Rahmenvertrag für Cisco Unified Communications und Collaborationsysteme (Videokonferenzsysteme)

Universitätsklinikum Heidelberg | Vergabekammer Baden-WürttembergHeidelberg, Baden-WürttembergVeröffentlicht: 10. Juni 2026

Angebotsfrist: 13. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Kurzbeschreibung

Das Universitätsklinikum Heidelberg (UKHD) sucht einen Partner für eine Rahmenvereinbarung rund um seine bestehende Cisco-Kommunikations- und Collaboration-Infrastruktur (Telefonie, Videokonferenzen, Jabber, Meeting-Server).

Gefordert werden:

Lieferung von Cisco-Hardware, -Software, -Lizenzen und -SubscriptionsImplementierung, Migration und Erweiterung der BestandssystemeSupport und Wartung (7x24 Managed Service möglich)Beratung und Konzeption (u. a. für die Anbindung an klinische Primärsysteme)Einweisung und Schulung der Mitarbeiter

Wichtige Rahmenbedingungen:

Geschätztes Auftragsvolumen: ca. 3 Mio. € nettoLaufzeit: 1 Jahr, einmalige Verlängerung um bis zu 3 Jahre (max. 4 Jahre)Angebotsfrist: 13.07.2026, 10:00 Uhr MESZEinreichung ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal Baden-Württemberg

Bieter müssen u. a. Cisco Gold Partner sein, eine ISO 27001-Zertifizierung nachweisen und 3 vergleichbare Referenzprojekte vorlegen.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 13. Juli 2026

Termin / FristJUN2026 AUG OKT DEZ FEB APR JUN AUG OKT

Veröffentlichung10. Juni 2026

Bieterfragen-Frist27. Juni 2026

Beantwortung Bieterfragen4. Juli 2026

Angebotsfrist13. Juli 2026

Angebotsöffnung13. Juli 2026

Bindefrist13. Juli – 11. Okt. 2026

Vertragslaufzeitca. 12. Okt. 2026 – 11. Okt. 2027

Rahmenvertrag Laufzeit max.ca. 12. Okt. 2026 – 11. Okt. 2030bis 2030

Gewährleistungca. 12. Okt. 2026 – 11. Okt. 2028bis 2028

Verlängerung 1ca. 12. Okt. 2027 – 11. Okt. 2030bis 2030

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität4 Kriterien

Preis 97.8%Qualität 2.2%

Preis80%
Gesamtwertungspreis basierend auf Rabattsätzen auf Cisco GPL, Cisco Partner Success Track, Wartungsverlängerungen und Managed Services. Maximal 80 Punkte.
Qualität20%
Bewertung der B-Kriterien (B-01 bis B-03), maximal 9 Rohpunkte, die auf 20 Punkte skaliert werden. A-Kriterien sind Ausschlusskriterien und fließen nicht in die Bewertung ein.

Punktwert 'Preis' = (Geringster Gesamtwertungspreis / Gesamtwertungspreis des Bieters) * 80; Punktwert 'Qualität' = (Punktzahl des Bieters / 9) * 20; Gesamtpunktwert = Punktwert 'Preis' + Punktwert 'Qualität' (max. 100 Punkte)

KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (Preis 80%, Qualität 20% mit B-01, B-02, B-03) samt Gewichtungen, Bewertungsformel und Bepunktung sind vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Überblick Rahmenvereinbarung

Vertragsform: Rabatt-Rahmenvereinbarung über maximal 4 Jahre (1 Jahr Grundlaufzeit + einmalige Verlängerung um bis zu 3 Jahre). Es besteht keine Mindestabnahme; die im Preisblatt angegebenen Mengen sind indikativ.

Geschätztes Gesamtvolumen: ca. 3 Mio. € netto (über die Gesamtlaufzeit).

