Offenes Verfahren (EU-weit) zur Vergabe von Gebäudereinigungsleistungen (Unterhalts- und Glasreinigungsleistungen) für diverse Liegenschaften in Nordrhein-Westfalen (VOEK 181-25)

Vertragsbeginn: 01.07.2027. Erstlaufzeit: 4 Jahre (bis 30.06.2031). Verlängerungsoption: bis zu 2-mal um 1 Jahr (max. bis 30.06.2033). Sprache: Deutsch. Leistung mit eigenem Personal (Einsatz von Unterauftragnehmern nur, soweit im Angebot erklärt und von Auftraggeberin genehmigt). Reinigungsqualität nach den Qualitätsdefinitionen des Bundesinnungsverbandes des Gebäudereiniger-Handwerks.

Auftragnehmer stellt eigene Maschinen, Geräte und Reinigungsmittel. Eingesetzt werden dürfen nur umweltfreundliche, formaldehydfreie und gefahrstofffreie Mittel. Sicherheitsdatenblätter gemäß REACH-Verordnung (EG) Nr. 1907/2006 sind vor Leistungsbeginn vorzulegen. Folienbeklebte Fenster dürfen nur mit klarem Wasser gereinigt werden. Verbrauchsmaterialien im Sanitärbereich (Toilettenpapier, Seife, Einmalhandtücher, Hygienebeutel) sind durch den Auftragnehmer beizustellen und vorzuhalten – Mindestvorrat 21 Kalendertage. Kostenneutrale Bereitstellung durch den AG: verschließbare Räume, Wasser, Strom.

Objektleitung: Deutsch B2, mind. 2,5 Jahre Berufserfahrung im Gebäudereiniger-Handwerk (Objektleitung), mind. 80 UE anerkannte Qualifikationsmaßnahme, monatlich mind. 2 Std. vor Ort, nicht operativ reinigend tätig. Vorarbeitung (in einigen Losen): Deutsch B1, mind. 1,5 Jahre Berufserfahrung, eigenes Smartphone, 100 % für Leitungsaufgaben freigestellt, Lohngruppe 4 TV Gebäudereiniger-Handwerk. Reinigungspersonal: fachkundig, zuverlässig, mündliche Deutschkenntnisse, einheitliche Berufsbekleidung, Einweisung vor erstmaligem Einsatz vor Ort. Schriftliche Benennung aller Reinigungs- und Aufsichtskräfte vor Beschäftigungsbeginn; Änderungen sind unverzüglich zu melden.

Personal kann polizeilich überprüft werden (BPOL: §§ 1 Abs. 3, 23 Abs. 5, 34 Abs. 1 BPolG; Zoll durch Zollverwaltung). Personalablehnung möglich bei Drogen-/Alkoholmissbrauch, Straftaten, Verstößen gegen Sicherheits- oder Datenschutzbestimmungen. In Liegenschaften: kein Fotografieren, keine Nutzung von AG-Telefonen/Fax/PC, kein Vervielfältigen von Schlüsseln, Verschwiegenheitsverpflichtung (jährliche Wiederholung). Bei bestimmten Losen (1 und 6) ist für das gesamte Personal eine Sicherheitsüberprüfung SÜG Ü1 zwingend (Details siehe Los 1 und Los 6).

Vor erstmaliger Leistungserbringung: Revierpläne (mit Zeitkonzept) und Hygieneplan (zu reinigende Flächen, Anwendung, Arbeitsmittel, Zeitpunkt, Rhythmus, Reihenfolge, Name der ausführenden Kraft) erstellen und vom AG genehmigen lassen. Anwendung des 5-Farbsystems für Reinigungsutensilien: Rot (WC), Gelb (Sanitär), Blau (Einrichtungsgegenstände), Grün (Küchen), Grau/Violett (Entsorgung). Monatliche Qualitätskontrollen dokumentieren, quartalsweise Begehungen mit AG und Nutzer. Arbeitsscheine (durch Ansprechpartner vor Ort gegengezeichnet) je Reinigungsobjekt als rechnungsbegründende Unterlage.

