Outputmanagement / KDF-Systeme

Insgesamt rund 216 Geräte an 10 Standorten in Bad Lippspringe und Horn-Bad Meinberg:

• Drucker A4 Schwarzweiß: 138 Stück
• Drucker A4 Farbe: 2 Stück
• Multifunktionsgerät A4 Schwarzweiß: 62 Stück
• Multifunktionsgerät A4 Farbe: 11 Stück
• Multifunktionsgerät A3 Farbe: 3 Stück
• Chipkartenleser (diebstahlsicher anschließbar): 76 Stück

Die Geräte sind Neugeräte, müssen den Blauen Engel (RAL-UZ 205) und ENERGY STAR erfüllen, eine deutsche Menüführung und Treiber mitbringen und zum Zeitpunkt der Zuschlagserteilung noch mindestens 6 Monate am Markt verfügbar sein.

• Papierkapazität mindestens 500 Blatt, erweiterbar um 500 Blatt, 5 Papierfächer, Duplex
• Netzwerk: mindestens 100 BaseTX Ethernet (A4-Farbgeräte: 1.000 BaseTX), USB 2.0
• Druckertreiber: PCL 6 und PostScript 3 für Windows 10/11 64-Bit und Windows Server 20xx 64-Bit
• Auflösung Druck/Kopie: 200×100 bis 600×600 dpi
• Multifunktionsgeräte: Drucken, Kopieren, Scannen in Farbe, Faxen, Scan-to-Mail, Scan-to-SMB, Duplex-ADF, Festplatte Standard
• Scangeschwindigkeit Duplex mindestens 80 Seiten/Min
• Fax: Auflösung A4 mindestens 200×200 dpi, A3 mindestens 400×400 dpi, Kodierung MH/MR/MMR/JBIG, Modem mindestens 33,6 kbps

• Zentrale Authentifizierung über LDAP/Active Directory
• RFID-Kartenleser mit MIFARE DESFire oder gleichwertig
• Fallback: Drucken/Kopieren ohne Karte muss möglich sein
• Festplattenverschlüsselung AES mindestens 128 Bit
• Sichere Datenlöschung nach BSI-Standard bei Rücknahme oder Austausch
• Netzwerksicherheit: IEEE 802.1X, IPsec
• Energiesparfunktion, Duplex-Standard, Eignung für geschlossene Büroräume

• Zentrale webbasierte Flottenmanagement-Plattform in deutscher Sprache, ohne Zusatzkosten
• Netzwerk-Statusüberwachung aller Geräte, Zählerstands- und Verbrauchsmaterial-Abruf
• Automatisierte Toner- und Bildtrommel-Nachbestellung; Einlagerung von mindestens 3 Kartuschen je Typ
• Automatische Störungsbenachrichtigung per E-Mail
• SaaS-Betrieb in der EU, Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO
• Sicherheitsnachweise (z. B. Penetrationstests) auf Anforderung vorzulegen

• Vollständiger Full-Service: Reparatur, Wartung, Austausch von Verschleißteilen, Verbrauchsmaterial, Entsorgung, Reporting
• Zentrale deutschsprachige Hotline als Single Point of Contact
• Servicezeiten: Montag bis Freitag 08:00–17:00 Uhr (ausgenommen gesetzliche Feiertage NRW)
• Reaktionszeit: maximal 8 Arbeitsstunden
• Wiederherstellungszeit: maximal 48 Stunden
• Ersatzgerät funktional gleichwertig, falls Reparatur nicht innerhalb von 2 Werktagen möglich
• Zentraler 1st-Level-Support; Ticketsystem zur Störungsdokumentation
• Quartalsweise Servicereports zu Druckkosten, Ausdrucken und Serviceeinsätzen

• Migration der Bestandsinfrastruktur lückenlos und unterbrechungsfrei
• Lieferung frei Verwendungsstelle inklusive Installation, Vorkonfiguration, Inbetriebnahme und Abnahme
• Verpackungsentsorgung umweltgerecht durch den Auftragnehmer
• Roll-out spätestens 6 Wochen nach Zugang der vollständigen Bestellung
• Migrations- und Übergangskonzept als Teil des Angebots

• Einweisung und Schulung des Bedienpersonals (Administratoren und Anwender) durch speziell ausgebildetes Personal
• Schulungsunterlagen in deutscher Sprache, als PDF und in editierbarem Format (z. B. Office-Dokument)
• Schulungskosten sind in den Angeboten einzurechnen

