Ausschreibungen Hessen
Rahmenvertrag Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen nach BRKG
GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH | Vergabekammer des BundesDarmstadt, HessenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWorum geht es?
Die GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH in Darmstadt sucht einen externen Dienstleister, der Reisekostenabrechnungen nach dem Bundesreisekostengesetz (BRKG) bearbeitet. Die Leistung soll eine zeitnahe Abrechnung eingehender Dienstreisen sichern.
Was wird gefordert?
Prüfung und Erfassung der BelegeBerechnung der erstattungsfähigen BeträgeDokumentation der BearbeitungZwei Arbeitspakete: Inlandsreisen (ca. 230 Fälle pro Monat) und Auslandsreisen (ca. 45 Fälle pro Monat)
Vertrag und Laufzeit
Rahmenvertrag, Leistungsbeginn voraussichtlich 01.01.2027Grundlaufzeit 2 Jahre, einmalig um 2 Jahre verlängerbar (maximal 4 Jahre)Der Vertrag endet früher, wenn das Auftragsvolumen (12.500 Inland, 5.500 Ausland) ausgeschöpft ist.
Vergabeverfahren
Offenes Verfahren, Angebotsabgabe elektronisch über DTVPZuschlag auf den niedrigsten Preis (Preis 100 %, aufgeteilt in 80 % Inland und 20 % Ausland)Es gibt keine Lose, die Ausschreibung ist ein einziges Los.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristOKT2026 JAN2027 APR JUL OKT JAN2028 APR JUL OKT JAN2029
Veröffentlichung17. Okt. 2026
Bieterfragen-Frist17. Okt. – 9. Nov. 2026
Rügefrist erkennbarer Verstöße (aus Bekanntmachung)17. Okt. – 17. Nov. 2026
Angebotsfrist17. Okt. – 17. Nov. 2026
Bindefrist17. Nov. – 21. Dez. 2026
Vertragsbeginn1. Jan. 2027
Rahmenvertrag Laufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028
Verlängerung 1ca. 1. Jan. 2029 – 31. Dez. 2030bis 2030
ZuschlagDatum offenZuschlagserteilung voraussichtlich nach Ablauf der Bindefrist, konkretes Datum nicht veröffentlicht.
Verlängerung max.Datum offenMaximale Gesamtlaufzeit 4 Jahre (Ende voraussichtlich 01.01.2031, einmalig aktiv verlängerbar).
Vorzeitiges Ende bei VolumenausschöpfungDatum offenVertrag endet vorzeitig, sobald AP1 (12.500) bzw. AP2 (5.500) Abrechnungen ausgeschöpft sind.
GewährleistungDatum offenGewährleistung 24 Monate (laut Angebotsformblatt), Bezugspunkt Abnahme nicht datiert.
Rügefrist vor Vergabestelle (§ 160 Abs. 3 GWB)Datum offen10 Kalendertage ab Kenntnis des Verstoßes; konkreter Bezugspunkt fehlt.
RechnungsstellungDatum offenMonatliche Rechnung bis spätestens 5. Werktag des Folgemonats.
Rückfragen-Bearbeitung (Ticketsystem)Datum offenBeantwortung von Rückfragen im Ticketsystem binnen 1 Werktag.
Nachbesserungsfrist SLAsDatum offen5 Arbeitstage nach Gesprächsbeginn zur Qualitätssicherung, kostenneutral.
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Niedrigster Angebotspreis (Wertungspreis 100 %), aufgeteilt in 80 % Inland und 20 % Ausland. Der Zuschlag wird auf das Angebot mit dem niedrigsten Preis erteilt.
KI-Hinweis: Reine Preiswertung mit 100 % Preis (80 % Inland, 20 % Ausland), eindeutig aus Unterlagen und Bekanntmachung belegt; CSX 42 nennt keine weiteren Kriterien.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAufgaben der Leistung
Prüfung und Erfassung der BelegeBerechnung der erstattungsfähigen BeträgeDokumentation, einschließlich schriftlicher Begründung von Ermessensentscheidungen (Revisionssicherheit)bearbeitung von Rückfragen über das Ticketsystem des Auftraggebers (eingeschränkter Zugang), inklusive Nachforderung von BelegenOptional: Unterstützung bei der Kontierung vorab beglichener LeistungenDienstleistung in Deutsch und EnglischLeistungsort: Planckstraße 1, 64291 Darmstadt
Arbeitspakete und Mengen
Arbeitspaket 1 (Inlandsreisen): ca. 230 Fälle pro Monat, Obergrenze 12.500 Abrechnungen über maximal 4 JahreArbeitspaket 2 (Auslandsreisen, weltweit): ca. 45 Fälle pro Monat, Obergrenze 5.500 Abrechnungen über maximal 4 JahreGesamt erwartet: ca. 275 Abrechnungen pro MonatSpitze bei Rückstandsabbau: bis zu 500 Abrechnungen pro Monat (ca. 300 Inland, ca. 200 Ausland)Reisen mit In- und Auslandsanteil werden vollständig in Arbeitspaket 2 bearbeitet.Keine Mindestabnahme
Arbeitsweise und Systeme
Remote-Bearbeitung über Parallels RAS und SAP FI-TVZuweisung der Reisen im SAP Business Workplace durch die Gruppe PNLBenannte Personen benötigen Zugänge (Parallels RAS und SAP, userbasierte Accounts)Fähigkeit, kurzfristig auf Änderungen der Arbeitsabläufe, der SAP-Software und der IT-Sicherheitsvorgaben zu reagieren
