Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Helmholtz-Gemeinschaft sucht einen Dienstleister für ein digitales Medienmonitoring (Pressespiegel, Online-Portal, Lizenzmanagement) über rund 3 Jahre.
Gefordert sind:
ein Online-Portal für 5 Anwender*innen,ein täglicher Pressespiegel (Mo–Fr bis 08:00 Uhr) aus Print, Online, TV, Hörfunk und Social Media,Lizenzmanagement für TV-/Hörfunk-Beiträge über die Presse-Monitor GmbH (PMG),optionale quartalsweise und jährliche Medienresonanzanalysen sowie ein Ad-hoc-/Krisenmonitoring.
Das Angebot wird elektronisch über die e-Vergabe-Plattform subreport eingereicht; die 5 bestplatzierten Bieter müssen an einer Testphase teilnehmen.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertNoch 13 Tage bis zur Angebotsfrist — 27. August 2026
HEUTE
Termin / FristAUG2026 NOV FEB MAI AUG NOV FEB MAI AUG NOV
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Einladung zur Testphase
Testphase
Testanalyse
Konzepte Zusatzoptionen
Bindefrist
Zuschlag
Vertragsbeginn
Rahmenvertrag Laufzeit
Sicherheitsleistung
Zahlungsfrist
Reaktionszeit schwerwiegende Störungbis 2029
Reaktionszeit erhebliche Störungbis 2029
Verlängerung 1bis 2029
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität6 Kriterien
Preis 50%Qualität 50%
- Preis50%
Gesamtkosten über die Vertragslaufzeit auf Basis des Preisblatts. Niedrigster Preis erhält 5 Punkte, alle anderen werden interpoliert.
- Testphase40%
Teststellung vom 21.09.2026 bis 25.09.2026 mit drei Unterkriterien: Anzahl/Relevanz der Treffer (10%), Gesamteindruck Medienspiegel (10%) und Darstellung/Anwenderfreundlichkeit Online-Portal (20%).
- Zusatzoptionen10%
Schriftliche Konzepte für Medienresonanzanalyse (5%) und Adhoc-Service/Krisenmonitoring (5%), Bewertung 0-5 nach Erfüllungsgrad.
Gewichtete Punkte = (erreichte Wertungspunkte / 5) × Gewichtung des Zuschlagskriteriums. Preispunkte = (niedrigster Preis / Angebotspreis) × 5.
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien, Gewichtungen und Bewertungsmaßstäbe sind vollständig in den Vergabeunterlagen dokumentiert.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenElektronischer Pressespiegel
Werktäglich (Mo–Fr) bis spätestens 08:00 Uhr versandt; Wochenend-Publikationen am folgenden Montag.Inhalt: redaktionell aufbereitete Beiträge aus Print, Online, TV, Hörfunk und Social Media.Thematische Gewichtung: Helmholtz-Gemeinschaft ca. 70 %, Forschungspolitik ca. 20 %, Forschung ca. 10 %.Mediengattungen: ca. 50 % Print/Online, ca. 40 % TV/Hörfunk, ca. 10 % Soziale Medien.Empfänger: max. 40 Personen.Versand per E-Mail (bzw. Pressespiegel-Funktion des Portals).
Online-Portal
Interaktives, browserbasiertes Portal ohne lokale Installation.Mindestens deutsche und englische Oberfläche.Funktionen: Suchen, Filter, Export, individuell definierbare Suchanfragen, tagesaktuelle Beiträge, Volltextvorschauen für Printartikel ohne zusätzliche Lizenzkosten, lizenzierter Download ausgewählter Artikel.Bereitstellung von 5 Benutzerzugängen durch den Auftragnehmer.Archivierung der Beiträge für 1 Jahr; Speicherung der Login-Protokolle max. 3 Monate.Kennzahlen, Personen-Monitoring (Medienpräsenz einzelner Personen der Helmholtz-Gemeinschaft), Media-Daten als Excel-Tabelle downloadbar.
Abgedeckte Medien und Kanäle
Print/Online: überregionale Tages- und Wochenzeitungen (z. B. BILD, WELT, ZEIT, FAZ, SZ), regionale Tageszeitungen (z. B. Tagesspiegel, Hamburger Abendblatt), Magazine (Spiegel, Stern, Focus u. a.), Nachrichtenagenturen (dpa, Reuters, AFP), Online-Medien (Tagesschau.de, Heise u. a.) sowie internationale Medien (NYT, Economist, Nature).TV/Hörfunk: ARD, ZDF, Deutschlandfunk u. a.Social Media (Pflicht-Kanäle): Instagram (@helmholtz_de), LinkedIn (@Helmholtz-Gemeinschaft), X (@helmholtz_de), Facebook.Optionale Kanäle: YouTube, Mastodon (@helmholtz@helmholtz.social), Reddit, Substack, Bluesky (@helmholtz.de).Überwachung anhand festgelegter Suchbegriffe (Helmholtz-Zentren, Forschungsbereiche, Schlüsselpersonen, Hightech Agenda Deutschland, AI Gigafactories, KI, Quantentechnologien, Fusion, Wasserstoff u. a.).
Mengengerüst (Orientierungswerte)
Gesamt: ca. 6.763 Beiträge pro Monat.Davon: 1.984 Print, 1.732 Online, 939 TV, 2.108 Hörfunk.Ø ca. 30 Beiträge pro Medienspiegel.Lizenzkosten auf Basis historischer Verbrauchswerte: 939 TV-Beiträge / 2.108 Hörfunk-Beiträge als Vergleichsgröße; vollständige Mitschnitte nach Bedarf.Tatsächliche Inanspruchnahme kann von diesen Werten abweichen.
