Mieterratswahl 2027

Der Auftragnehmer übernimmt das Projektmanagement für die gesamte Mieterratswahl 2027: Briefing und Abstimmung mit allen Beteiligten (Grafikagentur, Druckerei, Lettershop, Wahldienstleister, Übersetzer und degewo), Erstellung und Überwachung von Terminplänen, Steuerung von Subunternehmern sowie Produktionsvorbereitung und -überwachung. Es finden 14-tägige digitale Jour-Fixe statt (Januar bis Juli 2027, max. 1 Stunde pro Sitzung).

Die Leistung gliedert sich in vier zeitlich eng getaktete Phasen: (1) Kandidaturaufruf mit Versand zum 15.03.2027, (2) Steckbriefe und Kandidaturbroschüre, (3) Wahlaufruf mit fälschungssicheren Stimmzetteln und Briefwahlunterlagen, (4) Veröffentlichung der Wahlergebnisse (Aushang vorläufiges Wahlergebnis am 31.08.2027). Stichtage für verbindliche Vertragsfristen sind u.a. 15.03.2027 (Kandidaturaufruf), 27.04.2027 (Kandidaturbestätigungen), 21.06.2027 (Wahlaufruf), 26.07.2027 (Briefwahlunterlagen) und 31.08.2027 (vorläufiges Wahlergebnis).

Die Wahl umfasst vier Wahlbezirke: West, Süd, Nordost und Südost. Je Wahlbezirk kommen unterschiedliche Farben für die fälschungssicheren Stimmzettel zum Einsatz (West=blau, Süd=gelb, Nordost=grau, Südost=rosa). Datengrundlage: ca. 82.000 Mieterdatensätze pro Anschreiben (Kandidaturaufruf und Wahlaufruf), ca. 100 Kandidierende werden erwartet. Die Verarbeitung der Mieterdaten erfolgt datenschutzkonform.

Eigenverantwortliche Leistungserbringung durch festangestellte Mitarbeiter des Auftragnehmers. Der Auftragnehmer ist werktags 09:00–17:00 Uhr erreichbar und reagiert auf Anfragen innerhalb von 48 Stunden. Alle Arbeitsergebnisse sind unverzüglich an den Auftraggeber zu übergeben; ein Zurückbehaltungsrecht besteht nicht. Sämtliche Nutzungsrechte an den Arbeitsergebnissen werden ausschließlich, unbefristet und weltweit an die degewo übertragen. Im Angebotspreis sind zwei Korrekturrunden enthalten.

Eigenerklärung, dass keine schweren Verfehlungen vorliegen (u.a. keine relevanten Verurteilungen, keine Insolvenz, keine Liquidation, kein Eintrag im Wettbewerbsregister des Bundeskartellamtes). Erfüllung der gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Leistungsausführung. Ausreichende gesetzliche und vertragliche Haftpflichtversicherung.

Eigenerklärung zur ordnungsgemäßen Erfüllung der Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben, zur Anmeldung und Entrichtung gesetzlicher Krankenkassenbeiträge sowie zur Eintragung und Beitragsentrichtung bei der Berufsgenossenschaft. Alternativ: gültige ULV-Eintragung (nicht älter als 1 Jahr am Abgabetag) oder Eintragung im Präqualifikationsverzeichnis (PQ).

Eintragung in einem öffentlichen Register (z. B. Handelsregister) oder bei einer Genehmigungsbehörde. Registrierung im Lieferantenportal www.newtron.net optional, jedoch ist – falls vorhanden – die Kundennummer anzugeben.

Nachweis der fachlichen Eignung über die Referenzliste (Anlage 6): mindestens eine Wahl mit ≥2.500 Wahlbeteiligten, mindestens eine Wahl mit ≥70.000 Wahlbeteiligten, mindestens eine hybride digitale Wahl/Briefwahl und mindestens drei Grafiken für Plakate/Broschüre/Flyer. Referenzen aus den letzten 5 Kalenderjahren (2021 – Juli 2026); gewertet werden nur eigene Projekte des Bieters oder Rechtsvorgängers, nicht Mitarbeiter-Projekte bei früheren Arbeitgebern.

Einhaltung von Mindestlohn (MiLoG), AEntG und Berliner AVG; Verpflichtung zu monatlicher Lohnzahlung über Gehaltskonto. Frauenförderverordnung (FFV): Erklärung ab Auftragswert ≥25.000 EUR netto, nur für Unternehmen mit >10 Beschäftigten. ILO-Kernarbeitsnormen: Erklärung ab Auftragswert ≥10.000 EUR netto. Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG): Erklärung, sofern der Bieter dem LkSG unterliegt (mit NACE-Code).

Bei Einsatz von Unterauftragnehmern: Eigenerklärung, Unbedenklichkeitsbescheinigungen (Finanzamt, Berufsgenossenschaft, Krankenkasse – max. 3 Monate alt), Handwerkskarte (falls zulassungspflichtig) oder Präqualifikation im ULV-Verzeichnis. Art und Umfang der beabsichtigten Unterauftragsvergabe sind bereits mit Angebotsabgabe schriftlich anzugeben. Für Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer gelten dieselben Nachweispflichten. Verpflichtungserklärung zum Datenschutz (DSGVO, GeschGehG) gilt auch für Folgeaufträge und eingesetztes Personal.