Berichte, Abrechnung und Qualität
Monatsbericht an den Auftraggeber, Grundlage für die LeistungskennzahlenMonatliche Rechnung spätestens am 5. Werktag des Folgemonats, mit prüffähigem Nachweis (z. B. Reportdaten, Fallzahlen)Fehlerquote maximal 1 %Beantwortung von Rückfragen innerhalb eines WerktagesSupport Montag bis Freitag, 08:00 bis 17:00 UhrBei Abweichungen von den Leistungskennzahlen: Nachbesserung innerhalb von 5 Arbeitstagen, kostenneutral
Nicht Bestandteil der Leistung
Reisebeantragung und ReisegenehmigungAuszahlung von Vorschüssen und festgesetzten ReisekostenZuordnung vorab beglichener Leistungen (Kontierung nur unterstützend)
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe und Eigenerklärungen
Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB, z. B. rechtskräftige Verurteilungen wegen Straftaten wie Betrug, Bestechung oder Geldwäsche, sowie keine nicht erfüllten Steuer- oder SozialabgabenpflichtenKeine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB, z. B. Insolvenz, schwere Verfehlungen, Wettbewerbsabsprachen oder erheblich mangelhafte Erfüllung früherer öffentlicher AufträgeEigenerklärungen müssen in Textform abgegeben werden
Mindestlohn- und Arbeitsrecht
Keine Sanktionen nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz, dem Arbeitnehmer-Entsendegesetz, dem Aufenthaltsgesetz oder dem Mindestlohngesetz (z. B. Freiheitsstrafe über 3 Monate, Geldstrafe über 90 Tagessätze oder Geldbuße von mindestens 2.500 Euro)Keine anhängigen Straf- oder Bußgeldverfahren deswegenKeine Entlohnung unter Tarif- oder MindestentgeltregelnAuskunft aus dem Gewerbezentralregister kann jederzeit angefordert werden
Russland-Sanktionen
Der Bieter darf nicht zu den erfassten Personen oder Unternehmen mit Russlandbezug gehören (z. B. russische Staatsangehörigkeit, Niederlassung in Russland, Beteiligung über 50 %, Handeln im Auftrag).Gleiches gilt für Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Kapazitätsgeber mit mehr als 10 % des Auftragswerts, auch während der Vertragslaufzeit.
Betriebs- und Berufshaftpflicht
Mindestdeckung je Schadensfall: Personenschäden 5.000.000 Euro, Sachschäden 1.000.000 Euro, Vermögensschäden 1.000.000 Euro, Bearbeitungsschäden 500.000 EuroNachweis vor Vertragsbeginn, Versicherung während der gesamten Vertragslaufzeit aufrechterhaltenOhne Versicherung oder Bereitschaft zum Abschluss erfolgt zwingend der AusschlussUnklar: Nur die englische Fassung (nur zur Information) verlangt, dass die Versicherungssumme mindestens das Doppelte des Auftragswerts abdeckt. Die deutsche Fassung enthält diese Anforderung nicht. Bitte bei der Vergabestelle nachfragen.
Datenschutz
Datenschutzrechtliche Anforderungen müssen erfüllt sein. Der Nachweis erfolgt über den vollständig ausgefüllten Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Ohne AVV erfolgt der Ausschluss.
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: nicht älter als 5 Jahre (Stichtag im Ausschnitt nicht angegeben)Volumen: Davon mindestens eine in vergleichbarer Größe. Ein Mindest-Auftragswert ist nicht angegeben.
Mindestens 3 Referenzprojekte zu den ausgeschriebenen Leistungen (Reisekostenabrechnung nach BRKG). Mehr als 3 Referenzen sind möglich.
Vergleichbarer Auftragsumfang. Nachweis über das GSI/FAIR-Referenzformblatt mit Referenzkunde, Kurzbeschreibung, Auftragsvolumen, Ausführungszeitraum, Ansprechpartner oder anonymisierter Kontaktadresse sowie Auftragsnummer.
Zeitraum: nicht angegebenVolumen: nicht angegeben
Nachweis langjähriger Erfahrung in der Reisekostenabrechnung gemäß BRKG
Im Angebot vorzulegen. Form und Umfang des Nachweises sind im Ausschnitt nicht näher beschrieben.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 61%4–10 · 35%11+ · 4%
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 30 erledigt
Formblätter und Eigenerklärungen
Angebotserläuterungen und Vertragsunterlagen
Referenzen und Erfahrung
Bietergemeinschaft und Unterauftragnehmer
Versicherung und Nachweise
Fristen und Sonstiges
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
GSI Helmholtzzentrum für Schwerionenforschung GmbH | Vergabekammer des Bundes
Anschrift
64291 Darmstadt
Ort
64291 Darmstadt
Kategorie
Hessen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.gsi.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
64291 Darmstadt
Hessen
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