Ausschreibungen Berlin
Rahmenvereinbarung über das digitale Monitoring der Presseresonanz
Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft DeutscherForschungszentren e.V.10178 Berlin, BerlinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Helmholtz-Gemeinschaft sucht einen Dienstleister für ein digitales Medienmonitoring (Pressespiegel, Online-Portal, Lizenzmanagement) über rund 3 Jahre.
Gefordert sind:
ein Online-Portal für 5 Anwender*innen,ein täglicher Pressespiegel (Mo–Fr bis 08:00 Uhr) aus Print, Online, TV, Hörfunk und Social Media,Lizenzmanagement für TV-/Hörfunk-Beiträge über die Presse-Monitor GmbH (PMG),optionale quartalsweise und jährliche Medienresonanzanalysen sowie ein Ad-hoc-/Krisenmonitoring.
Das Angebot wird elektronisch über die e-Vergabe-Plattform eingereicht; die 5 bestplatzierten Bieter müssen an einer Testphase teilnehmen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAUG2026 NOV FEB MAI AUG NOV FEB MAI AUG NOV
Veröffentlichung6. Aug. 2026
Bieterfragen-Frist19. Aug. 2026
Angebotsfrist27. Aug. 2026
Einladung zur Testphase7. Sep. – 10. Sep. 2026
Testphase21. Sep. – 25. Sep. 2026
Testanalyse26. Sep. – 30. Sep. 2026
Konzepte Zusatzoptionen26. Sep. – 30. Sep. 2026
Bindefrist27. Aug. – 31. Okt. 2026
Zuschlagca. 19. Okt. – 25. Okt. 2026
Vertragsbeginn15. Nov. 2026
Rahmenvertrag Laufzeit15. Nov. 2026 – 30. Nov. 2028
Sicherheitsleistungca. 15. Nov. – 11. Dez. 2026
Zahlungsfristca. 15. Nov. – 15. Dez. 2026
Reaktionszeit schwerwiegende Störungca. 15. Nov. 2026 – 30. Nov. 2029bis 2029
Reaktionszeit erhebliche Störungca. 15. Nov. 2026 – 30. Nov. 2029bis 2029
Verlängerung 1ca. 1. Dez. 2028 – 30. Nov. 2029bis 2029
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität6 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
- Preis50%
Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit auf Basis des Preisblatts. Niedrigster Preis erhält 5 Punkte, alle anderen werden interpoliert.
- Testphase40%
Teststellung vom 21.09.2026 bis 25.09.2026 mit drei Unterkriterien: Anzahl/Relevanz der Treffer (10%), Gesamteindruck Medienspiegel (10%) und Darstellung/Anwenderfreundlichkeit Online-Portal (20%).
- Zusatzoptionen10%
Schriftliche Konzepte für Medienresonanzanalyse (5%) und Adhoc-Service/Krisenmonitoring (5%), Bewertung 0-5 nach Erfüllungsgrad.
Gewichtete Punkte = (erreichte Wertungspunkte / 5) × Gewichtung des Zuschlagskriteriums. Preispunkte = (niedrigster Preis / Angebotspreis) × 5.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen und Bewertungsmaßstäbe sind vollständig in den Vergabeunterlagen dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenElektronischer Pressespiegel
Werktäglich (Mo–Fr) bis spätestens 08:00 Uhr versandt; Wochenend-Publikationen am folgenden Montag.Inhalt: redaktionell aufbereitete Beiträge aus Print, Online, TV, Hörfunk und Social Media.Thematische Gewichtung: Helmholtz-Gemeinschaft ca. 70 %, Forschungspolitik ca. 20 %, Forschung ca. 10 %.Mediengattungen: ca. 50 % Print/Online, ca. 40 % TV/Hörfunk, ca. 10 % Soziale Medien.Empfänger: max. 40 Personen.Versand per E-Mail (bzw. Pressespiegel-Funktion des Portals).
