Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner
HA26010 Rahmenvereinbarung Tintenpatronen und Toner
Stadt Karlsruhe Hauptamt | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium KarlsruheKarlsruhe, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWas wird beschafft?
Die Stadt Karlsruhe sucht Lieferanten für Tintenpatronen und Toner, mit denen stadtweit rund 270 Dienststellen, Eigenbetriebe, Schulen (inkl. Europäische Schule) und Kindertagesstätten kostenstellenbezogen beliefert werden. Der Bedarf wird über eine Rahmenvereinbarung mit einer Grundlaufzeit von 12 Monaten (ab 01.11.2026) und bis zu zwei automatischen Verlängerungen um je 12 Monate gedeckt – also maximal bis Ende Oktober 2029.
Zwei Lose:
Los 1: Originalprodukte der Druckerhersteller (Lexmark, HP, Brother, Kyocera, Epson) – ca. 173 Anlieferadressen, ca. 720 Bestellungen pro Jahr, Mindestbestellwert 60 €.Los 2: Technisch gleichwertige, wiederaufbereitete Alternativprodukte (Rebuilt) – ca. 95 Anlieferadressen, ca. 220 Bestellungen pro Jahr, Mindestbestellwert 20 €.
Bieter können für ein Los oder beide Lose Angebote abgeben. Der Zuschlag erfolgt ausschließlich nach dem Preis (Angebotsendpreis brutto, berechnet auf 36 Monate). Es gibt keine Abnahmepflicht und keine Mindestabnahmemengen.
Wichtige Termine:
Angebotsfrist: 16.07.2026, 11:00 Uhr (elektronisch über die Vergabeplattform)Vertragsbeginn: 01.11.2026
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Veröffentlichung13. Juni 2026
Angebotsfrist16. Juli 2026
Angebotsöffnung16. Juli 2026
Bindefrist16. Juli – 30. Okt. 2026
Vertragsbeginn1. Nov. 2026
Vertragslaufzeit1. Nov. 2026 – 31. Okt. 2027
Kündigungsfrist Grundlaufzeit30. Apr. 2027
Verlängerung 1ca. 1. Nov. 2027 – 31. Okt. 2028
Kündigungsfrist 1. Verlängerung30. Apr. 2028
Verlängerung 2ca. 1. Nov. 2028 – 31. Okt. 2029
Vertragsendeca. 31. Okt. 2029
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt. Die Wertungssummen werden ermittelt aus den nachgerechneten Angebotssummen, insbesondere unter Berücksichtigung von Nachlässen. Werkstätten für Behinderte erhalten einen Bonus von 15 Prozent auf die Wertungssumme.
KI-Hinweis: Das Zuschlagskriterium Preis mit 100% ist vollständig dokumentiert; ein Bonus von 15% für Werkstätten für Behinderte ist ebenfalls angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenBelieferung & Bestellplattform
Beliefert werden die Dienststellen, Eigenbetriebe, Schulen (inkl. Europäische Schule) und Kindertagesstätten der Stadt Karlsruhe.Bestellungen laufen über die städtische Plattform „Kaufhaus der Stadt".Der Auftragnehmer muss die für die Plattform erforderlichen Daten binnen 2 Wochen nach Zuschlag, spätestens 3 Wochen vor Vertragsbeginn (01.11.2026) importieren.Lieferung frei Haus an die Standorte der Bedarfsstellen; im Los 1 ca. 173 Anlieferadressen mit ca. 720 Bestellungen pro Jahr, im Los 2 ca. 95 Anlieferadressen mit ca. 220 Bestellungen pro Jahr.Lieferzeit: maximal 1 Woche nach Bestellung, Lieferankündigung mindestens 24 Stunden im Voraus.Annahme-/Lieferzeitfenster: Montag bis Freitag, 8:30–15:30 Uhr.
Produktprogramm & Sortiment
Lieferung von Tintenpatronen und Toner (sowie Resttoner-/Resttintenbehälter) für die Geräte der Hersteller Lexmark, HP, Brother, Kyocera und Epson.Die in den Leistungsverzeichnissen aufgeführten Positionen mit Schätzmengen und Seitenleistungen geben den voraussichtlichen Jahresbedarf wieder; die tatsächlich abgerufenen Mengen können abweichen.Die Bieter müssen pro Position Hersteller/Fabrikat und ggf. Kompatibilität zum Original benennen; bei Los 2 ist anzugeben, falls zu einer Position kein Alternativprodukt verfügbar ist – dann ist ersatzweise das Originalprodukt zum Originalpreis anzubieten.Im Angebot ist ein Rabattsatz für Produkte aus dem Randsortiment (in %) sowie ggf. ein Mindermengenzuschlag bzw. eine Versandpauschale für Bestellungen unter dem Mindestbestellwert (Los 1: 60 €, Los 2: 20 €) anzugeben.
