Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner
managed print service
Friedrich-Schiller-Universität Jena | Thüringer Landesverwaltungsamt - Vergabekammer | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Jena, ThüringenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Friedrich-Schiller-Universität Jena schreibt einen Managed Print Service (MPS) im Offenen Verfahren aus. Es geht um die Lieferung, Miete, Installation, Wartung und den Betrieb einer kompletten Druck- und Multifunktionsgeräte-Flotte (ca. 1.150 Geräte in 5 Klassen, A3/A4, S/W und Farbe) inklusive Verbrauchsmaterial, Follow-Me-Print mit Campus-Card-Anbindung, Web-Portal, Scan-Funktionen sowie fachgerechte Altgeräteentsorgung über voraussichtlich 48 Monate (mit Verlängerungsoption). Angebote sind bis 17.07.2026, 10:00 Uhr (MESZ) ausschließlich elektronisch über evergabe-online.de einzureichen. Es gibt keine Lose – die Vergabe erfolgt als Gesamtsystem mit Ein-Hersteller-Strategie. Zuschlagskriterium ist allein der Preis (100 %).
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJAN2026 JUL JAN2027 JUL JAN2028 JUL JAN2029 JUL JAN2030 JUL JAN2031 JUL JAN2032 JUL
Veröffentlichungca. 1. Jan. 2026
Bieterfragen-Fristca. 9. Juli 2026
Auskunftserteilung durch AGca. 11. Juli 2026
Angebotsfrist17. Juli 2026
Angebotsöffnung17. Juli 2026
Bindefrist17. Juli – 30. Sep. 2026
Information nicht berücksichtigter Bieterca. 20. Sep. 2026
Rügefrist nach Mitteilung AGca. 20. Sep. – 30. Sep. 2026
Zuschlag30. Sep. 2026
Vertragsbeginn1. Okt. 2026
Vertragslaufzeit1. Okt. 2026 – 30. Sep. 2030
Preisfestlegung1. Okt. 2026 – 31. Okt. 2028
Gewährleistungca. 1. Okt. 2026 – 1. Okt. 2028
Kündigungsfristca. 31. März 2027 – 31. März 2030
Preisanpassungsankündigungca. 1. Okt. 2028
Verlängerung 1ca. 1. Okt. 2030 – 30. Sep. 2031
Verlängerung 2ca. 1. Okt. 2031 – 30. Sep. 2032
Verlängerung 3ca. 1. Okt. 2032 – 30. Sep. 2033bis 2033
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Gesamtangebotspreis100%
Gesamtangebotspreis (netto; ohne bedingte Rabatten wie Skonto; Zollgebühren werden bei der Wertung berücksichtigt).
Bester (günstigster) Preis = 100%. Das 2-fache des besten Preises = 0%. Alle weiteren Angebote werden linear interpoliert.
KI-Hinweis: Zuschlagskriterium ist eindeutig im Dokument benannt: ausschließlich Gesamtangebotspreis mit 100% und linearer Interpolationsformel.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenHardware-Bereitstellung & Geräteklassen
Bereitstellung einer kompletten Flotte von ca. 1.150 Druck- und Multifunktionssystemen (A3/A4, Schwarz-Weiß und Farbe) in 5 Geräteklassen:
Klasse 1 (öffentlich): 110 Geräte, ca. 1.200.000 Klicks/JahrKlasse 2: 30 Geräte, ca. 1.300.000 Klicks/JahrKlasse 3 und 3A: 700 Geräte, ca. 1.500.000 Klicks/JahrKlasse 4: 10 Geräte, ca. 1.000.000 Klicks/JahrKlasse 5: 300 Geräte
Angestrebt wird eine Ein-Hersteller-Strategie. Die Geräte sind in einem Miet- oder Kaufmodell bereitzustellen; flexible Umverteilung, Standortänderungen und bedarfsgerechte Nach-/Ersatzbeschaffung müssen möglich sein.
Installation, Betrieb & Support
Installation, Aufbau und Inbetriebnahme frei Verwendungsstelle inklusive Einweisung der Nutzer.Integration in die Hochschul-Infrastruktur: Netzwerk, Verzeichnisdienste, Authentifizierung über die Campus-Card thoska + PIN am Endgerät und Single-Sign-On (SSO) über den Identity-Provider der Universität für die Web-Anwendung und den Druck vom PC.Benennung eines zentralen Ansprechpartners beim Auftragnehmer.Wartung ausschließlich durch den Auftragnehmer in vereinbarten Wartungsfenstern (Ankündigung mindestens 3 Werktage im Voraus per E-Mail).Webbasierter Servicedesk mit Statusverfolgung; Telefon-/Remote-Support; Vor-Ort-Service.Reaktionszeit: 8 Stunden während der Arbeitszeit. Max. Ausfallzeit Endgeräte: 48 Stunden (2 Werktage). Max. Ausfallzeit zentrale Dienste: 24 Stunden (1 Werktag).Firmware-Updates, Reparaturen und präventive Wartung sind enthalten.
