Rahmenvereinbarung Lieferung von Büromaterial

Stadt Elmshorn - Der Oberbürgermeister -25335 Elmshorn, Schleswig-HolsteinVeröffentlicht: 22. Juni 2026

Angebotsfrist: 14. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Elmshorn schreibt eine Rahmenvereinbarung für die Lieferung von Büromaterial aus. Geliefert werden rund 117 Artikel (Kernsortiment) wie Papier, Ordner, Schreibgeräte, Klebezubehör, Moderationsmaterial und Bürogeräte – überwiegend mit Umweltzeichen Blauer Engel. Bestellt wird zwingend über einen kostenlosen, deutschsprachigen Online-Shop des Auftragnehmers, geliefert wird innerhalb von 3 Werktagen an verschiedene Lieferstellen in Elmshorn.

Vertragslaufzeit: 2 Jahre ab 15.09.2026, mit Option auf zwei Verlängerungen um je 1 Jahr. Höchstabrufsumme: 90.000 €. Angebotsfrist: 14.07.2026, 10:00 Uhr.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 14. Juli 2026

Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN

Bieterfragen-Frist24. Juni 2026

Bieterfragen-Frist6. Juli 2026

Angebotsfrist14. Juli 2026

Übermittlung Admin-Zugangsdaten1. Sep. 2026

Angebotsöffnung14. Juli 2026

Bindefrist14. Juli – 11. Sep. 2026

Zuschlag11. Sep. 2026

Vertragsbeginn15. Sep. 2026

Vertragslaufzeit15. Sep. 2026 – 14. Sep. 2028

Rahmenvertrag Laufzeitca. 15. Sep. 2026 – 14. Sep. 2030bis 2030

Höchstabrufsumme15. Sep. 2026

Lieferzeit15. Sep. 2026

Rechnungsstellung1. Okt. – 15. Okt. 2026

Erste mögliche Preisanpassung15. Mai 2028

Verlängerung 115. Sep. 2028 – 14. Sep. 2029

Vertragsende15. Sep. 2028

Verlängerung 215. Sep. 2029 – 14. Sep. 2030bis 2030

Kündigungsfristca. 14. Juni 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität3 Kriterien

Preis 55%Qualität 45%

Preis40%
Angebotspreis; Maximal 40 Punkte. Ermittlung durch lineare Interpolation. Bestbieter erhält die Höchstpunktzahl, nachfolgende Bieter erhalten einen Abzug über lineare Interpolation: (Preisdifferenz zum Bestbieter x Höchstpunktzahl) / Preis Bestbieter.
Rabatt außerhalb des Kernsortiments15%
Rabatt auf Nettopreislisten des regulären Sortimentskatalogs außerhalb des Kernsortiments; Maximal 15 Punkte. 15 Punkte erhält das Angebot mit dem höchsten Rabatt (lineare Interpolation). Kein Rabatt = 0 Punkte, aber kein Ausschluss.
Bedienfreundlichkeit und Funktionalität des Onlineshops45%
Bewertung anhand eines kostenlosen Testzugangs zum Onlineshop (innerhalb von 7 Tagen einzurichten) und optionaler schriftlicher Erläuterung. Maximal 45 Punkte. Pro erfülltem der 10 Unterkriterien werden 4,5 Punkte vergeben (a. einfache Bedienung ohne Schulung; b. Bild- und Produktbeschreibung; c. intelligente Suche über Wort-Synonyme; d. Sichtbarkeit der Verfügbarkeitsanzeige; e. Übersichtlichkeit des Warenkorbs; f. Kennzeichnung Kern-/Gesamtsortiment; g. Statusübersicht ausgelöster Bestellungen; h. vierteljährliche Auswertung nach Kostenstellen; i. Schnelleingabe mit Artikelnummer; j. Bedienfreundlichkeit der Neuanlage von Nutzern durch Administrator).

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien mit Gewichtungen und Bewertungsmethoden sind vollständig in den Vergabeunterlagen dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Kernsortiment

Lieferung der ca. 117 im Leistungsverzeichnis (Teil 2) aufgeführten Positionen für den geschätzten Bedarf von 2 Jahren, z. B.:

Schreib- und Notizmaterial (Collegeblöcke, Notizbücher, Haftnotizen, Haftmarker)Ordner, Ringordner, Briefablagen (POS 9–11 zwingend mit 180°-Präzisionsmechanik)Schreibgeräte (Kugelschreiber, Fineliner, Fasermaler, Permanentmarker, Bleistifte, Text- und Boardmarker, Folienschreiber)Bürokleingeräte (Locher, Heftgerät, Schere, Klebefilm, Klebestifte, Korrekturroller)Stempelzubehör und Ersatzkissen (Trodat)Klammern, Heftklammern, FoldbackklammernModerations- und Flipchart-MaterialSichthüllen, Prospekthüllen, Laminierfolien, Trennblätter, Registraturen, Klemmbretter, StehsammlerBeschriftungsbänder (Dymo/Brother), Packband, Batterien AA/AAA/9V

Bei vielen Positionen ist das Umweltzeichen Blauer Engel zwingend; gleich- oder höherwertige Ersatzartikel sind nur mit Zustimmung des Auftraggebers zulässig. Mengenangaben sind Schätzwerte ohne Abnahmeverpflichtung.

Gesamtsortiment und Rabatt

Neben dem Kernsortiment muss der Auftragnehmer seinen regulären Katalog zu einem angegebenen Rabatt liefern können. Die Preise sind im Online-Shop zu hinterlegen oder in der Rechnung auszuweisen.