Online-Portal
Interaktives, browserbasiertes Portal ohne lokale Installation.Mindestens deutsche und englische Oberfläche.Funktionen: Suchen, Filter, Export, individuell definierbare Suchanfragen, tagesaktuelle Beiträge, Volltextvorschauen für Printartikel ohne zusätzliche Lizenzkosten, lizenzierter Download ausgewählter Artikel.Bereitstellung von 5 Benutzerzugängen durch den Auftragnehmer.Archivierung der Beiträge für 1 Jahr; Speicherung der Login-Protokolle max. 3 Monate.Kennzahlen, Personen-Monitoring (Medienpräsenz einzelner Personen der Helmholtz-Gemeinschaft), Media-Daten als Excel-Tabelle downloadbar.
Abgedeckte Medien und Kanäle
Print/Online: überregionale Tages- und Wochenzeitungen (z. B. BILD, WELT, ZEIT, FAZ, SZ), regionale Tageszeitungen (z. B. Tagesspiegel, Hamburger Abendblatt), Magazine (Spiegel, Stern, Focus u. a.), Nachrichtenagenturen (dpa, Reuters, AFP), Online-Medien (Tagesschau.de, Heise u. a.) sowie internationale Medien (NYT, Economist, Nature).TV/Hörfunk: ARD, ZDF, Deutschlandfunk u. a.Social Media (Pflicht-Kanäle): Instagram (@helmholtz_de), LinkedIn (@Helmholtz-Gemeinschaft), X (@helmholtz_de), Facebook.Optionale Kanäle: YouTube, Mastodon (@helmholtz@helmholtz.social), Reddit, Substack, Bluesky (@helmholtz.de).Überwachung anhand festgelegter Suchbegriffe (Helmholtz-Zentren, Forschungsbereiche, Schlüsselpersonen, Hightech Agenda Deutschland, AI Gigafactories, KI, Quantentechnologien, Fusion, Wasserstoff u. a.).
Mengengerüst (Orientierungswerte)
Gesamt: ca. 6.763 Beiträge pro Monat.Davon: 1.984 Print, 1.732 Online, 939 TV, 2.108 Hörfunk.Ø ca. 30 Beiträge pro Medienspiegel.Lizenzkosten auf Basis historischer Verbrauchswerte: 939 TV-Beiträge / 2.108 Hörfunk-Beiträge als Vergleichsgröße; vollständige Mitschnitte nach Bedarf.Tatsächliche Inanspruchnahme kann von diesen Werten abweichen.
Lizenzmanagement (PMG)
Lizenzierung über die Presse-Monitor GmbH (PMG).Lizenzweitergabe nur zu tatsächlichen PMG-Kosten ohne Aufschlag.Lizenzierung/Download für bis zu 40 Personen.Nutzungsvereinbarung mit PMG ist nachzuweisen.
Einmalige Leistungen
Einmalkosten für die Ersteinrichtung (1 Pauschal).Online-Schulung der Anwender*innen, bis zu 5 Teilnehmer:innen (1 Pauschal).
Optionale Zusatzleistungen (verpflichtend anzubieten, optional beauftragbar)
Quartalsweise Medienresonanzanalyse: 12 Stück über die Vertragslaufzeit, mit Vergleichen zu Leibniz, Max-Planck und Fraunhofer.Jährliche Medienresonanzanalyse: 3 Stück über die Vertragslaufzeit.Zusätzlicher Online-Portal-Zugang für 1 Anwender*in: 36 Monate.Ad-hoc-Service / Krisenmonitoring: bis zu 15 Ad-hoc-Pressespiegel über die Vertragslaufzeit (ca. 5 pro Jahr).
Service-Level und Support
Pressespiegel werktäglich bis 08:00 Uhr.Reaktionszeit bei schwerwiegender Störung: 2 Stunden; Wiederherstellung: 10 Stunden.Reaktionszeit bei erheblicher Störung: 4 Stunden; Wiederherstellung: 24 Stunden.Support-Erreichbarkeit: Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr.Störungsbearbeitung: Mo–Fr 08:00–20:00 Uhr (Berlin, ohne 24.12. und 31.12.).Meldung bei Erreichen von 75 % bzw. 90 % des Höchstwerts (190.000 € netto) in Textform, unverzüglich.
