Rahmenvereinbarung über das Leasing von Diensträdern für eine Laufzeit von 48 Monaten (inkl. 12- monatiger Verlängerungsoption)

Stadt Gelsenkirchen, 10/4.1 - Zentrale Beschaffungsstelle | Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Gelsenkirchen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 30. September 2026

Angebotsfrist: 12. Oktober 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Gelsenkirchen schließt eine Rahmenvereinbarung mit einem Leasinggeber über das Leasing von Diensträdern (Fahrräder/E-Bikes) für ihre rund 7.300 Mitarbeitenden – im Wege der Entgeltumwandlung gemäß TV Fahrradleasing (Teilvermietung, sog. Teilvermietungsleasing).

Gefordert wird ein Komplettpaket: Bereitstellung ausschließlich neuer Fahrräder, ein Online-Portal (Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbereich, DSGVO-konform), Vollkaskoversicherung, jährliche Inspektion inkl. UVV-Check, Wartung/Reparatur, Störfallmanagement (Rücknahmegarantie bei Dauerausfall, Ratenerstattung bei z.B. Krankheit), eine deutschsprachige Hotline, Demo-Days/Marketingmaterial sowie ein flächendeckendes Händlernetz in NRW und im Umkreis von 50 km um Gelsenkirchen.

Laufzeit: 36 Monate ab Zuschlag, einmalig stillschweigend verlängerbar um 12 Monate (max. 48 Monate). Erwartete Abnahme ca. 10 Fahrräder pro Monat (max. 720 Stück über Gesamtlaufzeit).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 12. Oktober 2026

Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG

Veröffentlichung19. Aug. 2026

Bieterfragen-Frist15. Sep. 2026

Angebotsfrist22. Sep. 2026

Bindefrist22. Sep. – 20. Nov. 2026

Angebotsöffnungca. 22. Sep. 2026

Zuschlagca. 20. Nov. 2026

Vertragsbeginnca. 20. Nov. 2026

Rahmenvertrag Laufzeitca. 20. Nov. 2026 – 20. Nov. 2029

Kündigungsfristca. 20. Aug. 2029

Verlängerung max.ca. 20. Nov. 2029 – 20. Nov. 2030

Vertragsendeca. 20. Nov. 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität5 Kriterien

Preis 31.6%Qualität 68.4%

Preis60%
Bewertung anhand von drei beispielhaften Fahrrad-Kaufpreisen (1.500 EUR, 4.000 EUR, 6.500 EUR). Bewertet wird der Full-Service-Preis (monatliche Leasingrate + Versicherungsprämie + Gesamtrate) für eine Laufzeit von 36 Monaten. Niedrigster Gesamtbetrag erhält 60 Punkte, weitere nach Verhältnismethode. Die drei Positionen fließen zu je 33,33% ein.
Leistung - Händlernetz30%
Anzahl der kooperierenden Fahrradfachhändler im Umkreis von 50 km um Gelsenkirchen (max. 15 Pkt: 0-10=0, 11-25=5, 26-50=10, >50=15) und in NRW/Online (max. 15 Pkt: 0-50=0, 51-100=5, 101-200=10, >200=15).
Leistung - Service des Anbieters25%
Bewertet werden: Hotline/Ansprechpartner (max. 10 Pkt: keine=0, Geschäftszeiten=5, 24/7-Notfall=10) und Marketingleistungen (max. 15 Pkt: Demo-Days=5, Werbematerial mit Branding=10). Onlineportal und Verwaltungsübernahme sind Ausschlusskriterien.
Leistung - Fahrradservice/Mobilitätsgarantie40%
Fahrradinspektion - Bewertung der jährlichen Basisinspektionskosten für drei Kaufpreisbenje (max. 30 Pkt, günstigster Preis pro Kaufpreis=10 Pkt, weitere nach Formel: niedrigster Preis x 10 / Bieterpreis) sowie Auswahlmöglichkeit zwischen Service-/Inspektionspaketen (max. 10 Pkt: keine=0, 1-2 Pakete=5, >2 Pakete=10).
Leistung - Versicherungsschutz/Störfall/Haftung35%
Auswahlmöglichkeit zwischen Versicherungspaketen (max. 10 Pkt: keine=0, 2 Versicher=5, >2=10), Startzeitpunkt der Arbeitgeberausfallversicherung bei permanentem Ausfall (max. 15 Pkt: sofort=15, ab 1. Monat=10, ab 3. Monat=5, ab 6. Monat=0), Ratenerstattung während gesamter Leasinglaufzeit bei temporärem Ausfall (10 Pkt: gesamte Laufzeit=10, sonst=0). Diverse Ausschlusskriterien (Störfallabsicherung, maximale Laufzeit, Ratenerstattung temporär).

