Rahmenvereinbarung über die veranstaltungstechnische Dienstleistung für die Veranstaltung "KulturFest h4" der Stadt Hamm

Stadt Hamm, Bauverwaltungsamt, Zentrales Beschaffungsmanagement | Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Hamm, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 14. Juli 2026

Angebotsfrist: 15. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Hamm schreibt veranstaltungstechnische Dienstleistungen für ihr KulturFestival KulturFest h4 als Rahmenvereinbarung aus. Es geht um Planung, Transport, Aufbau, Durchführung und Abbau der kompletten Veranstaltungstechnik (Bühnen, Licht, Ton, Video, Kommunikation, Sicherheit, Backline, Personal, Transport) an vier Bühnenstandorten in Hamm. Bieter können für ein oder mehrere Lose abgeben; Zuschlag erhält das preisgünstigste Angebot.

Wichtigste Eckdaten:

Verfahren: Offenes Verfahren (EU-weit), Vergabe-Nr. 2026-05/2394 Lose (Bühnenstandorte): Los 1 Santa-Monica-Platz (Hauptbühne), Los 2 Martin-Luther-Viertel, Los 3 KUBUS Jugendkulturzentrum, Los 4 Südring ParkanlageAngebotsfrist: 03.07.2026, 06:00 Uhr (MESZ)Vertragslaufzeit: 31.08.2026 – 31.12.2026, mit bis zu 3 Verlängerungsoptionen (max. bis 31.12.2029)Einreichung: ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz Metropole Ruhr (VMP)Zuschlagskriterium: niedrigster PreisEignung: u.a. 2 vergleichbare Referenzen aus 2023–2025 (Open-Air-Großveranstaltungen, mind. 2 Bühnen parallel, mind. 4.000 Besucher:innen), Betriebshaftpflicht je 3 Mio. €

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 15. Juli 2026

Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ

Bieterfragen-Frist19. Juni 2026

Angebotsfrist3. Juli 2026

Angebotsöffnungca. 3. Juli 2026

Bindefrist3. Juli – 31. Aug. 2026

Eignungsnachweis auf Anforderungca. 3. Juli – 9. Juli 2026

Planungsunterlagen (CAD, XLS, PDF)ca. 3. Juli – 31. Juli 2026

Sicherheitsdienst-Einsatzzeitenca. 3. Juli – 31. Juli 2026

Bedarfsaufstellung Veranstaltungstechnikca. 7. Aug. 2026

Vertragsbeginn31. Aug. 2026

Vertragslaufzeit (Basis)31. Aug. – 31. Dez. 2026

Aufbau Hauptbühneca. 10. Sep. – 11. Sep. 2026

Aufbau weitere Bühnenca. 10. Sep. – 11. Sep. 2026

Baurechtliche Abnahmeca. 11. Sep. 2026

Ausführungsbeginn (Veranstaltung)ca. 11. Sep. 2026

Verlängerung 11. Jan. – 31. Dez. 2027

Verlängerung 21. Jan. – 31. Dez. 2028

Verlängerung 31. Jan. – 31. Dez. 2029

Vertragsende (maximal)31. Dez. 2029

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Angebotspreis100%
Die Zuschlagserteilung erfolgt auf den Bieter, der das wirtschaftlichste Angebot abgegeben hat (100 % Preis).

KI-Hinweis: Zuschlagskriterium ist eindeutig in der Leistungsbeschreibung A.9 definiert: 100 % Preis für alle Lose.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Leistungsphasen (für alle Lose gleich)

Vollumfängliche und funktionsfähige veranstaltungstechnische Dienstleistung bestehend aus:

Planung der Veranstaltungstechnik (gemäß Veranstaltungs- und Sicherheitskonzept, behördlichen Auflagen, Produktionsordnung, Bühnenanweisungen der Acts), inkl. CAD-/XLS-/PDF-Plänen, Personal- und Ablaufplänen, Prüfbüchern, Ausführungsgenehmigungen, StandsicherheitsnachweisenTransport und Bereitstellung der Technik frei Verwendungsstelle an den BühnenstandortenAufbau gemäß genehmigten AusführungsplänenDurchführung inkl. Betrieb der Technik; Personalbesetzung während der Veranstaltungszeiten sowie mindestens 2 Stunden davor und 0,5 Stunden danachAbbau unmittelbar nach Veranstaltungsende oder am Folgetag

Fachbereiche (für alle Lose gleich)

Die Leistung umfasst je nach Los folgende Fachbereiche:

Backline (Schlagzeug, Gitarren/Bass, Keyboard/Synthesizer, DJ-Set, Notenpulte, Stühle, Klavierbänke)Bühnentechnik (Bühnen verschiedener Größen, Podeste, F.o.H.-Plätze, Traversen, Backdrops, Risers, Geländer, Gitter)Kommunikationstechnik (digitale Handfunkgeräte inkl. Zubehör, Akkus, Ladegeräte, Repeater)Lichttechnik (Movinglights, LED-Fluter, Scheinwerfer, Washlights, Spots, Multi-Effektlights, Blinder, Verfolger, Hazer/Nebel, Lichtsteuersysteme)Sicherheitstechnik (Sicherheitsbeleuchtung, Notfallbeschallung, elektrische Megafone)Tontechnik (In-Ear-Monitoring, Monitorlautsprecher, Mischpulte, Mikrofonsätze, Funkmikrofone, Beschallungsanlage, Schallpegelmessung)Videotechnik (Video-Mischer, Scaler, Kameras, Monitore, Medienserver, LED-Wände)Personal (Meister für Veranstaltungstechnik, Licht-/Ton-/Videooperatoren, Techniker, Technische Assistenten, Stage Hands)Transport (PKW, Kleintransporter, Anlieferung und Abholung)

