SAP Implementierung elektr. Zeiterfassung

Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn, Abt. 5.3 | Vergabekammer bei der Bezirksregierung KölnBonn, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 06. September 2026

Angebotsfrist: 06. Oktober 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Rheinische Friedrich-Wilhelms-Universität Bonn sucht einen Dienstleister für die Einführung einer zentralen, elektronischen Zeiterfassung in SAP.

Rund 8.000 Mitarbeitende aus Technik, Verwaltung und Wissenschaft sollen damit künftig ihre täglichen Arbeitszeiten, Abwesenheiten (z. B. Krankheit, Urlaub) sowie projektbezogene Zeiten digital erfassen und verwalten. Auch die Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten soll digital ablaufen.

Ziele:

Weniger VerwaltungsaufwandMehr TransparenzRechtssichere Arbeitszeiterfassung

Es handelt sich um ein offenes Verfahren (ohne Losaufteilung) mit einer geplanten Vertragslaufzeit von einem Jahr. Angebote müssen bis spätestens 06.10.2026 um 10:30 Uhr elektronisch über das Vergabeportal evergabe.nrw.de eingereicht werden.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 06. Oktober 2026

Termin / FristSEP2026OKTNOVDEZJAN2027

Veröffentlichung6. Sep. 2026

Bieterfragen-Frist29. Sep. 2026

Angebotsfrist6. Okt. 2026

Sicherheitsüberprüfung bisca. 6. Okt. 2026

Angebotsöffnung6. Okt. 2026

Bindefrist6. Okt. 2026 – 4. Jan. 2027

Vertragslaufzeitca. 6. Okt. 2026 – 6. Okt. 2027bis 2027

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität4 Kriterien

Preis 40%Qualität 60%

Implementierungskonzept inkl. Zeitplan20%
Implementierungskonzept inkl. Zeitplan (siehe Ausschreibung_SAP_Zeiterfassung, ab Seite 15)
Fachliche Kompetenz20%
Fachliche Kompetenz (siehe Ausschreibung_SAP_Zeiterfassung, ab Seite 15)
Technische Kompetenz20%
Technische Kompetenz (siehe Ausschreibung_SAP_Zeiterfassung, ab Seite 15)
Preis des Angebots40%
Preis des Angebots (siehe Ausschreibung_SAP_Zeiterfassung, ab Seite 15)

KI-Hinweis: Gewichtungen und Kriterien sind aus der Bekanntmachung bekannt; detaillierte Bewertungsmaßstäbe und Unterkriterien sind erst ab Seite 15 der Ausschreibungsunterlagen beschrieben, die hier nicht vorliegen.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Zielsetzung und Nutzerkreis

Die Universität Bonn möchte ihre bisherige Zeiterfassung modernisieren und in SAP abbilden. Damit werden rund 8.000 Mitarbeitende aus den Bereichen Technik, Verwaltung und Wissenschaft ausgestattet. Ziel ist es, den administrativen Aufwand zu senken, die Transparenz zu erhöhen und eine rechtssichere Erfassung der Arbeitszeiten sicherzustellen.

Funktionaler Umfang

Die Lösung muss folgende Funktionen digital abbilden:

Tägliche Arbeitszeiterfassung der MitarbeitendenVerwaltung von Abwesenheiten (z. B. Krankheitstage, Urlaubstage)Erfassung projektbezogener Arbeitszeiten (Projektzeiten)Digitale Beantragung und Genehmigung von Abwesenheiten

Weitere fachliche Details sind dem Dokument *'Ausschreibung_SAP_Zeiterfassung'* in den Vergabeunterlagen zu entnehmen.

Erfüllungsort und Rahmenbedingungen

Erfüllungsort: vorrangig Remote; bei Bedarf vor Ort am Standort Bonn (NUTS-Code DEA22). Der Auftrag hat eine Laufzeit von einem Jahr; eine Verlängerungsoption ist laut Bekanntmachung grundsätzlich möglich. Die Vergabe erfolgt als offenes Verfahren gemäß VgV ohne Losaufteilung.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Hinweis zu Eignungsnachweisen

Die konkreten Eignungskriterien sind im Formular 325 sowie in den übrigen Vergabeunterlagen hinterlegt. Die Bekanntmachung selbst nennt dazu im vorliegenden Auszug keine detaillierten Anforderungen (z. B. zu Referenzen, Umsatz oder Personal). Bieter sollten Formular 325 und die Vergabeunterlagen daher sorgfältig prüfen.

Pflichtangaben aus der Bekanntmachung

Zuschlagskriterium

Maßgebliches Zuschlagskriterium ist die Qualität – das wirtschaftlichste Angebot wird primär anhand qualitativer Merkmale (z. B. technisches Konzept, Implementierungsplan, Schulungs- und Supportkonzept) bestimmt, nicht vorrangig über den Preis.

Formale Anforderungen an den Bieter

Keine bestimmte Rechtsform des Bieters vorgeschrieben. Keine Kaution/Sicherheitsleistung in den Stammdaten hinterlegt; laut Bekanntmachung jedoch Sicherheitsleistung erforderlich – bitte die gültigen Vergabeunterlagen beachten. Eignungsnachweise können gemäß *'late-some'* teilweise nachgereicht werden.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.