Leistungsbeschaffung zur Erarbeitung eines Konzepts für XR-Rundgang Schloss Hartenfels

Es wird eine einzige Gesamtleistung vergeben – keine Losaufteilung. Die Leistung gliedert sich in vier Bausteine: technische Planungsleistungen, Beratungsleistungen, Ausführungs- und Entwicklungsleistungen sowie Projektsteuerungsleistungen.

Ziel ist die Erarbeitung eines Konzepts für die Erstellung eines XR-Rundgangs (Extended Reality = AR/VR/Mixed Reality) im Schloss Hartenfels in Torgau. Die Vertragslaufzeit beginnt am 02.11.2026 und endet am 01.11.2030 (ca. 4 Jahre). Die Konzepterstellung ist produktneutral ausgeschrieben – das bedeutet, der Auftragnehmer soll die geeignete XR-Technik (AR, VR oder Mixed Reality) vorschlagen.

Der Auftragnehmer soll die technische Basis (AR, VR oder Mixed Reality) produktneutral planen und eine ausschreibungskonforme Beschreibung der notwendigen Software liefern. Dazu gehören regelmäßige Kostenschätzungen nach Kostengliederungssystematik (abzustimmen mit dem Auftraggeber) sowie die Fortschreibung der Kostenermittlungen bei Änderungen.

Beratung zu Storytelling, Vermittlungsformaten, Zielgruppenanalyse und Barrierefreiheit. Die Beratung muss so erfolgen, dass am Ende ein konzeptionell tragfähiges und umsetzbares XR-Gesamtkonzept steht, das die historischen Inhalte des Schlosses angemessen vermittelt.

Entwicklung einer Storyline (z. B. als Zeitreise durch verschiedene Epochen) und eines Vermittlungsformats in zwei Sprachen – zum Beispiel als Erzähler, Avatar, Schauspieler oder als Wort-Bild-Kombination. Die Inhalte basieren auf einem vorhandenen 3-D-Modell der Schlosskapelle.

Geplant sind vier XR-Stationen mit unterschiedlichen Zeitebenen:

Durchführung von Teststellungen und Evaluation der angeschafften XR-Anwendungen. Damit soll sichergestellt werden, dass die entwickelten Inhalte und die Technik vor Ort tatsächlich funktionieren und bei den Besuchern wirken.

Koordination und Steuerung des Gesamtprojekts über die mehrjährige Laufzeit, Abstimmung mit dem Auftraggeber (Landkreis Nordsachsen), Kostenkontrolle und Berücksichtigung der jährlich wechselnden Investitionsmittel (2026–2030). Pro Jahr stehen ca. 37.500–42.000 € aus dem Investitionszeitraum zur Verfügung, wobei für Station 3 (Schlosshof) mindestens 250.000 € Budget erforderlich sind und Drittmittel eingeworben werden müssen.

Erste AR/VR-Station auf Grundlage des vorhandenen 3-D-Modells der Schlosskapelle. Szenische Rekonstruktion des Innenraums von 1544/45 mit Flügelaltar, Wandmalerei, Orgel, Emporen und Cranach-Bildprogramm. Szenische Darstellung der Einweihungspredigt von Martin Luther mit Kurfürst Johann Friedrich, Kurfürstin Sibylle und der Johann-Walter-Kantorei. Geplante investive Mittel: ca. 37.500 €.

XR-Station in der Tafelstube im Flaschenturm mit drei Zeitebenen:

Drittmittel erforderlich.

XR-Station im Schlosshof mit fünf Zeitebenen:

Budget mindestens 250.000 €; Drittmittel erforderlich.

XR-Station im Großen Saal im Flügel C mit drei Zeitebenen:

Abhängig von einer BKM-Maßnahme (Bundeskulturstiftung / Bundesbeauftragte für Kultur und Medien).

