ITDZ Berlin: RV Multifunktionsgeräte

Vertragslaufzeit: 48 Monate ab Vertragsbeginn (frühestens 30.09.2026).

Erfüllungsort: Berlin, PLZ 10713.

Rahmenvertrag-Höchstbetrag: 56.000.000 EUR (alle Lose zusammen).

Bezugsberechtigte: ITDZ Berlin sowie dessen Kunden (Landes Berlin, Bildungseinrichtungen, Wohnungsbaugesellschaften, Landesverwaltung, Gerichte u.a.).

Mietdauer Einzelgeräte Los 1: 12, 24, 36, 48, 60, 72 oder 84 Monate möglich (Verlängerung um 3–12 Monate, max. 84 Monate gesamt).

Mietdauer Los 2: 60, 72 oder 84 Monate.

Lieferung frei Verwendungsstelle inkl. Auspacken, Aufstellen, Installation, Konfiguration und Herstellung der Betriebsbereitschaft. Netzwerkintegration und Funktionsprüfung durch Netzwerkadministratoren.

Konfiguration und Betriebsbereitschaft: Innerhalb 2 Wochen nach Auslieferung.

Benutzereinweisung: Bis zu 4 Personen, 1 Stunde (Los 1/2) bzw. 30 Minuten (Los 1 Arbeitsplatzdrucker) pro Gerät.

Abnahme: Abnahmeprotokoll (Papier + PDF); gilt nach 30 Kalendertagen als erklärt ohne Widerspruch.

Gerätepass: Papierform + elektronisch als CSV/XLS mit Seriennummern, MAC-Adressen, Standort, Inventarnummer, Inbetriebnahmedatum.

Standortbegehung (Los 2 Qualitätsgeräte): Vor Aufstellung zur Prüfung der örtlichen Gegebenheiten.

Vollständiger Geräte- und Betriebstest (Los 2 Qualitätsgeräte): Beim Hersteller/Lieferanten vor Auslieferung.

Servicezeit: Mo–Fr 07:00–18:00 Uhr, außer Berliner Feiertage, 24.12. und 31.12.

Zentrale Anlaufstelle: Telefon (0800, 030, Ortstarif Berlin) und E-Mail; E-Mail-Bearbeitung auch außerhalb Servicezeit.

Reaktionszeit: Max. 60 Minuten innerhalb Servicezeit.

Servicelevel (Wiederherstellungszeit je nach Dringlichkeit):

Bei Überschreitung der SL-Fristen: Bereitstellung einer Ausweichanlage.

Tonerbestellung und Zählerstandmeldung: Jeweils 3 Verfahren (Telefon, Fax, E-Mail).

Geräteumzug: Innerhalb Gebäude sowie innerhalb/außerhalb Berliner Autobahnring (BAB 10).

Nachträgliche Zubehörinstallation: Nach Aufwand.

Im Mietpreis enthalten: Verbrauchsmaterialien (ohne Papier).

Tonerbefüllung: Durch Servicepersonal möglich (5% Aufschlag auf Kopienpreise).

Rolloutmanagement (Los 1+2): Bei Abrufen von 1–10 Geräten: proaktive Termin-Avisierung spätestens 10 Arbeitstage vor Auslieferung. Ab 11 Geräten: Planungsgespräch durch Rollout-Manager spätestens 10 Arbeitstage vor Auslieferung.

Lieferfrist: 30 Arbeitstage ab Zugang der Bestellung; Anzeige des Liefertermins spätestens 3 Arbeitstage vor Lieferung.

AES-256-Verschlüsselung auf internem Datenträger (HDD/SSD/eMMC) gemäß BSI TR-02102.

Sichere Löschung nach DIN 66399 Klasse H-4 bei Rückgabe, Austausch oder Reparatur (mit Löschprotokoll/Zertifikat).

Sicherheitskonzept je Gerät gemäß BSI-Grundschutzbaustein SYS.4.1 (Schutz der Geräte: Authentifizierung, Zugriffsschutz, BIOS-/Festplattenschutz, Konfigurations-/Logdateischutz; Schutz der Daten: Übermittlung und Speicherung).

IPv6 Single-Stack-Betrieb und SMB3-Netzwerkprotokoll unterstützt.

SNMPv3 (SHA-256, AES-128, readonly); SNMPv1/v2c deaktiviert.

TLS 1.3 (TLS 1.2 als Übergangslösung bis 31.12.2026).