Lizenzmanagement (PMG)
Lizenzierung über die Presse-Monitor GmbH (PMG).Lizenzweitergabe nur zu tatsächlichen PMG-Kosten ohne Aufschlag.Lizenzierung/Download für bis zu 40 Personen.Nutzungsvereinbarung mit PMG ist nachzuweisen.
Einmalige Leistungen
Einmalkosten für die Ersteinrichtung (1 Pauschal).Online-Schulung der Anwender*innen, bis zu 5 Teilnehmer:innen (1 Pauschal).
Optionale Zusatzleistungen (verpflichtend anzubieten, optional beauftragbar)
Quartalsweise Medienresonanzanalyse: 12 Stück über die Vertragslaufzeit, mit Vergleichen zu Leibniz, Max-Planck und Fraunhofer.Jährliche Medienresonanzanalyse: 3 Stück über die Vertragslaufzeit.Zusätzlicher Online-Portal-Zugang für 1 Anwender*in: 36 Monate.Ad-hoc-Service / Krisenmonitoring: bis zu 15 Ad-hoc-Pressespiegel über die Vertragslaufzeit (ca. 5 pro Jahr).
Service-Level und Support
Pressespiegel werktäglich bis 08:00 Uhr.Reaktionszeit bei schwerwiegender Störung: 2 Stunden; Wiederherstellung: 10 Stunden.Reaktionszeit bei erheblicher Störung: 4 Stunden; Wiederherstellung: 24 Stunden.Support-Erreichbarkeit: Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr.Störungsbearbeitung: Mo–Fr 08:00–20:00 Uhr (Berlin, ohne 24.12. und 31.12.).Meldung bei Erreichen von 75 % bzw. 90 % des Höchstwerts (190.000 € netto) in Textform, unverzüglich.
Sicherheit, Datenschutz und KI
Vollständige DSGVO-Konformität; Nachweise zu ISO 27001 und ISO 42001.KI-Funktionen dürfen keine Trainingsdaten mit Dritten teilen.TOM zum Schutz personenbezogener Daten und der Helmholtz-Accounts im Online-Portal.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZuverlässigkeit und rechtliche Eignung
Aktueller Handelsregisterauszug, nicht älter als 6 Monate (bei Bietergemeinschaften für jedes Mitglied).Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB; ggf. Erklärung zu Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB.Keine Ausschlussgründe nach AEntG, AufenthG, MiLoG und SchwarzArbG.Ab Auftragssumme ≥ 30.000 € netto Auskunft aus dem Wettbewerbsregister vorbehalten.Eigenerklärung zur ordnungsgemäßen Erfüllung von Steuer- und Sozialversicherungspflichten.Eigenerklärung zur Verfügbarkeit der erforderlichen Beschäftigten.
Fachliche und technische Eignung
Angaben zum Unternehmen: Ansprechpartner, Mitarbeiterzahl, durchschnittlicher Jahresumsatz, Kurzbeschreibung Unternehmensstruktur und Leistungsportfolio.Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren (mit Auftraggeber, Ansprechpartner, Leistungszeitraum, Projektumfang, Personellem Einsatz, fachlicher/technologischer/methodischer Anforderung).Nachweis einer bestehenden Nutzungsvereinbarung mit der Presse-Monitor GmbH (PMG).Eigenerklärung, dass die angegebenen PMG-Lizenzpreise den bekannten maßgeblichen PMG-Konditionen entsprechen.Bereitstellung von 5 Benutzerzugängen zum Online-Portal.Pauschaler Preis für Online-Schulung (bis 5 Teilnehmer:innen) im Preisblatt.Bereitstellung einer fortlaufenden Reportingtabelle (vom AG vorgegeben).
Mindestanforderungen an die Leistung (mit Angebotsabgabe zu erklären)
Erklärung, dass alle Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung uneingeschränkt erfüllt werden.Browserbasiertes Online-Portal ohne lokale Installation; dt./engl. Oberfläche.DSGVO-Konformität; Nachweise zu ISO 27001 und ISO 42001.KI-Funktionen teilen keine Trainingsdaten mit Dritten.Empfänger Pressespiegel max. 40 Personen; 5 Zugänge Online-Portal.Einhaltung der SLA-Zeiten (2 h/10 h bzw. 4 h/24 h).Erreichbarkeit Support Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr; Störungsbearbeitung Mo–Fr 08:00–20:00 Uhr.Archivierung 1 Jahr; Login-Protokolle max. 3 Monate.Weiterbelastung von Lizenzkosten nur in Höhe tatsächlicher PMG-Kosten ohne Aufschlag.
Versicherung
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssumme 1.000.000 €.
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 3 Jahre
Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren (im Eignungsformblatt wird mind. 1, vorzugsweise bis zu 3 Projekte genannt)
Vergleichbare Leistungen zum digitalen Medienmonitoring/Presseresonanz-Monitoring. Pro Projekt anzugeben: Auftraggeber (Name, Anschrift), Ansprechpartner (Name, Kontaktdaten), Kurzbeschreibung (fachlich, technologisch, methodische Komplexität), Anzahl beteiligter Projektmitarbeiter, Leistungszeitraum, Auftragsumfang (finanziell).
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 31 erledigt
Pflichtformblätter und Vertragsdokumente
Eignungsnachweise
Preisblatt und Leistungsangaben
Konzepte und Testphase
Plattform- und Abgabehinweise
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Hermann von Helmholtz-Gemeinschaft DeutscherForschungszentren e.V.
Ort
10178 Berlin, Berlin
Kategorie
Berlin
Veröffentlicht
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