Leasing und Wartung Kopierer und Drucker

Beschafft werden insgesamt 34 fabrikneue Drucksysteme in vier Leistungsklassen, die in den Rathäusern, Schulen und Kindertagesstätten der Verbandsgemeinde Rengsdorf-Waldbreitbach (56579 Rengsdorf) zum Einsatz kommen.

Die Ausschreibung ist nicht in Lose aufgeteilt – es handelt sich um eine einheitliche Vergabe.

Die Geräte werden im Rahmen eines monatlichen Geräteleasings (netto) inklusive Service/Dienstleistung bereitgestellt. Die Vertragslaufzeit beträgt 72 Monate (01.08.2026 bis 31.07.2032). Eine Elektronikversicherung ab Vertragsbeginn sowie die Urheberrechtsabgabe sind im Leistungsumfang enthalten.

Leistungsklasse 1 – Multifunktionsgerät Großdrucker COLOR 4in1 A3 (16 Stück)

• Druckvolumen ca. 5.000 Seiten/Monat
• Mind. 40 S./Min. SW und Farbe (Tintenstrahl)
• Auflösung 2.400 x 600 dpi, Touchscreen mind. 10 Zoll
• Duplex, Ethernet 100/1000, USB 3.0, 8 GB Speicher
• Kopieren, Scannen (mind. 60 S./Min., OCR), optional Fax
• Stapelfinisher (bis 4.000 Blatt), separate Faxablage

Leistungsklasse 2 – Arbeitsplatzdrucker schwarzweiß A4 (5 Stück)

• Druckvolumen ca. 600 Seiten/Monat
• Mind. 22 S./Min. SW (Tintenstrahl)
• Auflösung 600 x 600 dpi, Farb-LCD
• Duplex, Ethernet 100/1000, USB 2.0
• Optional bis zu 3 zusätzliche 500-Blatt-Kassetten

Leistungsklasse 3 – Multifunktionsgerät MELDEAMT COLOR 4in1 A4 (3 Stück)

• Druckvolumen ca. 1.500 Seiten/Monat
• Mind. 25 S./Min. Farbe (Tintenstrahl)
• Auflösung bis 4.800 x 1.200 dpi, Touchscreen
• Nachweis Dokumentenechtheit erforderlich (Empfehlung: Epson WorkForce Pro WF-C5890DWF, von der Bundesdruckerei freigegeben)

Leistungsklasse 4 – Multifunktionsgerät COLOR 4in1 A4 (10 Stück)

• Druckvolumen ca. 1.500 Seiten/Monat
• Mind. 25 S./Min. Farbe (Tintenstrahl)
• Auflösung bis 4.800 x 1.200 dpi, Touchscreen
• Nachweis Dokumentenechtheit erforderlich

Übergreifend gilt: Je Geräteklasse ist derselbe Hersteller und Typ mit identischen Optionen einzusetzen. Alle Geräte verwenden Tintenstrahltechnologie.

• Netzwerk: RJ45, TCP/IP, 1000 Mbps-Switchports, Kategorie-5-Verkabelung
• Druckersprache: PCL (mind. PCL 6) und PostScript-kompatibel
• Treiber: Kompatibel mit Windows Server 2019/2022 und neueren Versionen
• Touchpanel: Deutschsprachig, beleuchtet
• Auflösung: Mind. 600 x 600 dpi (Druck/Kopie/Scan), Fax mind. 400 dpi
• Zoom: 25 – 400 %
• Duplex: 2-seitig auf 2-seitig, 2-seitig auf 1-seitig
• Schachtsteuerung: Kopfbogen auf 1. Seite, Folgeseiten Normalpapier
• Nachfüllen während laufendem Betrieb möglich
• Papier: Recyclingpapier bis 100 g/m², Universalkassette bis 300 g/m², Folien, Etiketten
• Scannen: Farbscanner mind. 300 dpi, leere Seiten filtern
• Scan-Formate: PDF, Kompakt-PDF, durchsuchbares PDF, verschlüsseltes PDF, PDF/A, JPEG, TIFF; wünschenswert DOCX, XLSX
• Scan-Funktionen: Scan-to-SMB, Scan-to-Mail, Follow-me-Scan, TWAIN-Scannen
• Fax: Fax-to-E-Mail (Geräte LK 4), zeitversetztes Senden
• Bannerdruck auf mind. einem Multifunktionsgerät
• Gleichzeitige Funktionen: Drucken in Speicher, Fax, Kopie parallel möglich
• Kostenstellenbezogene Erfassung ohne erneute Eingabe am Gerät
• Nachträgliches Löschen von Druckaufträgen ohne Kosten
• Versatzablage bei Nicht-Tisch-Geräten A3; fahrbare Rollen/Unterschrank
• TWAIN-Schnittstelle für Dokumentenmanagement
• Tastenkürzel/Programmierung wiederkehrender Jobs
• Sicherheit: PIN-Code-Authentifizierung (LK 1), GS-Zeichen/CE für alle Geräte

• Fullservice-Wartungsvertrag über die gesamte Vertragslaufzeit
• Reguläre Wartungszeiten: Montag–Donnerstag 08:00 Uhr bis 16:00 Uhr, Freitag bis 13:00 Uhr
• Vor-Ort-Service: Spätestens am nächsten Werktag
• Wiederinbetriebnahme nach Störung: Innerhalb von 48 Stunden (danach Mietbefreiung pro Tag)
• Testlauf nach Installation: 7 Tage
• Regelmäßige Inspektionen, Wartung, Reparaturen inkl. Ersatzteillieferung
• Geräteaustausch bei Instandsetzung nicht möglich – es muss Konfigurationsgleichheit gewahrt bleiben
• Alle Ersatzteile und Verbrauchsmaterialien (außer Papier und Klammern) im Leistungsumfang enthalten
• Kostenlose Belieferung mit Verbrauchsmaterialien inkl. Anfahrt, Abfahrt, Arbeitszeit
• Automatische Störungsmeldung an Helpdesk per E-Mail

