Outputmanagement / KDF-Systeme

Insgesamt 216 Geräte an 10 Standorten beider Auftraggeber (MZG Bad Lippspringe und Karl-Hansen-Klinik). Davon:

• 138 Drucker A4 schwarz/weiß
• 2 Drucker A4 Farbe
• 62 Multifunktionsgeräte (MFG) A4 schwarz/weiß
• 11 MFG A4 Farbe
• 3 MFG A3 Farbe
• 76 Chipkartenlesegeräte (diebstahlsicher anschließbar)

Die Geräte müssen Neugeräte sein, vom Hersteller für den deutschen Markt zugelassen, mit deutscher Menüführung und Treibern, und zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung noch mindestens 6 Monate am Markt verfügbar. Über die 48 Monate Laufzeit müssen gleichwertige oder voll kompatible Nachfolgegeräte verfügbar sein.

Standorte (10):

Klinik am Park, Teutoburger-Wald-Klinik, Cecilien-Klinik, Ambulanter Intensiv-Pflegedienst / Intensivpflege-WG, Klinik Martinusquelle, Therapiezentrum, Klinik Schanzenberg (Horn-Bad Meinberg), Verwaltung MZG, Karl-Hansen-Klinik, Schleppersche Villa.

• Professionelle Geräte für den Dauereinsatz
• Deutsche Menüführung und Treiber
• Vorkonfiguration in Abstimmung mit der IT-Abteilung der Auftraggeber
• ENERGY-STAR-Zertifizierung (oder gleichwertig)
• Blauer Engel RAL-UZ 205 (oder gleichwertig)
• Festplattenverschlüsselung mindestens AES 128 Bit
• Sichere Datenlöschung gemäß BSI-Standard bei Rückgabe/Entsorgung
• Kartenauthentifizierung per RFID (MIFARE DESFire oder gleichwertig)
• Anbindung an LDAP/Active Directory für zentrale Authentifizierung
• Unterstützung für Drucken aus SAP, RemoteApp und Citrix
• Druckersprachen PCL 6 und PostScript 3 (Windows 10/11 64-bit, Windows Server 20xx 64-bit)
• Mindestens 500 Blatt Papierkapazität, erweiterbar; Duplex-Druck; Ethernet 1000Base-TX; Fax-Funktion; Scan-Funktion (PDF/TIFF/JPEG)

• Zentrale, webbasierte Flottenmanagement-Plattform in deutscher Sprache (Monitoring, Zählerstandsabruf, automatisierte Toner-Nachbestellung, Störungsbenachrichtigung per E-Mail) – als SaaS-Lösung innerhalb der EU, ohne Zusatzkosten für die Auftraggeber
• Einlagerung von Tonerkartuschen (mind. 3 Stück je Typ für Engpässe)
• Authentifizierungslösung mit Follow-Me-Printing
• OCR-Volltext-Konverter-Lösung
• Quartalsberichte zu Druckkosten, Anzahl Ausdrucke und Serviceeinsätzen
• Druckmanagement-Lösung inklusive Softwarepflege über die gesamte Vertragslaufzeit

• Service-Hotline und Ticketsystem, erreichbar Mo–Fr 08:00–17:00 Uhr (Arbeitstage, NRW-Feiertage ausgenommen) per Telefon, Fax und E-Mail
• Reaktionszeit auf Störungen: max. 8 Arbeitsstunden
• Wiederherstellungszeit: max. 48 Stunden
• Bereitstellung funktionell gleichwertiger Ersatzgeräte an den Standorten bei Ausfall
• 1st-Level-Support durch den Auftragnehmer; bei Bedarf 2nd-Level-Support
• Mängelbeseitigung spätestens 48 Stunden nach Anzeige; pro Ausfalltag 20 % Mietpreisreduzierung; fristlose Kündigungsmöglichkeit nach 30 Ausfalltagen