Blauer Engel DE-UZ 219 (RAL-UZ 219) – Nachweis oder Antragsbestätigung.

Energy Star – Konformität mit Messprotokoll für TEC-Werte.

Betriebszustände: Ready, Sleep, Off gemäß Blauer Engel.

Power-Management: Erste Kopie max. 45 Sekunden (s/w), max. 60 Sekunden (Farbe); automatisches Abschalten außerhalb Bürozeiten; Druck aus Sleep/Off möglich.

TEC-Werte: Vom Bieter wahrheitsgemäß einzutragen (Anlage 36 für Los 1+2).

Rücknahme und Entsorgung am Ende des Nutzungszyklus durch zertifizierten Entsorgungsbetrieb (§ 56 KrWG/ElektroG); jährlicher Bericht bis spätestens 28. Februar des Folgejahres über Wiederverwendung/Recycling, Stoffströme, CO₂-Einsparungen, Ressourceneinsparungen.

Flottenmanagement-Tool: Verwaltung per SNMP, automatische Geräteerkennung, Gruppierung nach OE/Standort/Netzbereich/Typ, Alarmierung (SNMP-Trap, konfigurierbare Schwellenwerte), Rollen-/Rechteverwaltung mit Active Directory LDAPS, zentrale Firmware-/Konfigurationsverwaltung, Logging (Syslog RFC 5424/CEF, SIEM-Integration), automatische Zertifikatsverteilung (SCEP/EST gegen ADCS), Reporting/Accounting.

Druckertreiber: Package-aware, WHQL-signiert (64-Bit), Universaltreiber (UPD), einheitliche Bedienoberfläche, native 64-Bit-Treiber für Windows 11 (24H2+) und Server 2025+, Citrix-kompatibel, PCL6 + PostScript 3 + XPS/IPP Class, automatisierte Treiberverteilung (Intune/SCCM/GPO), Herstellersupport für gesamte OS-Lebensdauer.

Treiber für Windows 11 und Linux auf Datenträger oder Online-Plattform; deutschsprachige Dokumentation.

Herstellerdokumentation verfügbar.

CMDB-Datenlieferung: Alle 2 Monate (10–15 Datenfelder, CSV/XLS-Vorlage).

Quartalsweise Berichte: Vermietete Produkte, Störungsmeldungen (mit Ticketnummer, Ursache, Maßnahmen), Rechnungen, Gerätebestand (XLSX/CSV/XML).

Monatlicher Bericht: Bevorstehende Lieferungen.

Vertragserfüllungsgespräch: Einmal jährlich beim Auftraggeber.

Produktpräsentation/Schulung: Einmal jährlich in Räumen des Auftraggebers.

Meldepflicht Höchstgrenzen: Unaufgeforderte Meldung bei 50%, 75% und 90% Erreichung.

PIN-Druck (sicherer Druck mit PIN-Eingabe).

Active Directory-Authentifizierung und Kostenstellen-/Benutzer-Einrichtung.

Pull-Printing-Lösung: Kompatibilität mit Genius Bytes; herstellerneutrale Lösungen unterstützt; Server- und Client-Lizenzen (mind. 7 Jahre Laufzeit).

Chipkarten-Lesegerät optional.

Kostenstellen/Benutzer: Einrichtung auf Wunsch; einheitliche, frei konfigurierbare Benutzeroberfläche.

Nur fabrikneue, erstmals in Verkehr gebrachte Geräte (ausschließlich Laser-Geräte).

Ausschluss russischer Bieter: Keine Auftragsvergabe an russische Staatsangehörige, in Russland niedergelassene Personen/Organisationen oder juristische Personen mit >50% russischem Anteilsbesitz; gilt auch für Unterauftragnehmer/Lieferanten mit >10% Auftragswert.

Eintragung im Berufsregister (z.B. Handwerksrolle) gemäß Rechtsvorschriften des EU/EWR-Landes.

Bei ausländischen Bietern: Nachweis der Anmeldung bei der zuständigen deutschen Berufsgenossenschaft (soweit gesetzlich vorgeschrieben).

Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Wirt-124 EU oder Einheitliche Europäische Eigenerklärung) – Pflichtausschlussgründe nach § 123 GWB und fakultative Ausschlussgründe nach § 124 GWB.

Nettogesamtumsatz pro Jahr der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (Formular E I).