Intensiv- und Grundreinigung 1× jährlich nach Aufmaß (Bedarfsposition). Abrufkontingent für unvorhersehbaren Mehrbedarf (Stunden als Erfahrungswert im Preisblatt Pkt. 3; nicht abgerufene Stunden verfallen jährlich). Kostenfreie Nachreinigung bei nachweislichen Qualitätsmängeln. Flächenanpassungen > 2 % lösen neue Aufmaße aus (Mitteilungspflicht AN innerhalb 2 Monate nach erstmaliger Leistung, Umsetzungspflicht innerhalb 2 Wochen).

Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB vorliegen (z. B. schwere Verfehlungen, Korruption, Bestechung §§ 333, 334 StGB, wettbewerbsbeschränkende Absprachen § 298 StGB, Nichtzahlung von Steuern/Sozialversicherungen, vorsätzlich unzutreffende Eignungserklärungen). Gegebenenfalls sind Selbstreinigungsmaßnahmen nach § 125 GWB zu erläutern.

Eigenerklärung, dass kein Bezug zu Russland gemäß VO (EU) 2022/576 besteht.

Nachweis einer Betriebs-/Berufshaftpflichtversicherung mit Mindestdeckungssummen je Schadensereignis (mind. 2-fach maximiert pro Versicherungsjahr): Personenschäden 2.000.000 €, Sachschäden 2.000.000 €, Vermögensschäden 500.000 €, Schlüsselschäden 250.000 €. Auftraggeberin kann zusätzlich Auskünfte bei Wirtschaftsauskunfteien einholen, Einsicht ins Transparenzregister (§ 23 Abs. 1 Ziff. 1 GwG) nehmen und den Wettbewerbsregisterauszug anfordern (§ 6 Abs. 1 WRegG).

Personal und Ausstattung: ab Leistungsbeginn ausreichend qualifiziertes Personal sowie Maschinen, Werkzeuge und Materialien verfügbar. Qualitätsmanagement: zertifiziert nach DIN EN ISO 9001 ff. oder DIN EN ISO 14001 ff. oder gleichwertige Bescheinigung oder gleichwertige Beschreibung inkl. Dokumentation der Reinigungsleistungen. Tariftreue: Anwendung des für allgemeinverbindlich erklärten Tarifvertrags für das Gebäudereiniger-Handwerk am Leistungsort (Stand 7 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist).

Mindestens 3 vergleichbare Referenzen pro Leistungsart (Unterhaltsreinigung und/oder Glasreinigung) von mindestens 2 verschiedenen Referenzgebern aus den letzten 3 Jahren. Volumen: 1 Referenz mind. 75 % des ausgeschriebenen Leistungsvolumens, 2 weitere Referenzen je mind. 50 %. Bei Unterschreiten: Vergleichbarkeit erläutern. Pflichtangaben je Referenz: Name des Auftraggebers, Art des Referenzobjekts (Gewerbe/Verwaltung/Wohnung/Industrie), Ausführungsort, jährlicher Leistungsumfang in m², Leistungszeitraum, Ansprechpartner (Name, Telefon, E-Mail). Dieselbe Referenz darf für mehrere Lose verwendet werden, Anforderungen erhöhen sich dadurch nicht. Auf Verlangen: auftragsspezifische Eignungsnachweise auch bei Präqualifizierung zusätzlich beibringen.

Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung, Benennung eines bevollmächtigten Vertreters (Anlage B-05). Unterauftragnehmer: Art und Umfang der Teilleistungen im Angebot benennen; Wechsel bedarf Genehmigung; Verpflichtungserklärung des UN erforderlich (Anlage B-06). Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens erforderlich (Anlage B-06); gemeinsame Haftung für den Umfang der Eignungsleihe. Jedes beteiligte Unternehmen (AN, Drittunternehmen, BG-Mitglied) muss Nachweise für die betroffene Teilleistung vorlegen.