DAM - Digital Asset Management System

Bundesinstitut für Risikobewertung (BfR) | Bundesanstalt für Landwirtschaft und Ernährung (BLE)Berlin, BerlinVeröffentlicht: 17. Mai 2026

Angebotsfrist: 23. Juni 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Öffentliche Ausschreibung des Bundesinstituts für Risikobewertung (BfR) zur Beschaffung eines Digital Asset Management Systems (DAM).

Es wird eine Standardsoftware gesucht, die auf eigenen Servern des BfR (on-premises) installiert wird und Bilder, Audio- und Videodateien verwaltet. Die Software muss Schnittstellen zu TYPO3 bieten, Rechte- und Nutzungsverwaltung mit Ablaufbenachrichtigungen, umfangreiche Suchfunktionen, SSO (LDAP/Keycloak) und Export für Social Media unterstützen.

Neben der einmaligen Lizenzüberlassung umfasst der Auftrag Pflege, Support, Sicherheitskonzept (BSI IT-Grundschutz) und Schulungen über 4 Jahre. Die Leistung ist nicht in Lose aufgeteilt.

Angebote müssen bis 23.06.2026 um 12:00 Uhr elektronisch eingereicht werden.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 23. Juni 2026

Termin / FristMAI2026JUNJULAUGSEPOKT

Veröffentlichungca. 15. Mai 2026

Angebotsfrist (ursprünglich)16. Juni 2026

Angebotsfrist23. Juni 2026

Bindefristca. 23. Juni – 27. Aug. 2026

Mindestvorlauf Subunternehmerca. 13. Aug. – 10. Sep. 2026

Zuschlagca. 27. Aug. 2026

Lieferung / Bereitstellung Softwareca. 27. Aug. – 8. Okt. 2026

Vertragsbeginn Pflegeca. 27. Aug. – 8. Okt. 2026

Vorlage Versicherungsnachweisca. 27. Aug. – 27. Sep. 2026

Vertragslaufzeit Pflegeca. 8. Okt. 2026 – 8. Okt. 2030bis 2030

Gewährleistung Überlassungca. 8. Okt. 2026 – 8. Okt. 2028bis 2028

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität9 Kriterien

Preis 27%Qualität 73%

Preisbewertung30%
Preisbewertung anhand der Formel NP/AP x 3, aufgeteilt in Überlassung, Pflege/Support und Schulung
Benutzerfreundlichkeit / Zugang zum Testsystem30%
Bewertet werden Feedback bei Aktionen, Einstieg in die Suchfunktionalität sowie Export von Video/Foto/Grafik anhand eines Testsystems. 3 Punkte = alle 3 Kriterien erfüllt, 2 Punkte = zwei erfüllt, 1 Punkt = eines erfüllt.
Angebotskonzept40%
Inhaltliches Konzept des Bieters zur Leistungserbringung, bestehend aus fünf Teilaspekten

Preisbewertung: NP/AP x 3 (NP = niedrigste Angebotssumme, AP = betreffende Angebotssumme), max. 3 Punkte je Unterkriterium

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien samt Gewichtungen, Untergewichtungen und Bewertungsmaßstäben sind in der Wertungsmatrix und den Teilnahmebedingungen vollständig angegeben.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Software und Bereitstellung

Lieferung und dauerhafte Überlassung einer DAM-Standardsoftware (Kauf, einmalige Lizenz)Installation on-premises auf vom BfR bereitgestellter Infrastruktur (VMware ESXi oder dedizierte Hardware)Betriebssystem GNU/Linux (Debian oder Red Hat bevorzugt)Inbetriebnahme, Konfiguration und Betrieb durch den Auftragnehmer in eigener VerantwortungFernzugriff auf die Systemumgebung des BfR wird gewährtLieferung spätestens 6 Wochen nach Zuschlagserteilung

Funktionaler Leistungsumfang

Verwaltung von Bildern (AVIF, JPG, PNG, NEF, ARW, CR2, CR3, TIF, PSD, WEBP), Audio (AAC, M4A, M4P, MP3, OGG, WAV, WMA) und Video (3GP, AVI, DIVX, FLV, MKV, MOV, MP4, MPEG, MXF, OGG, WEBM, WMV)Import und Verarbeitung von Metadaten (IPTC, XMP, EXIF) sowie eigene MetadatenfelderFelder für Urheber, Bildnachweis, Copyright und Nutzungsrechte (von/bis)Doubletten-Erkennung per Hash beim UploadMassenimport und Stapelverarbeitung mit CSV-VorlagenRechteverwaltung für Nutzergruppen und Einzelne (Lesen, Schreiben, Löschen, Download); Wasserzeichen für bestimmte RollenSuch- und Filterfunktionen über alle Speicherorte, inkl. UND/ODER/NICHT-Kombinationen, speicherbare Filter, Suchvorschläge, Volltextsuche in DateienDownload-Profile (z. B. 4K → 480p), passwortgeschützte externe Links (max. 180 Tage gültig), Kontaktabzüge als PDF, Akzeptanz der Nutzungsrechte vor DownloadSingle Sign-On via LDAP/Active Directory und Keycloak (OAuth)Unterstützte Browser: Firefox, Chrome, Safari (jeweils aktuelle Version)Optionale Schnittstellen: TYPO3, OwnCloud/NextCloud als FremdspeicherAutomatisierte Aufgaben/Importe in festen ZeitabständenAnbindung weiterer Backend-Server für rechenintensive Aufgaben (z. B. Videokonvertierung)

