Pflege der IT-Systeme der Kasino GmbH im ZDF

Zweites Deutsches Fernsehen | Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Landwirtschaft und WeinbauMainz, Rheinland-PfalzVeröffentlicht: 14. Mai 2026

Angebotsfrist: 16. Juni 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Das ZDF sucht einen IT-Dienstleister für die Pflege, Wartung und Weiterentwicklung der IT-Systeme seines Cateringunternehmens (ZDF Kasino GmbH) im Sendezentrum Mainz.

Worum es geht:

Betreuung von Kassen-, Warenwirtschafts-, Selbstkassierungs- und Zeiterfassungssystemen sowie weiterer SoftwareBeratung, Anpassung (Customizing) und Tests der SystemeLaufzeit: 3 Jahre (ab 01.09.2026), mit VerlängerungsoptionenVergabe nach Preis im offenen Verfahren

Wichtigste Fristen:

Bieterfragen bis 08.06.2026Angebotsabgabe bis 16.06.2026, 14:00 Uhr

Zuschlag: Das wirtschaftlichste Angebot erhält den Zuschlag (Wertung nach Preis).

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 16. Juni 2026

Termin / FristMAI2026 NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV

Veröffentlichung13. Mai 2026

Bieterfragen-Frist8. Juni 2026

Angebotsfrist16. Juni 2026

Nachreichungsfristca. 16. Juni – 24. Juni 2026

Bindefrist16. Juni – 14. Aug. 2026

Angebotsöffnungca. 16. Juni 2026

Zuschlagca. 14. Aug. 2026

Vertragsbeginn1. Sep. 2026

Vertragslaufzeit1. Sep. 2026 – 31. Aug. 2029

Rahmenvertrag Laufzeitca. 1. Sep. 2026 – 30. Nov. 2030

Vertragsende31. Aug. 2029

Verlängerung 11. Sep. 2029 – 31. Aug. 2030

Verlängerung 21. Sep. – 30. Nov. 2029

Einarbeitungsphase Folgedienstleister1. Sep. – 30. Nov. 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis100%
Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt.

KI-Hinweis: Die Ausschreibung nennt als einziges Zuschlagskriterium den Preis mit 100% Gewichtung.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Überblick und Rahmenbedingungen

Die Ausschreibung umfasst die Pflege und Wartung der IT-Systeme der ZDF Kasino GmbH (Cateringunternehmen des ZDF) im Sendezentrum Mainz. Die ZDF Kasino GmbH bewirtet Mitarbeiter, Besucher und Gäste des ZDF.

Leistungsort: 55127 Mainz, Sendezentrum des ZDF

Vertragslaufzeit: 01.09.2026 bis 31.08.2029 (3 Jahre)

Verlängerungsoptionen:

Einmalige Verlängerung um 12 Monate (bis 31.08.2030)Einmalige Verlängerung um 3 Monate zur Einarbeitung eines Nachfolge-Dienstleisters (bis 30.11.2029 bzw. 30.11.2030)Maximale Gesamtlaufzeit: 4 Jahre und 3 Monate

Leistungsarten: Pflege, Beratung, Customizing, Test, Basisleistungen sowie Schnittstellenbetreuung

Abrechnung: Stundengenaue Abrechnung nach Stundensätzen; das ZDF ist nicht zur Abnahme bestimmter Mindestmengen verpflichtet (Rahmenvereinbarung ohne Abrufverpflichtung)

Allgemeine Pflichtleistungen

Aufrechterhaltung der IT-Infrastruktur, Schnittstellen und des DatentransfersVersionspflege und Releasewechsel der IT-AnwendungenKoordinierung von Migrationen und DatentransfersAdministration der Windows-Clients (inkl. Testumgebungen)Ansprechpartner für Troubleshooting (1st/2nd/3rd Level Support)Pflege der ProzessdokumentationQualitätssicherung und TestsÜbernahme und reibungslose Überleitung der bisher durch einen anderen Dienstleister erbrachten Leistungen zu VertragsbeginnBenennung eines Projektkoordinators, der innerhalb eines Arbeitstages verfügbar und befugt ist, fachliche Weisungen zu erteilen

Kalkulierte Stunden Pflichtleistungen (Basis 3 Jahre):

1.720 Std. Softwarepflege an Werktagen 08:00-18:00 Uhr (vor Ort oder remote)100 Std. Softwarepflege außerhalb 18:00-08:00 Uhr, Wochenenden, FeiertageGesamt: 1.820 Std.

