Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Vergabeverfahren zur Anmietung von zwei Digitaldruckmaschinen

Universität Heidelberg | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Heidelberg, Baden-WürttembergFrist: 07. Juli 2026(in 13 Tagen)

Zusammenfassung

Die Universität Heidelberg mietet für 60 Monate zwei Digitaldruckmaschinen an – eine für Schwarz-Weiß-Druck (Los 1) und eine für Farbdruck inkl. Sonderfarben (Los 2). Die Maschinen müssen monatlich bis zu 150.000 DIN-A4-Seiten drucken können.

Gefordert sind Anlieferung, Installation, Inbetriebnahme, Schulung sowie Wartung und Support. Auch ein innerbetrieblicher Umzug und der Abbau am Vertragsende gehören dazu. Bieter müssen detaillierte Kostenangaben (Miete, Klickpreise, Energie) sowie technische Spezifikationen nachweisen.

Angebotsabgabe bis zum 07.07.2026 um 10:00 Uhr über die Vergabeplattform.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Details

Noch 13 Tage bis zur Angebotsfrist

Termin / Frist

202620272028202920302031

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Veröffentlichung

Besichtigung der Räumlichkeiten

Bieterfragen-Frist

Angebotsfrist

Angebotsöffnung

Bindefrist

Zuschlag

Vertragsbeginn

Vertragslaufzeit

Liefertermin

Vertragsende

Heute

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Details

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Miet- und Kopierkosten für 60 Monate (Gesamtkosten)100%
Gesamtkosten bestehend aus Mietkosten für 60 Monate plus Kopierkosten für 60 Monate (s/w-Kopien/Drucke) auf Basis der angenommenen Kopienanzahl von 58.970 s/w-Kopien/Drucken pro Monat A4

Es sind nur Ausschlusskriterien (Typ A) im Leistungsverzeichnis definiert; die konkrete Zuschlagswertung (z.B. 100% Preis vs. UfAB/Richtwertmethode) ist nicht explizit aus den vorliegenden Unterlagen ableitbar – es fehlen die Vergabeunterlagen Abschnitt 3.6 Zuschlagskriterien mit konkreter Gewichtung und Formel.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Details

Vertragsrahmen und Laufzeit

Vertragsbeginn: 01.11.2026
Vertragsdauer: 60 Monate (bis 31.10.2031)
Geplanter Liefertermin: 02.11.2026
Mietzeitraum für die Kostenkalkulation: 60 Monate
Energiekosten-Kalkulation: 5 Jahre (260 Wochen)

Lieferung, Inbetriebnahme und Schulung

Anlieferung, Installation und Inbetriebnahme der Maschinen am Standort der Universität
Einweisung und Schulung des Betriebspersonals vor Ort (1 Werktag für 3–6 Personen)
Übergabe von 2 deutschsprachigen Bedienungshandbüchern pro Maschine

Service, Wartung und Support

Wartung und Support inklusive Ersatz- und Verschleißteilen
Service rund um die Uhr: 365 Tage im Jahr, 00:00–24:00 Uhr
Deutschsprachiges Callcenter
Reaktionszeit bei Störungen: maximal 2 Stunden
Technikereinsatz vor Ort: innerhalb von 4 Stunden
Wiederherstellungszeit bei Störungen: maximal 2 Werktage
Automatische Störungs- und Zählerstandsübermittlung über Netzwerk
Automatische Tonerbestellung sowie Tonernachfüllung während des laufenden Betriebs
Druckfortsetzung nach Störung, Papierstau-Entfernung ohne Technikereinsatz
Entsorgung von Verpackungsmaterial und Toner/Verbrauchsmaterial kostenfrei

Umzug und Vertragsende

Begleitung eines innerbetrieblichen Umzugs der Maschinen während der Vertragslaufzeit
Abbau und Abtransport der Maschinen nach Vertragsende (spätestens 5 Werktage nach Vertragsende)

Inkludierte Leistungen und Abrechnung

Miete inklusive Bereitstellung, Wartung und Verbrauchsmaterial (Toner etc.)
Lizenzkosten, Urheberrechtsabgabe und Versicherung inklusive
Abrechnung quartalsweise, getrennt nach Mietkosten und Kopierkosten

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Details

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Nachweis einer Haftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen pro Schadensfall:
2.500.000 € für Personenschäden
1.000.000 € für Sach- und Vermögensschäden
Die Gesamtleistung pro Versicherungsjahr muss mindestens der doppelten vereinbarten Versicherungssumme entsprechen
Auskunft aus dem Wettbewerbsregister (bei Auftragswert ab 30.000 €)

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

Mindestens 3 Referenzen über vergleichbare Leistungen im Zeitraum 2023–2025 (Details siehe Referenzprojekte)
Nachweis eines Qualitätssicherungssystems (z.B. ISO 9001 oder Vergleichbares)
Nachweis eines Umweltmanagementsystems (z.B. ISO 14001, EMAS oder Vergleichbares)

Ausschlussgründe

Das Angebot wird ausgeschlossen, wenn einer der folgenden Punkte zutrifft:

Verurteilung wegen Beteiligung an krimineller Vereinigung, Korruption, Betrug, terroristischer Straftaten, Geldwäsche, Terrorismusfinanzierung, Kinderarbeit oder Menschenhandel (max. 5 Jahre zurückliegend)
Verstoß gegen Steuer- oder Sozialversicherungspflichten
Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Vorschriften
Insolvenz, Liquidation oder laufendes Vergleichsverfahren
Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit
Vereinbarungen zur Wettbewerbsverzerrung
Betroffenheit von Russland-Sanktionen gemäß EU-Verordnung 833/2014 (Eigenerklärung erforderlich)
Verstöße gegen das Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)