Sicherheit und Schnittstellen

Erstellung eines Fach-Sicherheitskonzepts auf Basis von BSI IT-Grundschutz (insb. Baustein CON.8 Software-Entwicklung)Bereitstellung von Updates und Patches; sicherheitsrelevante Updates erst nach Information und Freigabe durch den AuftraggeberSSL-Zertifikatsüberwachung und -aktualisierungSchnittstelle zu TYPO3 für Content-Transfer

Support, Pflege und Wartung

Support per Telefon und E-Mail: Mo–Fr, 9:00–17:00 Uhr (außer an Feiertagen)Bereitstellung neuer Programmstände (Updates, Upgrades, Releases)Störungsbeseitigung inkl. Eingriff in Objekt- bzw. QuellcodeHotline durch qualifiziertes Personal4 Fehlerkategorien mit definierten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten (z. B. Kategorie 1: Reaktion 2 h, Wiederherstellung 48 h, tägliches Statusupdate)Wartungsfenster bevorzugt 16:00–09:00 Uhr; Vorankündigung planbarer Arbeiten mindestens 2 Arbeitstage im Voraus

Schulungen

Redakteur-Rolle: mindestens 2 virtuelle Termine (1. Schulung + 1. Vertiefung), je ca. 6 Zeitstunden, bis 20 TeilnehmendeUser-Rolle: Schulungsmaterialien in elektronischer FormFestpreis pro Schulungstag ist im Angebot anzugeben

Laufzeit

Pflege-/Weiterentwicklungsdauer: 48 Monate ab Vertragsbeginn (spätestens 6 Wochen nach Zuschlag)Mindestgarantie für Weiterentwicklung und Service: 4 Jahre

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Eigenerklärungen und Ausschlussgründe

Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gem. § 48 VgV, §§ 31, 35 UVgO bzw. §§ 123, 124 GWB vorliegen (z. B. schwere Verfehlungen, Steuer- oder Sozialversicherungsrückstände, Verstöße gegen Mindestlohn- oder Arbeitnehmer-Entsendegesetz, Insolvenz, mangelhafte frühere Auftragsausführung)Bei Bietergemeinschaften: Erklärung von jedem Mitglied separat; Unterauftragnehmer ebenfalls

Finanzielle und rechtliche Eignung

Nachweis einer bestehenden oder beabsichtigten Haftpflichtversicherung mit den in der Leistungsbeschreibung geforderten Mindest-Deckungssummen je Schadensfall; Police/Deckungszusage auf Verlangen nach ZuschlagEigenerklärung zur rechtmäßigen SoftwarequelleEigenerklärung zur Auftragsverarbeitung (DSGVO Art. 28) inkl. technisch-organisatorischer Maßnahmen und ggf. Benennung von Subunternehmern

Technische und fachliche Eignung

Eigenerklärung zur Einhaltung von ISO/IEC 27001 oder BSI IT-Grundschutz, insbesondere Baustein CON.8 (Software-Entwicklung)Mindestens eine Referenz über eine vergleichbare DAM- bzw. CMS-Leistung aus den letzten 3 Jahren, inkl. Wert, Zeitpunkt, Ansprechpartner und LeistungsbeschreibungBereitstellung eines Testsystem-Zugangs zur angebotenen Software

Sonstige Anforderungen

Verpflichtung zur MiLoG- und AEntG-Konformität bei NachunternehmernAb Auftragswert ≥ 30.000 € (netto) erfolgt durch den Auftraggeber eine Abfrage des Wettbewerbsregisters (gem. § 6 WRegG)Keine Nebenangebote zugelassen

Referenzprojekte

mindestens 1 ReferenzenZeitraum: maximal letzte 3 JahreVolumen: nicht spezifiziert

Erfahrung mit dem vorgeschlagenen Content Management System (DAM/CMS)

Wert des Auftrags, Liefer-/Erbringungszeitpunkt, Ansprechpartner beim Referenzgeber, kurze Leistungsbeschreibung

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.