Nettoumsatz im Tätigkeitsbereich pro Jahr der letzten 3 Geschäftsjahre (Formular E I):

Betriebshaftpflichtversicherung: Mind. 500.000 EUR je Schadensereignis, mind. 1.000.000 EUR pro Jahr. Bei niedrigeren Deckungssummen: Eigenerklärung über Erhöhung im Zuschlagsfall.

Eignungsleihe zulässig (§ 47 VgV): Nachweis der eigenen Eignung + jedes beteiligten Unternehmens; Verpflichtungserklärung.

Qualitätsmanagementsystem (formlos oder ISO 9000 ff. Zertifikat).

Umweltmanagementmaßnahmen (formlos oder EMAS/ISO 14001 Zertifikat).

Informationssicherheitsmanagementsystem (formlos oder ISO/IEC 27001 / BSI IT-Grundschutz).

Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl im Tätigkeitsbereich der letzten 3 Geschäftsjahre (Formular E I).

Servicemitarbeitende mit Erreichbarkeit innerhalb 1 Stunde Berliner Autobahnring (BAB 10) – Anzahl je Los unterschiedlich.

Referenzen je nach Los unterschiedlich (siehe Los-spezifische Anforderungen).

Unterauftragnehmer: Fachkunde und Leistungsfähigkeit müssen auch durch UN erfüllt werden; namentliche Benennung mit Anschriften und gesetzlichen Vertretern; vorherige Zustimmung in Textform erforderlich.

Sicherheitsüberprüfung: Bereitschaft zur Vorlage polizeilicher Führungszeugnisse und Sicherheitsüberprüfungen nach BSÜG (E II). Für sicherheitsempfindliche Bereiche: SÜ 2 nach Zuschlag möglich.

Bietergemeinschaft: Alle Mitglieder benennen; ein bevollmächtigter Vertreter; Erklärung dass ARGE gebildet wird (Anlage Wirt 238).

Unterauftragsvergabe/Eignungsleihe: Bei Angebotsabgabe Angabe, welche Teile an Dritte vergeben werden sollen; Namen/Adressen der Unterauftragnehmer; Fachkunde- und Leistungsfähigkeitsnachweise; Formular Wirt-235 (Bieter) und Wirt-236 (Unterauftragnehmer/Eignungsleiher).

Mehrere Angebote: Nicht zulässig (ein Angebot pro Los).

Elektronischer Katalog: Nicht zulässig.

Varianten: Nicht zulässig.

ILO-Kernarbeitsnormen (ILO 29/105, 87/98, 100/111, 138/182, 155/170, 131/102, 1): Verpflichtungserklärung; Nachweis per Dokumentenkatalog (max. 13 Seiten) oder Zertifikate unabhängiger Dritter (amfori BSCI, SA8000, TCO Certified, EICC-RBA).

Erstreckung auf Lieferkette: Standard Stufe 1 und 2; bei Auftragswert > 50 Mio. EUR brutto bzw. > 25 Mio. EUR pro Los Erweiterung auf Stufe 3; bei Auftragnehmer mit hohem Auftragswert: mind. 5 Jahre Erfahrung im Monitoring von Arbeitsrechten in der Elektronikversorgungskette.

Frauenförderung gem. § 1 Abs. 2 FFV: Eigenerklärung (bei > 10 Beschäftigten Pflicht).

Konfliktrohstoffe: Verpflichtungserklärung.

Verhinderung von Benachteiligungen (AGG): Verpflichtung zur Einhaltung und Übertragung auf Unterauftragnehmerkette.

Umweltschutzanforderungen: Rücknahme von IT-Hardware am Ende des Nutzungszyklus, Konzept zur Wiederverwendungsquote, jährlicher Bericht bis 28. Februar des Folgejahres.

Verpflichtung zur Zahlung von Mindeststundenentgelten und tarifvertraglichen Entgelten für eingesetzte Arbeitnehmer; gilt für Auftragnehmer und gesamte Unterauftragnehmerkette.

Angebot in deutscher Sprache; Datenblätter/Zertifikate dürfen englisch sein.

Verwendung der vorgegebenen Formulare (Pflicht).

Nachforderung: Fehlende Bieterunterlagen können nach Fristablauf nachgereicht werden (Nachermessen des Auftraggebers).

Änderungen an Vergabeunterlagen: Unzulässig, führt zum Ausschluss.

AGB: Dürfen dem Angebot nicht beigefügt werden.

ULV-Nummer: Falls im Amtlichen Unternehmer- und Lieferantenverzeichnis Berlin eingetragen.