Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Bundesministerium für Forschung, Technologie und Raumfahrt (BMFTR) sucht eine Agentur für eine Rahmenvereinbarung über die Planung und Umsetzung von Veranstaltungen, Messebeteiligungen und Ausstellungen über zwei Jahre (01.01.2027–31.12.2028, mit zwei Verlängerungsoptionen).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Qualität des Konzeptes Veranstaltung65%
Gesamtkonzept für die Veranstaltung; Mindestanforderung: mindestens 2 Punkte pro UK
- Qualität des Konzeptes Exponat35%
Konzept für das Exponat; Mindestanforderung: mindestens 2 Punkte pro UK
Z = L (Leistungspunktzahl) / P (Preis), skaliert mit Faktor 100.000.000 und auf zwei Nachkommastellen kaufmännisch gerundet. Das Angebot mit der höchsten Kennzahl Z erhält den Zuschlag. Leistungspunktzahl L = (0,65 x K1) + (0,35 x K2); K1 = (0,7 x UK1.1) + (0,3 x UK1.2); K2 = (0,1 x UK2.1) + (0,6 x UK2.2) + (0,3 x UK2.3). Jedes Unterkriterium wird mit 0-5 Punkten bewertet.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGegenstand und Zielsetzung
Geplant und umgesetzt werden ausschließlich öffentlichkeitswirksame Maßnahmen, die sich an die breite Öffentlichkeit, die Fachöffentlichkeit, Verbände, Multiplikatoren, Medien oder interessierte Bürger richten. Nicht unter den Auftrag fallen interne Verwaltungsformate, Website-Hosting/-Umsetzung, die Programmfamilie 'Innovation und Strukturwandel' (bis 14.04.2027) sowie die Fachinformation zur Nationalen Dekade gegen Krebs.
Erfüllungsort: Berlin (10117) und je nach Einzelauftrag weitere Orte in Deutschland.
Leistungsarten
Die Leistungen gliedern sich in drei Arten:
Zusätzlich können Fremdleistungen (Einkauf Dritter bis 50.000 € netto) vom Auftragnehmer eingekauft werden.
Pauschalleistungen
Einheitsleistungen – Allgemeine Leistungen
Operative Projektbesprechung, Veranstaltungskonzept, Regieplan, Produktions-/Dispositionsplan, Claim, Messestand-/Ausstellungskonzept, Locationkonzept, Raum- und Möblierungskonzept, Aufplanung, Technikkonzept, Bewirtungskonzept, Sicherheits- und Hygienekonzept, Management von Veranstaltungsräumlichkeiten, Hotelmanagement, Teilnehmenden- und Einladungsmanagement, Konzeption Anmeldeseite, Aktiven-Management, Verteiler-Erstellung/Aufbereitung, elektronischer Einladungsversand, Materialversand als Paket, Lagerung von Veranstaltungsmodulen/Exponaten, Gestaltung und Produktion von Namensschildern.
Einheitsleistungen – Gestaltung, Text und Bewegtbild
Gestaltung & Text: Designlinie/Key-Visual, Bildrecherche, Bild- und Grafikanpassung/-bearbeitung/-gestaltung/-entwicklung, Formatvorlage, Druck-/Webdatei, barrierefreie Dokumente, journalistische Texte, redaktionelle Aufarbeitung, Übersetzungen, Lektorat.
Bewegtbild: Veranstaltungstrailer (je angefangene 30 Sek.), Interviewkonzept.
Stundensätze
Abrufverfahren und Angebotsprozess
Pro Jahr werden ca. 30 Einzelaufträge erwartet. Ablauf:
1. Referat füllt Briefingformular aus und leitet es über das Referat Öffentlichkeitsarbeit weiter.
2. Auftragnehmer stimmt Auftaktgespräch ab (spätestens 5 Werktage nach Briefing).
3. Auftaktgespräch mit namentlich benannter Projektleitung.
4. Verbindliches Angebot mit Einheitsleistungen, Stundensätzen, ggf. Fremdleistungen und Reisekosten (spätestens am 5. Werktag nach Auftaktgespräch).
