Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

HA26010 Rahmenvereinbarung Tintenpatronen und Toner

Stadt Karlsruhe Hauptamt | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium KarlsruheKarlsruhe, Baden-WürttembergFrist: 16. Juli 2026(in 29 Tagen)

Zusammenfassung

Was wird beschafft?

Die Stadt Karlsruhe sucht Lieferanten für Tintenpatronen und Toner, mit denen stadtweit rund 270 Dienststellen, Eigenbetriebe, Schulen (inkl. Europäische Schule) und Kindertagesstätten kostenstellenbezogen beliefert werden. Der Bedarf wird über eine Rahmenvereinbarung mit einer Grundlaufzeit von 12 Monaten (ab 01.11.2026) und bis zu zwei automatischen Verlängerungen um je 12 Monate gedeckt – also maximal bis Ende Oktober 2029.

Zwei Lose:

Los 1: Originalprodukte der Druckerhersteller (Lexmark, HP, Brother, Kyocera, Epson) – ca. 173 Anlieferadressen, ca. 720 Bestellungen pro Jahr, Mindestbestellwert 60 €.
Los 2: Technisch gleichwertige, wiederaufbereitete Alternativprodukte (Rebuilt) – ca. 95 Anlieferadressen, ca. 220 Bestellungen pro Jahr, Mindestbestellwert 20 €.

Bieter können für ein Los oder beide Lose Angebote abgeben. Der Zuschlag erfolgt ausschließlich nach dem Preis (Angebotsendpreis brutto, berechnet auf 36 Monate). Es gibt keine Abnahmepflicht und keine Mindestabnahmemengen.

Wichtige Termine:

Angebotsfrist: 16.07.2026, 11:00 Uhr (elektronisch über subreport/ELVIS)
Vertragsbeginn: 01.11.2026

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Details

Noch 29 Tage bis zur Angebotsfrist

Termin / Frist

2026202720282029

JUNDEZJUNDEZJUNDEZJUN

Veröffentlichung

Angebotsfrist

Angebotsöffnung

Bindefrist

Vertragsbeginn

Vertragslaufzeit

Kündigungsfrist Grundlaufzeit

Verlängerung 1

Kündigungsfrist 1. Verlängerung

Verlängerung 2

Vertragsende

Heute

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Details

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis100%
Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt. Die Wertungssummen werden ermittelt aus den nachgerechneten Angebotssummen, insbesondere unter Berücksichtigung von Nachlässen. Werkstätten für Behinderte erhalten einen Bonus von 15 Prozent auf die Wertungssumme.

Das Zuschlagskriterium Preis mit 100% ist vollständig dokumentiert; ein Bonus von 15% für Werkstätten für Behinderte ist ebenfalls angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Details

Belieferung & Bestellplattform

Beliefert werden die Dienststellen, Eigenbetriebe, Schulen (inkl. Europäische Schule) und Kindertagesstätten der Stadt Karlsruhe.
Bestellungen laufen über die städtische Plattform „Kaufhaus der Stadt".
Der Auftragnehmer muss die für die Plattform erforderlichen Daten binnen 2 Wochen nach Zuschlag, spätestens 3 Wochen vor Vertragsbeginn (01.11.2026) importieren.
Lieferung frei Haus an die Standorte der Bedarfsstellen; im Los 1 ca. 173 Anlieferadressen mit ca. 720 Bestellungen pro Jahr, im Los 2 ca. 95 Anlieferadressen mit ca. 220 Bestellungen pro Jahr.
Lieferzeit: maximal 1 Woche nach Bestellung, Lieferankündigung mindestens 24 Stunden im Voraus.
Annahme-/Lieferzeitfenster: Montag bis Freitag, 8:30–15:30 Uhr.

Produktprogramm & Sortiment

Lieferung von Tintenpatronen und Toner (sowie Resttoner-/Resttintenbehälter) für die Geräte der Hersteller Lexmark, HP, Brother, Kyocera und Epson.
Die in den Leistungsverzeichnissen aufgeführten Positionen mit Schätzmengen und Seitenleistungen geben den voraussichtlichen Jahresbedarf wieder; die tatsächlich abgerufenen Mengen können abweichen.
Die Bieter müssen pro Position Hersteller/Fabrikat und ggf. Kompatibilität zum Original benennen; bei Los 2 ist anzugeben, falls zu einer Position kein Alternativprodukt verfügbar ist – dann ist ersatzweise das Originalprodukt zum Originalpreis anzubieten.
Im Angebot ist ein Rabattsatz für Produkte aus dem Randsortiment (in %) sowie ggf. ein Mindermengenzuschlag bzw. eine Versandpauschale für Bestellungen unter dem Mindestbestellwert (Los 1: 60 €, Los 2: 20 €) anzugeben.

Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen

Es dürfen ausschließlich ungeöffnete aktuelle Originalumverpackungen (Los 1) bzw. rebuilt/virgin-Kartuschen, nur einmal wiederaufbereitet (Los 2) geliefert werden.
Keine Graumarktware, Fälschungen, Reimporte, gebrauchten Produkte oder B-Ware (Los 1).
Alternativprodukte (Los 2) müssen die Anforderungen der DIN 33870-1/-2 (Toner) bzw. DIN 33871-1 (Tinten) erfüllen.
Für alle angebotenen Produkte müssen Sicherheitsdatenblätter (mind. deutsch, gemäß REACH Art. 31) vorhanden sein und auf Verlangen vorgelegt werden.
Leergutmitnahme: Aufstellung geeigneter Sammelbehältnisse, Abholung innerhalb von 5 Werktagen nach Beauftragung, mit Hinweisen zu CO2-Bilanz und Ansprechpersonen.
Umtausch bei Falschlieferung oder Mängeln: binnen 2 Wochen nach Anzeige.
Beratungsleistung des Auftragnehmers mit Reaktionszeit max. 3 Werktage (telefonisch oder per E-Mail).

Nachhaltigkeit & Logistik

Die Lieferungen sind CO2-neutral zu erbringen (E-Fahrzeuge, klimafreundliche Verpackung, ggf. Ausgleichsmaßnahmen); die Stadt erwartet ein entsprechendes Konzept.
Anlieferung an die stadtweit verteilten Standorte im gesamten Karlsruher Stadtgebiet.

Vertragsrahmen (Hinweis)

Grundlaufzeit 12 Monate ab 01.11.2026; bis zu zwei automatische Verlängerungen um je 12 Monate (maximal bis 31.10.2029), sofern nicht 6 Monate vor Ablauf gekündigt wird.
Keine Abnahmeverpflichtung und keine Mindestabnahmemengen; bei Erreichen des Höchstwerts (Angebotsendpreis brutto je Los inkl. Randsortiment + max. 50 %) gilt der Vertrag als erfüllt.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Details

Befähigung zur Berufsausübung

Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (soweit eintragungspflichtig).
Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft.
Eigenerklärung, dass keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen (z. B. keine rechtskräftige Verurteilung, keine Geldbuße nach § 30 OWiG gegen Führungspersonen).
Eigenerklärung, dass keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen.
Erfüllung der Steuer-, Abgaben- und Sozialversicherungspflichten.
Kein Bezug zu Russland im Sinne der EU-Verordnung Nr. 833/2014.
Keine vorsätzlich unzutreffenden Eignungserklärungen in früheren Vergabeverfahren.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichenden Deckungssummen oder Erklärung, dass diese innerhalb von 7 Tagen nach Auftragserteilung abgeschlossen wird; zusätzlich Bestätigung eines Versicherers über die Risikoabsicherung im Auftragsfall.
Angaben zum Gesamtumsatz und zum Umsatz mit der besonderen Leistungsart (Lieferung von Tintenpatronen und/oder Toner) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren über vergleichbare Lieferungen von Tintenpatronen und/oder Toner, mit Angaben zu Art, Zeitraum, Auftraggeber (Anschrift, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail) und Vergleichbarkeit.
Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (Formblatt 235), soweit Unterauftragnehmer eingesetzt werden; ggf. ergänzende Verpflichtungserklärung (Formblatt 236) mit gemeinsamer Haftung.

E-Rechnung, Bestellung & Zahlung

Elektronische Bestellung und elekktronische Zahlung sind vorgesehen.
Rechnungsstellung als E-Rechnung (Übergangsfrist bis 31.12.2026, Widerruf vorbehalten).
Die Leistung ist vom Bieter selbst zu erbringen; eine Ausführung durch Dritte ist nur im Rahmen der Unterauftragnehmer-Regelungen (Formblätter 235/236) zulässig.

Zuschlagskriterium

Preis (100 %) – maßgeblich ist der Angebotsendpreis brutto, berechnet über 36 Monate je Los.

Hinweise zu Form und Verfahren

Offenes Verfahren nach VgV; nur ein Rahmenvertragspartner je Los.
Es sind keine Nebenangebote und keine Mehrfachangebote zugelassen; pro Los bzw. Bieter ist ein Angebot abzugeben.
Elektronische Kataloge sind nicht zugelassen.
Nachforderung von Erklärungen und Unterlagen nach Fristablauf ist nicht ausgeschlossen (§ 56 VgV).
Ab einer Auftragssumme > 30.000 € wird für den zukünftigen Auftragnehmer ein Gewerbezentralregister-Auszug angefordert.

