DAM - Digital Asset Management System
Zusammenfassung
Öffentliche Ausschreibung des Bundesinstituts für Risikobewertung (BfR) zur Beschaffung eines Digital Asset Management Systems (DAM).
Es wird eine Standardsoftware gesucht, die auf eigenen Servern des BfR (on-premises) installiert wird und Bilder, Audio- und Videodateien verwaltet. Die Software muss Schnittstellen zu TYPO3 bieten, Rechte- und Nutzungsverwaltung mit Ablaufbenachrichtigungen, umfangreiche Suchfunktionen, SSO (LDAP/Keycloak) und Export für Social Media unterstützen.
Neben der einmaligen Lizenzüberlassung umfasst der Auftrag Pflege, Support, Sicherheitskonzept (BSI IT-Grundschutz) und Schulungen über 4 Jahre. Die Leistung ist nicht in Lose aufgeteilt.
Angebote müssen bis 23.06.2026 um 12:00 Uhr elektronisch eingereicht werden.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Details
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiert
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen
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Zuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen
- Preisbewertung30%
Preisbewertung anhand der Formel NP/AP x 3, aufgeteilt in Überlassung, Pflege/Support und Schulung
- Benutzerfreundlichkeit / Zugang zum Testsystem30%
Bewertet werden Feedback bei Aktionen, Einstieg in die Suchfunktionalität sowie Export von Video/Foto/Grafik anhand eines Testsystems. 3 Punkte = alle 3 Kriterien erfüllt, 2 Punkte = zwei erfüllt, 1 Punkt = eines erfüllt.
- Angebotskonzept40%
Inhaltliches Konzept des Bieters zur Leistungserbringung, bestehend aus fünf Teilaspekten
Preisbewertung: NP/AP x 3 (NP = niedrigste Angebotssumme, AP = betreffende Angebotssumme), max. 3 Punkte je Unterkriterium
Leistungsumfang
Aus den Vergabeunterlagen
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Leistungsumfang
Aus den Vergabeunterlagen
Software und Bereitstellung
- Lieferung und dauerhafte Überlassung einer DAM-Standardsoftware (Kauf, einmalige Lizenz)
- Installation on-premises auf vom BfR bereitgestellter Infrastruktur (VMware ESXi oder dedizierte Hardware)
- Betriebssystem GNU/Linux (Debian oder Red Hat bevorzugt)
- Inbetriebnahme, Konfiguration und Betrieb durch den Auftragnehmer in eigener Verantwortung
- Fernzugriff auf die Systemumgebung des BfR wird gewährt
- Lieferung spätestens 6 Wochen nach Zuschlagserteilung
Funktionaler Leistungsumfang
- Verwaltung von Bildern (AVIF, JPG, PNG, NEF, ARW, CR2, CR3, TIF, PSD, WEBP), Audio (AAC, M4A, M4P, MP3, OGG, WAV, WMA) und Video (3GP, AVI, DIVX, FLV, MKV, MOV, MP4, MPEG, MXF, OGG, WEBM, WMV)
- Import und Verarbeitung von Metadaten (IPTC, XMP, EXIF) sowie eigene Metadatenfelder
- Felder für Urheber, Bildnachweis, Copyright und Nutzungsrechte (von/bis)
- Doubletten-Erkennung per Hash beim Upload
- Massenimport und Stapelverarbeitung mit CSV-Vorlagen
- Rechteverwaltung für Nutzergruppen und Einzelne (Lesen, Schreiben, Löschen, Download); Wasserzeichen für bestimmte Rollen
- Such- und Filterfunktionen über alle Speicherorte, inkl. UND/ODER/NICHT-Kombinationen, speicherbare Filter, Suchvorschläge, Volltextsuche in Dateien
- Download-Profile (z. B. 4K → 480p), passwortgeschützte externe Links (max. 180 Tage gültig), Kontaktabzüge als PDF, Akzeptanz der Nutzungsrechte vor Download
- Single Sign-On via LDAP/Active Directory und Keycloak (OAuth)
- Unterstützte Browser: Firefox, Chrome, Safari (jeweils aktuelle Version)
- Optionale Schnittstellen: TYPO3, OwnCloud/NextCloud als Fremdspeicher
- Automatisierte Aufgaben/Importe in festen Zeitabständen
- Anbindung weiterer Backend-Server für rechenintensive Aufgaben (z. B. Videokonvertierung)
Sicherheit und Schnittstellen
- Erstellung eines Fach-Sicherheitskonzepts auf Basis von BSI IT-Grundschutz (insb. Baustein CON.8 Software-Entwicklung)
- Bereitstellung von Updates und Patches; sicherheitsrelevante Updates erst nach Information und Freigabe durch den Auftraggeber
- SSL-Zertifikatsüberwachung und -aktualisierung
- Schnittstelle zu TYPO3 für Content-Transfer
Support, Pflege und Wartung
- Support per Telefon und E-Mail: Mo–Fr, 9:00–17:00 Uhr (außer an Feiertagen)
- Bereitstellung neuer Programmstände (Updates, Upgrades, Releases)
- Störungsbeseitigung inkl. Eingriff in Objekt- bzw. Quellcode
- Hotline durch qualifiziertes Personal
- 4 Fehlerkategorien mit definierten Reaktions- und Wiederherstellungszeiten (z. B. Kategorie 1: Reaktion 2 h, Wiederherstellung 48 h, tägliches Statusupdate)
- Wartungsfenster bevorzugt 16:00–09:00 Uhr; Vorankündigung planbarer Arbeiten mindestens 2 Arbeitstage im Voraus
Schulungen