• Roll-out-Frist: spätestens 6 Wochen nach Zugang der vollständigen Bestellung – abgeschlossen mit betriebsbereiter Übergabe und Abnahme
• Migrations- und Übergangskonzept für lückenlosen, unterbrechungsfreien Wechsel von der Bestandsinfrastruktur inklusive koordiniertem Abbau der Altgeräte
• Lieferung frei Verwendungsstelle inkl. Verpackungsentsorgung; Transportrisiko beim Auftragnehmer
• Vorkonfiguration und Integration in die bestehende IT-Landschaft (Windows Server 2022, Windows 11 64-bit, MS 365, KIS ORBIS, Meditec)

• Einweisung und Schulung des Bedienpersonals und der Administratoren beim Auftraggeber in deutscher Sprache
• Schulungsunterlagen in Deutsch als PDF und in einem editierbaren Office-Format
• Dokumentation der neu installierten Systeme
• Umweltgerechte Entsorgung/Recycling von Verpackung, Leerkartuschen, Bildtrommeln und ausgemusterten Geräten
• Datenschutzkonforme Löschung aller Gerätespeicher gemäß BSI-Standard bei Tausch oder Rückgabe
• Liefer-Tracking-Portal (auf Deutsch) für den Auftraggeber

• Abschluss eines Vertrags zur Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO ist zwingend
• Einhaltung von DSGVO, BDSG und DSG NRW
• Datenschutz und IT-Sicherheit der Geräte und Softwarekomponenten müssen dem Stand der Technik entsprechen (regelmäßig transparent darzustellen und zu dokumentieren)
• Auf Anforderung: Nachweise z. B. durch Penetrationstests für die SaaS-Komponente
• Mögliche Sicherheitszertifizierungen: Common Criteria (mind. EAL 3) oder ISO/IEC 27001

Der Bewerber erklärt, dass keine Ausschlussgründe vorliegen. Bei einer Bietergemeinschaft hat jedes Mitglied die Erklärungen A.5, A.6 und A.7 separat abzugeben. Eignungsleihende Unternehmen und Unterauftragnehmer müssen ebenfalls die Erklärungen A.5 (vor Zuschlag), A.6 und A.7 abgeben.

• Zwingende und fakultative Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB
• Verstöße gegen Sorgfaltspflichten nach § 22 Abs. 1 LkSG (Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz)
• Verstöße gegen § 21 AEntG (Arbeitnehmerentsendegesetz)
• Verstöße gegen § 21 SchwarzArbG (Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz)
• Verstöße gegen § 19 MiLoG (Mindestlohngesetz)
• Beschäftigung von Ausländern ohne Arbeitsgenehmigung (§ 98c AufenthG)
• Russland-Bezug gemäß Art. 5k Abs. 1 EU-VO 833/2014 (keine Geschäfte mit russischen sanktionierten Bereichen)

Eintragung im Handelsregister oder gleichwertiger Nachweis. Der Auszug darf zum Zeitpunkt des Ablaufs der Teilnahmefrist (26.06.2026) nicht älter als 6 Monate sein. Bei Bietergemeinschaften: von jedem Mitglied.

Eigenerklärung über:

• Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (netto, pro Jahr getrennt) – Vordruck Anlage A.8
• Umsatz im Tätigkeitsbereich (Managed Print Service / Druck- und Multifunktionsgeräte) der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (netto, pro Jahr getrennt) – Vordruck Anlage A.9. Falls weniger als 3 volle Jahre vorhanden, seit Gründungsdatum / Tätigkeitsaufnahme.

Der Umsatz im Tätigkeitsbereich wird punktbewertet:

| Durchschnittlicher Jahresumsatz (netto) | Punkte |

|---|---|

| > 4.000.000 € | 20 |

| > 3.200.000 € | 16 |

| > 2.400.000 € | 12 |

| > 1.600.000 € | 8 |

| > 800.000 € | 4 |

| < 800.000 € | 0 |

Bei Bietergemeinschaften werden die Umsätze der Mitglieder addiert. Eignungsleihende Unternehmen können mit Verpflichtungserklärung (Anlage A.4) einbezogen werden.

