Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner
Lieferung, Anmietung und Wartung von multifunktionalen Druck- und Kopiersystemen
Landratsamt Neckar-Odenwald-Kreis, Fachdienst Interner Geschäftsbetrieb | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidum Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Mosbach, Baden-WürttembergVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWas wird beschafft?
Das Landratsamt Neckar-Odenwald-Kreis beschafft ca. 120 fabrikneue multifunktionale Druck- und Kopiersysteme in drei Leistungsklassen – inklusive Lieferung, Rollout, Anmietung, Full-Service-Wartung, Verbrauchsmaterial (ohne Papier) und Bereitstellung einer Managementsoftware. Die Geräte werden an allen Standorten der Verwaltung, der kreiseigenen Schulen sowie bei Beteiligungsgesellschaften und kreisnahen Institutionen eingesetzt.
Wichtig zu wissen:
Es handelt sich um ein Los (Gesamtleistung) – keine Aufteilung in Fachlose.Alle Geräte müssen vom gleichen Hersteller und aus derselben Produktfamilie stammen.Gefordert sind u.a. Follow-Me Printing, RFID/PIN/AD-Authentifizierung, Cloud- und On-Premises-Managementsoftware, Umweltzertifizierungen (Blauer Engel, Energy Star) und Barrierefreiheit.Angebote werden ausschließlich elektronisch über die Vergabeplattform www.auftragsboerse.de eingereicht.Vertragslaufzeit: 60 Monate ab 01.11.2026, mit Option auf 2×12 Monate Verlängerung.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Veröffentlichung29. Juni 2026
Nachprüfungsantrag (Rügefrist)ca. 20. Juli 2026
Bieterfragen-Frist21. Juli 2026
Angebotsfrist30. Juli 2026
Bindefrist30. Juli – 30. Sep. 2026
Zuschlag1. Sep. 2026
Ausführungsbeginnca. 12. Okt. – 16. Okt. 2026
Vertragsbeginn1. Nov. 2026
Vertragslaufzeit (Grundlaufzeit)1. Nov. 2026 – 31. Okt. 2031
Nachmietung gebrauchter Geräte abca. 1. Sep. 2028 – 31. Okt. 2031
Verlängerung 1ca. 1. Nov. 2031 – 31. Okt. 2032
Verlängerung 2ca. 1. Nov. 2032 – 31. Okt. 2033
Vertragsende (max. Gesamtlaufzeit)ca. 31. Okt. – 1. Nov. 2033
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode9 Kriterien
- Leistungspunkte Allgemeiner Teil25%
Bewertung von Service/Wartung (Servicezeit) und Administrations-/Managementsoftware (konsolidierte Auswertung On-Premises/Cloud).
- Leistungspunkte KHG-Bewertung Systeme75%
Technische Bewertung der Systeme Typ 1.1 (25 Geräte), Typ 1.2 (82 Geräte) und Typ 1.3 (13 Geräte) anhand von Kriterien wie Druckgeschwindigkeit, Aufwärmzeit, WLAN-Standards, Papierhandhabung, Scangeschwindigkeit und optionalem Zubehör.
Z = L / P (Richtwertmethode nach UfAB V). L = erreichte Leistungspunkte (max. 100 LP), P = Angebotspreis. Die Leistungspunkte werden auf Grundlage der Bewertungsmatrix (Anlage 2) ermittelt.
KI-Hinweis: Die Bewertungsmatrix mit B-Kriterien und Leistungspunkten (insgesamt max. 100 LP) liegt vor, jedoch fehlt die explizite Dokumentation der Zuschlagsmethodik (Anwendung der Formel Z=L/P) sowie die Preisblattstruktur (Anlage 3) zur Bewertung des Preiskriteriums.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGeräteportfolio und Stückzahlen
Es handelt sich um eine Gesamtleistung in einem Los (keine Aufteilung).
Insgesamt ca. 120 fabrikneue Multifunktionsgeräte (Farbe) aus einem Hersteller und einer Produktfamilie mit identischer Bedienerführung:
Typ 1.1 – 25 Geräte (DIN A4, Farbe, bis 5.000 Seiten/Monat, Tischgeräte, optionaler Unterschrank)Typ 1.2 – 82 Geräte (DIN A3, Farbe, bis 10.000 Seiten/Monat, Standgeräte)Typ 1.3 – 13 Geräte (DIN A3, Farbe, bis 50.000 Seiten/Monat, Standgeräte)
Gemeinsame Kernfunktionen aller Geräte: Drucken, Kopieren, Scannen in Farbe, Duplex (drucken/kopieren/scannen), automatische Farb-/Schwarzweiß-Erkennung, PCL 6, PostScript 3, Windows- und Server-kompatible Treiber (Windows 10/11, Server 2019/2022/2025), mindestens 10-Zoll-Farb-Touch-Display in deutscher Sprache, WLAN nach mind. IEEE 802.11n.