Referenzprojekte

3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 abgeschlossene GeschäftsjahreVolumen: nicht angegeben

Mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren über vergleichbare Lieferungen von Tintenpatronen und/oder Tonern

Eigenerklärung mit Art der Leistung, Ausführungszeitraum, Auftraggeber (Anschrift, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail) und Vergleichbarkeit. Bei Bietergemeinschaften insgesamt schriftlich nachzuweisen.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

Details

4–10Angebote erwartet

Mittlere Konkurrenz

Median rund 6 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 30%4–10 · 36%11+ · 34%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Details

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Details

Anmeldung & Plattform2

Kostenfreie Registrierung auf subreport/ELVISPflicht
Einmalig erforderlich, am besten vor dem Herunterladen der Unterlagen erledigen.
Kommunikation ausschließlich über subreport/ELVIS führenPflicht
Mündliche Auskünfte haben keine Gültigkeit. Bieterfragen rechtzeitig vor Angebotsabgabe über die Plattform einreichen.

Pflichtformulare & Erklärungen5

Angebotsschreiben (Formblatt 633) ausfüllen und abgebenPflicht
Unterschrift bzw. elektronische Signatur ist Pflicht – fehlt sie, wird das Angebot ausgeschlossen.
Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 631/Eigenerklärung) abgebenPflicht
Umsatzangaben der letzten 3 Geschäftsjahre, Erklärungen zu § 123/§ 124 GWB, Russland-Sanktionen, Steuer-/Sozialversicherungspflichten, Handelsregister, Berufsgenossenschaft.
Eigenerklärung zu Sicherheitsdatenblättern (Teil C_8) abgebenPflicht
Bestätigung, dass für alle angebotenen Produkte Sicherheitsdatenblätter vorhanden sind und auf Verlangen vorgelegt werden.
Verzeichnis Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (Formblatt 235) – falls relevantoptional
Nur ausfüllen, wenn Unterauftragnehmer oder Kapazitäten Dritter eingesetzt werden.
Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen (Formblatt 236) – nur auf Verlangen der Vergabestelleoptional
Wird von der Vergabestelle angefordert, nicht eigeninitiativ einreichen.

Konzepte (Pflicht für beide Lose)2

Konzept zur CO2-neutralen Lieferung (Teil C_6) ausarbeiten und einreichenPflicht
Bezug auf Nr. 4 der Leistungsbeschreibung: E-Fahrzeuge, Verpackung, ISO 50001, Ausgleichsmaßnahmen.
Konzept zur Leergutmitnahme (Teil C_7) ausarbeiten und einreichenPflicht
Sammelbehältnisse, Abholung, CO2-Bilanz, Ansprechpersonen beschreiben.

Leistungsverzeichnisse & Preisblätter3

Leistungsverzeichnis Los 1 (Excel, Teil C_2) vollständig ausfüllenoptional
Pflicht, soweit Los 1 angeboten wird. Alle EP-/GP-Felder netto ausfüllen, Randsortiment-Rabatt und Mindermengenzuschlag ergänzen, Angebotsendpreis brutto (36 Monate) in das Angebotsblatt übertragen.
Leistungsverzeichnis Los 2 (Excel, Teil C_3) vollständig ausfüllenoptional
Pflicht, soweit Los 2 angeboten wird. Für alle Positionen Hersteller/Fabrikat und Kompatibilität zum Original angeben; Randsortiment-Rabatt und Versandpauschale ergänzen.
Bedingungslosen Rabatt auf Abrechnungssumme (in %) im Angebotsschreiben angebenPflicht
Gilt für beide Lose.

Hersteller- & Umweltzertifikate5

Supplies-Partner-Zertifikate der Hersteller Lexmark, HP, Brother, Kyocera und Epson beilegen (aktuell gültig)optional
Nur für Los 1 (Originalprodukte).
Nachweis der Herstellung gemäß DIN 33870-1/-2 (Toner) bzw. DIN 33871-1 (Tinten) beilegenoptional
Nur für Los 2 (Alternativprodukte), z. B. Blauer Engel RAL-UZ 177, Nordic Ecolabel oder vergleichbar.
Zertifikat als Entsorgungsfachbetrieb gem. §§ 56, 57 KrWG (mind. Abfallschlüssel 08 03 18) beilegenPflicht
Für beide Lose – betrifft das mit der Leergutrücknahme beauftragte Unternehmen.
Qualitätsmanagement-Zertifikat DIN ISO 9001:2015 (oder gleichwertig) der Hersteller beilegenPflicht
Für alle angebotenen Hersteller, beide Lose.
Umweltmanagement-Zertifikat DIN ISO 14001:2015 oder EMAS (oder gleichwertig) der Hersteller beilegenPflicht
Für alle angebotenen Hersteller, beide Lose.

Referenzen & Versicherungsnachweis2

Mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 3 Geschäftsjahren einreichenPflicht
Vergleichbare Lieferungen von Tintenpatronen und/oder Tonern. Pflichtangaben je Referenz: Art, Zeitraum, Auftraggeber mit Anschrift/Ansprechpartner/Telefon/E-Mail, Vergleichbarkeit.
Bestätigung der Betriebshaftpflichtversicherung beilegen (oder Erklärung zum Abschluss binnen 7 Tagen nach Auftragserteilung)Pflicht
Mit ausreichenden Deckungssummen, plus Bestätigung des Versicherers zur Risikoabsicherung im Auftragsfall.