Qualitäts- und Sicherheitsanforderungen
Es dürfen ausschließlich ungeöffnete aktuelle Originalumverpackungen (Los 1) bzw. rebuilt/virgin-Kartuschen, nur einmal wiederaufbereitet (Los 2) geliefert werden.Keine Graumarktware, Fälschungen, Reimporte, gebrauchten Produkte oder B-Ware (Los 1).Alternativprodukte (Los 2) müssen die Anforderungen der DIN 33870-1/-2 (Toner) bzw. DIN 33871-1 (Tinten) erfüllen.Für alle angebotenen Produkte müssen Sicherheitsdatenblätter (mind. deutsch, gemäß REACH Art. 31) vorhanden sein und auf Verlangen vorgelegt werden.Leergutmitnahme: Aufstellung geeigneter Sammelbehältnisse, Abholung innerhalb von 5 Werktagen nach Beauftragung, mit Hinweisen zu CO2-Bilanz und Ansprechpersonen.Umtausch bei Falschlieferung oder Mängeln: binnen 2 Wochen nach Anzeige.Beratungsleistung des Auftragnehmers mit Reaktionszeit max. 3 Werktage (telefonisch oder per E-Mail).
Nachhaltigkeit & Logistik
Die Lieferungen sind CO2-neutral zu erbringen (E-Fahrzeuge, klimafreundliche Verpackung, ggf. Ausgleichsmaßnahmen); die Stadt erwartet ein entsprechendes Konzept.Anlieferung an die stadtweit verteilten Standorte im gesamten Karlsruher Stadtgebiet.
Vertragsrahmen (Hinweis)
Grundlaufzeit 12 Monate ab 01.11.2026; bis zu zwei automatische Verlängerungen um je 12 Monate (maximal bis 31.10.2029), sofern nicht 6 Monate vor Ablauf gekündigt wird.Keine Abnahmeverpflichtung und keine Mindestabnahmemengen; bei Erreichen des Höchstwerts (Angebotsendpreis brutto je Los inkl. Randsortiment + max. 50 %) gilt der Vertrag als erfüllt.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung zur Berufsausübung
Eintragung im Berufs- oder Handelsregister (soweit eintragungspflichtig).Anmeldung bei der zuständigen Berufsgenossenschaft.Eigenerklärung, dass keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB vorliegen (z. B. keine rechtskräftige Verurteilung, keine Geldbuße nach § 30 OWiG gegen Führungspersonen).Eigenerklärung, dass keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB vorliegen.Erfüllung der Steuer-, Abgaben- und Sozialversicherungspflichten.Kein Bezug zu Russland im Sinne der EU-Verordnung Nr. 833/2014.Keine vorsätzlich unzutreffenden Eignungserklärungen in früheren Vergabeverfahren.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichenden Deckungssummen oder Erklärung, dass diese innerhalb von 7 Tagen nach Auftragserteilung abgeschlossen wird; zusätzlich Bestätigung eines Versicherers über die Risikoabsicherung im Auftragsfall.Angaben zum Gesamtumsatz und zum Umsatz mit der besonderen Leistungsart (Lieferung von Tintenpatronen und/oder Toner) für die letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren über vergleichbare Lieferungen von Tintenpatronen und/oder Toner, mit Angaben zu Art, Zeitraum, Auftraggeber (Anschrift, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail) und Vergleichbarkeit.Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (Formblatt 235), soweit Unterauftragnehmer eingesetzt werden; ggf. ergänzende Verpflichtungserklärung (Formblatt 236) mit gemeinsamer Haftung.
E-Rechnung, Bestellung & Zahlung
Elektronische Bestellung und elekktronische Zahlung sind vorgesehen.Rechnungsstellung als E-Rechnung (Übergangsfrist bis 31.12.2026, Widerruf vorbehalten).Die Leistung ist vom Bieter selbst zu erbringen; eine Ausführung durch Dritte ist nur im Rahmen der Unterauftragnehmer-Regelungen (Formblätter 235/236) zulässig.
Zuschlagskriterium
Preis (100 %) – maßgeblich ist der Angebotsendpreis brutto, berechnet über 36 Monate je Los.
Hinweise zu Form und Verfahren
Offenes Verfahren nach VgV; nur ein Rahmenvertragspartner je Los.Es sind keine Nebenangebote und keine Mehrfachangebote zugelassen; pro Los bzw. Bieter ist ein Angebot abzugeben.Elektronische Kataloge sind nicht zugelassen.Nachforderung von Erklärungen und Unterlagen nach Fristablauf ist nicht ausgeschlossen (§ 56 VgV).Ab einer Auftragssumme > 30.000 € wird für den zukünftigen Auftragnehmer ein Gewerbezentralregister-Auszug angefordert.
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 abgeschlossene GeschäftsjahreVolumen: nicht angegeben
Mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren über vergleichbare Lieferungen von Tintenpatronen und/oder Tonern
Eigenerklärung mit Art der Leistung, Ausführungszeitraum, Auftraggeber (Anschrift, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail) und Vergleichbarkeit. Bei Bietergemeinschaften insgesamt schriftlich nachzuweisen.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 30%4–10 · 36%11+ · 34%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)1MUP Bürohandels GmbH2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗2Ribbex EDV-Zuberhör Handelsgesellschaft mit beschränkter Haftung1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗3Erhardt & Fischer GmbH + Co.KG1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗4Streit Service & Solution GmbH & Co. KG1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗5O+S Offterdinger & Sailer GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 19 erledigt
Anmeldung & Plattform
Pflichtformulare & Erklärungen
Konzepte (Pflicht für beide Lose)
Leistungsverzeichnisse & Preisblätter
Hersteller- & Umweltzertifikate
Referenzen & Versicherungsnachweis
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Stadt Karlsruhe Hauptamt | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe
Anschrift
76133 Karlsruhe
Ort
76133 Karlsruhe
Kategorie
Drucker, Kopierer & Scanner
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.karlsruhe.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
76133 Karlsruhe
Baden-Württemberg
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