Lieferung, Rollout und Installation
Lieferung, Transport und fachgerechter Aufbau an den Standorten im Kreisgebiet Neckar-Odenwald-Kreis (Verwaltung, Außenstellen, kreiseigene Schulen, betreute Einrichtungen)Vor Auslieferung: Prüfung der Funktionsfähigkeit und Vorkonfiguration jedes GerätsVergabe temperaturbeständiges Etikett am Gerät (Modell, Seriennummer, Hotlines)Installation durch fachkundiges, deutschsprachiges Personal; namentliche Nennung der InstallationsmitarbeiterNetzwerkanschluss und IP-Konfiguration, Installation AdministrationstoolVerpackungsentsorgungAbnahmeprotokoll in mindestens zweifacher AusfertigungDeutschsprachiges Handbuch und Datenblatt (PDF)Einweisung der Ansprechpartner und Nutzer vor Ort; kostenfreie Nachschulungen während der VertragslaufzeitKoordination mit Bestandsgeräte-RückbauPflicht: Rollout-Konzept (bei Nichtvorlage Ausschluss)Innerhalb 7 Tagen nach Auslieferung: elektronische Stellplatzübersicht (Excel); laufende AktualisierungBenennung eines Projektverantwortlichen inkl. E-Mail und Mobilfunknummer
Managementsoftware und Authentifizierung
Bereitstellung einer zentralen Administrations-/Management-SoftwareCloud-Variante in deutschen Rechenzentren UND On-Premises-Lösung (für getrennte Standorte); konsolidierte Auswertung beider Varianten ist wertungsrelevantFollow-Me Printing / Secure Print: einheitliche Bedienoberfläche an allen GerätenBenutzerauthentifizierung per Active Directory, PIN, RFID (z.B. EM4102 für Verwaltung, MIFARE DESFire oder vergleichbar für Schulen)Verschlüsselte Datenspeicherung (AES-256), automatische Löschung temporärer Daten, sichere Datenlöschung bei RückgabeUpdates und Lizenzen während der Vertragslaufzeit enthalten
Wartung, Service und Verbrauchsmaterial
Full-Service-Wartung inklusive Technikerkosten (Wege-, Arbeitszeit, Fahrt), Ersatzteile und Verbrauchsmaterial (außer Papier, ohne Heftklammern)Servicezeit zu den üblichen Geschäftszeiten des Auftraggebers (Mo–Mi 8–16 Uhr, Do 8–17 Uhr, Fr 8–12 Uhr); deutschsprachige HotlineStörungsmeldung per Telefon, E-Mail und Internet-Portal sowie automatisiert (System Care)Reaktionszeit: max. 2 Stunden an WerktagenWiederherstellungszeit: max. 3 Werktage ohne Ersatzteile / max. 5 Werktage mit ErsatzteilenReparatur vor Ort; bei nicht behebbarer Störung Ersatzgerät innerhalb von 5 WerktagenBei ≥ 3 Störungen pro Kalendermonat ODER jeweils 2 Störungen in 3 aufeinanderfolgenden Kalendermonaten: kostenfreier Gerätetausch gegen gleichwertiges Gerät (alle vertragsgemäßen Funktionen, nicht nur Kernfunktionen)Automatisierte Verbrauchsmaterialbestellung über das Portal; Tonerlieferzeit max. 3 Werktage frei StellplatzNotreserve an Tonerkartuschen (je 3 Kartuschen/Farbe + 2 Resttoner-Boxen) an den Standorten Mosbach, Buchen, Osterburken und Walldürn
Optionale Zusatzausstattungen und Nachmietung
Optionale Zusatzausstattungen (Preise auf Anfrage):
Zusätzliche Papierkassette, Großraummagazin (≥ 2.000 Blatt A4 bzw. ≥ 1.500 Blatt extern)WLAN-Funktion (soweit nicht Standard), UnterschrankKartenleser (Authentifizierung / Print-to-me)Broschürenfinisher (inkl. Mittelfalz, Sattelheftung, Lochen, Eckheftung)Wickelfalz, Heftfinisher (mind. Eckheftung, optional klammerlos)Locheinheit (2-fach und 4-fach)
Nachmietung von Ersatzgeräten:
Für Ersatzgeräte während der Vertragslaufzeit; ab dem 23. Monat dürfen auch gebrauchte Geräte eingesetzt werdenStaffelung in fünf Zeitfenster nach Restlaufzeit (59–48 / 47–36 / 35–24 / 23–12 / 11–6 Monate)
Umwelt, Sicherheit und Rücknahme
CE-Kennzeichnung und Konformitätserklärung; ggf. GS-Zeichen für Geräte ohne CE-PflichtRoHS-KonformitätEnergy Star KonformitätBlauer Engel (RAL-UZ 205) oder vergleichbare ZertifizierungBarrierefreiheit gemäß DIN EN 301 549Keine PatentrechtsverletzungenUmweltverträgliche Verpackung; kostenfreie Rücknahme von Verbrauchsmaterial und VerpackungenKostenfreie Rücknahme der Geräte nach Vertragsende inkl. Resttoner und BSI-konforme DatenlöschungGeräuschemission max. 70 dB(A) im Druckmodus (gem. ISO 7779/9296)
Abrechnung
Abrechnung über monatliche Grundmiete je Gerät (Sammelrechnung)Klickpreise für S/W- und Farb-Kopien/Drucke (inkl. Service und Verbrauchsmaterial), halbjährliche Abrechnung nach Ist-MengenHeftklammern separat (Preis je 1.000 Stück)Rechnungsstellung in elektronischer Form (PDF, ZUGFeRD oder gleichwertig) an beschaffung@neckar-odenwald-kreis.de