- Redakteur-Rolle: mindestens 2 virtuelle Termine (1. Schulung + 1. Vertiefung), je ca. 6 Zeitstunden, bis 20 Teilnehmende
- User-Rolle: Schulungsmaterialien in elektronischer Form
- Festpreis pro Schulungstag ist im Angebot anzugeben
Laufzeit
- Pflege-/Weiterentwicklungsdauer: 48 Monate ab Vertragsbeginn (spätestens 6 Wochen nach Zuschlag)
- Mindestgarantie für Weiterentwicklung und Service: 4 Jahre
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen
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Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen
Eigenerklärungen und Ausschlussgründe
- Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe gem. § 48 VgV, §§ 31, 35 UVgO bzw. §§ 123, 124 GWB vorliegen (z. B. schwere Verfehlungen, Steuer- oder Sozialversicherungsrückstände, Verstöße gegen Mindestlohn- oder Arbeitnehmer-Entsendegesetz, Insolvenz, mangelhafte frühere Auftragsausführung)
- Bei Bietergemeinschaften: Erklärung von jedem Mitglied separat; Unterauftragnehmer ebenfalls
Finanzielle und rechtliche Eignung
- Nachweis einer bestehenden oder beabsichtigten Haftpflichtversicherung mit den in der Leistungsbeschreibung geforderten Mindest-Deckungssummen je Schadensfall; Police/Deckungszusage auf Verlangen nach Zuschlag
- Eigenerklärung zur rechtmäßigen Softwarequelle
- Eigenerklärung zur Auftragsverarbeitung (DSGVO Art. 28) inkl. technisch-organisatorischer Maßnahmen und ggf. Benennung von Subunternehmern
Technische und fachliche Eignung
- Eigenerklärung zur Einhaltung von ISO/IEC 27001 oder BSI IT-Grundschutz, insbesondere Baustein CON.8 (Software-Entwicklung)
- Mindestens eine Referenz über eine vergleichbare DAM- bzw. CMS-Leistung aus den letzten 3 Jahren, inkl. Wert, Zeitpunkt, Ansprechpartner und Leistungsbeschreibung
- Bereitstellung eines Testsystem-Zugangs zur angebotenen Software
Sonstige Anforderungen
- Verpflichtung zur MiLoG- und AEntG-Konformität bei Nachunternehmern
- Ab Auftragswert ≥ 30.000 € (netto) erfolgt durch den Auftraggeber eine Abfrage des Wettbewerbsregisters (gem. § 6 WRegG)
- Keine Nebenangebote zugelassen
Erfahrung mit dem vorgeschlagenen Content Management System (DAM/CMS)
Wert des Auftrags, Liefer-/Erbringungszeitpunkt, Ansprechpartner beim Referenzgeber, kurze Leistungsbeschreibung
Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben
Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)
Details
Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben
Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)
Checkliste zur Angebotsabgabe
Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen
Details
Checkliste zur Angebotsabgabe
Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen
- Eigenerklärung Ausschlussgründe (§§ 123, 124 GWB)PflichtIn Textform gem. § 126b BGB; bei Bietergemeinschaften von jedem Mitglied separat
- Eigenerklärung Auftragsverarbeitung (DSGVO Art. 28)PflichtIn Textform; Bezug zur AVV (Anhang D)
- Eigenerklärung HaftpflichtversicherungPflichtMindest-Deckungssummen gem. Leistungsbeschreibung; Police auf Verlangen nach Zuschlag
- Eigenerklärung zur SoftwarequellePflichtNachweis der rechtmäßigen Softwareherkunft
- Eigenerklärung ISO/IEC 27001 oder BSI IT-Grundschutz (Baustein CON.8)PflichtBeleg für IT-Sicherheitskonformität
- Eigenerklärung Angebotsbestätigung inkl. UnternehmensangabenPflichtAnlage 03 – inkl. Registereintrag, Ansprechperson, Bindefrist-Erklärung
- Leistungsverzeichnis im aidf-FormatPflichtMit kostenloser Software AI LV-Cockpit zu erstellen
- Leistungsanforderungen On-Premises-Installation (PDF)PflichtAngaben zu IOPS, Latenz, Anbindungsgeschwindigkeit, Skalierbarkeit, ggf. GPU/CUDA
- Vorschlag zum Umfang der SchulungenPflichtInkl. Terminvorschlägen und Festpreis pro Schulungstag
- Angebotskonzept (max. 15 Seiten)PflichtThemen: technische Bereitstellung, Schnittstellen/TYPO3, Sicherheitskonzept, Instandhaltung, Update-Information; Format Times New Roman 12pt, 1,5-Zeilenabstand
- Mindestens eine Referenz über vergleichbare DAM-/CMS-LeistungPflichtAus den letzten 3 Jahren, mit Wert, Zeitpunkt, Ansprechpartner und Leistungsbeschreibung
- Testsystem-Zugang zur angebotenen DAM-SoftwarePflichtURL, Kennung, Passwort; zzgl. Klickanleitung 1 (Benutzerfreundlichkeit) und Klickanleitung 2 (Szenario Bild + PDF/Einwilligungen)
- Formular 'Erklärung Bietergemeinschaft'optionalNur bei Bietergemeinschaft; zzgl. Eigenerklärung Ausschlussgründe je Mitglied
- Namentliche Benennung von Unterauftragnehmern + VerpflichtungserklärungoptionalInkl. Verpflichtungserklärung zur Eignungsleihe
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