Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Managed Print Services

Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium KarlsruheStuttgart, Baden-WürttembergFrist: 02. Juli 2026(in 15 Tagen)

Zusammenfassung

Die Kassenärztliche Vereinigung Baden-Württemberg (KVBW) schreibt die Lieferung, Installation und den Betrieb von rund 69 neuen Multifunktionsgeräten an mehreren Standorten in Baden-Württemberg aus – inklusive zentraler Managementsoftware, Pull-Printing, Wartung, Support und Schulungen über 72 Monate. Bieter müssen Referenzen, Zertifizierungen, ein Konzept zur Auftragsausführung sowie ein Supportkonzept einreichen.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Details

Noch 15 Tage bis zur Angebotsfrist

Termin / Frist

2026202720282029203020312032

MAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOV

Veröffentlichung

Bieterfragen-Frist

Angebotsfrist

Angebotsöffnung

Bindefrist

Ankündigung Testphase

Teststellung

Zuschlag

Vertragsbeginn

Vertragslaufzeit

Gerätereduktion Stichtag

Erste Gerätereduktion möglich

Kündigungsfrist Mietverhältnis

Vertragsende

Verlängerung 1

Heute

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Details

Preis & Qualität10 Kriterien

Preis 33.3%Qualität 66.6%

Preis50%
Bewertung des angebotenen Bruttopreises. Das Angebot mit dem geringsten Bruttopreis erhält 50 Punkte, alle weiteren Angebote werden proportional berechnet. Nur die erste Nachkommastelle wird berücksichtigt.
Konzept zur Auftragsausführung45%
Detailliertes Konzept (max. 10 DIN-A4-Seiten) zur Integration der Druckersysteme in die vorhandene Systemlandschaft, Usability, Projektorganisation, Projekt- und Rolloutplanung mit Inbetriebnahme zum 01.09.2026. Bewertung nach Plausibilität und Nachvollziehbarkeit.
Konzept zur Supportorganisation und -prozessen15%
Konzept (max. 6 DIN-A4-Seiten) zur Supportorganisation und Supportprozessen, Darstellung der Servicestellen in Baden-Württemberg, Eskalationswege, Störungsabwicklung und Qualitätssicherung. Bewertung nach Plausibilität und Nachvollziehbarkeit.
OCR-Erkennung10%
Erfüllt der Drucker die Anforderungen an die OCR-Erkennung gem. Punkt 4.4.3 der Leistungsbeschreibung? Ja = 10 Punkte, Nein = 0 Punkte.
Regelbasiertes Drucken5%
Kann im Rahmen des regelbasierten Druckens dem Benutzer ein Hinweis/Vorschlag hinsichtlich des kostengünstigsten Ausdrucks angezeigt werden? Ja = 5 Punkte, Nein = 0 Punkte.
Einstellbare/Aktivierbare Vertreterfunktion durch den Benutzer5%
Ist es möglich, die Vertreterfunktion pro Dokument (Einzeldruck) zu steuern? Ja = 5 Punkte, Nein = 0 Punkte.
Kompressions-Stufe5%
Werden die von der Pull-Printing-Managementsoftware verwalteten Druckaufträge komprimiert über die Datenleitungen zum Drucker übertragen? Ja = 5 Punkte, Nein = 0 Punkte.
Kompressions-Stufe Client-Druckserver5%
Werden die Druckaufträge vom Client zum Druckserver komprimiert? Ja = 5 Punkte, Nein = 0 Punkte.
Signierung bei Scan to mail Funktion5%
Besteht die Möglichkeit, bei der Funktion 'scan to mail' die E-Mail mit einer Signierung zu versehen, damit der Empfänger die Zulieferung vom Drucker verifizieren kann? Ja = 5 Punkte, Nein = 0 Punkte.
Aktivierung schwarz-weiß Druck5%
Ist es möglich, Farbdrucker hard- oder softwaretechnisch so zu konfigurieren, dass der Druck nur in schwarz-weiß erfolgen kann? Ja = 5 Punkte, Nein = 0 Punkte.