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Eintragung im Berufs-/Handelsregister oder vergleichbarer NachweisErfüllung der gewerberechtlichen Voraussetzungen für die LeistungserbringungMitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft (Nachweis oder Unbedenklichkeitsbescheinigung)
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Angaben zu den Jahresumsätzen der letzten 3 abgeschlossenen GeschäftsjahreBetriebshaftpflichtversicherung mit mindestens 2.500.000 EUR Deckungssumme je Schadensfall (Personen-, Sach- und Vermögensschäden); muss bei Zuschlag bestehen und während der Vertragslaufzeit aufrechterhalten werden
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Mindestens 3 vergleichbare Referenzaufträge aus den letzten 36 Monaten bei unterschiedlichen AuftraggebernPro Referenz: Auftraggeber, Abteilung, Ansprechpartner mit Telefon und E-Mail, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Auftragswert brutto. Einwilligung der Referenzauftraggeber zur Kontaktaufnahme erforderlichMitarbeiterzahlen 2023, 2024 und 2025, aufgeschlüsselt nach Standort und Funktion (Führungskräfte, Innendienst, Servicetechniker) – Nachweis ausreichender KapazitätenGültiges Umweltmanagement-Zertifikat nach DIN ISO 14001, EMAS oder gleichwertig (muss auf Bieter-/Auftragnehmerebene vorliegen; Herstellerzertifikate werden nicht als gleichwertig akzeptiert)
Ausschlussgründe und gesetzliche Anforderungen
Kein Vorliegen der zwingenden und fakultativen Ausschlussgründe:
Zwingende Ausschlussgründe (z.B. Verurteilungen wegen Straftaten, Verletzung von Steuer- oder Sozialversicherungspflichten)Fakultative Ausschlussgründe (z.B. Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht, Insolvenz, schwere Verfehlungen, Wettbewerbsverzerrungen, wesentliche Mängel bei früheren Aufträgen, Täuschung)Keine Verurteilung wegen Mindestlohnverstoßes (§ 21 MiLoG)
Zusätzliche Anforderungen:
Kein Russland-Bezug gemäß Art. 5k VO (EU) 2022/576 (Eigenerklärung)Einhaltung des Landestariftreue- und Mindestlohngesetzes (LTMG) Baden-WürttembergEinhaltung der ILO-KernarbeitsnormenVergabestelle behält sich vor, Unterlagen nachzufordern; bei Nichtlieferung erfolgt AusschlussPräqualifizierungsnachweise werden im Rahmen des Erklärungsumfangs anerkannt
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: innerhalb der letzten 36 Monate (3 Jahre)Volumen: keine Mindestvolumen-Anforderung in den Unterlagen
Mindestens 3 vergleichbare Aufträge (Lieferung, Anmietung und/oder Wartung von multifunktionalen Druck- und Kopiersystemen) bei unterschiedlichen Auftraggebern
Eigene Referenzen; pro Referenz: Auftraggeber, Abteilung, Ansprechpartner, Telefon, E-Mail, Leistungsbeschreibung, Leistungszeitraum, Auftragswert brutto. Einwilligung der Referenzauftraggeber zur Kontaktaufnahme erforderlich; Auftraggeber darf Referenzen selbst prüfen.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 74%4–10 · 25%11+ · 1%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)1Ricoh Deutschland GmbH7 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗2TA Triumph-Adler Deutschland GmbH7 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗3Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s r.o.3 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗4Weinrich GmbH & Co.KG2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗5Heinrich Wietholt GmbH2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 26 erledigt
Angebotsformulare und Erklärungen
Eignungsnachweise
Technische Angebotsunterlagen
Prüfung und Hinweise
Verlauf dieser Vergabe
3 Bekanntmachungen- 28.09.2026Vergabebekanntmachung
Zuschlag erteilt am 28.09.2026
- 29.07.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 30.07.2026 → 05.08.2026
- 29.06.2026Ausschreibung
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Auftraggeber
Landratsamt Neckar-Odenwald-Kreis, Fachdienst Interner Geschäftsbetrieb | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidum Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
74821 Mosbach
Ort
74821 Mosbach
Kategorie
Drucker, Kopierer & Scanner
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.neckar-odenwald-kreis.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
74821 Mosbach
Baden-Württemberg
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