Niedersaechsisches Studieninstitut fuer kommunale Verwaltung e. V.: Anmietung von Multifunktionsgeraeten -Drucker,Kopierer- inkl. Managed Print Service

Die Geräte werden in vier Kategorien ausgeschrieben (Mengen gemäß separater Anlage 'Mengen und Bedarfe Drucker.pdf'):

• Kategorie A – Produktionsdrucker (6 Geräte): Farb-Multifunktionsgerät A4/A3, ≥45 Seiten/Min. SW und Farbe, hoher Duty-Cycle (≥45.000 Seiten/Monat), Papiermagazine ≥2.500 Blatt, Finishing-Funktionen (Hefter, Lochung, Broschürenheftung), Duplex-ADF ≥100 Blatt, ≥80 Seiten/Min. Scan.

• Kategorie B – Etagendrucker mittel (3 Geräte): Farb-Multifunktionsgerät A4/A3, ≥30 Seiten/Min., Papierkapazität ≥1.000 Blatt, Duplexeinheit und Duplex-ADF, Heften, Sortieren, Adressetiketten-Druck.

• Kategorie C – Etagendrucker klein (8 Geräte): Farb-Multifunktionsgerät A4, ≥25 Seiten/Min., Duplexdruck und Duplex-ADF, Heften und Sortieren.

• Kategorie D – Bibliotheksdrucker (3 Geräte): Multifunktionsgerät A4/A3, Farb- und SW-Druck, Anbindung an Bezahllösung zwingend. Mitarbeitende drucken kostenfrei über Pull-Print, Studierende/Auszubildende gebührenpflichtig über Bezahllösung.

Die Geräte werden an fünf Liegenschaften aufgestellt:

• Hannover – Wielandstraße 8, 30169 Hannover (Bibliothek: ja)
• Hannover – Wielandstraße 5, 30169 Hannover (Bibliothek: nein)
• Hannover – Calenberger Esplanade 6, 30169 Hannover (Bibliothek: nein)
• Braunschweig – Taubenstraße 8, 38106 Braunschweig (Bibliothek: ja)
• Oldenburg – Rosenstraße 14–16, 26122 Oldenburg (Bibliothek: ja)

Für alle Geräte gelten folgende funktionale Anforderungen:

• Microsoft Universal Print-Zertifizierung bzw. -Kompatibilität
• Herstellerübergreifende Pull-Print-/Follow-Me-Plattform, standort- und geräteübergreifend einsetzbar
• Authentifizierung wahlweise per: (a) Mitarbeiterausweis RFID/NFC, (b) PIN-Eingabe, (c) Active Directory/Entra-ID-Zugangsdaten
• Nicht abgeholte Druckaufträge werden nach max. 24 Stunden revisionssicher automatisch gelöscht
• Integration mit Active Directory/Microsoft Entra ID (Single-Sign-On, automatisierte Nutzerprovisionierung)
• Grundfunktionen: Drucken, Kopieren, Scannen; Scan-to-Mail, Scan-to-Folder (SMB), Scan-to-USB, USB-Druck (FAT32/exFAT; PDF, JPEG, TIFF)
• BITV 2.0 Barrierefreiheit (Kontraste, Schriftgröße, ggf. Sprachausgabe)
• Duplexdruck als Standardvoreinstellung

Für die drei Bibliotheksstandorte (Hannover Wielandstr. 8, Braunschweig, Oldenburg) ist eine Bezahllösung bereitzustellen:

• Zwei parallele Bezahlwege: App-basierte Lösung (iOS/Android) und aufladbare Bezahlkarte
• Aufladung mindestens per electronic Cash und NFC; bevorzugt zusätzlich PayPal/Apple Pay/Google Pay
• Anonyme, DSGVO-konforme Nutzung möglich
• Separate Tarife für SW-Druck, Farbdruck, Kopie und Scan (Tarife werden vom NSI festgelegt)
• Kostenanzeige vor Auslösung; keine Abrechnung bei nicht zustande gekommenen Aufträgen
• Automatisierte Stornorückerstattung bei Papierstau/Geräteausfall
• Monatlicher Abrechnungsreport je Standort
• Kassensystem wird durch das NSI betrieben; Auftragnehmer stellt die technische Lösung und Schnittstellen zu Payment Service Providern bereit
• Vereinnahmung der Gebühren unmittelbar zugunsten des NSI; Geldfluss bis zum NSI-Konto ist im Angebot darzustellen

Der Auftragnehmer erbringt im Rahmen des Managed Print Service:

• Vollumfängliche Gerätewartung einschließlich präventiver Wartung gemäß Herstellervorgabe
• Automatisierte Toner-Nachlieferung (Auto-Replenishment) per Remote-Monitoring
• Reparatur einschließlich Ersatzteile und Arbeitszeit
• Austausch sämtlicher Verbrauchsmaterialien außer Papier (Toner, Drum-Units, Heftklammern, Resttonerbehälter etc.)
• Gerätetausch bei Nichtbehebung innerhalb SLA-Frist
• Fachgerechte und kostenfreie Entsorgung leerer Tonerkartuschen und Verbrauchsmaterialien
• Papier wird durch das NSI bereitgestellt (nicht im Leistungsumfang)