Verbrauchsmaterialien & Logistik
Disposition, Bevorratung und Lieferung von Toner/Tinte, Trommeln, Entwicklern, Resttonerbehältern und Verschleißteilen (Fixiereinheit, Transferbelt etc.) durch den Auftragnehmer.Bestückung der öffentlichen Geräte mit Toner und Papier durch den Auftragnehmer.Lieferung an nicht-öffentliche Geräte: Nachfüllung durch den Auftraggeber.Reguläre Lieferfrist: 4–6 Wochen nach Bestellung. Ausnahmen: maximal 8 Wochen nach Bestellung, nur nach rechtzeitiger schriftlicher Information.Papier (außer an öffentlichen Geräten) und weitere Druckmedien (Briefumschläge, Etiketten) werden vom Auftraggeber bereitgestellt.
Software & Druckworkflow (Follow-Me-Print)
Follow-Me-Print-Server: Pull-Print-Verfahren – Druckauftrag wird erst nach Authentifizierung am Endgerät (thoska + PIN) an einem beliebigen Gerät der Flotte ausgegeben. Optionaler authentifizierter Sofortdruck.Web-Anwendung (zweisprachig DE/EN): Anzeige von Druckaufträgen, Scan-Empfang, Self-Service für PIN-Änderung, Preisübersichten für Endkunden.Druckertreiber für Windows, macOS, Linux sowie IPP/AirPrint-Unterstützung.Kopierfunktionen: automatischer Einzug, Duplex, S/W und Farbe, verschiedene Papierformate.Scanfunktionen: Scan-to-Web, Scan-to-Email, Scan-to-USB, Scan-to-Netzwerk-Storage (SMB, S3); Dateiformate TIFF, JPG, PDF, suchfähiges PDF, verschlüsseltes PDF, Word, PDF/A-1, PDF/A-2; automatische Entzerrung.Bezahlfunktion: private Drucke/Kopien per thoska (BMK-App als elektronische Geldbörse) oder Bargeld an ausgewählten Geräten; dienstliche Nutzung per thoska zu Lasten von Kostenstellen.
Klickmodell, Abrechnung & Dokumentation
Mietmodell: monatliche Miete je System (Kauf oder Miete).Klickmodell: 1 A4-Druck = 1 Klick; Duplex bzw. A3 = 2 Klicks; A5 oder kleiner = 1 Klick; Scans/Faxe ohne Ausdruck = 0 Klicks. A3 wird als 2× A4 abgerechnet. Kalkulationsannahme: 2/3 S/W, 1/3 Farbe. Im Klickpreis ist kein Finanzierungsanteil enthalten; keine Mindestvolumen oder Basismengen.Im Klickpreis enthalten: Toner/Tinte, Trommeln, Entwickler, Resttonerbehälter, Verschleißteile, Arbeitszeit und Anfahrt der Techniker, Reparaturen, präventive Wartung, Firmware-Updates, Bestückung der öffentlichen Geräte mit Papier, Telefon-/Remote-Support, Software im Betrieb, Weiterentwicklung und IT-Sicherheitsabsicherung.Optionale Ausstattungen: Finisher mit Eck- und Doppelheftung, 2-/4-fach-Lochung (separat zu bepreisen).Getrennte Abrechnung: (1) Mietkosten pro Gerät/Kostenstelle, (2) Klickkosten private Zahlung über das Studierendenwerk Thüringen, (3) Klickkosten dienstliche Zahlung über das Dezernat 2 der FSU.Dokumentation: vollständige, zweisprachige (DE/EN) Geräteübersicht mit Standorten und Funktionalitäten, Preisübersichten und Bedienungsanleitungen.
Altgeräte- und Verpackungsentsorgung
Fachgerechte, gesetzeskonforme Verwertung/Entsorgung der vorhandenen Altgeräte.Rücknahme und Recycling/Entsorgung leerer Verbrauchsmaterialien (Toner, Trommeln etc.).Mitnahme und ökologische Entsorgung sämtlicher Verpackungsmaterialien nach Lieferung.Es ist ein Konzept zur Verwertung/Entsorgung mit dem Angebot vorzulegen.
Vertragslaufzeit & Übergang
Geplanter Vertragsstart: 01.10.2026.Grundlaufzeit: 48 Monate (bis 30.09.2030).Verlängerungsoption: automatische Verlängerung um je ein weiteres Jahr, sofern nicht 6 Monate vor Vertragsjahresende gekündigt wird.Kündigungsfrist: 6 Monate zum Ende eines Vertragsjahres (beidseitig).Preisfestlegung: Preise sind fest bis einschließlich 31.10.2028. Danach Preisanpassungen möglich, Ankündigung spätestens 3 Monate vor Jahreswechsel.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenVerfahrensart & Zuschlagskriterium
Verfahren: Offenes Verfahren (EU-weit) gemäß VgV.Zuschlagskriterium: allein der Gesamtangebotspreis (netto) – 100 %. Der günstigste Preis erhält 100 Punkte, das 2-fache des günstigsten Preises 0 Punkte; dazwischen lineare Interpolation. Bedingte Rabatte (z. B. Skonto) und Einfuhrabgaben (Zoll) werden berücksichtigt.Nebenangebote sind ausgeschlossen.