5. Beauftragung in Textform (§ 126b BGB).
Leistungsbeginn nach Abruf: spätestens 2 Wochen nach Zugang. Bei Auftragswerterhöhungen >10 % ist ein neues Angebot nötig; bei <10 % genügt eine Budgetübersicht.
Nachhaltigkeit
Die Veranstaltungen sind nachhaltig zu organisieren – entlang von zwölf Handlungsfeldern: Mobilität, Veranstaltungsort & Unterbringung, Energie & Klima, temporäre Bauten & Messestände, Beschaffung, Catering, Abfallmanagement, Wasser, Gastgeschenke & Give-aways, Organisation/Kommunikation/Evaluation, Barrierefreiheit und Gender-Mainstreaming. Es sind Nachhaltigkeitsdaten für die KKB bereitzustellen.
Geschätztes Volumen
Das geschätzte Gesamtvolumen der Rahmenvereinbarung liegt bei rund 14,21 Mio. € netto, davon ca. 8,1 Mio. € Fremdleistungen (basierend auf der vorherigen Rahmenvereinbarung bis 30.06.2026). Die im Preisblatt hinterlegten Höchstabnahmemengen sind als Obergrenzen zu verstehen und begründen keinen Abrufanspruch.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Eignung / Ausschlussgründe
Es dürfen keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen. Eigenerklärung zum Nichtvorliegen ist Pflicht. Verstöße gegen § 19 MiLoG, § 21 AEntG, § 21 SchwarzArbG, § 98c AufenthG, § 22 LkSG sowie gegen Art. 5k Sanktions-VO (bei >10 % Auftragswert) sind ebenfalls auszuschließen. Selbstreinigung nach § 125 GWB ist möglich. Der Auftraggeber kann fehlende unternehmensbezogene Unterlagen nachfordern (§ 56 Abs. 2 VgV); leistungsbezogene Unterlagen zur Wertung sind von der Nachforderung ausgeschlossen (§ 56 Abs. 3 VgV).
Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Nachweis der Eintragung in ein Berufs- oder Handelsregister (Kopie, nicht älter als 6 Monate bezogen auf den Tag der Angebotsfrist).
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Mindestumsatz: durchschnittlich 3.000.000 € netto pro Jahr in den letzten 3 Jahren.
Betriebshaftpflichtversicherung: marktüblich, mit mind. 3.000.000 € Gesamthaftungssumme pro Versicherungsjahr und mindestens folgenden Deckungen je Schadensereignis:
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestmitarbeiterzahl: 20 Mitarbeitende.
Erklärung gem. § 46 Abs. 2 VgV (keine Interessenkonflikte).
Qualifikationen Schlüsselpersonal:
Referenzen
Weitere Erklärungen
Zuschlagskriterium
Der Zuschlag wird auf das niedrigste Preisgebot erteilt (wirtschaftlichstes Angebot nach Preis).
1 × großer Individual-Messestand (200–350 m², exkl. Servicefläche, in Deutschland)
Individualstand mit mind. 3 Ausstellern, Koordination und Beauftragung aller Gewerke (Messebau, Licht, Ton, Statik, Medientechnik) sowie technische/logistische Betreuung von Mitausstellern; Zeitraum der Realisierung ist anzugeben.
1 × kleiner (System-)Messestand (max. 100 m², exkl. Servicefläche, in Deutschland)
Koordination/Beauftragung aller Gewerke; Zeitraum der Realisierung angeben.
1 × Präsenzveranstaltung
Bieter/Bietergemeinschaft muss maßgeblich für Konzeption und Durchführung verantwortliche Agentur gewesen sein.
1 × digitale oder hybride Veranstaltung
Digital = ausschließlich digitale Zuschauende; Hybrid = parallel vor Ort und digital. Bieter/Bietergemeinschaft muss maßgeblich für Konzeption und Durchführung verantwortliche Agentur gewesen sein.