Rahmenvertrag für Cisco Unified Communications und Collaborationsysteme (Videokonferenzsysteme)

Vertragsform: Rabatt-Rahmenvereinbarung über maximal 4 Jahre (1 Jahr Grundlaufzeit + einmalige Verlängerung um bis zu 3 Jahre). Es besteht keine Mindestabnahme; die im Preisblatt angegebenen Mengen sind indikativ.

Geschätztes Gesamtvolumen: ca. 3 Mio. € netto (über die Gesamtlaufzeit).

Bezugsberechtigt: Universitätsklinikum Heidelberg AdöR (UKHD) sowie verbundene Unternehmen, insbesondere Universitätsklinikum Mannheim GmbH (UMM) und deren Tochterunternehmen.

Ausführungsort: Universitätsklinikum Heidelberg und Töchter (Remote nach Absprache möglich).

Folgende Cisco-Produktgruppen sind im Preisblatt mit indikativen Volumina hinterlegt:

• A – Telefonie-Produkte: ca. 50.000 € (Herstellerpreisliste ohne Support)
• B – Video-Produkte: ca. 650.000 €
• C – Cisco Software onPremise: ca. 700.000 €
• D – Cisco Software SaaS: ca. 650.000 €

Die Lieferung erfolgt zu Herstellerpreisliste abzüglich Rabattsatz je Produktgruppe. Weitere Hersteller können während der Laufzeit hinzukommen und werden über Abrufbestellungen zu marktüblichen Projektpreisen abgewickelt.

• Cisco Partner Success Track (8x5xNBD, 4 Jahre): ca. 780.000 €
• Wartungsverlängerung bestehender Komponenten (8x5xNBD, 1 Jahr): ca. 190.000 €
• Managed Services (Preisblatt noch auszufüllen)

• Lieferfrist: max. 14 Tage nach Auftragserteilung; Aufbau, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und Einweisung innerhalb einer weiteren Woche.
• Lieferung fabrikneuer Originalprodukte in Originalverpackung, max. 6 Monate alt, ausschließlich über autorisierte Vertriebswege (Direktbestellung beim Hersteller oder autorisierten Distributoren).
• Lizensierung vor Auslieferung auf die bezugsberechtigte Einrichtung; Registrierung auf Endkunden ('Installed at Site Address').
• Lieferung anschlussfertig mit vorgegebener Konfiguration/Software, frachtfrei an die Lieferanschrift, mit Terminabsprache vor Auslieferung.
• Testlizenzen zwischen Lieferung und Installation kostenfrei.
• Bei Verzug: Deckungskauf durch den Auftraggeber möglich; unverzügliche Nachlieferung.

• 1st- und 2nd-Level-Support in deutscher Sprache, 24x7x365, Störungsannahme über Portal, E-Mail und Telefon.
• Hardwareaustauschservice zu üblichen Geschäftszeiten mit fabrikneuen Komponenten.
• Ticketsystem/Support-Portal mit Zwischenstatus spätestens alle 4 Stunden.
• Bereitstellung aktueller Firmware- und Softwareupdates.
• Cisco-Account für Firmware-Downloads, Preisliste und Serviceportal.
• Managed Service (7x24) als mögliche Vertragskomponente.
• Gewährleistung: 24 Monate ab Komponentenlieferung; Garantieabwicklung vollständig durch den Auftragnehmer; Ersatzteile neuwertig mit Konfiguration/Software nach vorqualifiziertem Ticket; kostenfreie Zustellung/Abholung im Gewährleistungsfall.

• Mind. 2 Cisco Collaboration CCIE Senior Consultants für Beratung und Konzeption; pro 100.000 € Bestellsumme mind. 1 Personentag Beratung.
• Übernahme/Migration des Bestands (mind. 10 Arbeitstage vor Ort, kostenfrei).
• Konzept zur Anbindung klinischer Primärsysteme inkl. Nachweis eines seit mindestens 12 Monaten produktiven Referenzprojekts sowie Darstellung eines weiteren Use Cases.
• Prozess- und Verfahrensbeschreibungen für Bestellung, Projekte, Trade-In, Rücksendung und Serviceportal.
• Cisco Sonderprogramme (z. B. Trade-In): unaufgeforderte Information; sofortige Mitteilung bei Modellwechsel, Technologieänderungen oder Modellende/Nachfolgeprodukten.
• USD/EUR-Umrechnung nach EZB-Referenzkurs; BSI C5-Testierbarkeit bei Modellwechsel.
• Alle Unterlagen und Dienstleistungen in deutscher Sprache.

• Systemeinweisung für bis zu 4 Personen, 1 Tag, spätestens 1 Woche nach Abnahme, kostenfrei.
• Dokumentation und Software Bill of Materials (SBOM).
• Abnahme erst nach vollständiger Betriebsbereitschaft und Vorlage der Betriebsdokumentation.

• EA-01 (Muss): ISO 27001:2013 Zertifizierung oder vergleichbar – Nachweis beifügen.
• EA-02 (Soll): ISO 45001:2018 Zertifizierung oder vergleichbar – Nachweis beifügen (sofern vorhanden).

• EA-03 (Muss): Offizieller Cisco Partner Status Gold – Bestätigung beifügen.

