RV Sektempfang für den Tag für Absolvent*innen

Universität Bielefeld33615 Bielefeld, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 20. August 2026

Angebotsfrist: 02. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Universität Bielefeld schreibt einen jährlichen Rahmenvertrag für die Getränke- und Serviceversorgung beim „Tag für Absolvent*innen" öffentlich aus.

Für rund 4.500 Gäste (maximal 5.000) ist am ersten Freitag im Dezember ein Sektempfang im Foyer vor dem Audimax und in der zentralen Halle des Universitätshauptgebäudes (Universitätsstraße 25, 33615 Bielefeld) auszurichten.

Gefragt ist ein Komplettpaket: Prosecco und alkoholfreie Alternativen gegen Gutscheine, zusätzlich Getränkeverkauf (Bier, Wasser, Softdrinks), 3–4 Ausgabestationen mit kompletter Ausstattung (Gläser, Mobiliar, Kühltechnik, 80 Stehtische), Service- und Logistikpersonal sowie Auf- und Abbau.

Geschätztes Volumen: 32.000 € netto pro Jahr, Höchstwert 210.000 € über maximal 6 Jahre. Zuschlag erfolgt zu 100 % nach Preis. Keine Losaufteilung. Angebote sind elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW einzureichen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 02. September 2026

Termin / FristAUG2026 FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG FEB AUG

Angebotsaufforderung19. Aug. 2026

Veröffentlichung20. Aug. 2026

Bieterfragen-Frist20. Aug. – 26. Aug. 2026

Angebotsfrist2. Sep. 2026

Angebotsöffnungca. 2. Sep. 2026

Bindefrist2. Sep. – 2. Okt. 2026

Abrufsentscheidungca. 4. Sep. 2026

Vertragsbeginnca. 3. Okt. 2026

Vertragslaufzeitca. 3. Okt. 2026 – 3. Okt. 2027

Benachrichtigung finale Gästezahlca. 20. Nov. 2026

Veranstaltungstag 20264. Dez. 2026

Kündigungsfristca. 3. Juli 2027

Verlängerung 1ca. 3. Okt. 2027 – 3. Okt. 2028

Preisanpassung frühestensca. 3. Okt. 2027

Verlängerung 2ca. 3. Okt. 2028 – 3. Okt. 2029

Verlängerung 3ca. 3. Okt. 2029 – 3. Okt. 2030

Verlängerung 4ca. 3. Okt. 2030 – 3. Okt. 2031

Verlängerung max.ca. 3. Okt. 2031 – 3. Okt. 2032bis 2032

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis100%
Zuschlag erfolgt zu 100 % nach dem Kriterium Preis. Bewertet wird der Angebotsnettopreis (Gesamtsumme in Euro netto + Umsatzsteuer). Der Bieter mit dem niedrigsten Bewertungspreis erhält den Zuschlag.

Niedrigster Bewertungspreis (Angebotsnettopreis: Gesamtsumme in Euro netto + Einfuhr-/Umsatzsteuer) erhält den Zuschlag.

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien sind vollständig dokumentiert: Zuschlag erfolgt zu 100 % nach dem niedrigsten Preis (Bewertungspreis = Angebotsnettopreis + Umsatzsteuer).

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Art der Leistung und Anlass

Jährlicher Rahmenvertrag für die Getränke- und Serviceversorgung beim „Tag für Absolvent*innen" der Universität Bielefeld.

Die Veranstaltung findet am ersten Freitag im Dezember statt, das Zeitfenster liegt bei rund 14:00 bis 21:00 Uhr.

Vertragsbeginn ist der Folgetag der Zuschlagserteilung; der Vertrag läuft zunächst ein Jahr und verlängert sich automatisch um jeweils ein weiteres Jahr, sofern nicht drei Monate vor Ende gekündigt wird. Die maximale Gesamtlaufzeit beträgt sechs Jahre; endet automatisch bei Erreichen des Höchstwerts von 210.000 € netto.

Geschätztes Auftragsvolumen: 32.000 € netto pro Jahr.

Getränke (Gutschein-System)

Rund 4.500 Gutscheine werden an die Gäste ausgegeben und am Veranstaltungstag eingelöst:

Prosecco: 0,1 l je GlasAlkoholfreie Alternative 1: O-Saft, 0,1 l je GlasAlkoholfreie Alternative 2: Wasser, mindestens 0,2 l

Die Gäste können zwischen Prosecco und einer alkoholfreien Alternative wählen.

Getränke (Verkauf)

Zusätzlich zum Gutscheinsystem werden an den Ausgabestationen folgende Getränke zum Verkauf angeboten (Orientierungspreise inkl. MwSt.):

Bier / alkoholfreies Bier: 3,50 €, 0,33 lProsecco: 3,50 €, 0,1 lO-Saft: 2,50 €, 0,1 lCarolinen Wasser classic/naturelle: 2,50 €, 0,25 lCoca-Cola / Zero: 3,00 €, 0,2 l

Im jährlichen Angebot sind weitere Getränke und Verkaufspreise ergänzend anzugeben.