• Mietpreis pro Monat (netto) je Leistungsklasse
• TEC-Wert (Stromverbrauch pro Monat gemäß Energy Star 3.0) je Leistungsklasse
• Seitenpreise für Schwarzweiß- und Farbdruck je Geräteklasse; DIN A3 zählt als 2× DIN A4; Abrechnung nach tatsächlichem Volumen
• Chipkartenzähler-Mietpreis pro Monat
• Servicepreis pro Monat für Softwarepflege und Second-Level-Support
• Sonstiges: Dienstleistungen nach Aufwand (z. B. System-Softwarespezialist) sowie Einweisung/Schulung
• Im Mietpreis enthalten: Systemgrundausstattung, Authentifizierung/Follow-Me, Scan-Lizenz, Client inkl. Softwarepflege, Urheberrechtsabgabe, Webshop, Flottenmanagement, Druckmanagement-Lösung
• Geschätzte Mengen begründen keine Abnahmeverpflichtung; Abrechnung nach tatsächlichem Druckvolumen
• Auftragsvolumen kann positionsspezifisch um bis zu 50 % des geschätzten Wertes erhöht werden

Es dürfen keine Ausschlussgründe vorliegen. Per Eigenerklärung (Anlage A.5 und A.6) nachzuweisen, jeweils von jedem Mitglied einer Bewerbergemeinschaft:

• Zwingende Ausschlussgründe (§ 123 GWB), z. B. Bestechung, Betrug, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Menschenhandel
• Fakultative Ausschlussgründe (§ 124 GWB), z. B. schwere Verfehlungen, Wettbewerbsverstöße, Insolvenz, mangelhafte frühere Auftragsausführung
• Verstoß gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (§ 22 LkSG)
• Verstöße gegen Arbeitnehmer-Entsendegesetz (§ 21 AEntG), Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz (§ 21 SchwarzArbG), Mindestlohngesetz (§ 19 MiLoG) und Aufenthaltsgesetz (§ 98c AufenthG)
• Verbot der Auftragsvergabe bei Russland-Bezug (Art. 5k EU-VO 833/2014) per Eigenerklärung Anlage A.7
• Handelsregisterauszug oder gleichwertiger Nachweis, nicht älter als 6 Monate

• Gesamtumsatz: Eigenerklärung über den Gesamtumsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (netto, pro Jahr) – Anlage A.8
• Umsatz im Tätigkeitsbereich (Managed Print Service): Eigenerklärung über den Umsatz der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre (netto, pro Jahr) – Anlage A.9. Falls weniger als 3 Jahre vorhanden, seit Gründungsdatum.
• Bewertung Umsatz (Auswahlkriterium, max. 20 Punkte):
• über 4.000.000 EUR/Jahr = 20 Punkte
• über 3.200.000 EUR = 16 Punkte
• über 2.400.000 EUR = 12 Punkte
• über 1.600.000 EUR = 8 Punkte
• über 800.000 EUR = 4 Punkte
• unter 800.000 EUR = 0 Punkte
• Bei Bewerbergemeinschaften werden die Umsätze addiert; bei Eignungsleihe werden die Umsätze des leihenden Unternehmens mit Verpflichtungserklärung (Anlage A.4) einbezogen.

• Mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Leistungen der letzten 3 Jahre (Stichtag: Ablauf der Teilnahmefrist 26.06.2026) – Anlage A.10
• Jede Referenz muss kumulativ umfassen: Lieferung von Druckern und Multifunktionsgeräten, Herbeiführung und Wiederherstellung der Betriebsbereitschaft inkl. Wartung, Inbetriebnahme, Roll-out und Integration in vorhandene Prozesse
• Auftragsvolumen je Referenz: mindestens 300.000 EUR netto auf den vergleichbaren Leistungsumfang
• Es werden bis zu 10 Referenzen bewertet, pro Referenz 5 Punkte (max. 50 Punkte)
• Referenzauftraggeber mit Ansprechpartner (E-Mail oder Telefon) angeben
• Maßgeblich ist der Nettowert des vergleichbaren Leistungsumfangs, nicht das Gesamtvolumen

• Einzelbewerber
• Bewerbergemeinschaft (gesamtschuldnerisch, federführendes Mitglied vertritt alle): Anlage A.2
• Unterauftragnehmer (§ 36 VgV): Anlage A.3, spätestens vor Zuschlag namentlich zu benennen
• Eignungsleihe (§ 47 VgV): Anlage A.3 und Verpflichtungserklärung Anlage A.4; leihendes Unternehmen muss dieselben Eigenerklärungen zu Ausschlussgründen abgeben

• Es werden 3 bis 5 Bewerber zur Angebotsabgabe ausgewählt
• Bewertung: spezifischer Jahresumsatz (max. 20 Punkte) + Referenzen (max. 50 Punkte)
• Bei Punktegleichstand entscheidet das Los
• Auswahlkriterium 'Allgemeiner Jahresumsatz' wurde gestrichen (Verfahrensmitteilung Nr. 1)