• Angabe von Umsatz, Gewinn und Mitarbeiteranzahl der letzten 3 Geschäftsjahre.
• Nachweis einer marktüblichen Industriehaftpflichtversicherung (oder vergleichbar aus EU-Mitgliedstaat) bei Vertragsschluss; aufrechtzuerhalten bis Vertragsende und bis Verjährung der Mängelansprüche.

• Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB.
• Keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB.
• Kein Verstoß gegen Mindestlohn-/Arbeitnehmerentsendegesetz mit Strafanzeige.
• Kein Insolvenzverfahren / Liquidation; keine schweren Verfehlungen leitender Mitarbeiter in den letzten 2 Jahren.
• Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern und Sozialabgaben.
• Eigenerklärung zu Artikel 5k VO (EU) 2022/576 (Russland-Sanktionen).
• Erklärung zu L. Ron Hubbard (Scientology-Ausschluss).
• Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt (MiLoG).
• Einwilligung zur Auskunftseinholung aus Gewerbezentral- und Wettbewerbsregister.
• Einwilligung in Auskunftseinholung DSGVO/BDSG-konform.

• EA-04 (Muss): 3 Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren, vergleichbare Größenordnung (mind. 2.000 User-Lizenzen), nur Universitätsklinika oder öffentliche Verwaltung, mit namentlich benanntem Ansprechpartner.
• Mind. 2 Cisco Collaboration CCIE Senior Consultants (A-06).
• Cisco Enterprise Agreement muss möglich sein (A-18).
• B-02: Konzept zur Anbindung klinischer Primärsysteme inkl. 1 seit 12+ Monaten produktive Referenz + 1 weiterer Use Case.
• B-03: Skills/Dienstleistungen Konzeption – CCIE Collaboration Zertifizierungen.
• B-01: Qualifikation Vor-Ort-Support (z. B. CCIE/CCNP/CCNA-Nachweise).
• Eignungsleihe ist möglich: Nachunternehmer muss dieselben Nachweise erbringen; Verpflichtungserklärung und ggf. gemeinsame Haftung erforderlich.

Im Leistungsverzeichnis (Anlage 2) sind 32 A-Kriterien hinterlegt, die alle mit 'Ja' beantwortet werden müssen. 'Nein' oder fehlende Antworten führen zum Ausschluss vom Verfahren. Beispiele (Auszug):

• Vollständiger Systemservice inkl. Hersteller-Eskalation (A-01)
• Deutschsprachiger 24x7-Support (A-02)
• Hardwareaustauschservice mit fabrikneuen Komponenten (A-03)
• Lieferung aktueller Firmware/Updates (A-04)
• Bereitstellung Cisco-Account für Firmware/Preisliste/Serviceportal (A-05)
• 2 Cisco CCIE Consultants; pro 100.000 € mind. 1 Personentag Beratung (A-06)
• Ticketsystem mit max. 4h Zwischenstatus (A-07)
• Kostenfreie Übernahme/Migration des Bestands (mind. 10 Personentage) (A-08)
• Kostenfreie Testlizenzen (A-09)
• Abnahme erst nach Betriebsbereitschaft + Dokumentation (A-10)
• Systemeinweisung (4 Pers./1 Tag/kostenfrei) (A-11)
• Service Manager mit Vertretung (A-12)
• Prozess-/Verfahrensbeschreibungen (A-13)
• Leistungserbringung UKHD + Töchter inkl. Kosten (A-14)
• Alle Unterlagen/Dienstleistungen in Deutsch (A-15)
• USD/EUR nach EZB-Referenzkurs (A-16)
• BSI C5-Testierbarkeit (A-17)
• Enterprise Agreement mit Cisco möglich (A-18)
• Sofortige Info bei Technologie-/Modellwechseln (A-19/A-20)
• Neuware; max. 6 Monate alt, originalverpackt (A-21/A-22)
• Direktbestellung/autoriserte Distributoren (A-23)
• Registrierung auf Endkunden (A-24)
• Frachtfreie Lieferung (A-25)
• Terminabsprache vor Auslieferung (A-26)
• Anschlussfertige Lieferung mit Konfiguration (A-27)
• Unverzügliche Nachlieferung; Deckungskauf möglich (A-28)
• 24 Monate Gewährleistung ab Lieferung (A-29)
• Garantieabwicklung durch AN (A-30)
• Ersatzteile neuwertig (A-31)
• Kostenfreie Zustellung/Abholung im Gewährleistungsfall (A-32)

• B-01 Qualifikation Vor-Ort-Support (max. 3 Punkte)
• B-02 Konzept Anbindung klinische Primärsysteme + Referenznachweis (max. 3 Punkte)
• B-03 Skills Dienstleistungen Konzeption (CCIE Collaboration Zertifizierungen) (max. 3 Punkte)

Die B-Punkte werden auf 20 Qualitätspunkte umgerechnet.

Zuschlagskriterien Gesamtbewertung:

• Preis (80 %): Gesamtwertungspreis P
• Qualität (20 %): max. 9 Punkte aus B-Kriterien → umgerechnet auf 20 Punkte

• Industriehaftpflichtversicherung bei Vertragsschluss nachzuweisen.
• TOM-Checkliste (Technisch-organisatorische Maßnahmen) zur Einhaltung von Art. 32 DSGVO und § 8a BSI-Gesetz.
• Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Anlage 3/4.
• IT-Sicherheit gemäß Anlage Nr. 5; Korruptionsprävention gemäß Anlage Nr. 6.
• Ggf. Sicherheitsüberprüfung der eingesetzten Mitarbeiter.