Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Anmietung von Multifunktionssystemen

Stadt Frankfurt am Main, Amt für Informations- und Kommunikationstechnik | Vergabekammern des Landes Hessen bei dem Regierungspräsidium DarmstadtFrankfurt am Main, HessenVeröffentlicht: 27. April 2026

Angebotsfrist: 18. Juni 2026abgelaufen

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die Stadt Frankfurt am Main (Amt für Informations- und Kommunikationstechnik) schreibt die Anmietung und den Betrieb von Drucksystemen in zwei Losen aus. Beide Lose decken Hardwarenutzung, Softwarelösungen, Zubehör und umfassende Dienstleistungen (Wartung, Support, Verbrauchsmaterial).

Los 1: Ca. 1.284 Multifunktionsgeräte (Drucken/Kopieren/Scannen) in verschiedenen Leistungsklassen inkl. Pull-Print- und OCR-Software – als Rahmenvereinbarung über ca. 5 Jahre (max. 14,96 Mio. €).Los 2: Vier Produktionsdrucksysteme (2 S/W, 2 Farbe) für die Hausdruckerei inkl. Software, Wartung und Full-Service.

Das Angebot wird elektronisch über die Vergabeplattform der Stadt Frankfurt eingereicht. Zuschlagskriterium ist die Qualität (wirtschaftlichstes Angebot).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Die Angebotsfrist ist abgelaufen.

HEUTE

Termin / FristAPR2026 OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT

Veröffentlichungca. 30. Apr. 2026

Bieterfragen-Frist30. Apr. – 11. Juni 2026

Beantwortung der Fragen bis12. Juni 2026

Angebotsfrist18. Juni 2026

Angebotsöffnung18. Juni 2026

Bindefrist18. Juni – 6. Sep. 2026

Zuschlagca. 25. Aug. 2026

Vorführungca. 8. Sep. – 15. Sep. 2026

Vertragsbeginn1. Nov. 2026

Rollout-Phase Los 11. Nov. 2026 – 31. März 2027

Hauptabrufzeitraum Los 11. Nov. 2026 – 30. Apr. 2027

Vollständiger Rollout1. Apr. 2027

Einzelabruf-Laufzeit Los 1ca. 1. Apr. 2027 – 31. Okt. 2031

Vertragsende31. Okt. 2031

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode6 Kriterien

Generelle Anforderungen40%
Bewertung von Konzepten und Beschreibungen zu generellen Anforderungen (z.B. Service, Umwelt, Datenschutz).
Gerätespezifische Anforderungen60%
Bewertung der technischen Geräteanforderungen und Funktionalitäten.

L/P = Leistungspunkte (L) / Gesamtwertungspreis (P). Das Angebot mit dem höchsten L/P-Wert erhält den Zuschlag.

KI-Hinweis: Zuschlagskriterien und Bewertungsmethode sind vollständig in den Vergabeunterlagen beschrieben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Rahmenbedingungen für beide Lose

Vertragslaufzeit: 01.11.2026 – 31.10.2031 (60 Monate) – beide LoseLeistungsort: Frankfurt am Main (PLZ 60275), verteilt über das gesamte Stadtgebiet an Ämtern, Eigenbetrieben, Gesellschaften, Schulen (176 Standorte) und Kitas (155 Standorte)Vertragsart: EVB-IT Systemvertrag; Auftragnehmer agiert als GeneralunternehmerHauptmietkomponenten: Hardware-Vermietung, Standardsoftware-Überlassung auf Zeit, Aufstellung/Installation/Customizing/Integration, Schulungen, Dokumentation, laufender SystemserviceMietabrechnung: Mietraten quartalsweise; Klicks halbjährlich; keine Abrechnung vor VertragsbeginnPauschalfestpreise über die gesamte Vertragslaufzeit – keine PreisanpassungsklauselnRechnungsstellung: XRechnung oder PDF (PDF/A) an rechnungseingang@stadt-frankfurt.de bzw. postalisch an Stadt Frankfurt – Kassen- und Steueramt, Zentraler RechnungseingangSprache: Deutsch (B2 GER für Verfahrenskommunikation, deutschsprachige Hotline/Support)Nur Neugeräte (fabrikneu) initial; bei Los 1 ab dem 25. Monat Ergänzungsbestellung gebrauchter Geräte möglichDatenschutz/IT-Sicherheit: BSI IT-Grundschutz; Vertrag zur Auftragsverarbeitung gem. Art. 28 DSGVO wird mit Angebotsabgabe anerkanntKostenfreie vorzeitige Rückgabe bei Los 1: 10 % der initial abgerufenen Geräte je Leistungsklasse (mit 10 Arbeitstagen Frist, inkl. Abholung, Datenlöschung, Abtransport, Entsorgung)Kein Cloud-Betrieb – alle Dienste On-PremiseVertragsstrafen bei Mängeln und Verzug nach EVB-IT; Sicherheitsleistung bei Auftragssumme ≥ 50.000 € nettoBarrierefreiheit, Umwelt: Blauer Engel (RAL-UZ 219) oder gleichwertig; ElektroG-Rücknahme

