IT-Wartungsvertrag für das Sorbische Schul- und Begegnungszentrum Bautzen

Wartung, Pflege und Störungsbeseitigung der gesamten Hard- und Software des Sorbischen Schul- und Begegnungszentrums (SSBZ), Friedrich-List-Straße 8, 02625 Bautzen.

Die Geräteanzahl kann sich während der Vertragslaufzeit geringfügig ändern.

Folgende Hardware-Komponenten sind zu betreuen:

• 1 Server (Hyper-V) mit 7 virtuellen Maschinen
• 1 USV (unterbrechungsfreie Stromversorgung)
• 2 NAS (Netzwerkspeicher)
• ca. 170 Workstation-PCs / Notebooks
• 30 Beamer
• 20 Drucker (nur Kaufgeräte, keine gemieteten Multifunktionsgeräte)
• 5 Anzeigedisplays
• 20 digitale Tafeln

Leistungen Hardware:

• Regelmäßige Sichtprüfungen (Verschmutzung, optische/akustische Warnsignale, Beschädigungen)
• Mängelidentifikation und -beseitigung
• Überwachung der Betriebsbereitschaft (Server, NAS, Backup, Arbeitsplatzsysteme, Drucker, digitale Anzeigesysteme, Dienste und Anwendungssoftware)
• Überwachung von CPU, RAM und Speicher
• Hardware-Austausch nur mit schriftlicher Einwilligung des Auftraggebers; defekte Teile gehen an den AG

Folgende Software ist zu pflegen:

• Windows Server
• Windows Betriebssysteme / Office / Project
• Virenschutz
• Kostenfreie Hilfsprogramme (z.B. 7Zip, VLC, Paint)
• Backupsoftware
• Steuerungssoftware Kabinette
• Schulverwaltungssoftware
• Diverse schulspezifische Fachprogramme

Leistungen Software:

• Einspielen von Updates, Patches und Sicherheitsupdates (Betriebssysteme, Sicherheitssoftware, Office, Anwendungen)
• Erstellung und Pflege von Systemabbildern (Images)
• Treiber-Verwaltung
• Überwachung von Update-Stand, Support- und Lizenzlaufzeiten
• Erstellung von Angeboten/Kostenschätzungen bei Lizenzverlängerungen oder neuen Anwendungen
• Installation, Konfiguration, Updates/Upgrades (Abstimmung mit AG bei größerem Aufwand; sicherheitskritische Patches dürfen ohne Zustimmung eingespielt werden)

Regelmäßige Wartungstermine sind einzuhalten:

• Monatlich: Server, Backupsysteme, USV, Firewall (inkl. Software)
• Halbjährlich: Clients inkl. Software im pädagogischen Netz
• Vierteljährlich: Clients inkl. Software im Verwaltungsnetz
• Jährlich: Drucker inkl. Druckerverwaltung

Monitoring:

• Überwachung von Systemressourcen, Speicher/Datenträgern (SMART), Diensten/Prozessen und Backup-Status
• Einsatz eines Remote-Monitoring-Tools (Software-Abstimmung mit AG erforderlich; Lizenzkosten in der Pauschale einzurechnen)
• Einleitung von Maßnahmen bei Auffälligkeiten

Störungsbeseitigung – Reaktionszeiten:

• Kritische Störung: max. 4 Stunden ab Meldung (Remote oder Vor-Ort)
• Reguläre Störung: max. 8 Stunden (Remote), nach Vereinbarung (Vor-Ort)
• Leichte Störung: zur nächsten regulären Wartung
• Störungsmeldung erfolgt über Ticketsystem, Telefon oder E-Mail
• Bei kritischen Störungen: zeitnahe Information des AG + Sofortmaßnahmen

• Beratung zu Datensicherungskonzepten, Virtualisierung, Netzwerk und neuer Hardware
• Systemoptimierung
• Integration neuer Anwendungssoftware
• Erstellung monatlicher Leistungs- und Stundennachweise (Serviceberichte)
• Erstellung und Pflege vollständiger technischer Dokumentation: Inventarliste (Hardware), Benutzerkonten, Software/Versionen/Lizenzen
• Dokumentationseinsicht durch AG frühestens 3 Monate nach Vertragsbeginn möglich
• Übergabe der Dokumentation an AG spätestens mit Vertragsende
• Zusätzliche Leistungen und Projekte werden separat beauftragt