Sicherheit, Datenschutz und KI
Vollständige DSGVO-Konformität; Nachweise zu ISO 27001 und ISO 42001.KI-Funktionen dürfen keine Trainingsdaten mit Dritten teilen.TOM zum Schutz personenbezogener Daten und der Helmholtz-Accounts im Online-Portal.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZuverlässigkeit und rechtliche Eignung
Aktueller Handelsregisterauszug, nicht älter als 6 Monate (bei Bietergemeinschaften für jedes Mitglied).Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB; ggf. Erklärung zu Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB.Keine Ausschlussgründe nach AEntG, AufenthG, MiLoG und SchwarzArbG.Ab Auftragssumme ≥ 30.000 € netto Auskunft aus dem Wettbewerbsregister vorbehalten.Eigenerklärung zur ordnungsgemäßen Erfüllung von Steuer- und Sozialversicherungspflichten.Eigenerklärung zur Verfügbarkeit der erforderlichen Beschäftigten.
Fachliche und technische Eignung
Angaben zum Unternehmen: Ansprechpartner, Mitarbeiterzahl, durchschnittlicher Jahresumsatz, Kurzbeschreibung Unternehmensstruktur und Leistungsportfolio.Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren (mit Auftraggeber, Ansprechpartner, Leistungszeitraum, Projektumfang, Personellem Einsatz, fachlicher/technologischer/methodischer Anforderung).Nachweis einer bestehenden Nutzungsvereinbarung mit der Presse-Monitor GmbH (PMG).Eigenerklärung, dass die angegebenen PMG-Lizenzpreise den bekannten maßgeblichen PMG-Konditionen entsprechen.Bereitstellung von 5 Benutzerzugängen zum Online-Portal.Pauschaler Preis für Online-Schulung (bis 5 Teilnehmer:innen) im Preisblatt.Bereitstellung einer fortlaufenden Reportingtabelle (vom AG vorgegeben).
Mindestanforderungen an die Leistung (mit Angebotsabgabe zu erklären)
Erklärung, dass alle Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung uneingeschränkt erfüllt werden.Browserbasiertes Online-Portal ohne lokale Installation; dt./engl. Oberfläche.DSGVO-Konformität; Nachweise zu ISO 27001 und ISO 42001.KI-Funktionen teilen keine Trainingsdaten mit Dritten.Empfänger Pressespiegel max. 40 Personen; 5 Zugänge Online-Portal.Einhaltung der SLA-Zeiten (2 h/10 h bzw. 4 h/24 h).Erreichbarkeit Support Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr; Störungsbearbeitung Mo–Fr 08:00–20:00 Uhr.Archivierung 1 Jahr; Login-Protokolle max. 3 Monate.Weiterbelastung von Lizenzkosten nur in Höhe tatsächlicher PMG-Kosten ohne Aufschlag.
Versicherung
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssumme 1.000.000 €.
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 3 Jahre
Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren (im Eignungsformblatt wird mind. 1, vorzugsweise bis zu 3 Projekte genannt)
Vergleichbare Leistungen zum digitalen Medienmonitoring/Presseresonanz-Monitoring. Pro Projekt anzugeben: Auftraggeber (Name, Anschrift), Ansprechpartner (Name, Kontaktdaten), Kurzbeschreibung (fachlich, technologisch, methodische Komplexität), Anzahl beteiligter Projektmitarbeiter, Leistungszeitraum, Auftragsumfang (finanziell).
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 31 erledigt
Pflichtformblätter und Vertragsdokumente
Eignungsnachweise
Preisblatt und Leistungsangaben
Konzepte und Testphase
Plattform- und Abgabehinweise
Mit TendiGo
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Auftraggeber
Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft DeutscherForschungszentren e.V.
Ort
10178 Berlin, Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
10178 Berlin
Berlin
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