managed print service

Bereitstellung einer kompletten Flotte von ca. 1.150 Druck- und Multifunktionssystemen (A3/A4, Schwarz-Weiß und Farbe) in 5 Geräteklassen:

• Klasse 1 (öffentlich): 110 Geräte, ca. 1.200.000 Klicks/Jahr
• Klasse 2: 30 Geräte, ca. 1.300.000 Klicks/Jahr
• Klasse 3 und 3A: 700 Geräte, ca. 1.500.000 Klicks/Jahr
• Klasse 4: 10 Geräte, ca. 1.000.000 Klicks/Jahr
• Klasse 5: 300 Geräte

Angestrebt wird eine Ein-Hersteller-Strategie. Die Geräte sind in einem Miet- oder Kaufmodell bereitzustellen; flexible Umverteilung, Standortänderungen und bedarfsgerechte Nach-/Ersatzbeschaffung müssen möglich sein.

• Installation, Aufbau und Inbetriebnahme frei Verwendungsstelle inklusive Einweisung der Nutzer.
• Integration in die Hochschul-Infrastruktur: Netzwerk, Verzeichnisdienste, Authentifizierung über die Campus-Card thoska + PIN am Endgerät und Single-Sign-On (SSO) über den Identity-Provider der Universität für die Web-Anwendung und den Druck vom PC.
• Benennung eines zentralen Ansprechpartners beim Auftragnehmer.
• Wartung ausschließlich durch den Auftragnehmer in vereinbarten Wartungsfenstern (Ankündigung mindestens 3 Werktage im Voraus per E-Mail).
• Webbasierter Servicedesk mit Statusverfolgung; Telefon-/Remote-Support; Vor-Ort-Service.
• Reaktionszeit: 8 Stunden während der Arbeitszeit. Max. Ausfallzeit Endgeräte: 48 Stunden (2 Werktage). Max. Ausfallzeit zentrale Dienste: 24 Stunden (1 Werktag).
• Firmware-Updates, Reparaturen und präventive Wartung sind enthalten.

• Disposition, Bevorratung und Lieferung von Toner/Tinte, Trommeln, Entwicklern, Resttonerbehältern und Verschleißteilen (Fixiereinheit, Transferbelt etc.) durch den Auftragnehmer.
• Bestückung der öffentlichen Geräte mit Toner und Papier durch den Auftragnehmer.
• Lieferung an nicht-öffentliche Geräte: Nachfüllung durch den Auftraggeber.
• Reguläre Lieferfrist: 4–6 Wochen nach Bestellung. Ausnahmen: maximal 8 Wochen nach Bestellung, nur nach rechtzeitiger schriftlicher Information.
• Papier (außer an öffentlichen Geräten) und weitere Druckmedien (Briefumschläge, Etiketten) werden vom Auftraggeber bereitgestellt.

• Follow-Me-Print-Server: Pull-Print-Verfahren – Druckauftrag wird erst nach Authentifizierung am Endgerät (thoska + PIN) an einem beliebigen Gerät der Flotte ausgegeben. Optionaler authentifizierter Sofortdruck.
• Web-Anwendung (zweisprachig DE/EN): Anzeige von Druckaufträgen, Scan-Empfang, Self-Service für PIN-Änderung, Preisübersichten für Endkunden.
• Druckertreiber für Windows, macOS, Linux sowie IPP/AirPrint-Unterstützung.
• Kopierfunktionen: automatischer Einzug, Duplex, S/W und Farbe, verschiedene Papierformate.
• Scanfunktionen: Scan-to-Web, Scan-to-Email, Scan-to-USB, Scan-to-Netzwerk-Storage (SMB, S3); Dateiformate TIFF, JPG, PDF, suchfähiges PDF, verschlüsseltes PDF, Word, PDF/A-1, PDF/A-2; automatische Entzerrung.
• Bezahlfunktion: private Drucke/Kopien per thoska (BMK-App als elektronische Geldbörse) oder Bargeld an ausgewählten Geräten; dienstliche Nutzung per thoska zu Lasten von Kostenstellen.

• Mietmodell: monatliche Miete je System (Kauf oder Miete).
• Klickmodell: 1 A4-Druck = 1 Klick; Duplex bzw. A3 = 2 Klicks; A5 oder kleiner = 1 Klick; Scans/Faxe ohne Ausdruck = 0 Klicks. A3 wird als 2× A4 abgerechnet. Kalkulationsannahme: 2/3 S/W, 1/3 Farbe. Im Klickpreis ist kein Finanzierungsanteil enthalten; keine Mindestvolumen oder Basismengen.
• Im Klickpreis enthalten: Toner/Tinte, Trommeln, Entwickler, Resttonerbehälter, Verschleißteile, Arbeitszeit und Anfahrt der Techniker, Reparaturen, präventive Wartung, Firmware-Updates, Bestückung der öffentlichen Geräte mit Papier, Telefon-/Remote-Support, Software im Betrieb, Weiterentwicklung und IT-Sicherheitsabsicherung.
• Optionale Ausstattungen: Finisher mit Eck- und Doppelheftung, 2-/4-fach-Lochung (separat zu bepreisen).
• Getrennte Abrechnung: (1) Mietkosten pro Gerät/Kostenstelle, (2) Klickkosten private Zahlung über das Studierendenwerk Thüringen, (3) Klickkosten dienstliche Zahlung über das Dezernat 2 der FSU.
• Dokumentation: vollständige, zweisprachige (DE/EN) Geräteübersicht mit Standorten und Funktionalitäten, Preisübersichten und Bedienungsanleitungen.

