Scannen und Digitalisierung der Bauakten aus dem Bauarchiv - Scandienstleistungen

Stadt Schwelm | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Schwelm, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 18. August 2026

Angebotsfrist: 17. September 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Schwelm sucht einen Dienstleister, der die Bauakten ihres kommunalen Bauarchivs scannt und digitalisiert. Insgesamt geht es um rund 800.000 Seiten bis DIN A3, rund 35.000 großformatige Seiten bis DIN A0 sowie etwa 30.000 Ordner – davon etwa 1.500 mit besonderer Behandlung. Die Scans müssen vor Ort beim Auftraggeber erfolgen, datenschutzkonform über SFTP übergeben und bis Ende Januar 2027 abgeschlossen sein.

Wichtigster Termin: Angebote müssen bis 17.09.2026 um 09:00 Uhr (MESZ) elektronisch über die Vergabeplattform vorliegen. Maßgebend für den Zuschlag ist der Preis. Nebenangebote sind nicht zugelassen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 17. September 2026

Termin / FristAUG2026SEPOKTNOVDEZJAN2027FEBMÄRAPR

Veröffentlichung18. Aug. 2026

Angebotsfrist17. Sep. 2026

Bindefrist17. Sep. – 4. Nov. 2026

Anlieferung5. Nov. 2026

Ausführungszeitraum5. Nov. 2026 – 31. Jan. 2027

Qualitätsprüfungsphaseca. 5. Nov. – 19. Nov. 2026

Monatliche Datenpaketlieferung5. Nov. 2026 – 31. Jan. 2027

Ende der Ausführung31. Jan. 2027

Mängelbeseitigungca. 31. Jan. – 30. Apr. 2027

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis100%
Preis ist das einzige Zuschlagskriterium. Die Bewertung erfolgt über die Angebotssumme (Wertungssumme).

KI-Hinweis: Vollständig: Laut Vergabestelle (Beantwortung von Bieterfragen) und Vergabeunterlagen ist der Preis das einzige Zuschlagskriterium.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gegenstand und Umfang

Digitalisierung der Baugenehmigungsakten aus dem Stadtarchiv Schwelm (Moltkestraße 24, 58332 Schwelm).

ca. 800.000 Seiten bis einschließlich DIN A3ca. 35.000 Seiten im Großformat > DIN A3 bis DIN A0 (überwiegend Pläne)ca. 10.000 Akten mit jeweils ca. 3 Registern/Trennblätternca. 30.000 Ordner gesamtca. 1.500 Akten mit besonderer Behandlung (lt. LV, z. B. Aufschneiden von Klebungen/Siegelungen)

Art der Leistungserbringung

Die Scandienstleistung wird vor Ort beim Auftraggeber erbracht; ein Raum wird vom Auftraggeber gestellt.

Leistungsschritte je Akt:

Vorbereitung: Entklammern, Entheften, ggf. Aufschneiden gebundener Schriftstücke oder SiegelungenDoppelseitiges Scannen mit automatischer Bildverbesserung (Geraderücken, Randentfernung, Belichtungsanpassung)Auflösung 300 DPIBereitstellung in Farbe als:

1. Rohscan TIFF/JPG (inkl. leerer Rückseiten)

2. PDF/A mit OCR und Mixed Raster Content

Jedes Blatt = eine eigene PDF-DateiDateinamen-Schema: Straßenname_Hausnummer_Bauantragsnummer_laufendeNummer.pdfQualitätskontrolle: gemeinsame Prüfung von Auftraggeber und Auftragnehmer in den ersten 14 Tagen ab Projektbeginn

Datenübergabe und Datenschutz

Monatliche Übermittlung der Scan-Pakete per SFTPFinale Übergabe am Projektende auf USB-FestplatteAbrechnung pro erzeugtem PDF/A (ohne leere Rückseiten)Bestellung eines Datenschutzbeauftragten beim AuftragnehmerDatenschutzkonzept und Mitarbeiterschulungen sind PflichtExterne Datenspeicherung durch Dritte ist nicht zulässigOriginalakten sind nach dem Scannen zurückzugebenUnterzeichnung einer Auftragsverarbeitungsvereinbarung (AVV) bei AuftragserteilungNach Übergabe und positiver Prüfung sind die gespeicherten Daten zu löschen (mit Nachweis)

Ablauf und Termine

Ausführungsbeginn: nach Zuschlag, Anlieferungstermin 05.11.2026Ende der Ausführung: 31.01.2027Monatliche Lieferung der Datenpakete bis ProjektendeBindefrist des Angebots bis 04.11.2026

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweis einer BetriebshaftpflichtversicherungMindestumsatz in den letzten drei Geschäftsjahren von jeweils mindestens 250.000 €

Fachliche Eignung und Leistungsfähigkeit

2 Referenzen aus den letzten drei Jahren über das Scannen und Digitalisieren eines kommunalen Bauarchivs, jeweils mit mindestens 300.000 Seiten bis DIN A3

Rechtliche Eignung

Keine Ausschlussgründe (Eigenerklärung VHB NRW 521)Einhaltung Mindestlohngesetz (Eigenerklärung VHB NRW 522)EU-Sanktionspaket Russland (Eigenerklärung VHB NRW 523)Eigenerklärung zur Eignung gemäß VHB Bund 124

Datenschutz und Qualitätsmanagement

Bestellter DatenschutzbeauftragterVorlage eines DatenschutzkonzeptsNachweise/Zertifikate nach Art. 42 DS-GVODurchführung des Auftrags nach ISO 9001:2015Nutzung externer Datenspeicher nicht zulässig; Datenübertragung ausschließlich über SFTP

Verfahrenshinweise

Keine Losaufteilung – der gesamte Auftrag wird als ein Los vergebenAngebote sind elektronisch über die Vergabeplattform einzureichenZuschlagskriterium: PreisNebenangebote sind nicht zugelassenBei Bietergemeinschaften: bevollmächtigter Vertreter, gesamtschuldnerische Haftung, Erklärung aller Mitglieder

Referenzprojekte

2 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: jeweils mind. 300.000 Seiten bis DIN A3

Scannen und Digitalisieren eines kommunalen Bauarchivs

Referenzen über Scannen/Digitalisieren eines kommunalen Bauarchivs mit jeweils mindestens 300.000 Seiten bis DIN A3, erbracht in den letzten drei Jahren

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.