Scanndienstleistung Verwaltungsakten

Kreis Recklinghausen, Der Landrat | Vergabekammer WestfalenRecklinghausen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 16. August 2026

Angebotsfrist: 15. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Der Kreis Recklinghausen (Fachdienst Umwelt / Untere Bodenschutzbehörde) lässt ca. 240 m Papierakten (rund 3.600 Ordner) durch einen externen Scandienstleister digitalisieren.

Was zu tun ist: Akten abholen, vorbereiten (entklammern/entheften), mit 300 dpi und OCR zu durchsuchbaren PDF/A-2u-Dateien scannen, JSON-Metadaten erzeugen, die Daten sicher per SFTP in das bestehende Dokumentenmanagementsystem (DMS) des Kreises übertragen.

Was mitgebracht werden muss: Besichtigung vor Angebotsabgabe, Probescan eines schweren Ordners, Referenzliste (mind. 3 Projekte seit 2021, je ≥ 220 Aktenmeter mit Plänen bis DIN A0), Nachweis Flachbettscanner DIN A0, Haftpflichtversicherung (5 Mio. € gesamt) und Benennung eines zertifizierten Entsorgungsdienstleisters.

Wichtige Fristen: Angebotsfrist 15.09.2026 09:00 Uhr, Bieterfragen bis 08.09.2026.

Hinweis: Elektronische Angebotsabgabe über Vergabemarktplatz NRW (www.evergabe.nrw.de); Postweg ist ausgeschlossen.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 15. September 2026

Termin / FristAUG2026 NOV FEB MAI AUG NOV FEB MAI AUG NOV FEB MAI

Veröffentlichung14. Aug. 2026

Veröffentlichung16. Aug. 2026

Besichtigungstermin24. Aug. – 26. Aug. 2026

Bieterfragen-Frist8. Sep. 2026

Angebotsfrist15. Sep. 2026

Angebotsöffnung15. Sep. 2026

Angebotsgültigkeit15. Sep. – 30. Okt. 2026

Erstattung Bieteraufwendungca. 15. Sep. – 13. Okt. 2026

Ausführungsbeginnca. 31. Okt. – 26. Dez. 2026

Leistungszeitraum Digitalisierungca. 31. Okt. 2026 – 30. Okt. 2028

Vertragslaufzeitca. 31. Okt. 2026 – 30. Apr. 2029

Lagerdauer nach Digitalisierungca. 30. Okt. 2028 – 30. Apr. 2029

Qualitätssicherungszeitraumca. 30. Okt. 2028 – 30. Jan. 2029

Vorlage Vernichtungsprotokollca. 1. Apr. – 1. Mai 2029

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität6 Kriterien

Preis 40%Qualität 60%

Preis40%
Der günstigste wertbare Angebotspreis erhält 40 Punkte, die übrigen Angebote erhalten Punkte nach der Formel: Punkte = niedrigster Angebotspreis / Angebotspreis des Bieters × 40
Qualität des Probescans20%
Bewertung der Lesbarkeit des Digitalisats (Scanfehler, Kontraste) sowie der Struktur und Leistungsfähigkeit (Seitenreihenfolge, Auswahl der zu digitalisierenden Seiten, Volltextsuche, Transfervermerk)
Erfahrung / Referenzen20%
Referenzen und Erfahrung des Unternehmens und der Projektleitung in vergleichbaren Digitalisierungsprojekten
Personelle Leistungsfähigkeit / Ausfallsicherheit im Bereich des Scandienstes10%
Anzahl fest angestellter Beschäftigter (in Vollzeit) im relevanten ausgeschriebenen Leistungsbereich
Reaktionszeiten bei Expressfällen10%
Geschwindigkeit der digitalen Expressbereitstellung (ab Eingang E-Mail beim Bieter) und physischen Bereitstellung. Mindestanforderung: Beide Bereitstellungen innerhalb von 48 Stunden

Preis: Punkte = niedrigster Angebotspreis / Angebotspreis des Bieters × 40

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien samt Gewichtung (in Punkten) und Bewertungsformel sind in der Anlage 5 (Bewertungsmatrix) vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Mengengerüst und Kategorisierung

Ca. 240 m Papierakten insgesamt, ca. 3.600 Ordner (1.350 schmale + 2.250 breite).Drei Schwierigkeitskategorien:Kategorie 1 (leicht): ca. 60 % – normale Papierqualität, Standardformate.Kategorie 2 (mittel): ca. 25 % – teilweise schlechte Papierqualität oder wechselseitiger Schriftverkehr.Kategorie 3 (schwer): ca. 15 % – sehr schlechte Papierqualität, brüchige/großformatige Pläne bis DIN A0.