Mindestens 3 geeignete Referenzen über Managed-Print-Service-Leistungen aus den letzten 3 Jahren (Stichtag: Ablauf der Teilnahmefrist 26.06.2026). Maßgeblich ist der Zeitpunkt der letzten Leistungserbringung; laufende Aufträge werden berücksichtigt, sofern der Leistungsumfang zum Stichtag bereits erbracht wurde.

Jede Referenz muss kumulativ alle 5 Leistungsbestandteile abdecken:

• Lieferung von Druckern und Multifunktionsgeräten
• Herbeiführung und Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft inkl. Serviceleistungen (Wartung/Pflege)
• Inbetriebnahme
• Roll-out
• Unterstützung des Betriebes mit Integration in die Prozesse des Referenzauftraggebers

Auftragsvolumen: mindestens 300.000 € netto je Referenz, bezogen auf den vergleichbaren Leistungsumfang (nicht das ggf. höhere Gesamtvolumen des Auftrags). Maximal 10 Referenzen werden gewertet – die ersten 3 (Mindestnachweis) werden nicht bewertet, ab der 4. Referenz gibt es 5 Punkte pro Referenz, max. 50 Punkte.

Form: Vordruck Anlage A.10. Pro Referenz sind Name des Auftraggebers und Ansprechpartner mit E-Mail oder Telefonnummer zwingend anzugeben. Projektbeschreibung, Netto-Auftragswert und Erbringungszeitpunkt sind ebenfalls erforderlich.

• Es werden 3 bis 5 Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert
• Auswahl nach Gesamtpunktzahl aus Umsatz im Tätigkeitsbereich (max. 20 Punkte) und Referenzen (max. 50 Punkte)
• Bei Punktgleichheit entscheidet das Los
• Der Auftraggeber behält sich vor, die Eignung bis zur Zuschlagserteilung erneut zu prüfen
• Vor Zuschlagserteilung wird ein Auszug aus dem Wettbewerbsregister für den vorgesehenen Bieter angefordert

• Bietergemeinschaften sind zulässig; gemeinsame und einzelne Verantwortlichkeiten sind in der Erklärung (Anlage A.2) zu benennen. Federführendes Mitglied reicht die Anlagen am Schluss ein.
• Eignungsleihe ist zulässig (Kapazitäten anderer Unternehmen). Verpflichtungserklärung (Anlage A.4) muss mit dem Teilnahmeantrag vorgelegt werden. Eignungsleihgeber müssen ebenfalls die Eigenerklärungen A.5, A.6, A.7 abgeben.
• Unterauftragnehmer sind erlaubt; namentliche Benennung spätestens vor Zuschlagserteilung. Unterauftragnehmer müssen die Eigenerklärung A.5 vor Vertragsschluss vorlegen. Der Einsatz von Nachunternehmern bedarf der vorherigen Zustimmung der Auftraggeber.

• Verfahrenssprache: Deutsch. Englische Fachbegriffe sind nur ausnahmsweise zulässig.
• Elektronische Abgabe ausschließlich über die E-Vergabeplattform DTVP (https://www.dtvp.de/Satellite/notice/CXP4YXSMSKZ).
• Alle Eigenerklärungen sind in Textform (z. B. mit qualifizierter elektronischer Signatur) zu signieren.
• Unterlagen mit Betriebs- oder Geschäftsgeheimnissen sind als vertraulich zu kennzeichnen.
• Änderungen, Berichtigungen oder Rücknahmen sind nur bis zum Ablauf der jeweiligen Abgabefrist möglich.
• Das Nachforderungsrecht nach § 56 VgV besteht; für leistungsbezogene Unterlagen im verbindlichen Angebot ist es ausgeschlossen.