ITIL-Prozesse

Der Auftragnehmer übernimmt folgende ITIL-konforme Service-Management-Funktionen:

Incident Management: Störungsanalyse, -bewertung und -behebungProblem Management: Ursachenforschung, dauerhafte Fehlerbehebung, KonzepterstellungChange Management: Change-Anträge, Planung, Qualitätssicherung, FreigabeverfahrenDeploy- und Release-Management: Migrationen, Releasewechsel, VersionspflegeIT Service Continuity Management: Erstellung und Pflege von NotfalldokumentationenConfiguration Management: Dokumentation aller SystemänderungenDatenpflege / Stammdatenmanagement in den betreuten Systemen

Zu betreuende Systeme und Anwendungen

Kassensystem: TCPOS (Hersteller Zucchetti)Warenwirtschaftssystem: DelegateSelbstkassierungssystem: Avus smart-cap mit RFID-Technologie (inkl. Pabis)Technische Sicherheitseinrichtung (TSE): gemäß Kassensicherungsverordnung (KassenSichV)Zeiterfassung: MATRIX (Hersteller dormakaba)Zutrittskontrolle: KABA exos (Hygienebereiche)Küchenkontrollsystem: PRO-KitchenSpeisenauslobung und Gastbefragung: QNIPSDallmayr-Komponenten: Aufwerter, Kartenleser, Food AutomatenAusweiskarten: Hybridkarten MIFARE DESFire EV2 / Legic PrimeOnline-Banking: SFirmFinanzbuchhaltung: DATEVDatenbanken: Oracle 19c, MS SQL, MariaDBServer-Betrieb: Windows-Server, gehostet in Google CloudArbeitsplatz: Windows 11, Microsoft 365, MS Project, MS Visio

Optionale ergänzende Leistungen

Zusätzlich können folgende Leistungen beauftragt werden (ca. 30 Tage pro Jahr kalkuliert):

Umsetzung neuer gesetzlicher VorgabenAnpassung an ZDF-Richtlinien und IT-VorgabenWeiterentwicklungsmaßnahmen

Kalkulierte Stunden optionale Leistungen (Basis 3 Jahre):

700 Std. an Werktagen 08:00-18:00 Uhr50 Std. außerhalb 18:00-08:00 Uhr, Wochenenden, FeiertageGesamt: 750 Std.

Verlängerungszeitraum (1 Jahr):

550 Std. Softwarepflege an Werktagen50 Std. Softwarepflege außerhalb225 Std. optionale Leistungen an Werktagen25 Std. optionale Leistungen außerhalb

Einarbeitungsphase neuer Dienstleister (3 Monate):

170 Std. an Werktagen vor Ort im ZDF10 Std. außerhalb der Standardzeiten

Betriebs- und Supportzeiten

Betriebszeit: 01.01.2026 bis 31.12.2099, Mo-So 00:00-24:00 UhrHauptnutzungszeit: Mo-Fr 08:00-17:00 UhrVor-Ort-Einsätze: 1-2 feste Tage pro Woche während der Hauptnutzungszeit beim ZDF in MainzFernwartung: ausschließlich über vom ZDF bereitgestellte Geräte und VPN-Zugang mit Zwei-Faktor-AuthentifizierungReisezeiten, Spesen und Fahrkosten sind im Stundensatz enthalten (keine separate Abrechnung)

Dokumentations- und Berichtspflichten

Laufende Dokumentation aller erbrachten Leistungen sowie implementierten Vorkehrungen und ProzesseDokumentation in deutscher Sprache (gängige englische Fachbegriffe zulässig)Mindestens zweifache Ausfertigung in Papierform plus elektronische editierbare VersionMonatliche Leistungs- und Lieferungsbestätigungen, vorzulegen am ersten Werktag des Folgemonats mit: Leistungsort, Datum, Firma, ZDF-Bestellnummer, Leistungszeit, durchgeführte LeistungÜbergabe sämtlicher Dokumentation an das ZDF bei Vertragsende (kein Zurückbehaltungsrecht)