• Fachgerechte, gesetzeskonforme Verwertung/Entsorgung der vorhandenen Altgeräte.
• Rücknahme und Recycling/Entsorgung leerer Verbrauchsmaterialien (Toner, Trommeln etc.).
• Mitnahme und ökologische Entsorgung sämtlicher Verpackungsmaterialien nach Lieferung.
• Es ist ein Konzept zur Verwertung/Entsorgung mit dem Angebot vorzulegen.

• Geplanter Vertragsstart: 01.10.2026.
• Grundlaufzeit: 48 Monate (bis 30.09.2030).
• Verlängerungsoption: automatische Verlängerung um je ein weiteres Jahr, sofern nicht 6 Monate vor Vertragsjahresende gekündigt wird.
• Kündigungsfrist: 6 Monate zum Ende eines Vertragsjahres (beidseitig).
• Preisfestlegung: Preise sind fest bis einschließlich 31.10.2028. Danach Preisanpassungen möglich, Ankündigung spätestens 3 Monate vor Jahreswechsel.

• Verfahren: Offenes Verfahren (EU-weit) gemäß VgV.
• Zuschlagskriterium: allein der Gesamtangebotspreis (netto) – 100 %. Der günstigste Preis erhält 100 Punkte, das 2-fache des günstigsten Preises 0 Punkte; dazwischen lineare Interpolation. Bedingte Rabatte (z. B. Skonto) und Einfuhrabgaben (Zoll) werden berücksichtigt.
• Nebenangebote sind ausgeschlossen.

• Eigenerklärung zur Eignung (Anlage 5) ist zwingend einzureichen.
• 3 vergleichbare Referenzen aus den vergangenen 3 Jahren, vorzugsweise aus dem öffentlichen Bereich, in vergleichbarer Art und Größenordnung. Pro Referenz: Kurzbeschreibung und Kontaktdaten des Auftraggebers. Der Auftraggeber darf weitere Informationen beim Referenzgeber einholen.
• Das angebotene Produkt muss alle Mindestanforderungen der Ausschreibung (insb. Anlage 3 Anforderungsmatrix) erfüllen – andernfalls Angebotsausschluss.

• Bietergemeinschaften sind zugelassen (mit BG-Erklärung, gesamtschuldnerischer Haftung und Aufschlüsselung der Teilleistungen).
• Eignungsleihe ist zulässig (§ 47 VgV), Eigenerklärung erforderlich.
• Nachunternehmer sind zulässig, max. 3. Weitergabe an Dritte durch Subunternehmer ist untersagt; der Auftraggeber kann den Austausch eines Nachunternehmers verlangen.

• Unvollständige Eigenerklärungen, Falschangaben oder fehlende Mindestanforderungen führen zum Ausschluss.
• Angebote, deren Preise in offenbarem Missverhältnis zur Leistung stehen, können ausgeschlossen werden.
• Russland-Sanktionsklausel: Eigenerklärung zu Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014 i. V. m. VO (EU) 2022/576 ist verpflichtend (Anlage 7).
• Eigenerklärung zum Ausschreibungsverfahren (Anlage 6): keine illegalen Beschäftigungen, keine Scheinselbstständigkeit, keine anhängigen Wettbewerbsregister-Verfahren, keine Preisabsprachen, keine Ausschlussgründe nach LkSG (§ 22) und MiLoG (§ 19).
• Aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) oder vergleichbarer Register-Nachweis.
• Nachhaltigkeitskonzept (ökologische/soziale Verträglichkeit) sowie Konzept zur Altgeräteentsorgung sind einzureichen.

• Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz (Anlage 8, § 8 Abs. 1 S. 1 ThürVgG) ist verpflichtend – u. a. Tariftreue (§ 6 Abs. 1), repräsentatives Tarifentgelt/Mindestentgelt (§ 6 Abs. 4), Leiharbeit (§ 6 Abs. 5), Entgeltgleichheit (§ 6 Abs. 10), Nachunternehmer-Zustimmung (§ 7 Abs. 1) und Pflichtenweitergabe (§ 7 Abs. 2, 4), Vorhaltung von Unterlagen (§ 12 Abs. 1, 2).
• Es gelten die VOL/B sowie die Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB) der Friedrich-Schiller-Universität Jena (u. a. Zahlungsziel 30 Tage netto, Gewährleistung 2 Jahre, Gerichtsstand Jena).