Preiswertung: Verhältnismethode - Der niedrigste Gesamtbetrag erhält 60 Punkte, weitere Angebote: (günstigster Gesamtbetrag / Gesamtbetrag) * 60 Punkte. Die drei Beispielräder fließen zu je 33,33% in die Gesamtpunktzahl ein. Leistungsbewertung: Punktesystem mit gestaffelten Punktwerten je Kriterium.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien und Punktegewichtung sind in der Bewertungsmatrix (neueste Fassung vom 23.09.2026) und der Leistungsbeschreibung vollständig dokumentiert. Das Kriterium 2.2 Provisionierung wurde im Laufe des Verfahrens aufgehoben und durch eine zwingende Anforderung ersetzt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernleistung: Bereitstellung neuer Diensträder

Neue Fahrräder (E-Bikes, Pedelecs, klassische Fahrräder) den Originalherstellerangaben entsprechend.Leasing im Wege des Teilvermietungsleasings (Teilamortisierung) als Entgeltumwandlung für Mitarbeitende der Stadt Gelsenkirchen zur dienstlichen und privaten Nutzung.Einhaltung der Bedingungen des TV Fahrradleasing und aller einschlägigen gesetzlichen und steuerlichen Vorschriften.Übergabe der Räder über kooperierende Fahrradfachhändler (im Umkreis von 50 km um Gelsenkirchen und in NRW) sowie Online-Händler.Kaufoption nach Leasingende: Übernahmewert gedeckelt auf 17 % des Kaufpreises; Übernahme der Pauschalsteuer durch den Auftragnehmer.

Online-Portal (Arbeitgeber & Arbeitnehmer)

Arbeitgeber-Bereich: Einsicht/Verwaltung aller Leasingverträge, automatische Erzeugung von Überlassungsvertrag, Einzelleasingvertrag und Übernahmebestätigung, monatliche Abrechnungslisten.Arbeitnehmer-Bereich: Informationsportal, Leasingrechner (Tarifbeschäftigte und Beamte), Händlersuche, digitaler Workflow für Antrag und Genehmigung.100 % DSGVO-konform, deutschsprachig.Kostenlose Einweisung/Schulung vor Ort, mindestens zwei Arbeitstage.Bereitstellung einer kostenlosen Dokumentation für Arbeitgeber und Arbeitnehmer sowie Musterüberlassungsverträge.

Versicherung

Vollkaskoversicherung verpflichtend (Diebstahl, Unfall, Vandalismus, Störfälle).Beitrag wird von der Stadt bezuschusst.Verschiedene Versicherungspakete erwünscht (Wahlmöglichkeiten für Mitarbeitende).

Inspektion, Wartung und Reparatur

Jährliche Basisinspektion verpflichtend (in der Leasingrate enthalten) inkl. UVV-Check nach DGUV 70 als Mindestanforderung.Bedarfsgerechte Erweiterung der Inspektionsleistungen erwünscht (Servicepakete).Wartung und Reparatur im Rahmen der Inspektionen.Kalkulationsbeispiele für die Angebotspreisbildung: E-Bike 2.500 € und 5.500 € (Kaufpreis) über 36 Monate Laufzeit.

Störfallmanagement und Ausfallabsicherung

Rücknahmegarantie bei permanentem Störfall (z. B. Totalschaden, dauerhafter Defekt) – kostenlose Rücknahme, Vertragsende.Ratenerstattung bei temporärer Arbeitsunfähigkeit (z. B. Langzeiterkrankung, Elternzeit, Pflegezeit, Mutterschutz).Arbeitgeberausfallversicherung: Absicherung gegen Ausfall des Leasingnehmers (Tod, Kündigung, Insolvenz, technische/personelle Unmöglichkeit, wiederholte Vertragsverstöße).

Serviceleistungen & Kundenbetreuung

Bestell-, Rückgabe- und Schadensabwicklung durch den Auftragnehmer.Deutschsprachige Hotline und persönliche Beratung.Demo-Days / Mitarbeitendenveranstaltungen, vom Auftragnehmer organisiert und finanziert.Werbematerial mit Branding der Stadt Gelsenkirchen (Flyer, Poster, digitale Vorlagen) – kostenlos.Übernahme des Verwaltungsaufwands für die Stadt.