Bewertungsformel

Wertungskennzahl = Preiskennzahl + Kriterienkennzahl. Preiskennzahl = Gewicht Preis (50) × (Niedrigster Angebotspreis / Preis des Angebots). Kriterienkennzahl = Gewicht Kriterien (50) × (Leistungszahl des Angebotes = Summe der einzelnen Kriterien / Maximale Gesamtpunktzahl). Bewertung der qualitativen Kriterien erfolgt nach einem absoluten Maßstab mit Abstufungen: 100% (sehr gut), 80% (gut), 60% (zufriedenstellend), 40% (ausreichend), 20% (mit Mängeln), 0% (unzureichend).

Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen, Bewertungsformel und Bewertungsmaßstäbe sind vollständig im Dokument angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Details

Geräte und Mengen

KVBW-Geräte (Hauptlos):

42 Multifunktionsgeräte „groß" (A3-Farblaser, ≥60 Seiten/Min., Heftfinisher, 2-Loch)
16 Multifunktionsgeräte „klein" (A4-Farblaser, ≥30 Seiten/Min.)
5 Multifunktionsgeräte „Fax" (wie klein, plus Fax-Modul)
Alle Geräte müssen von einem einheitlichen Hersteller stammen.

ARGE WP:

6 zusätzliche Multifunktionsdrucker an Standorten Stuttgart und Freiburg, ohne Pull-Printing.

Software und Sicherheit

Zentrale Drucker-Managementsoftware inkl. Pull-Printing mit Authentifizierung (Legic oder Benutzername/Passwort)
Universaldruckertreiber (Microsoft WHQL zertifiziert)
Legic-Lesestationen für die Authentifizierung an KVBW-Geräten
Sicherheitsfunktionen: IEEE 802.1X mit Zertifikaten, Festplattenverschlüsselung, sicheres Löschen der Druckdaten spätestens 120 Stunden nach Abruf
Regelbasiertes Drucken, Vertreter-/Delegiertes Drucken, Scan-to-Mail nur an LDAP-Empfänger mit Signatur

Implementierung und Roll-out

Standortweiser Roll-out mit Lieferung frei Verwendungsstelle, Montage, Installation, Netzwerkkonfiguration, Funktionsprüfung, Abnahmeprotokoll
Kurzeinweisung der Nutzer (ca. 30 Min. pro Standort)
Inbetriebnahme aller Geräte zum 01.09.2026
Schulungen: ca. 4 Drucker-Operatoren je Standort, ca. 4 IT-Administratoren am Standort Stuttgart

Full-Service, Wartung und Support

Vor-Ort-Service: Reaktionszeit 2 Stunden, Wiederherstellung spätestens am nächsten Arbeitstag
Serviceannahme: Mo–Fr 07:00–17:00 Uhr, technischer Support per Telefon in Deutsch
Verbrauchsmaterial-Lieferung automatisch nach Schwellwerten, Entsorgung inklusive
Patch-Management halbjährlich, tägliches Monitoring, halbjährliches Reporting
Standortveränderungen innerhalb Gebäuden innerhalb von 2 Werktagen
Abholung der Geräte bei Vertragsende

Standorte und IT-Umgebung

KVBW-Standorte: Stuttgart (3 Gebäude), Karlsruhe (2), Reutlingen (1), Freiburg (2)
ARGE WP: Stuttgart und Freiburg
IT-Infrastruktur (vom Auftraggeber bereitgestellt): 1-Gbit-WAN, VDI-Arbeitsplätze (Citrix/VMware), Printserver, Legic-Schlüssel, Microsoft-PKI, QoS
Im monatlichen Pauschalpreis enthalten: Hardware-Miete, Wartung, Software, Lizenzen, Verbrauchsmaterial, Service; nicht enthalten: Papier, ggf. Vernichtung defekter Datenträger

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Details

Befähigung zur Berufsausübung

Nachweis der Eintragung im Handels-, Genossenschafts-, Partnerschafts- oder Vereinsregister (oder vergleichbarer Nachweis, max. 12 Monate alt)
Erklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen
Keine wirksamen Berufsverbote oder Gewerbeuntersagungen