Allgemeine Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen (alle Lose)

Sämtliche Komponenten in technisch einwandfreiem, voll funktionsfähigem und betriebsbereitem Zustand, inkl. Zubehör, Transportbehältnissen und KabelnNur geprüfte Arbeitsmittel mit Prüfnachweisen, Gebrauchsanleitungen und EU-KonformitätserklärungenKabelwege außerhalb von Verkehrswegen verlegen oder mit Kabelbrücken sichernFür Windstärke 8 ausgelegt; ab Windstärke 8 Sicherungsmaßnahmen vorsehenAnschlüsse für mitgebrachte Technik der Acts bereitstellenBeigestellte Dekorationen/Banner anbringen und demontierenPersonal- und Transportkosten sind in die Leistungspositionen einzurechnenVergütung Personal: bis 10 Std. pauschal, darüber stundenweise (Pausen unvergütet)Anmeldung Funksysteme/anmeldepflichtige Systeme; Funksystem-Frequenzen koordinieren; Funkplan als laminiertes DIN-A4 aushängenSound-/Line-Checks mit den Acts durchführen; Gefährdungsermittlung erstellen; Koordination mit Auftraggeber und BehördenAbfallvermeidung und -entsorgung sicherstellenEinhaltung der Schallpegelbegrenzung nach DIN 15905-5Mündliche und schriftliche Kommunikation ausnahmslos in deutscher Sprache

Zeitliche Eckpunkte (alle Lose)

Veranstaltungszeitraum: 2. Septemberwochenende, Freitag ab ca. 18:00 Uhr, Samstag 14:00–22:00 Uhr, Sonntag bis ca. 18:00 UhrAufbau Hauptbühne: ab 07:00 Uhr am Tag vor dem 1. Veranstaltungstag; mindestens 5 Std. vor Veranstaltungsbeginn abgeschlossenAufbau weitere Bühnen: ab 08:00 Uhr am Tag vor dem 1. Veranstaltungstag; mindestens 5 Std. vor Veranstaltungsbeginn abgeschlossenBaurechtliche Abnahme: 09:00 Uhr am 1. VeranstaltungstagPlanungsunterlagen (CAD/XLS/PDF): 4 Wochen nach Zuschlagserteilung; bei Vertragsverlängerung 10 Wochen vor AufbaubeginnBedarfsaufstellung Veranstaltungstechnik: 4 Wochen vor VeranstaltungsbeginnUnterlagen für behördliche Abnahme: 3 Wochen vor Aufbaubeginn (Zeitpunkt mit Auftraggeber abstimmen)Sicherheitsdienst-Einsatzzeiten: 4 Wochen nach Auftragserteilung; bei Verlängerung 10 Wochen vor Aufbaubeginn

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung zur Berufsausübung

Nachweis durch Handelsregisterauszug oder Gewerbeanmeldung.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Betriebshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen (bei Zuschlag zwingend):

Personenschäden: 3.000.000 €Sachschäden: 3.000.000 €Vermögensschäden: 3.000.000 €

Der Versicherer muss die Anpassung dieser Deckungssummen bei Auftragserteilung bestätigen. Auf besondere Anforderung ist der Original-Nachweis innerhalb von 6 Kalendertagen vorzulegen.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Referenzen: Mindestens zwei vergleichbare veranstaltungstechnische Leistungen in den letzten 3 Jahren (2023–2025) – Open-Air-Großveranstaltungen, gleichzeitiger Betrieb von mindestens 2 Bühnen, mindestens 4.000 gleichzeitig anwesende Besucher:innen. Ausnahme: wer bereits 2023–2025 vergleichbare Leistungen für die Stadt Hamm erbracht hat, ist befreit.Personal: Eine Person muss durchgehend als technische Leitung (plus Stellvertretung) für Planung, Aufbau, Durchführung und Abbau benannt sein; namentliche Benennung mit Qualifikationsnachweisen ist erforderlich.Arbeitsmittel: Nur geprüfte Arbeitsmittel mit Prüfnachweisen, Gebrauchsanleitungen und EU-Konformitätserklärungen.

Sonstige Anforderungen

Mündliche und schriftliche Kommunikation ausnahmslos in deutscher SpracheEigenerklärung zu Ausschlussgründen (Vordruck)Eigenerklärung zur Umsetzung der Russland-Sanktionen (Vordruck)Unterauftragnehmer und Eignungsleihe zulässig (Verschulden wird dem Bieter zugerechnet)Bietergemeinschaften zulässig (gesamtschuldnerische Haftung, keine Vorgabe zur Rechtsform)Verpflichtung zu Tariftreue und MindestarbeitsbedingungenMindestlohnverpflichtung (gesetzlich oder tariflich)Vergabestandards gemäß VgV (Standard-Eignungsanforderungen)

Referenzprojekte

2 ReferenzenZeitraum: 01.01.2023 – 31.12.2025Volumen: mind. 4.000 gleichzeitig anwesende Besucher:innen

Mindestens zwei qualitativ und quantitativ vergleichbare veranstaltungstechnische Leistungen aus den letzten 3 Jahren (2023–2025): Open-Air-Großveranstaltungen, gleichzeitiger Betrieb von mindestens zwei Bühnen, mindestens 4.000 gleichzeitig anwesende Besucher:innen.

Pro Referenz: Gegenstand des Auftrags, Datum der Veranstaltung, Auftraggeber, zentrale Telefonnummer/E-Mail des Auftraggebers. Ausnahme: wer in 2023–2025 bereits vergleichbare Leistungen für die Stadt Hamm erbracht hat, ist von der Referenzangabe befreit.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.