Mengengerüst & Vertragslaufzeit

Erwartete Abnahme: ca. 10 Fahrräder pro Monat.Maximalmenge über Gesamtlaufzeit (48 Monate): 720 Fahrräder.Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer (Gesamtvergabe, keine Lose).Vertragslaufzeit: 36 Monate ab Zuschlag.Stillschweigende Verlängerung um einmalig 12 Monate (max. 48 Monate), wenn nicht 3 Monate vor Ablauf gekündigt wird.Einzelleasingverträge mit den Mitarbeitenden: feste Laufzeit 36 Monate.Keine zusätzlichen Kosten für die Stadt oder die Mitarbeitenden über die Leasingrate hinaus.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe & Pflicht-Eigenerklärungen

Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123, 124 GWB (Eigenerklärung über Formular 521 EU).Eigenerklärung EU-Sanktionen gemäß Art. 5k Abs. 1 VO (EU) Nr. 833/2014 (geändert durch VO (EU) 2023/2878) – Formular 523 EU.Fehlende Nachweise können im Rahmen des § 56 Abs. 2 und 4 VgV nachgefordert werden; bei Nichtnachreichung erfolgt Ausschluss von der Wertung.

Zwingende Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien)

Deutschsprachige Vertretung in Deutschland – Pflicht.Onlineportal (Arbeitgeber- und Arbeitnehmerbereich) – Pflicht, bei Nichtvorhandensein Ausschluss vom Verfahren.Onlineportal muss zu 100 % DSGVO-konform sein.Vollkaskoversicherung verpflichtend (Diebstahl, Unfall, Vandalismus, Störfälle) als Mindestleistung.Händlernetzwerk: Bei Implementierung kooperierende Fahrradfachhändler im Umkreis von 50 km um Gelsenkirchen und in NRW sowie Online-Händler.Kostenlose Schulung/Einweisung vor Ort, mindestens zwei Arbeitstage.Für Stadt und Mitarbeitende dürfen keine zusätzlichen Kosten über die Leasingrate hinaus entstehen.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Eigenerklärung Gesamtumsatz der letzten 3 Geschäftsjahre (2023, 2024, 2025).Eigenerklärung spezifischer Jahresumsatz – bezogen auf die ausgeschriebene Leistung, letzte 3 Geschäftsjahre (Anlage 2 Nr. 1).Eignungsleihe zur wirtschaftlich/finanziellen Eignung ist zulässig (§ 47 VgV), Formular 534a EU; bei Auftragsvergabe Haftungserklärung (534b EU).

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Beschreibung der Unternehmensstruktur (Anlage 2 Nr. 3).Personelle Ausstattung (durchschnittliche jährliche Belegschaft) – Anlage 2 Nr. 3.Technische Ausstattung (Fahrzeuge, Produktionskapazität, Fertigungsstandort) – Anlage 2 Nr. 3.Eignungsleihe zur technisch/beruflichen Eignung zulässig (§ 47 VgV), Formular 534a/534b EU.

Referenzen

Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 2 Jahren (Anlage 2 Nr. 2) bzw. letzten 3 Jahren (Formular 325 EU).Referenzen müssen in Art und Umfang der ausgeschriebenen Leistung entsprechen (Leasing von Diensträdern inkl. Wartung/Inspektion).Pro Referenz: Firma, Ansprechpartner\*in, Telefon/Fax/E-Mail und gerundeter Auftragswert (ca. €).

Bietergemeinschaften & Unteraufträge

Bietergemeinschaften zugelassen: Erklärung zur gesamtschuldnerischen Haftung, Benennung eines bevollmächtigten Vertreters (Formular 531 EU).Jedes Mitglied muss Eigenerklärung zu Ausschlussgründen einzeln abgeben.Mitglieder müssen in Summe die Eignungskriterien erfüllen.Unteraufträge nur nach § 36 VgV mit schriftlicher Mitteilung an die Stadt; Formulare 533a/533b EU.

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: letzte 2 Jahre (Anlage 2) bzw. letzte 3 Jahre (Formular 325 EU)Volumen: nicht beziffert; je Referenz ist der gerundete Auftragswert anzugeben

Mindestens 3 Referenzen vergleichbarer Dienstradleasing-Leistungen (Leasing von Fahrrädern/E-Bikes inkl. zugehöriger Serviceleistungen wie Wartung, Inspektion, Portal, Versicherung)

Art und Umfang sollen der ausgeschriebenen Leistung entsprechen; Nachweis über Anlage 2 Nr. 2 mit Firma, Ansprechpartner, Telefon/Fax/E-Mail und Auftragswert (ca. €)

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.