Servicezeiten: Mo–Fr 08:00–16:00 Uhr

| Kennzahl | Kategorie A (Produktion) | Kategorie B/D | Kategorie C |

|---|---|---|---|

| Reaktionszeit Hotline | ≤ 1 Stunde | ≤ 2 Stunden | ≤ 4 Stunden |

| Vor-Ort-Service (Reparatur) | nächster Werktag, max. 8 Bürostunden | nächster Werktag | zweiter Werktag |

| Verfügbarkeit pro Gerät/Monat | ≥ 98 % | ≥ 97 % | ≥ 95 % |

| Ersatzgerät bei Nichtbehebung | ≤ 3 Werktage | ≤ 5 Werktage | ≤ 5 Werktage |

• Verschlüsselte interne Festplatte/SSD (AES-256); sichere Löschung bei Vertragsende mit Wipe-Protokoll
• Ende-zu-Ende-Verschlüsselung TLS 1.2 oder höher
• Pull-Print- und Bezahllösung DSGVO-konform
• Datenverarbeitung ausschließlich auf Servern in EU/EWR
• ISO-27001-Konformität erforderlich
• Revisionssichere Protokollierung sicherheitsrelevanter Ereignisse (Login, Druckauftrag, Konfigurationsänderung), exportierbar
• Standardpasswörter bei Inbetriebnahme ändern; Administrationsoberflächen ausschließlich im Verwaltungsnetz

• Anlieferung, Aufstellung, Anschluss und produktive Inbetriebnahme aller Geräte bis spätestens 30.09.2026
• Übernahme bestehender Druckwarteschlangen / Migration vom Bestandssystem in Abstimmung mit NSI-IT
• Einrichtung Pull-Print-System
• Anwenderschulung an allen 5 Standorten
• Administratorenschulung NSI-IT (1×)

Folgende Eignungsnachweise sind mit dem Angebot vorzulegen:

• Eigenerklärung zur Eignung (Formblatt 124_LD) vollständig ausgefüllt, alternativ Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE)
• Eintragung im Berufs- oder Handelsregister am Sitz des Unternehmens (oder gleichwertiger Nachweis nach Herkunftsland-Recht)
• Berufshaftpflichtversicherung mit mindestens 3 Mio. € Deckungssumme für Personenschäden und 3 Mio. € für Sach-/Vermögensschäden je Schadenfall (ersatzweise Versicherer-Erklärung)
• Erklärung NTVergG (Tariftreue- und Mindestlohn)
• Erklärung zur Verwendung von Holzprodukten (Formblatt 248)
• Keine Ausschlussgründe: keine Insolvenz, keine schwere Verfehlung, keine Verurteilung wegen Verstößen gegen Vorschriften mit Geldbußen >90 Tagessätze / >2.500 € in den letzten 2 Jahren
• Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen
• Mitgliedschaft bei der Berufsgenossenschaft
• Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren (mit dem Auftragsgegenstand vergleichbare Leistungen)
• Angaben zu vergleichbaren Leistungen (Referenzen – siehe Referenzprojekte)
• Angaben zu Arbeitskräften / Beschäftigten

Mindestens 2 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren sind erforderlich. Eine Referenz gilt als vergleichbar, wenn alle folgenden Merkmale erfüllt sind:

• Bereitstellung bzw. Betreuung von mindestens 10 netzwerkfähigen Multifunktionsgeräten
• Leistungserbringung an mindestens 3 Standorten oder für eine vergleichbare dezentrale Organisation
• Vertragsinhalt umfasst Service/Wartung inkl. Verbrauchsmaterialien
• Einsatz eines zentralen Druck- oder Pull-Print-/Follow-Me-Konzepts oder einer vergleichbaren Nutzerfreigabe
• Laufzeit oder Betriebsphase von mindestens 6 Monaten im Echtbetrieb

Zusätzlich muss mindestens eine Referenz den Betrieb einer nutzerbezogenen Bezahllösung abdecken.

Folgende Nachweise sind erst auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle vorzulegen:

• Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts
• Gewerbezentralregister-Auszug (ab Auftragssumme > 30.000 €, beim Bundesamt für Justiz)
• Berufsregisterbescheinigung
• Bestätigung der Insolvenzfreiheit / kein Liquidationsverfahren
• Sicherheitsauskunft/Verpflichtungserklärung für Nachunternehmer (Formblatt 126)
• Alle weiteren in der Eigenerklärung/EEE genannten Bescheinigungen

Statt der Eigenerklärung kann der Nachweis auch durch:

• Eintragung in einem amtlichen Verzeichnis (z. B. PQ-Verzeichnis der IHK), oder
• Zertifikat gemäß europäischer Zertifizierungsstandards

erbracht werden.

• Bietergemeinschaften sind zulässig; Erklärung aller Mitglieder in Textform erforderlich; gesamtschuldnerische Haftung; benennung eines bevollmächtigten Vertreters
• Nachunternehmer: Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (Formblatt 235) ist bei Unterauftragnehmer-Einsatz einzureichen