Aktueller Auszug (nicht älter als 12 Monate) aus dem Berufs- oder Handelsregister, Vereinsregister, Stiftungsregister oder vergleichbarem öffentlichen Register. Alternativ Gewerbeanmeldung/-ummeldung, sofern keine handelsrechtliche Eintragungspflicht besteht. Ebenso möglich: Nachweise über Ausbildungen, Lehrgänge oder Mitgliedschaften. Eintragung in Handwerksrolle oder IHK je nach Rechtsform.

Angabe des Gesamtumsatzes (netto) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind. Eine konkrete Mindesthöhe des Umsatzes ist in den vorliegenden Unterlagen nicht spezifiziert.

Eignungsleihe ist möglich: Der Bieter kann sich auf Kapazitäten Dritter berufen. Der Nachweis der tatsächlichen Verfügbarkeit ist erforderlich. Bei finanzieller Eignungsleihe haftet der Dritte gemeinsam mit dem Hauptauftragnehmer für die Auftragsausführung über die gesamte Vertragslaufzeit.

Drei Nachweise sind zu erbringen:

1. 5 Referenzprojekte zu Extended-Reality-Rundgängen (XR) im Bereich der Vermittlung Kulturellen Erbes (Details siehe Referenzprojekte).

2. Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl der letzten 3 Jahre.

3. Zahl der Führungskräfte der letzten 3 Jahre.

Zusätzlich wünschenswert (kein Pflichtkriterium): leistungsbereiter und leistungsfähiger Personalstamm mit Fähigkeit zur Kompensation von Personalausfällen, hinreichende Ausstattung und Tools, Expertise in Museen/Denkmalen, Besucherforschung und XR.

Eigenerklärungen zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen sind zwingend abzugeben:

Wettbewerbsregister-Abfrage: Da der Auftragswert über 50.000 € netto liegt, fragt der Auftraggeber vor Zuschlag beim Bundeskartellamt ab.

Bietergemeinschaften sind zulässig: Jedes Mitglied muss die einschlägigen Angaben/Nachweise vorlegen; die Eignung wird anhand der Gesamtschau aller Mitglieder beurteilt. Benennung aller Mitglieder, Vertretungsregelung und Aufteilung der Teilleistungen sind erforderlich.

Nachunternehmer müssen denselben Mindestanforderungen genügen wie der Bieter; ihr Einsatz ist im Angebot zu benennen. Verpflichtungserklärungen sind beizufügen.

Eine Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis (PQV) ist optional möglich. Sie ersetzt jedoch nicht die inhaltliche Erfüllung der Eignungskriterien.

5 erfolgreich abgeschlossene Projekte zu Extended-Reality-Rundgängen (XR) im Bereich der Vermittlung Kulturellen Erbes; jede Referenz muss kumulativ nachweisen: (a) Expertise im Umgang mit Museen/Denkmalen kulturellen Erbes mit mind. 50.000 Besuchern/Jahr, (b) Expertise in Besucherforschung/Zielgruppenanalyse bei Einrichtungen mit mind. 50.000 Besuchern/Jahr, (c) XR-Expertise durch Referenzprojekte mit Gesamtauftragswert mind. 200.000 € netto

Pflichtbestandteil aller 5 Referenzen: Erfahrungen zur Verwirklichung von Barrierefreiheit bei Planung und Entwicklung von XR-Lösungen. Pro Referenz anzugeben: Auftraggeber mit aktuellen Adressdaten und Ansprechperson (Telefon, E-Mail), inhaltliche Beschreibung der XR-Lösung, Bearbeitungszeitraum, Projektabschluss, Anzahl Personal, Zeitaufwand (Stunden/Tage), Gesamtauftragswert (netto), Anteil Design/Realisierung Benutzerschnittstellen sowie Prüfung/Teststellung Barrierefreiheit, Erfüllungsgrad Barrierefreiheit (erfüllt/teilweise/nicht erfüllt inkl. Begründung), umgesetzte Maßnahmen zur Barrierefreiheit. Mehr als 5 Referenzen führen zu keiner besseren Bewertung; Referenzen unter Mindestanforderungen gelten als inhaltlich mangelhaft und sind nicht nachbesserbar.