Wirtschaftliche und finanzielle Eignung

Mindestumsatz: Gesamtumsatz von mindestens 800.000 € netto pro Jahr in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren
Erklärung zum Umsatz im ausgeschriebenen Leistungsbereich (Druck-/IT-Dienstleistungen) der letzten 3 Jahre
Betriebshaftpflichtversicherung: Mindestdeckung 5.000.000 € pauschal pro Versicherungsfall und -jahr für Personen-, Sach- und Vermögensschäden

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Personalangaben: Gesamtzahl und Anzahl der für entsprechende Dienstleistungen eingesetzten Mitarbeitenden (letzte 3 Geschäftsjahre)
Mindestens 3 vergleichbare Referenzen (siehe Referenzprojekte)
Zertifizierung: ISO/IEC 27001:2022 oder BSI-Grundschutz (oder vergleichbar)
Alle angebotenen Geräte müssen von einem Hersteller stammen

Rechtliche und vertragliche Anforderungen

Verpflichtungserklärung zur Tariftreue und Mindestentlohnung nach LTMG Baden-Württemberg
Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung der KVBW
Eigenerklärung EU-Sanktionen VO 2022/576 (keine Betroffenheit von Russland-Sanktionen, auch nicht für Nachunternehmer >10 % Auftragswert)
Bei Einsatz von Nachunternehmern oder Bietergemeinschaft: zusätzliche Erklärungen erforderlich
Bereitschaft zur Teilnahme an der Teststellung (KW 32/33 2026) muss im Angebotsblatt bestätigt werden

Referenzprojekte

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 KalenderjahreVolumen: mindestens 80 Drucker beim Referenzgeber

Vergleichbarer Managed-Print-Auftrag

Betrieb über mindestens 2 Standorte, zentraler Help-Desk, Mindestvertragslaufzeit 12 Monate; pro Referenz eigener Referenzbogen mit Auftraggeber, Ansprechpartner inkl. Telefonnummer, Zeitraum, Druckeranzahl, Standortanzahl

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Details

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Details

Angebotskern (Pflicht)3

Angebotsblatt ausfüllen und signieren (mit Bestätigung der Teststellungsteilnahme)Pflicht
Qualifizierte, fortgeschrittene oder einfache Signatur (Firma + Name) reicht aus
Leistungsverzeichnis (Preisblatt) vollständig ausfüllenPflicht
Monatspreise pro Gerät inkl. Wartung/Lizenzen sowie Folgeseitenpreise Farbe/SW
Fragebogen zur Leistungsbewertung (inkl. Ja/Nein-Antworten zu Mindestfunktionen) abgebenPflicht

Fachliche Konzepte2

Konzept zur Auftragsausführung (max. 10 DIN-A4-Seiten)Pflicht
Integration, Management, Sicherheit, Projektplan, Roll-out; inkl. Lösungs- und Produktbeschreibungen
Konzept zu Supportorganisation und -prozessen (max. 6 Seiten)Pflicht
Servicestandorte in BW, Help-Desk, Eskalation, Störungsprozess, Qualitätssicherung

Eignungsnachweise7

Existenznachweis (Handels-/Genossenschafts-/Partnerschaftsregister o. ä., max. 12 Monate alt)Pflicht
Erklärung zu Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB)Pflicht
Umsatznachweis: Gesamtumsatz mind. 800.000 € netto/Jahr (letzte 3 Geschäftsjahre)Pflicht
Nachweis Betriebshaftpflichtversicherung (mind. 5 Mio. € Deckungssumme)Pflicht
Personalangaben für die letzten 3 Geschäftsjahre (Gesamt + fachspezifisch)Pflicht
Zertifizierungsnachweis: ISO/IEC 27001:2022 oder BSI-Grundschutz (oder vergleichbar)Pflicht
Mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Managed-Print-Aufträge (letzte 3 Kalenderjahre)Pflicht
Je Referenz ein Referenzbogen mit Ansprechpartner, Zeitraum, Druckeranzahl, Standorten, HelpDesk

Verpflichtungserklärungen3

Verpflichtungserklärung zum LTMG Baden-Württemberg (Tariftreue/Mindestentlohnung)Pflicht
Datenschutz- und Vertraulichkeitserklärung der KVBWPflicht
Eigenerklärung EU-Sanktionen VO 2022/576 (Russland-Sanktionen)Pflicht