Bereitstellung einer webbasierten Managementsoftware mit folgenden Funktionen:

• Kostenkontrolle und -abrechnung
• Geräte-, Seitenverbrauchs-, Zähler- und Toner-/Tintenstatusverwaltung
• Druckkostenzuordnung je System/Fachbereich/Verursacher (Gruppen/Kostenstellen)
• Rechteverwaltung
• Individuell anpassbare Reports/Statistiken in verschiedenen Dateiformaten
• Follow-Me-Printing / Secure Printing mit zentraler Druckqueue und Authentifizierung per Chip
• Vertraulicher Druck mit PIN-Code je Auftrag
• Automatische Zählerstandsmeldung mindestens 1x pro Quartal, Toner-/Tinten- und Fehlermeldungen
• Kompatibilität: Windows Server 2016/2019/2022, VMware, Hyper-V, Citrix, Remote Desktop
• Verzeichnisdienst-Synchronisation mit MS-AD
• Druckaufträge nach frei vorgebbarer Zeitspanne automatisch löschbar
• Softwarewartung inklusive

• Lieferung, Aufstellung, Installation, Programmierung und ggf. Umsetzen der Geräte
• Gruppenschulung für Endnutzer (ca. 15 Minuten je Nutzer)
• Administratorschulung für IT-Administratoren
• Installationsleitfaden (Handout) in digitaler Form
• Kurzdokumentation für Nutzer in digitaler Form
• Sicherungskonzept: Daten und Konfiguration auf Netzwerkordner

• Blauer Engel (RAL-UZ 205) und Energy Star 2.0 als Zertifizierungen erforderlich
• Recyclingpapier-Verarbeitbarkeit bis 100 g/m² nachgewiesen
• Schadstoffemissionen (Geräusch, Feinstaub, Styrol, Ozon) zu dokumentieren
• Leistungsaufnahme in Ruhemodus, Druckbereitschaft und Druckbetrieb anzugeben
• Kostenfreie Rücknahme von Geräten, Verbrauchsmaterialien und Verpackungen nach Vertragsende durch den Auftragnehmer
• Wiederverwertungsnachweis beizufügen

• Vergleichbarer Umsatz: Nachweis des Umsatzes der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung (Leasing/Wartung von Kopierern und Druckern) vergleichbar sind. Bei Gemeinschaftsangeboten sind die Anteile der Mitglieder zu kennzeichnen.
• Steuern/Abgaben/Sozialversicherung: Ordnungsgemäße Erfüllung der Pflichten ist nachzuweisen.
• Kein Insolvenzverfahren: Weder beantragt noch eröffnet; kein Antrag mangels Masse abgelehnt; nicht in Liquidation (oder rechtskräftig bestätigter Insolvenzplan).

• Vergleichbare Referenzen: Drei Referenzen aus den letzten 3 Jahren über vergleichbare Leistungen (Lieferung/Leasing/Wartung von Drucksystemen), auf Verlangen mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum.
• Personelle Leistungsfähigkeit: Verfügbarkeit der für die Auftragsdurchführung erforderlichen Beschäftigten. Auf Verlangen: jahresdurchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten 3 Jahre sowie Benennung der vorgesehenen Leitungspersonen.
• Gewerberechtliche Voraussetzungen: Erforderliche gewerberechtliche Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung müssen erfüllt sein.

• Berufsregister: Eintragung im Berufsregister am Sitz/Wohnsitz (oder Nachweis der Nichtverpflichtung), auf Verlangen vorzulegen.
• Finanzamt: Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts (Bescheinigung in Steuersachen), auf Verlangen vorzulegen.
• Gewerbezentralregister: Ab Auftragssumme ≥ 30.000 € wird der Auszug vom Auftraggeber direkt angefordert. Keine schweren Verfehlungen gem. § 123 GWB; in den letzten 2 Jahren kein Verstoß mit Freiheitsstrafe > 3 Monate, Geldstrafe > 90 Tagessätze oder Geldbuße > 2.500 €; kein Ausschlussgrund nach § 124 GWB (oder erfolgreiche Selbstreinigung nach § 125 GWB).
• Berufsgenossenschaft: Mitgliedschaft ist anzugeben.

• Mustererklärung 1 (AEntG): Bereitschaft zur Zahlung mindestens des geltenden Tarifvertrags für Beschäftigte, die unter das Arbeitnehmer-Entsendegesetz fallen.
• Mustererklärung 3 (LTTG): Verpflichtung zur Zahlung des gesetzlichen Mindestlohns (mind. 9,35 €/Std. brutto, Stand 01.01.2020) für nicht unter AEntG fallende Beschäftigte.
• Sorgfältige Auswahl von Nachunternehmen und Sicherstellung der Mindestentgelt- und Tariftreueverpflichtungen auch für Nachunternehmer und Verleiher.
• Prüffähige Unterlagen über eingesetzte Beschäftigte sind bereitzuhalten und auf Verlangen vorzulegen.

• Eigenerklärung zur Eignung (Formular 124_LD) als vorläufiger Nachweis; alternativ Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE).
• PQ-Verzeichnis-Eintrag oder gleichwertiges Zertifikat als Alternativnachweis möglich.
• Fremdsprachige Bescheinigungen sind mit deutscher Übersetzung vorzulegen.
• Bonus für Werkstätten für Behinderte: 15 % Bonus auf die Wertungssumme; Nachweis der Werkstatt-Eigenschaft ist mit dem Angebot zu führen.