Online-Shop (zwingende Voraussetzung)

Der Auftragnehmer stellt kostenlos und in deutscher Sprache einen passwortgeschützten Online-Shop bereit, u. a. mit:

mindestens zwei Administratoren-AccountsFilterfunktion für das KernsortimentSuche nach Schlagwort, Warengruppe oder ThemaWarenkorb und FavoritenlisteArtikeldetails: Bild, Bezeichnung, Beschreibung, Artikel-/Hersteller-Nr., Verpackungseinheit, Nettopreis, Verfügbarkeitkostenlose Nutzerverwaltung (anlegen, ändern, löschen)Bestellfreigabe per E-Mail durch AdministratorStatusübersicht laufender Bestellungenvierteljährliche Auswertung nach KostenstellenSchnelleingabe über Artikelnummer

Der Bieter muss auf Anforderung innerhalb von 7 Tagen einen Testzugang bereitstellen.

Lieferung und Logistik

Lieferung spätestens am 3. Werktag (Mo–Fr) nach BestelleingangAnlieferungszeiten Mo–Fr 08:30–12:00 Uhr oder nach AbspracheVersandkostenfrei, auf Gefahr des AuftragnehmersMindestbestellwert 15 € netto pro BestellungVollständige Lieferung bevorzugt; Teillieferung nur, wenn 3-Tages-Frist nicht einhaltbarLieferung an zentrale Annahmestelle je Lieferadresse; bei mehreren Bestellern/Kostenstellen an einer Adresse getrennt verpackenLieferschein mit Nutzer, Lieferanschrift, Artikelnr., Bezeichnung, Menge, Datum und Rückstandsmengenkostenfreier Umtausch bei FehllieferungenReklamationsbearbeitung innerhalb von 3 Werktagen

Vertragsrahmen

Leistungsort: 25335 Elmshorn sowie weitere in der Anlage genannte LieferstellenVertragsbeginn: 15.09.2026Laufzeit: 2 Jahre bis 14.09.2028, mit Option auf Verlängerung um jeweils 1 Jahr (maximal 2 Verlängerungen)Höchstabrufsumme: 90.000 € inkl. MwSt. – bei Erreichen endet der VertragRechnungsstellung: monatliche Sammelrechnungen je Rechnungsadresse, bis zum 15. des Monats für den Vormonat, ohne zusätzliche Bearbeitungskosten

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Allgemeine Geschäftsfähigkeit und rechtliche Lage

Eigenerklärung zu Ausschlussgründen (§ 123 GWB): keine rechtskräftigen Verurteilungen wegen Straftaten wie Betrug, Bestechung, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel, ZwangsarbeitEigenerklärung zu fakultativen Ausschlussgründen (§ 124 GWB): keine schweren Verfehlungen, keine Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht, keine Insolvenz, keine WettbewerbsverstößeOrdnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und SozialversicherungsbeiträgenKeine Verstöße gegen AEntG, MiLoG, SchwarzArbG, AufenthG mit Geldbuße ≥ 2.500 €Handelsregistereintragung bzw. Eintragung im Berufsregister des GeschäftssitzesMitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Angabe des Unternehmensumsatzes der letzten 3 abgeschlossenen GeschäftsjahreAngabe einer Mitgliedsnummer der BerufsgenossenschaftBei Auftragswert ≥ 30.000 € netto: Auszug aus dem Wettbewerbsregister durch den Auftraggeber

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Geschäftsjahren mit Leistungsbeschreibung, Auftragswert und AuftraggeberJahresdurchschnittliche Anzahl der beschäftigten Arbeitskräfte der letzten 3 JahreBereitstellung eines kostenlosen, deutschsprachigen Online-Shops mit den geforderten Funktionen (zwingende Voraussetzung)Möglichkeit der Lieferung innerhalb von 3 Werktagen an mehrere Lieferstellen in Elmshorn

Zusätzliche Erklärungen bei Bedarf

LkSG (EV 06c): nur wenn Unternehmen ≥ 1.000 Arbeitnehmer im Inland beschäftigt – Erklärung zur Umsetzung menschenrechtlicher SorgfaltspflichtenUnteraufträge / Eignungsleihe (EV 07a): bei Einschaltung Dritter; Nachunternehmer sind bereits im Angebot namentlich zu benennen; EV 07b und EV 07c sind auf Anforderung nachzureichenBietergemeinschaft (EV 07d): bei gemeinsamer Angebotsabgabe; gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder, Benennung eines bevollmächtigten Vertreters (von allen Mitgliedern unterschrieben)Datenschutz (auf Anforderung): Nachweis DSGVO/BDSG/LDSG-SH, Privacy by Design & Default, AVV, EU/EWR-Verarbeitung, TOM-Dokumentation, Offenlegung von Unterauftragsverarbeitern

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 Geschäftsjahre

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Geschäftsjahren

Leistungsbeschreibung, Auftragswert und Auftraggeber angeben; eingereicht im EV 06

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

4–10Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote

Mittlere Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%

Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen

Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

1Lyreco Deutschland GmbH6 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗2allpremio Handel GmbH6 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗3PLATE Büromaterial Vertriebs GmbH2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗4Kalamazoo Productos de Oficina, S.L.U.1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗5LYRECO ESPAÑA, S.A.1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 20 erledigt

Pflicht-Unterlagen mit dem Angebot

Produktnachweise

Online-Shop-Nachweis

Auf Anforderung der Vergabestelle nachzureichen

Formale Hinweise

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Stadt Elmshorn - Der Oberbürgermeister -

Ort

25335 Elmshorn, Schleswig-Holstein

Kategorie

Bürobedarf (allgemein)

Veröffentlicht

22. Juni 2026

Angebotsfrist

14. Juli 2026

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Erfüllungsort

Ort der Leistung

25335 Elmshorn

Schleswig-Holstein

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