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Lage und Ausschlussgründe

Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123-125 GWB (Formular Erklaerung_Nichtvorliegen_Ausschlussgruende)Gültige Eintragung im Handelsregister (nicht älter als 6 Monate)Keine Verstöße gegen das EU-Sanktionspaket (Artikel 5k VO (EU) 2022/576) bezüglich Russland; max. 10 % des Auftragswerts auf betroffene UnternehmenNicht auf Sanktions- oder Terrorlisten geführt (Bestätigung erforderlich)Keine LTTG-Verstöße (Landestariftreuegesetz Rheinland-Pfalz)

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Eigenerklärung über den jährlichen Gesamtumsatz der letzten 2 abgeschlossenen GeschäftsjahreEigenerklärung über die Anzahl der beschäftigten Mitarbeiter in den letzten 2 JahrenAktuelle Bonitätsbescheinigung einer Hausbank (nicht älter als 6 Monate)Betriebshaftpflichtversicherung mit folgenden Mindestdeckungssummen:Personen- und Sachschäden inkl. Folgeschäden: mind. 5.000.000 Euro pro SchadensereignisVermögensschäden: mind. 1.000.000 Euro pro SchadensereignisAufrechterhaltung für die gesamte VertragslaufzeitAktuelle Versicherungsbescheinigung jederzeit auf Anforderung des ZDF vorzulegen

Fachliche und technische Eignung

Allgemeine Berufserfahrung:

Mehr als 5 Jahre praktische Berufserfahrung in IT-Administration, Software-Betreuung und IT-Projektmanagement

Eigenerklärung zur Überleitung:

Vorgehensmodell für die Übernahme der Leistungen vom Vorgänger-DienstleisterDefinition von Arbeitspaketen, Dokumentation, VerantwortungsübergangZeit- und Ressourcenplanung

Eigenerklärung zur Qualitätssicherung:

Konzept zur dauerhaften Sicherung der LeistungsfähigkeitAufrechterhaltung des Know-hows im ProjektteamKontinuierlicher Wissenstransfer mit dem Auftraggeber

Nachzuweisende Fachkompetenzen (mindestens 1 Referenz je Anforderung, nicht älter als 5 Jahre):

IT-Pflege von Warenwirtschafts- und Kassensystemen in der GastronomieBetreuung von Selbstkassierungs-Systemen (RFID-Technologie)Einsatz und Pflege von TSE gemäß KassensicherungsverordnungSoftwarepflegeprojekte (Konzeption, Planung, Steuerung)Anforderungsmanagement (fachlich/regulatorisch zu technisch)Präsentation und SachverhaltsdarstellungIT-Prozesse in der BetriebsgastronomieWarenwirtschaft, Kassensysteme, GeschäftsprozessanalyseSystemupdates und Systemtests

Systemspezifische Eignung (Produkt-Know-how)

Mindestens 1 Referenz (nicht älter als 5 Jahre) je nachfolgendem System/Technologie:

TCPOS (Kassensystem, Hersteller Zucchetti)Delegate (Warenwirtschaftssystem)AVUS smart-cap (Selbstkassierung, RFID)Datenbanken: Oracle, MS-SQL, MariaDBTSE-Betreuung gemäß KassenSicherungsverordnungMATRIX (Zeiterfassung, dormakaba)SFirm (Online-Banking)Kenntnisse in ITIL/IT-Service-ManagementKenntnisse in BPMN/UML 2.0Erfahrung mit MS Project, MS VisioIT-QualitätsmanagementWindows 11 und Microsoft 365Google Cloud Windows-Server

Persönliche Anforderungen an Schlüsselpersonal

Projektkoordinator: namentlich zu benennen, muss befugt sein, fachliche Weisungen zu erteilen, innerhalb eines Arbeitstages verfügbarSprachkenntnisse: Deutsch in Wort und Schrift (komplexe technische Sachverhalte erstellen, telefonische Verständigung)Englischkenntnisse: gute technische EnglischkenntnisseEignung als Systemadministrator gemäß ZDF-Administratorenrichtlinie (Verpflichtungserklärung, Nachweis der Geeignetheit, ggf. Aufsicht durch sachkundige ZDF-Beschäftigte)

Referenzprojekte

mindestens 1 ReferenzenZeitraum: nicht älter als 5 JahreVolumen: nicht spezifiziert

IT-Pflege von Warenwirtschafts-/Kassensystemen in der Gastronomie