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Rahmenvereinbarung für die Unterstützung bei der Erstellung von administrativen Regelwerken und Formularen für den Bereich Finanzen

Forschungsverbund Berlin e.V.Forschungsverbund Berlin e. V. Rudower Chaussee 17 12489 Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist: heute

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Worum geht's?

Der Forschungsverbund Berlin e.V. (FVB) sucht eine Beratungsfirma, die eine Rahmenvereinbarung (ohne Abnahmeverpflichtung) zur Unterstützung bei der Erstellung von internen Weisungen, Richtlinien, Ordnungen und Formularen im Finanzbereich abschließt.

Konkret geht es um:

Erstellung eines umfassenden Weisungspapiers zum Umgang mit Rechnungseingängen und -ausgängen für die SachbearbeitungsebeneSystematische Analyse der Ist-Zustände und Soll-AnforderungenAbstimmung mit Fachabteilungen (Steuern, Justiziariat, Finanzbuchhaltung, Drittmittel)Recherche zu organisatorischen und rechtlichen AnforderungenProjektmanagement und Wissenstransfer

Rahmenbedingungen:

Laufzeit: 01.10.2026 – 31.12.2026 (3 Monate)Geschätzter Beratungsumfang: ca. 40 Projekttage (Höchstmenge 50 Tage = +25 %)Geschätzte Bedarfsmenge: 50 Stunden vor Ort + 270 Stunden remoteVerfahrensart: Offenes Verfahren nach UVgO/VgV

Was müssen Sie als Bieter mitbringen?

Erfahrung mit öffentlichen Auftraggebern (Hochschulen/Forschungseinrichtungen)Zertifizierte Projektmanagerin als HauptansprechpersonKenntnisse im Zuwendungs-, Steuer- und Haushaltsrecht
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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Noch 0 Tage bis zur Angebotsfrist — 09. September 2026
HEUTE
Termin / FristAUG2026SEPOKTNOVDEZ
Beantragte Veröffentlichung26. Aug. 2026
Veröffentlichung27. Aug. 2026
Bieterfragen-Fristca. 1. Sep. – 9. Sep. 2026
Angebotsfrist9. Sep. 2026
Bindefrist9. Sep. – 30. Sep. 2026
Vertragslaufzeit1. Okt. – 31. Dez. 2026
Ausführungsbeginn1. Okt. 2026
Vertragsende31. Dez. 2026
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen
Richtwertmethode5 Kriterien
  • Schriftliches Konzept 'Beratungsorganisation / Wissenstransfer'280%

    Max. 5-seitiges Konzept (DIN A4, Schriftgröße 11) zur Darstellung der Beratungsorganisation, der leitenden/koordinierenden Aufgabenwahrnehmung von Hauptberaterin und Stellvertretung, der Vertretungsorganisation, des Informationstausches und des nachhaltigen Wissenstransfers. Bewertung mit 0, 5 oder 10 Punkten.

  • Anzahl durchgeführter Projekte der Hauptberaterin180%

    Anzahl durchgeführter Projekte der Hauptberaterin im Bereich der Erstellung von internen Ordnungen, Richtlinien, Weisungen und Regelungen unter Berücksichtigung einschlägiger Rechtsnormen (LHO, ANBest-I, ANBest-P, AV-WGL, VwVfG, HtR, HGrG, HGB, AO, EStG, KStG, GewStG, UStG). Bewertung mit 0 (<1), 4 (≥1), 8 (≥4) oder 10 (≥6) Punkten.

  • Anzahl an Jahren der Berufserfahrung der Hauptberaterin180%

    Berufserfahrung der Hauptberaterin auf dem Gebiet der Analyse, Beratung, Erstellung, Optimierung und Einführung von rechtssicheren Dokumenten für den Bereich Finanzen in Funktion als Hauptberaterin oder Stellvertretung. Bewertung mit 0 (<2 Jahre), 4 (≥2), 8 (≥4) oder 10 (≥6) Punkten.

  • Anzahl durchgeführter Projekte der stellv. Hauptberaterin180%

    Anzahl durchgeführter Projekte der stellvertretenden Hauptberaterin im Bereich der Erstellung von internen Ordnungen, Richtlinien, Weisungen und Regelungen unter Berücksichtigung einschlägiger Rechtsnormen. Gleiche Wertungsskala wie bei der Hauptberaterin.