Softwarelösungen & Dienste (übergreifend)

Für beide Lose ist ein Softwarepaket mitzudenken:

Pull-Print-Lösung (Drucken/Kopieren/Scannen nach Authentifizierung), inkl. KartenleserDruckregeln und serverbasierte Scan-to-Office-Funktion (optional)OCR-Verarbeitung ohne funktionale Beschränkung pro Serverinstallation; Lizenz unbegrenzt pro einzelner Installation, netzwerkübergreifende Verrechnung ausgeschlossen (KO-Kriterium)Gerätemanagement (mandantenfähig, zentral oder lokal) inkl. Firmware-UpdatesAutomatische Bestellung von Verbrauchsmaterial und WartungseinsätzenKundenportal (24/7, mandantenfähig, csv-Export)Active-Directory-/LDAPS-IntegrationUniverseller Windows-Druckertreiber (keine gerätespezifischen Treiber)Serverinstallationen: ca. 32 Pull-Print-Server und 32 OCR-Server an 28 Standorten (Kalkulationsgrundlage)Nicht enthalten: Faxfunktion in der Pull-Print-Lösung, Kostenstellenabrechnung, Cloud-Betrieb

Service, Wartung & Support (übergreifend)

Schlüsselpositionen (Los 1): Gesamtprojektverantwortlicher, Projektleiter, Rollout-Manager, EskalationsmanagerHotline: Mo–Fr 08:00–18:00 Uhr (Los 1); Mo–Fr 08:00–16:00 Uhr (Los 2)Servicetechniker deutschsprachig, qualifiziert (Herstellerzertifizierung/Partnerstatus)Kundendienst vor Ort mit definierten Reaktions- und WiederherstellzeitenVerbrauchsmaterial: automatische Belieferung an vorgegebene Adressen, Notfallsatz je GeräteklasseEntsorgung: Rücknahme leerer Verbrauchsmaterialien, Resttoner, defekter Teile; BSI-konforme Löschung nichtflüchtiger Speicher mit Löschzertifikat (DIN 66399) innerhalb 2 Wochen nach RückgabeMonatlicher Jour Fixe, jährlicher Review-Termin (Auslastung, Standortoptimierung, Servicequalität)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Ausschlussgründe & rechtliche Eignung (beide Lose)

Kein Ausschluss nach § 123 oder § 124 GWB (§ 122 GWB)Keine schweren Verfehlungen: Keine Verurteilung mit Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze oder Geldbuße > 2.500 € in den letzten 2 JahrenKein Insolvenzverfahren: weder beantragt noch eröffnet, kein Antrag mangels Masse abgelehnt, nicht in Liquidation; bei bestätigtem Insolvenzplan: Vorlage verlangtSteuern, Abgaben, Sozialversicherung: ordnungsgemäße Erfüllung der Verpflichtungen; Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt auf VerlangenBerufsgenossenschaftsmitgliedschaft (Nachweis auf Verlangen)Eintragung im Berufsregister (soweit zur Eintragung verpflichtet)Keine gewerblichen Schutzrechte am Angebotsgegenstand (Eigenerklärung)Keine MiLoG-Verstöße (Geldbuße ≥ 2.500 €) – Ausschluss gem. § 19 MiLoGSprache: Deutsch (B2 GER) für VerfahrenskommunikationSprache der Leistungserbringung: Deutsch für Support, Wartung, EinweisungGewerbezentralregisterauszug wird vom AG bei Aufträgen > 30.000 € beim Bundesamt für Justiz angefordert

