
Stiftung Deutsches Technikmuseum Berlin10963 Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Stiftung Deutsches Technikmuseum Berlin beschafft im Wege einer Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb eine webbasierte Vertragsmanagementsoftware (Contract-Lifecycle-Management-System) inklusive Implementierung, Schulung, laufendem Betrieb und Support. Die Software soll die vielfältigen Vertragsarten des Museums (Leih-, Deposital-, Kauf-, Miet-, Lizenz-, Sponsoring-, Förderverträge u.v.m.) abbilden und Funktionen wie Fristenmanagement, Liquiditätsplanung, digitale Signatur, Klauselbibliothek, OCR/KI-Analyse, Reporting sowie Schnittstellen zu ERP/DMS bieten. Geplante Vertragslaufzeit als Rahmenvereinbarung: 01.11.2026 – 31.10.2030. Angebote sind elektronisch über die Vergabeplattform Berlin (Bieterportal iTWO tender / meinauftrag.rib.de) einzureichen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026SEPOKTNOV
Veröffentlichung5. Aug. 2026
Teilnahmefrist24. Aug. 2026
Angebotsfrist17. Sep. 2026
Bindefristca. 17. Sep. 2026
Angebotsfrist (VU_39-2026)30. Okt. 2026
Rahmenvertrag Laufzeit1. Nov. 2026 – 31. Okt. 2030bis 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität2 Kriterien
- Preis
Angebotspreis / Wertungssumme – Gewichtung nicht explizit im Dokument angegeben
- Berufserfahrung des Projektleiters/der Projektleiterin
Erfahrung bei der Implementierung einer Vertragsmanagement-Software: 10 Punkte bei >10 Jahren, 5 Punkte bei >5 Jahren, 1 Punkt bei <5 Jahren
KI-Hinweis: Die vorliegenden Dokumente enthalten ausschließlich Eignungs- und Referenzkriterien; Zuschlagskriterien (insbesondere Preis-Gewichtung und ggf. weitere Qualitätskriterien) sind in den bereitgestellten Vergabeunterlagen nicht enthalten.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenKernleistung: Vertragsmanagement-Software (CLM)
Bereitstellung einer webbasierten Vertragsmanagementsoftware als zentrale digitale VertragsakteAbbildung aller vertragsrelevanten Informationen je Vertrag (Dokumente, E-Mails, Nachträge, Historie)Unterstützung zahlreicher Vertragsarten: Leih-, Deposital-, Kauf-, Miet-, Lizenz-, Schenkungs-, Kooperations-, Honorar-/Werk-/Dienstleistungs-, Rahmen-, Architekten-, Steuerberatungs-, EVB-IT-, Sponsoring-/Spenden-, Förder-, Projekt-/Verwaltungsvereinbarungen, Mitgliedschafts-, Nutzungs-, Charter-/Reederei-, Publikations-/VerlagsverträgeAutomatische Felderanpassung je Vertragsart, Verschlagwortung
Module und Funktionsumfang
Grundmodul, Archivierung, eigene Vertragsvorlagen, Vertragsrecht/Klauselbibliothek, Reporting/Auswertung, digitale SignaturFristenmanagement: präzise Fristenberechnung (befristet/unbefristet/Verlängerungsoptionen/Kündigungsfristen/Gewährleistungen/Lizenzrechte), Kalender-Sync (Outlook/CalDAV), Eskalationsketten, Erinnerungen per E-MailFinanzen/Controlling: Erfassung von Zahlungsströmen/Fälligkeiten/Verpflichtungen, Integration in Buchhaltungssysteme, automatische Prognose zukünftiger Aus-/EinnahmenVertragserstellung: zentrale rechtlich geprüfte Klauselbibliothek, geführtes Erstellen via Wizard/Vorlagen, Versionierung, Hinweise auf GesetzesänderungenVertragsabschluss: eIDAS-konforme Signaturen (FES/QES) über führende Anbieter (DocuSign, dTrust, Namirial), mehrstufige interne/externe Signatur-WorkflowsErfassung & KI-Analyse: OCR/KI-Erkennung unstrukturierter PDFs/Scans, automatische Extraktion von Vertragspartnern, Fristen, Beträgen, Risiken, KlauselnWorkflows: konfigurierbarer No-Code Workflow-Designer, museale Spezifika (Leihfristen, Transportvereinbarungen, Versicherungen, Provenienzforschung)Reporting/Analytics: Management-Dashboards, ad-hoc Berichte, Exporte (Excel, PDF, CSV)Schnittstellen: REST-APIs, Standard-Konnektoren zu ERP/DMS/Finanzsoftware/Objektinventarisierungssystemen, Stammdaten-Import/ExportBerechtigungen: feingranulares rollen- und rechtebasiertes Zugriffskonzept (Lesen, Bearbeiten, Freigeben, Löschen) auf Ebene von Vertragsarten/Projekten/Abteilungen inkl. 2FA/SSO, vollständige ZugriffsprotokollierungBackup/Archivierung: revisionssichere Archivierung (Unveränderbarkeit, lückenloser Audit-Trail), automatisiertes DSGVO-konformes Löschkonzept, automatisierte Backups, Wiederherstellbarkeit
Implementierung, Schulung und Dokumentation