Ausstattung und Logistik

Bereitzustellen und zu betreiben sind 3–4 Ausgabestationen mit folgender Ausstattung:

Gläser in ausreichender Stückzahl, inklusive Reinigung (Reinigung muss extern erfolgen)Mobiliar für 3–4 Ausgabestationen: Barelemente, Tische, TischwäscheKühltechnik80 Stehtische inklusive HussenTransport und Logistik (Auf- und Abbau)Planung und Organisation im VorfeldProjektleitung am Veranstaltungstag

Wichtig: Vor Ort stehen keine Räumlichkeiten zur Vorbereitung oder Reinigung zur Verfügung. Das gesamte Equipment muss angeliefert, nach der Veranstaltung wieder abgebaut und extern gereinigt werden.

Personal

Stellung des benötigten Personals je nach Veranstaltungsgröße, darunter:

LogistikerServicekräfteThekenpersonal

Einsatzort und Gästezahlen

Leistungsort:

Universitätshauptgebäude, Universitätsstraße 25, 33615 BielefeldFoyer vor dem AudimaxZentrale Halle des Hauptgebäudes

Teilnehmerzahlen:

Geschätzt: 4.500 GästeHöchstmenge: 5.000 GästeAbrechnung: nach tatsächlicher GästezahlDie Universität informiert zwei Wochen vor Veranstaltung über die finale Gästezahl

Die Universität entscheidet spätestens drei Monate vor dem jeweiligen Veranstaltungstermin über die Durchführung. Wird die Veranstaltung nicht durchgeführt, bestehen keine Vergütungsansprüche.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Referenzen

Nachweis der Erfahrung in Planung, Organisation und Durchführung vergleichbarer Großveranstaltungen.

Mindestens 3 vergleichbare ReferenzveranstaltungenZeitraum: innerhalb der letzten zwei Jahre erfolgreich durchgeführtVergleichbarkeit: Veranstaltungen mit hoher Teilnehmerzahl, bei denen alle diese Leistungen erbracht wurden: Getränkeversorgung, Servicepersonal, Logistik, Auf- und Abbau, Bereitstellung von Mobiliar, Gläsern und Kühltechnik, Organisation mehrerer AusgabestationenPflichtangaben je Referenz: Referenzkunde, Bezeichnung und kurze Beschreibung der Veranstaltung, Datum, Ort, Anzahl Teilnehmende/Gäste, Beschreibung des Leistungsumfangs, Ansprechperson beim ReferenzkundenDie Auftraggeberin behält sich stichprobenartige Kontaktaufnahme mit Referenzkunden vorFehlende oder unzureichende Referenzen führen zum Angebotsausschluss

Eigenerklärung Ausschlussgründe

Mit dem Angebot ist die Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formular 521) einzureichen. Damit bestätigt das Unternehmen, dass keine Ausschlussgründe vorliegen.

Wirtschaftliche und technische Leistungsfähigkeit

Nachweise zur wirtschaftlichen und finanziellen sowie zur technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit gemäß § 46 UVgO sind erforderlich. Diese können auch über eine Präqualifizierung (z. B. amtliches Verzeichnis IHK, pq-verein.de) erbracht werden.

Möglichkeit der Eignungsleihe

Die Eignungsleihe nach § 34 UVgO ist zulässig. Bei Inanspruchnahme ist Formular 534a (Benennung) und ggf. Formular 534b (Haftungserklärung des Eignungsleihers, von diesem unterschrieben) einzureichen.

Bietergemeinschaften und Unteraufträge

Bietergemeinschaften: Alle Mitglieder müssen die Eignungskriterien gemeinsam erfüllen; Formular 531 ist einzureichen; ein bevollmächtigter Vertreter ist zu benennen.Unteraufträge (§ 26 UVgO): Formular 533a ist bei beabsichtigten Unteraufträgen einzureichen; auf Verlangen Formular 533b.

Tariftreue und Mindestarbeitsbedingungen

Der Auftragnehmer muss die Regelungen des TVgG NRW einhalten (Mindestarbeitsbedingungen, tarifliche Entgelte). Bei Verstößen drohen Kontrollrechte, Vertragsstrafen und Kündigung.

Zuschlagskriterium

Der Zuschlag wird zu 100 % nach Preis erteilt. Maßgeblich ist der niedrigste Angebotsnettopreis.

Nebenangebote sind **nicht zugelassen.

Referenzprojekte

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 2 JahreVolumen: hohe Teilnehmerzahl (nicht exakt beziffert)

Vergleichbare Referenzveranstaltungen mit Erfahrung in Planung, Organisation und Durchführung von Großveranstaltungen, bei denen alle der folgenden Leistungen erbracht wurden: Getränkeversorgung, Servicepersonal, Logistik, Auf- und Abbau, Bereitstellung von Mobiliar/Gläsern/Kühltechnik und Organisation mehrerer Ausgabestationen

je Referenz: Referenzkunde, Bezeichnung/Beschreibung der Veranstaltung, Datum, Ort, Anzahl Teilnehmende/Gäste, Beschreibung Leistungsumfang, Ansprechperson beim Referenzkunden. Auftraggeberin behält sich stichprobenartige Kontaktaufnahme vor. Fehlende/unzureichende Referenzen führen zum Angebotsausschluss.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.