• Einsatz ausschließlich geschulten, fachkundigen Personals
• Mindestens Fachinformatiker-Abschluss oder gleichwertige Ausbildung
• Namentliche Benennung eines verantwortlichen Technikers und eines verantwortlichen Leiters beim Auftragnehmer
• Nachunternehmer nur mit ausdrücklicher Zustimmung des AG (need-to-know-Prinzip)

• Form 124_LD (Eigenerklärung zur Eignung Liefer-/Dienstleistungen) – ausgefüllt mit Nachweisen/Zertifikaten
• Form 125 (Sicherheitsauskunft und Verpflichtungserklärung Teilnehmer)
• Form 248 (Erklärung zur Verwendung von Holzprodukten) – falls zutreffend

• Umsatz des Unternehmens in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren mit vergleichbaren Leistungen (inkl. Anteile bei Gemeinschaftsleistungen)
• Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern und Abgaben (auf Verlangen: Unbedenklichkeitsbescheinigung des Finanzamts)
• Ordnungsgemäße Beitragszahlung zur gesetzlichen Sozialversicherung
• Nachweis einer marktüblichen deutschen Industriehaftpflichtversicherung (oder vergleichbar aus EU-Mitgliedstaat)
• Kein Insolvenzverfahren beantragt/eröffnet, keine Liquidation (ggf. Insolvenzplan vorlegen)

• Mindestens 3 vergleichbare Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren (vorzulegen nur bei engerer Wahl): Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme, Ausführungszeitraum, stichwortartige Benennung des maßgeblichen Leistungsumfangs, Bestätigung des Auftraggebers über vertragsgemäße Ausführung
• Erforderliche Beschäftigte stehen zur Verfügung (auf Verlangen: jahresdurchschnittliche Beschäftigtenzahl der letzten 5 Jahre)
• Benennung der vorgesehenen Leitungspersonen (auf Verlangen)
• Einsatz von Personal mit mindestens Fachinformatiker-Abschluss oder gleichwertiger Ausbildung

• Erfüllung der gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung
• Eintragung im Berufsregister des Sitzes/Wohnsitzes (sofern eintragungspflichtig; auf Verlangen: Bescheinigung)
• Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft (auf Verlangen: Unbedenklichkeitsbescheinigung des Versicherungsträgers)

• Keine schwere Verfehlung: keine Verurteilung wegen der im Formular genannten Straftaten (Terrorismusfinanzierung, Bestechung, Betrug, Diebstahl, Untreue, Geldwäsche, Insolvenzdelikte, wettbewerbsbeschränkende Absprachen, Bestechung im geschäftlichen Verkehr etc.) mit Freiheitsstrafe > 3 Monate oder Geldstrafe > 90 Tagessätze
• Keine Verurteilung/Geldbuße wegen Verstößen mit Eintrag im Gewerbezentralregister in den letzten 2 Jahren; ab Auftragssumme ≥ 30.000 € fordert der AG einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister beim Bundesamt für Justiz an
• In den letzten 2 Jahren keine Geldbuße > 2.500 € gem. Arbeitnehmer-Entsendegesetz

• Bietergemeinschaften: Erklärung aller Mitglieder in Textform (Bildung ARGE, Benennung Bevollmächtigter, gesamtschuldnerische Haftung) mittels Form 234
• Nachunternehmer: Namen bereits bei Angebotsabgabe angeben (Form 233); auf Verlangen: Form 126 (Sicherheitsauskunft/Verpflichtungserklärung) und Eigenerklärung 124_LD der Nachunternehmer
• Verzeichnis der Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen (Form 235) bei Nutzung Dritter

• Angebote müssen in deutscher Sprache abgefasst sein
• Alle Preise in Euro ohne Umsatzsteuer, maximal 3 Nachkommastellen
• Keine Mischkalkulationen
• Angebote ausschließlich elektronisch über www.evergabe.de einreichen
• Angebote eingescannt mit Unterschrift übermitteln (elektronische Signatur gem. Punkt 7 nicht erforderlich)
• Nebenangebote sind nicht zugelassen