Wirtschaftliche & finanzielle Eignung (beide Lose)

Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind (inkl. Anteile bei Bietergemeinschaften)Beschäftigtenzahl: jahresdurchschnittlich Beschäftigte der letzten 3 JahreBerufliche Risikohaftpflichtversicherung: Nachweis gem. Ziffer 19.1 EVB-IT System-AGB – bereits mit Angebot einzureichenVergleichbare Leistungen: Nachweis der Ausführung vergleichbarer Leistungen in den letzten 3 Jahren (3 Referenzen – siehe Referenzprojekte)

Kapazitäten anderer Unternehmen / Nachunternehmer (beide Lose)

Eignungsleihe: Benennung anderer Unternehmen; Verpflichtungserklärung des NU (Anlage 236); bei Eignungsleihe gemeinsame Haftung mit dem NUVerpflichtungserklärung Tariftreue/Mindestentgelt (Verpflichtungserklaerung_oeff_AG) für jeden NU – vollständig ausgefüllt und unterzeichnetBei NU-Einsatz: Eignungsnachweise des NU vorlegen (wenn Eignung über NU erbracht wird)Bietergemeinschaften: Erklärung aller Mitglieder in Textform (ARGE-Erklärung, Bevollmächtigter, Gesamtschuldner-Haftung); Nachweise je Mitglied nach AufgabenumfangRefinanzierungspartner/Eintrittsmodell: Übertragung vertraglicher Rechte/Pflichten nur mit vorheriger schriftlicher Zustimmung der Vergabestelle; Refinanzierer muss Eignungsanforderungen (wirtschaftliche/finanzielle Leistungsfähigkeit, Zuverlässigkeit) erfüllen – kein Anspruch auf ZustimmungSicherungsweise Abtretung an Refinanzierungspartner unter bestimmten Bedingungen zulässigWeitergabe von Unterlagen an Subunternehmer und Refinanzierungspartner zwecks Angebotsvorbereitung/Refinanzierung zulässig, sofern zur Vertraulichkeit verpflichtet

Referenzprojekte

1 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 60 Monate ab Veröffentlichung der BekanntmachungVolumen: ≥ 1.500 Systeme / ≥ 150 Standorte

Mindestens 1 Referenzprojekt: Lieferung und Installation von insgesamt ≥ 1.500 Systemen an ≥ 150 räumlich getrennten Standorten; Abrechnungsmodell Hardwaremiete + Clickpreis; Softwarelösungen Pull-Printing, Gerätemanagement, OCR und automatische Verbrauchsmaterialbestellung; Reparatur/Wartung durch herstellerqualifiziertes Technikpersonal

Anlage C03_Referenzen mit Kundenname, Ansprechpartner + Telefonnummer, Standort, Zeitraum, Gesamtauftragswert, Kurzbeschreibung. Fehlende Angaben (z. B. Telefonnummer) führen zur Nichtberücksichtigung. Bei Platzmangel im Kurzbeschreibungsfeld dürfen ergänzende Anlagen beigefügt werden.

3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 JahreVolumen: k. A.

Ergänzend (Eigenerklärung zur Eignung 124_LD): Drei Referenzen aus den letzten drei Jahren mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum (auf Verlangen bei engerer Wahl)

Nur auf gesonderte Anforderung der Vergabestelle vorzulegen.

0 ReferenzenZeitraum: –Volumen: –

Keine explizite Referenzanforderung in den Vergabebedingungen Los 2; im Zuschlagskriterienkatalog Los 2 ebenfalls keine Referenzen vorgesehen

–

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.