Installation und Koordination mit der IT-Abteilung des AuftraggebersSchulungen: ca. 20 Teilnehmer mit Teilzugriff, ca. 4 Teilnehmer mit VollzugriffDokumentation: Programm-, Anwender- und SchulungsdokumentationFester Ansprechpartner/Projektleiter mit Implementierungserfahrung
Systembetrieb, Hosting und Wartung
Monatliche Pauschale für Hosting, Administration, Pflege, Wartung, UpdatesHotline (sofort innerhalb der Betriebszeiten), Fehlerbehebung mit Reaktionszeit 2 WerktageAufrechterhaltung der ISO-27001-Zertifizierung während der gesamten Vertragslaufzeit
Technische und organisatorische Anforderungen
Webbasierte Anwendung mit moderner, responsiver Oberfläche für alle gängigen Browser (Windows/macOS/iOS/Android), ergonomische Darstellung auf Tablets/MobilgerätenVolltextsuche inkl. OCR für gescannte Anhänge, facettierte Filterung, SchnellsuchvorschlägeDatenspeicherung und -verarbeitung ausschließlich in EU/EWRRechenzentrum mit gültiger Zertifizierung nach DIN EN ISO/IEC 27001 oder BSI IT-Grundschutz (mit relevantem Geltungsbereich)Barrierefreiheit gemäß BITV 2.0 / EN 301 549Mindestens deutsche BenutzerspracheUnterstützung vorhandener PCs (aktuelles OS, aktueller Browser, mind. 4 GB RAM)Modular, skalierbar, multi-mandantenfähig (auch für Tochtergesellschaften/GmbH)
Vertragliche Rahmendaten
Rahmenvereinbarung mit voraussichtlicher Laufzeit vom 01.11.2026 bis 31.10.2030 (ca. 48 Monate)Leistungsort: Trebbiner Str. 9, 10963 BerlinVergabe ohne Losaufteilung (ein Los)
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFachliche Eignung / Referenzen
Mindestens 2 vergleichbare Referenzaufträge über Bereitstellung und Nutzung einer webbasierten VertragsmanagementsoftwareNutzungszeitraum je Referenz: mindestens 1 Jahr (muss bestehen)Zeitraum: in den letzten 5 Jahren vor Ablauf der Teilnahmefrist erbrachtPro Referenz anzugeben: Auftraggeber, Ansprechpartner mit Kontaktdaten, ausgeführte Leistung, Leistungszeit, jährliches Auftragsvolumen (netto)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl der letzten 3 JahreUmsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (in EUR)Nachweis wahlweise über EEE, Wirt-124 UVgO oder Eintragung im ULV (Amtliches Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis des Landes Berlin) unter Angabe der ULV-Nummer
Zuverlässigkeit / Ausschlussgründe
Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (zwingende nach § 123 GWB, fakultative nach § 124 GWB) sowie spezifischer Verstöße (AEntG, AufenthG/SchwarzArbG, MiLoG, LkSG) – via EEE oder Wirt-124 UVgOGgf. Wettbewerbsregister-Auskunft auf Anforderung
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Benennung Projektleitung (verbindlich) mit Berufserfahrung in Jahren, plus Projektteam (Anzahl, Namen, Qualifikationen, Funktionen)Berufliche Qualifikation der Leistungserbringer/Führungskräfte (Zeugnisse, Diplome, Studiennachweise, Befähigungsnachweise)Verbindliche Benennung eines Projektleiters mit Implementierungserfahrung
Technische Mindeststandards
Datenspeicherung und -verarbeitung ausschließlich in EU/EWR (Mindestkriterium)Gültige Zertifizierung nach DIN EN ISO/IEC 27001 oder BSI IT-Grundschutz für Rechenzentrum UND betreibendes Unternehmen (mit relevantem Geltungsbereich/Scope)Zertifizierung muss während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhalten und nachweisbar sein
Haftpflichtversicherung (Mindestanforderung)
Referenzprojekte
2 ReferenzenZeitraum: In den letzten 5 Jahren vor Ablauf der TeilnahmefristVolumen: Jährliches Auftragsvolumen (netto) pro Referenz anzugeben
Mindestens 2 vergleichbare Referenzaufträge: Bereitstellung und Nutzung einer webbasierten Vertragsmanagementsoftware, Nutzungszeitraum mindestens 1 Jahr (muss bestehen)
Pflichtangaben je Referenz: Auftraggeber, Ansprechpartner (E-Mail + Telefon), ausgeführte Leistung, Leistungszeit, jährliches Auftragsvolumen netto
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 43%11+ · 30%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 22 erledigt
Teilnahmeantrag / Formulare (Pflicht)
Bewerberbogen / Eignungsnachweise
Technisches Angebot / Anforderungen
Preisblatt / Angebotsabgabe
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Auftraggeber
Stiftung Deutsches Technikmuseum Berlin
Ort
10963 Berlin, Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
10963 Berlin
Berlin
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