Universität zu Köln - Entstören, Bedienen und Austausch von Ersatzteilen an RLT-Anlagen, sowie die Durchführung von selbstständigen Kontrollgängen.

Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Köln, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 21. September 2026

Angebotsfrist: 22. Oktober 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Universität zu Köln sucht einen Dienstleister für die Entstörung, Bedienung und den Austausch von Ersatzteilen an raumlufttechnischen (RLT-)Anlagen sowie für selbstständige Kontrollgänge in den Technikzentralen.

Die Leistung umfasst rund 1.254 RLT-Anlagen mit einem Gesamtluftvolumenstrom von ca. 4,16 Mio. m³/h in 175 Gebäuden am Campus (Albertus-Magnus-Platz, Köln). Zusätzlich gehören Zählerablesungen, Hygienespülungen von Trinkwasserleitungen und umfangreiche Dokumentationspflichten zum Auftrag.

Vertragsbeginn ist der 01.01.2027, die Grundlaufzeit beträgt 12 Monate mit bis zu drei Verlängerungen (max. 48 Monate Gesamtlaufzeit). Angebote müssen bis zum 22.10.2026, 12:00 Uhr elektronisch über den Vergabemarktplatz NRW eingereicht werden.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 22. Oktober 2026

Termin / FristSEP2026 MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP MÄR SEP

Veröffentlichung21. Sep. 2026

Bieterfragen-Frist14. Okt. 2026

Angebotsfrist22. Okt. 2026

Bindefrist22. Okt. – 30. Nov. 2026

Vertragsbeginn1. Jan. 2027

Start-Up-Phase1. Jan. – 30. Juni 2027

Vertragslaufzeit1. Jan. – 31. Dez. 2027

Preisbindung1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2028

Jahresabrechnungca. 31. Dez. 2027

Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2028

Verlängerung 2ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2029

Verlängerung 3ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2030

Vertragsendeca. 31. Dez. 2030

KündigungsfristDatum offen6 Monate zum jeweiligen Vertragsende per Einschreiben/Rückschein.

Preisanpassung möglichDatum offenJährliche Preisanpassung nach Ablauf der ersten 24 Monate möglich; Ankündigung 3 Monate im Voraus schriftlich.

Reaktionszeit EinzelauftragDatum offenBei SHD-Einzelauftrag: Meldung binnen 1 Stunde, Leistungsbeginn binnen 2 Stunden nach Auftragseingang.

Reaktionszeit HavarieDatum offenHavarie: Meldung binnen 1 Stunde, Leistungsbeginn unverzüglich, Fertigstellung binnen eines Tages.

Vorab-Abstimmung planbare LeistungenDatum offenPlanbare Leistungen sind mindestens 2 Wochen vor Ausführung mit dem AG abzustimmen.

DokumentationsübergabeDatum offenPrüfberichte, Arbeitskarten und Protokolle sind spätestens 14 Tage nach Ausführung an den AG zu übergeben.

PSA-NachweisDatum offenJährliche Nachweise zu PSA, Messgeräten etc. sind spätestens 14 Tage vor Arbeitsbeginn unaufgefordert vorzulegen.

SchlüsselrückgabeDatum offenNach Vertragsende sind Schlüssel unaufgefordert und unverzüglich zurückzugeben.

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis100%
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Zuschlagskriterien sowie deren Gewichtung/Reihenfolge ergeben sich aus dem niedrigsten Preis.

KI-Hinweis: Im Anschreiben (Formular 321 EU) ist explizit geregelt, dass das einzige Zuschlagskriterium der niedrigste Preis ist.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernleistungen an den RLT-Anlagen

Entstörung der RLT-Anlagen (Störungsbeseitigung im Rahmen von SHD-Einzelaufträgen)Bedienung der RLT-AnlagenAustausch von Ersatzteilen, die vom Auftraggeber (Universität zu Köln) beigestellt werdenLeistung an rund 1.254 RLT-Anlagen (Gesamtluftvolumenstrom ca. 4,16 Mio. m³/h) auf dem Campus Albertus-Magnus-Platz, 50923 KölnEinsatz im laufenden Betrieb der Universität (24/7), in Nichtwohngebäuden, Forschungseinrichtungen, Laboren sowie in Installationsschächten und Technikzentralen

Wiederkehrende Aufgaben

1× monatlich selbstständige Kontrollgänge zu allen Technikzentralen mit Sichtprüfung auf Schäden, Störungen, Wassereinbrüche, unzulässige technische Veränderungen, Verschmutzungen und BrandlastenAblesung der Zählerstände (Strom, Wasser, Heizung) und Dokumentation in der AG-TabelleHygienespülung von Trinkwasserleitungen in den Technikräumen (Betriebswasser, TWK, WW) inkl. Spülstellen-, Spüldauer- und Ausführendendokumentation