Transport und Logistik

Datenschutzkonformer, dokumentierter Transport vom Auftraggeber zum Digitalisierungsstandort: Verpackung, Verplombung, eigene Mitarbeiter und Fahrzeuge, geeignete Transportbehälter mit Verschlusssiegeln.Bearbeitung in drei Chargen; nach jeder Charge Rücktransport zur Qualitätssicherung (ca. 120 Ordner nach Charge 1+2, 60 Ordner nach Charge 3).Erfüllungsort der Hauptleistung: Recklinghausen, Kurt-Schumacher-Allee 1, 45657 Recklinghausen.

Vorbereitung und Digitalisierung

Vorbereitung je Ordner: Entheften, Entklammern, Entfernen von Heftstreifen, Entfalten von Planunterlagen; nach dem Scan Rückheftung.Scan-Standards:Auflösung mindestens 300 dpiFarbtiefe mindestens 24 BitDuplex-Scan mit automatischer LeerseitenerkennungFormat: PDF/A-2u mit MRC-Komprimierung (JBIG2 verlustfrei für Text, JPEG/JPEG2000 für Bilder)OCR: Unicode, durchsuchbar, Volltextsuche, ≥ 98 % ErkennungsgenauigkeitFormate: DIN A5 bis DIN A0; für Pläne > DIN A3 verpflichtende Nutzung eines Flachbettscanners.Erfassung/Bearbeitung/Lagerung der Akten mittels QR-Codes.Qualitätsziele: ≥ 99,5 % korrekte Scans, ≥ 98 % OCR-Genauigkeit, Metadaten nahe 100 %.

Metadaten und Datenlieferung

Je Ordner strukturierte JSON-Metadaten (u. a. Erfassungsnummer, Standort, Aktenzeichen).Übermittlung der Digitalisate und Metadaten über sicheren SFTP oder eine Datenaustauschplattform, standortbezogen.Serverstandort: Deutschland.Integration der Digitalisate in das bestehende Dokumentenmanagementsystem (DMS) der Kreisverwaltung; Ziel ist eine volldigitale elektronische Akte mit Beweisfunktion (Vollständigkeit, Integrität, Authentizität, Nachvollziehbarkeit, Rechtmäßigkeit des Verwaltungshandelns).

Expressfälle und Qualitätsprüfung

Express-/Rückforderungsfälle: Bereitstellung digital oder physisch innerhalb von 48 Stunden (bis zu ~16 m / 100 Ordner).Qualitätskontrollen durch den Auftraggeber: ca. 8 % der Ordner werden stichprobenartig angefordert.Qualitätssicherungszeitraum des Auftraggebers: 3 Monate nach Übergabe der letzten Digitalisate.Spätere ordnungsgemäße Entsorgung der Akten durch einen qualifizierten Entsorgungsdienstleister (siehe unten).

Lagerung und Entsorgung

Lagerung der Originalakten während des Projekts auf eigenen Lagerflächen des Auftragnehmers mit: Alarmanlagenüberwachung, qualifiziertem Wachdienst, Videoüberwachung, Brandmeldeanlage mit Standleitung zur Berufsfeuerwehr.Lagerdauer nach Projektabschluss: maximal 6 Monate.Rückgabe: ca. 300 Ordner (vorab gekennzeichnet) werden nach der Digitalisierung dauerhaft zurückgegeben (wieder geheftet, transportsicher).Vernichtung der übrigen Akten durch einen zertifizierten Entsorgungsdienstleister nach ISO 21964, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P-4, inkl. lückenloser Dokumentation und Löschung aller elektronischen Kopien; Vernichtungsprotokoll längstens 1 Monat nach Vernichtung vorzulegen.

Projektmanagement und Fristen

Projektmanagement (Planung, Steuerung, Qualitätssicherung, Berichterstattung).Geeignetes Projektmanagementsystem für Chargensteuerung, Fristeneinhaltung und Nachverfolgbarkeit.Leistungsbeginn: spätestens 8 Wochen nach Auftragserteilung.Phase 1 (Digitalisierung): 24 Monate ab Auftragserteilung (Verkürzung um bis zu 6 Monate bei 6 Monaten Vorlauf möglich).Phase 2 (Lagerung): bis zu 6 Monate nach Ende Phase 1.Gesamte Auftragslaufzeit: maximal 30 Monate ab Vertragsbeginn.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung

Bearbeitung/Abwicklung in deutscher Sprache (fließend in Wort und Schrift). Für die Projektleitung wird das Sprachniveau C1 (schriftlich und mündlich) verlangt.Nachweis der Befähigung zur Ausübung der angebotenen Leistungen.Keine besondere Unternehmensform vorgeschrieben.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweis einer Betriebs- und Vermögensschadenhaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen:Gesamt: 5.000.000 €Personenschäden: 2.000.000 €Vermögens- und Sachschäden (inkl. Datenverlust, Datenschutzverletzungen, Fehlarchivierung, IT-/Digitalisierungsrisiken): 2.000.000 €Die Deckung muss insbesondere folgende Tätigkeiten umfassen: Transport, Zwischenlagerung, Bearbeitung von Altlastenakten, Digitalisierung, elektronische Archivierung, Indexierung/Metadatenvergabe, Verarbeitung personenbezogener und umweltrechtlich relevanter Daten.Nachweis durch aktuelle Versicherungsbestätigung oder verbindliche Erklärung des Versicherers.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Geeignete gerätetechnische Ausstattung, insbesondere Flachbettscanner für Pläne/Zeichnungen > DIN A3 bis DIN A0 (verpflichtend zu benennen).Projektmanagementsystem für Chargensteuerung, Fristeneinhaltung und Nachverfolgbarkeit.Kapazitäten für Verpackung, Transport, Lagerung, Scan, OCR, Metadaten-Erstellung, Qualitätskontrolle.Qualitätskontrollen bei jedem Arbeitsschritt.Nachweis, dass Personal und Material für das monatliche Durchschnittsvolumen vorhanden sind.Lagerung auf eigenen Lagerflächen mit: Alarmanlagenüberwachung, qualifiziertem Wachdienst, Videoüberwachung, Brandmeldeanlage mit Standleitung zur Berufsfeuerwehr.Transport durch eigene Mitarbeiter und Fahrzeuge; geeignete Transportbehälter mit Verschlusssiegeln.Serverstandort für die digitalen Daten: Deutschland; Aufbewahrung bis 6 Monate nach letztem Scanvorgang.Datenschutzkonforme Vernichtung der Akten durch einen zertifizierten Entsorgungsdienstleister nach ISO 21964, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P-4.

Referenzen als Eignungsnachweis

Mindestens 3 vergleichbare, abgeschlossene Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren (seit 2021).Je Projekt ≥ 220 Aktenmeter; Bearbeitung von Verwaltungs-/Bau-/Bodenschutz-/Umwelt-/Archivakten inkl. Plänen bis DIN A0.Inhaltlich vergleichbar: Digitalisierung/Scannen, OCR, strukturierte Metadatenerfassung, Qualitätssicherung, Umgang mit sensiblen/vertraulichen Unterlagen.Auf Verlangen pro Referenz: Auftraggeber, Ansprechpartner mit Telefon/E-Mail, Leistungszeitraum, Umfang, Beschreibung; bei Subunternehmer-Einsatz inkl. Kontaktdaten.Optional für Zuschlagskriterien: zusätzliche Referenzliste des geplanten Projektleiters über vergleichbare Projekte in dieser Funktion.

Zuverlässigkeit / Ausschlussgründe

Eigenerklärung Ausschlussgründe (Formblatt 521 EU): Bestätigung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen.Eigenerklärung zu Art. 5k Abs. 1 VO (EU) Nr. 833/2014 (Formular 523 EU) – EU-Sanktionsbestimmungen.Eigenerklärung zur Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen gem. Art. 28 EU-DSGVO (Auftragsdatenverarbeitung).Auf Verlangen Nachreichung weiterer Unterlagen möglich (Nachforderung gem. § 56 VgV).

Mögliche Formen der Angebotsabgabe

Bietergemeinschaften sind möglich (Formular 531 EU); alle Mitglieder müssen die Eignungskriterien insgesamt erfüllen, gesamtschuldnerische Haftung.Eignungsleihe (§ 47 VgV) ist möglich (Formulare 534a/534b EU; bei 534b ist Unterschrift des Eignungsleihers erforderlich).Unteraufträge (§ 36 VgV) sind möglich (Formulare 533a/533b EU) und müssen benannt werden.Präqualifizierung über amtliches-verzeichnis.ihk.de oder pq-verein.de wird anerkannt (Registrierungsnummer und Zugriffscode angeben).

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: seit 2021 (letzte 5 Jahre)Volumen: ≥ 220 Aktenmeter pro Projekt

Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren (seit 2021), abgeschlossen. Digitalisierung und Scannen von Verwaltungs-/Bau-/Bodenschutz-/Umwelt-/Archivakten inkl. Plänen bis DIN A0, OCR-Texterkennung, strukturierte Metadatenerfassung, Qualitätssicherung, Umgang mit sensiblen/vertraulichen Unterlagen.

Pro Referenz: Auftraggeber, Projektbezeichnung, Leistungszeitraum, Umfang, Beschreibung, besondere Anforderungen, Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail. Bei Subunternehmer-Einsatz: Kontaktdaten angeben. Auftraggeber behält sich Überprüfung vor.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.