  • Anzahl an Jahren der Berufserfahrung der stellv. Hauptberaterin180%

    Berufserfahrung der stellvertretenden Hauptberaterin auf dem Gebiet der Analyse, Beratung, Erstellung, Optimierung und Einführung von rechtssicheren Dokumenten für den Bereich Finanzen. Gleiche Wertungsskala wie bei der Hauptberaterin.

Z(Angebot) = L(Angebot) / P(Angebot) x 1.000 (Einfache Richtwertmethode nach UfAB 2018). Leistungspunkte je Kriterium (0, 4, 5, 8 oder 10 Punkte) werden mit den jeweiligen Gewichtungspunkten multipliziert und summiert = L(Angebot). Z(Angebot) = L(Angebot) / P(Angebot) x 1.000. Bei Gleichstand erhält das Angebot mit der höchsten Leistungspunktzahl den Zuschlag.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungspunkten, Bewertungsschemata und Formel (Einfache Richtwertmethode nach UfAB 2018) sind vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernleistung: Weisungspapier Rechnungswesen

Vollumfängliche Erstellung einer übergeordneten Weisung für alle Mitarbeitenden des FVB zum Umgang mit Rechnungseingängen und Rechnungsausgängen.

Die Weisung soll gesetzliche Vorgaben in eine verständliche, adressatengerechte Handlungsanleitung für die Sachbearbeitungsebene 'übersetzen'.

Hintergrund ist ein laufender Umstrukturierungsprozess beim FVB mit Compliance-Anforderungen aus Zuwendungsrecht, Steuerrecht und HGB.

Arbeitspakete

1. Systematische Analyse der Ist-Zustände einzelner Dokumente

2. Aufnahme und Dokumentation von Soll-Anforderungen in Terminen mit den Fachabteilungen (Steuern, Justiziariat, Finanzbuchhaltung, Drittmittel)

3. Individuelle thematische Recherchen zu organisatorischen und rechtlichen Anforderungen

4. Inhaltliche Erstellung des Weisungspapiers inkl. Optimierung und Qualitätssicherung

5. Unterstützung und Beratung bei der Erstellung

6. Projektmanagement

Leistungsrahmen (Dauer, Ort, Modalitäten)

Laufzeit: 01.10.2026 – 31.12.2026 (3 Monate)Geschätzter Beratungsumfang: ca. 40 Projekttage (Höchstmenge: max. +25 %)Geschätzte Bedarfsmenge: 50 Stunden vor Ort + 270 Stunden remote (Kalkulationsgrundlage, keine Abnahmeverpflichtung)Erbringungsort: primär remote (E-Mail, Telefon, Videokonferenz); optional vor Ort in der Rudower Chaussee 17, 12489 Berlin nach AbstimmungErreichbarkeit: Hauptansprechperson/Stellvertretung werktags 09:00–16:00 UhrReaktionszeit: innerhalb 24 Stunden nach Übermittlung eines ArbeitsauftragsFederführende Durchführung durch eine Hauptansprechperson (mit Vertretung)

Im Angebotspreis enthalten

BeratungsleistungenErstellung von Unterlagen in Rücksprache mit dem FVBRecherchen (inkl. entstehender Kosten)Vor- und Nachbereitungen sowie AbstimmungsgesprächeNutzungs- und VerwertungsrechteGgf. Reisekosten innerhalb BerlinsNebenkostenpauschale (z.B. Bürokosten)

Abwicklung & Vertretung

Schriftliche Konzepte und Formulare werden zielgruppengerecht für die Sachbearbeitungsebene und Projektverantwortliche aufbereitetRechtliche Sachverhalte sind zu bewerten und in praxisorientierte Handlungsempfehlungen zu überführenBei längerer Abwesenheit (Urlaub/Krankheit) der Hauptansprechperson ist rechtzeitig eine Vertretung zu benennenAufträge sind zeitlich angemessen, in dringlichen Angelegenheiten unverzüglich zu bearbeiten

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung zur Berufsausübung

Registereintragung: Nachweis über Eintragung im Handelsregister, Berufsregister oder vergleichbar (nicht älter als 6 Monate zum Schlusstermin für Angebote)Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123 und 124 GWB (Eigenerklärung erforderlich)Eigenerklärung gemäß § 1 Abs. 2 Frauenförderverordnung

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Haftpflichtversicherung: Mindestdeckungssumme 1.000.000 € pro Schadensfall, zweifach maximiert pro Jahr (Personen-, Vermögens- und Sachschäden)Gesamtumsatz: durchschnittlicher Jahresumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre mind. 250.000 €Umsatz mit vergleichbaren Leistungen: durchschnittlicher Jahresumsatz der letzten 3 Jahre mind. 2,0-faches des Angebotspreises pro Jahr