Eignung & Referenzen
Eigenerklärung zur Eignung (Anlage 5) ist zwingend einzureichen.3 vergleichbare Referenzen aus den vergangenen 3 Jahren, vorzugsweise aus dem öffentlichen Bereich, in vergleichbarer Art und Größenordnung. Pro Referenz: Kurzbeschreibung und Kontaktdaten des Auftraggebers. Der Auftraggeber darf weitere Informationen beim Referenzgeber einholen.Das angebotene Produkt muss alle Mindestanforderungen der Ausschreibung (insb. Anlage 3 Anforderungsmatrix) erfüllen – andernfalls Angebotsausschluss.
Bietergemeinschaften, Eignungsleihe & Nachunternehmer
Bietergemeinschaften sind zugelassen (mit BG-Erklärung, gesamtschuldnerischer Haftung und Aufschlüsselung der Teilleistungen).Eignungsleihe ist zulässig (§ 47 VgV), Eigenerklärung erforderlich.Nachunternehmer sind zulässig, max. 3. Weitergabe an Dritte durch Subunternehmer ist untersagt; der Auftraggeber kann den Austausch eines Nachunternehmers verlangen.
Formale Ausschlussgründe & Compliance
Unvollständige Eigenerklärungen, Falschangaben oder fehlende Mindestanforderungen führen zum Ausschluss.Angebote, deren Preise in offenbarem Missverhältnis zur Leistung stehen, können ausgeschlossen werden.Russland-Sanktionsklausel: Eigenerklärung zu Art. 5k Abs. 1 VO (EU) 833/2014 i. V. m. VO (EU) 2022/576 ist verpflichtend (Anlage 7).Eigenerklärung zum Ausschreibungsverfahren (Anlage 6): keine illegalen Beschäftigungen, keine Scheinselbstständigkeit, keine anhängigen Wettbewerbsregister-Verfahren, keine Preisabsprachen, keine Ausschlussgründe nach LkSG (§ 22) und MiLoG (§ 19).Aktueller Handelsregisterauszug (nicht älter als 6 Monate) oder vergleichbarer Register-Nachweis.Nachhaltigkeitskonzept (ökologische/soziale Verträglichkeit) sowie Konzept zur Altgeräteentsorgung sind einzureichen.
Thüringer Vergabegesetz & ZVB
Eigenerklärung zum Thüringer Vergabegesetz (Anlage 8, § 8 Abs. 1 S. 1 ThürVgG) ist verpflichtend – u. a. Tariftreue (§ 6 Abs. 1), repräsentatives Tarifentgelt/Mindestentgelt (§ 6 Abs. 4), Leiharbeit (§ 6 Abs. 5), Entgeltgleichheit (§ 6 Abs. 10), Nachunternehmer-Zustimmung (§ 7 Abs. 1) und Pflichtenweitergabe (§ 7 Abs. 2, 4), Vorhaltung von Unterlagen (§ 12 Abs. 1, 2).Es gelten die VOL/B sowie die Zusätzlichen Vertragsbedingungen (ZVB) der Friedrich-Schiller-Universität Jena (u. a. Zahlungsziel 30 Tage netto, Gewährleistung 2 Jahre, Gerichtsstand Jena).
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: vergangene 3 Jahre (ca. 2023–2026)Volumen: vergleichbar mit dieser Ausschreibung (ca. 3,5 Mio. € über 48 Monate, 1.150 Geräte)
3 Referenzen aus dem Bereich Managed Print Service / Druck- und Multifunktionsgeräte; vorzugsweise aus dem öffentlichen Sektor; in vergleichbarer Art und Größenordnung; je Referenz Kurzbeschreibung und Kontaktdaten des Auftraggebers
Kurzbeschreibung + Kontaktdaten Auftraggeber; Auftraggeber darf weitere Informationen beim Referenzgeber einholen
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 35%4–10 · 38%11+ · 27%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 15 erledigt
Pflicht-Eigenerklärungen & Formulare
Technische & preisliche Angebotsunterlagen
Formale Nachweise
Mögliche Zusatzerklärungen (bei Bedarf)
Verlauf dieser Vergabe
3 Bekanntmachungen- 26.08.2026Vergabebekanntmachung
Zuschlag erteilt am 26.08.2026
- 13.07.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 17.07.2026 → 27.07.2026
- 16.06.2026Ausschreibung
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Auftraggeber
Friedrich-Schiller-Universität Jena | Thüringer Landesverwaltungsamt - Vergabekammer | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
07743 Jena
Ort
07743 Jena
Kategorie
Drucker, Kopierer & Scanner
Auftragsvolumen
3,5 Mio €
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.uni-jena.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
07743 Jena
Thüringen
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