Dokumentations- und Berichtspflichten

Beschriftete Fotodokumentation (Dateinamenformat: Gebäude-Nr._Datum_Anlagen-ID_Luftart)Arbeitskarten mit abgehakten Tätigkeiten; Mängelberichte, Mängellisten und qualifizierte Handlungsempfehlungen am Tag der AusführungArbeitsberichte/Rapportzettel pro Einzelauftrag, arbeitstäglich geführtStundenzettel täglich zur Anerkennung durch den AGPrüfberichte, Protokolle, abgehakte Arbeitskarten spätestens 14 Tage nach Ausführung an den AuftraggeberVor-Ort-Termin zur Erläuterung der Dokumentation innerhalb von 14 Tagen nach Ausführung

Material, Personal und Arbeitsweise

Ersatzteile und Verbrauchsmaterial werden vom AG gestellt; Kleinmaterial bis 25,00 € netto/Einzelauftrag ist in den Angebotspreisen enthaltenEingesetzte Materialien müssen neu und ungebraucht sein, CE-Kennzeichnung besitzen und DVGW-/UBA-Kriterien sowie ChemG, UVV und Herstellervorgaben erfüllenPersonalvorhaltung von 2 Fachmonteuren für 254 Arbeitstage/Jahr ist einzurechnenRegelarbeitszeiten für planbare Leistungen: Mo–Do 07:00–16:00 Uhr, Fr 07:00–13:30 UhrReaktionszeit bei SHD-Einzelauftrag: Meldung innerhalb 1 Stunde, Leistungsbeginn innerhalb 2 StundenBei Havarie: Meldung innerhalb 1 Stunde, unverzüglicher Beginn, Fertigstellung innerhalb eines Tages

Start-Up-Phase (Einmalleistung)

Einarbeitung über maximal 12 Arbeitswochen und anschließende Erprobungsphase, gesamte Start-Up-Phase maximal 6 Monate ab VertragsbeginnInhalte: Kick-off, Unterweisung in die Fremdfirmenrichtlinie, Erstellung Organigramm, Gefährdungsbeurteilung, Dokumentationsabstimmung, Sichtung bestehender Mängel-/Wartungsprotokolle, Standorterkundung der RLT-AnlagenEinmalige Pauschale in Höhe von 45.000,00 € netto; Auszahlung nach Ablauf von 6 MonatenPlanbare Leistungen müssen mindestens 2 Wochen vor Ausführung mit dem AG (FB 53.2) abgestimmt werden

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Eignung / Ausschlussgründe

Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (Formular 521)Eigenerklärung zu den Russland-Sanktionen (Sanktionspaket 5 EU, Formular 523): keine russische Staatsangehörigkeit, keine Niederlassung in Russland, keine Beteiligung >50 %, kein Handeln im Auftrag sanktionierter Personen/Unternehmen, keine mittelbare Kontrolle; gleiche Anforderungen für Unterauftragnehmer/Lieferanten mit >10 % AuftragswertEigenerklärung zur Information des Bieters (Formular CSX59)Eintragung im Handels- oder Vereinsregister, Angabe der USt-IdNr., ggf. Präqualifikations-Registriernummer

Fachliche Eignung / Personal

Mindestanforderungen an Qualifikation und Fachkenntnisse der einzusetzenden Fachkräfte; Nachweis vor Zuschlagserteilung (genaue Anforderungen siehe Anlage Mindestanforderungen_Personalprofile.xls)Befähigungsnachweise der Fach- und Servicemonteure vor Ausführungsbeginn dem AG vorzulegenAusreichende Deutschkenntnisse in Wort und Schrift des bauleitenden Fachpersonals und des Personals vor Ort (für Dokumentation, Leistungsnachweise, Absprachen)Fachmonteur muss während des Aufenthalts auf dem UzK-Gelände ständig telefonisch erreichbar sein

Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer und Eignungsleihe

Bei Bietergemeinschaften: alle Mitglieder benennen und bevollmächtigten Vertreter angeben (Formular 531)Bei Unteraufträgen (möglich nach § 36 VgV): Angabe der übernommenen Auftragsteile mit Firmenname, Sitz und Kontaktdaten (Formulare 533a/533b)Bei Eignungsleihe nach § 47 VgV: Erklärung des Eignungsleihers zur Leistungsfähigkeit und zur gemeinsamen Haftung (Formulare 534a/534b); Eignungsleiher muss ebenfalls erklären, dass keine Ausschlussgründe vorliegen

Sonstige Anforderungen

Geeignet für kleine und mittlere Unternehmen (KMU)Keine bestimmte Rechtsform des Unternehmens erforderlichKeine Kaution oder Sicherheitsleistung gefordertNachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung bei Vertragsabschluss (Police), danach jährlich auf Verlangen

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote

Geringe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 63%4–10 · 35%11+ · 2%

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 17 erledigt

Angebotskern (Preise & Leistung)

Eigenerklärungen zum Bieter

Konstellationsspezifische Erklärungen

Form & Frist

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Universität zu Köln, Abteilung 64 - Einkauf | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Anschrift

50923 Köln

Ort

50923 Köln

Kategorie

Nordrhein-Westfalen

Veröffentlicht

21. September 2026

Angebotsfrist

22. Oktober 2026

Auftraggeber-Website

uni-koeln.de/ ↗