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Personalbestand: Ø mindestens 3 festangestellte Fachkräfte in der Beratung je Geschäftsjahr (letzte 3 Jahre)Sprachkenntnisse: Deutsch muttersprachlich oder mind. C2-Niveau (GER)Datenschutzbeauftragte: Benennung erforderlich oder Begründung der Nichtbestellung gem. Art. 37 DSGVO i.V.m. § 38 BDSGUnterauftragsverarbeiter: vollständige Liste gemäß Anhang IV SVK (Ausschlusskriterium) oder Begründung, dass keine eingesetzt werdenTOMs: Beschreibung der technischen und organisatorischen Maßnahmen gem. Art. 32 DSGVO + Anhang III SVK (Ausschlusskriterium)

Persönliche Anforderungen (Hauptberaterin & Stellvertretung)

Benennung einer Hauptberaterin und einer Stellvertretung (Entscheidungsbefugte Ansprechpersonen)Beide müssen ein gültiges Projektmanagement-Zertifikat vorlegen: PRINCE2® Foundation/Kompakt, IPMA® Level B oder A, oder PMI® PMPJeweils mind. 2 persönliche Referenzen aus den letzten 3 Jahren (Vertragsdauer je mind. 3 Monate)Alle persönlichen Referenzen müssen von öffentlichen Auftraggebern (§ 99 GWB) stammen, vorzugsweise von Hochschulen oder außeruniversitären ForschungseinrichtungenSchwerpunkt: Erstellung interner Ordnungen, Richtlinien, Weisungen und Regelungen unter Berücksichtigung einschlägiger Rechtsnormen (u.a. LHO, ANBest-I, ANBest-P, AV-WGL, VwVfG, HtR, HGrG, HGB, AO, EStG, KStG, GewStG, UStG)

Verhaltens- und Verfügbarkeitsanforderungen (Ausschluss bei 'Nein')

Bereitschaft zur Leistungserbringung gemäß LeistungsbeschreibungHauptansprechperson/Stellvertretung werktags 09:00–16:00 Uhr erreichbar; Rückmeldung innerhalb 24 h auf Einzelabrufe; kurzfristige Bearbeitung bei FristsachenErgebnisse werden inkl. Handreichungen zielgruppengerecht bereitgestelltVertraulichkeit wird auch über die Vertragslaufzeit hinaus gewahrt; alle mitwirkenden Personen sind zu verpflichten
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Jahre (Leistungsende nicht vor 2023)Volumen: Vertragsdauer je mind. 3 Monate

Mindestens 3 unternehmensbezogene Referenzen aus den letzten 3 Jahren

Mind. 2 von öffentlichem Auftraggeber (§ 99 GWB) mit vergleichbarer Beschäftigtenzahl (~1.600); mind. 2 mit kameralistischer Buchführung; mind. 1 mit mind. 5 unabhängigen Buchungskreisen

2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: Vertragsdauer je mind. 3 Monate

Persönliche Referenzen der Hauptberaterin – Erstellung interner Ordnungen/Richtlinien/Weisungen unter Berücksichtigung einschlägiger Rechtsnormen (LHO, ANBest-I/P, AV-WGL, VwVfG, HtR, HGrG, HGB, AO, EStG, KStG, GewStG, UStG)

Alle von öffentlichem Auftraggeber (§ 99 GWB); alle von Hochschule oder außeruniversitärer Forschungseinrichtung

2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: Vertragsdauer je mind. 3 Monate

Persönliche Referenzen der stellvertretenden Hauptberaterin – analog zur Hauptberaterin

Alle von öffentlichem Auftraggeber (§ 99 GWB); alle von Hochschule oder außeruniversitärer Forschungseinrichtung

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben
11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Hohe Konkurrenz
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 30%4–10 · 33%11+ · 37%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 31 erledigt
Formulare und Preisangaben (im Bietercockpit)
Eignungsnachweise (Formblatt Eignung)
Unternehmensreferenzen (mind. 3)
Personelle Anforderungen (Hauptberaterin + Stellvertretung)
Wertungsrelevante Konzepte
Datenschutz / Auftragsverarbeitung (Ausschlusskriterien)
Falls zutreffend
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Auf einen Blick

Auftraggeber
Forschungsverbund Berlin e.V.
Ort
Forschungsverbund Berlin e. V. Rudower Chaussee 17 12489 Berlin, Berlin
Kategorie
Berlin
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Ort der Leistung
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