Sprache und Form

Alle Nachweise und Unterlagen müssen in deutscher Sprache eingereicht werden (ggf. mit Übersetzung)
Textform (§ 126b BGB) ist ausreichend, keine handschriftliche Unterschrift nötig
Eintragungen dokumentenecht (kein Bleistift), Korrekturen mit Lineal durchstreichen, abzeichnen und datieren

Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer

Bietergemeinschaften sind zulässig; sie müssen einen bevollmächtigten Vertreter benennen und gesamtschuldnerisch haften
Geplante Unterauftragnehmer müssen bei Zuschlag benannt werden

Referenzprojekte

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: 2023–2025Volumen: nicht spezifiziert

Bereitstellung einer Digitaldruckmaschine für s/w-Druck (Miete oder Kauf)

Pro Referenz: Bezeichnung, Auftraggeber mit Anschrift, Ansprechpartner (Telefon + E-Mail), Auftragswert, Ort und Zeitraum der Ausführung, Projektbeschreibung

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: 2023–2025Volumen: nicht spezifiziert

Bereitstellung einer Digitaldruckmaschine für Farbdruck (Miete oder Kauf)

Pro Referenz: Bezeichnung, Auftraggeber mit Anschrift, Ansprechpartner (Telefon + E-Mail), Auftragswert, Ort und Zeitraum der Ausführung, Projektbeschreibung

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Details

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Details

Vergabe- und Vertragsunterlagen2

Vollständige Vergabe- und Vertragsunterlagen unverändert einreichenPflicht
Keine Änderungen oder Streichungen vornehmen
Angebot in Euro abgebenPflicht

Technische Dokumentation zum Produkt4

Prospektunterlagen/Abbildungen der angebotenen Maschinen beifügenPflicht
Deutsche Bedienungsanleitung beifügenPflicht
Detaillierte Spezifikationen einreichenPflicht
Für Los 2: Darstellung der Umsetzung des Drucks mit Sonderfarben (Weiß und Klarlack)Pflicht

Eignungsnachweise5

Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE) ausfüllen und einreichenPflicht
Nachweis Haftpflichtversicherung (2,5 Mio € Personenschäden, 1 Mio € Sach-/Vermögensschäden)Pflicht
Auskunft aus WettbewerbsregisterPflicht
Erforderlich bei Auftragswert ab 30.000 €
Qualitätssicherungs-Nachweis (z.B. ISO 9001 oder Vergleichbares)Pflicht
Umweltmanagement-Nachweis (z.B. ISO 14001, EMAS oder Vergleichbares)Pflicht

Referenzen2

Mindestens 3 Referenzen aus 2023–2025 für Los 1 (s/w-Digitaldruckmaschine, Miete oder Kauf)Pflicht
Pro Referenz: Auftraggeber, Ansprechpartner, Auftragswert, Zeitraum, Projektbeschreibung
Mindestens 3 Referenzen aus 2023–2025 für Los 2 (Farb-Digitaldruckmaschine, Miete oder Kauf)Pflicht
Pro Referenz: Auftraggeber, Ansprechpartner, Auftragswert, Zeitraum, Projektbeschreibung

Erklärungen und Verpflichtungen4

Eigenerklärung zu Russland-Sanktionen (Art. 5k VO EU 833/2014)Pflicht
Eigenerklärung zum Lieferkettensorgfaltspflichtengesetz (LkSG)Pflicht
Verpflichtungserklärung Arbeitnehmer-EntsendegesetzPflicht
Verpflichtungserklärung MindestentgeltPflicht

Kostenangaben (Leistungsverzeichnis)3

Leistungsverzeichnis (Kriterienkatalog) vollständig ausfüllen – alle grünen Felder (ja/nein) beantwortenPflicht
Nichterfüllung eines A-Kriteriums führt zum Ausschluss
Miet- und Kopierkosten-Tabelle ausfüllen (monatliche Miete netto, Klickpreise je Seitenart, Gesamtkosten 60 Monate)Pflicht
Unterschrift in Textform + Datum erforderlich
Energiekosten-Tabelle ausfüllen (TEC-Wert kWh/Woche, Kosten 5 Jahre)Pflicht
Unterschrift in Textform + Datum erforderlich

Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer2

Bei Bietergemeinschaften: Erklärung mit Vertreter, Gesamtschuldner-Haftung und Kontoverbindungoptional
Nur falls Bietergemeinschaft
Geplante Unterauftragnehmer benennenoptional
Müssen bei Zuschlag benannt werden

Formvorschriften beachten4

Alle Unterlagen und Nachweise in deutscher SprachePflicht
Fremdsprachige Dokumente mit Übersetzung einreichen
Eintragungen dokumentenecht (kein Bleistift), Korrekturen mit Lineal durchstreichen, abzeichnen und datierenPflicht
Keine bieterseitigen AGB beifügenPflicht
Textform (§ 126b BGB) reicht – keine handschriftliche Unterschrift nötigPflicht

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Auf einen Blick

Auftraggeber

Universität Heidelberg | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

Ort

69117 Heidelberg

Kategorie

Drucker, Kopierer & Scanner

Veröffentlicht

15. Juni 2026

Angebotsfrist

07. Juli 2026

Auftraggeber-Website

www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html

Auftraggeber

Universität Heidelberg | Vergabekammer Baden-Württemberg beim Regierungspräsidium Karlsruhe | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)

69117 Heidelberg

www.zuv.uni-heidelberg.de/finanzen/beschaffung/index.html