Bezugsberechtigt: Universitätsklinikum Heidelberg AdöR (UKHD) sowie verbundene Unternehmen, insbesondere Universitätsklinikum Mannheim GmbH (UMM) und deren Tochterunternehmen.

Ausführungsort: Universitätsklinikum Heidelberg und Töchter (Remote nach Absprache möglich).

Produktgruppen (Lieferumfang)

Folgende Cisco-Produktgruppen sind im Preisblatt mit indikativen Volumina hinterlegt:

A – Telefonie-Produkte: ca. 50.000 € (Herstellerpreisliste ohne Support)B – Video-Produkte: ca. 650.000 €C – Cisco Software onPremise: ca. 700.000 €D – Cisco Software SaaS: ca. 650.000 €

Die Lieferung erfolgt zu Herstellerpreisliste abzüglich Rabattsatz je Produktgruppe. Weitere Hersteller können während der Laufzeit hinzukommen und werden über Abrufbestellungen zu marktüblichen Projektpreisen abgewickelt.

Zusatzleistungen (im Gesamtwertungspreis enthalten)

Cisco Partner Success Track (8x5xNBD, 4 Jahre): ca. 780.000 €Wartungsverlängerung bestehender Komponenten (8x5xNBD, 1 Jahr): ca. 190.000 €Managed Services (Preisblatt noch auszufüllen)

Lieferung und Inbetriebnahme

Lieferfrist: max. 14 Tage nach Auftragserteilung; Aufbau, Herbeiführung der Betriebsbereitschaft und Einweisung innerhalb einer weiteren Woche.Lieferung fabrikneuer Originalprodukte in Originalverpackung, max. 6 Monate alt, ausschließlich über autorisierte Vertriebswege (Direktbestellung beim Hersteller oder autorisierten Distributoren).Lizensierung vor Auslieferung auf die bezugsberechtigte Einrichtung; Registrierung auf Endkunden ('Installed at Site Address').Lieferung anschlussfertig mit vorgegebener Konfiguration/Software, frachtfrei an die Lieferanschrift, mit Terminabsprache vor Auslieferung.Testlizenzen zwischen Lieferung und Installation kostenfrei.Bei Verzug: Deckungskauf durch den Auftraggeber möglich; unverzügliche Nachlieferung.

Support, Wartung und Managed Service

1st- und 2nd-Level-Support in deutscher Sprache, 24x7x365, Störungsannahme über Portal, E-Mail und Telefon.Hardwareaustauschservice zu üblichen Geschäftszeiten mit fabrikneuen Komponenten.Ticketsystem/Support-Portal mit Zwischenstatus spätestens alle 4 Stunden.Bereitstellung aktueller Firmware- und Softwareupdates.Cisco-Account für Firmware-Downloads, Preisliste und Serviceportal.Managed Service (7x24) als mögliche Vertragskomponente.Gewährleistung: 24 Monate ab Komponentenlieferung; Garantieabwicklung vollständig durch den Auftragnehmer; Ersatzteile neuwertig mit Konfiguration/Software nach vorqualifiziertem Ticket; kostenfreie Zustellung/Abholung im Gewährleistungsfall.

Beratung, Konzeption und Migration

Mind. 2 Cisco Collaboration CCIE Senior Consultants für Beratung und Konzeption; pro 100.000 € Bestellsumme mind. 1 Personentag Beratung.Übernahme/Migration des Bestands (mind. 10 Arbeitstage vor Ort, kostenfrei).Konzept zur Anbindung klinischer Primärsysteme inkl. Nachweis eines seit mindestens 12 Monaten produktiven Referenzprojekts sowie Darstellung eines weiteren Use Cases.Prozess- und Verfahrensbeschreibungen für Bestellung, Projekte, Trade-In, Rücksendung und Serviceportal.Cisco Sonderprogramme (z. B. Trade-In): unaufgeforderte Information; sofortige Mitteilung bei Modellwechsel, Technologieänderungen oder Modellende/Nachfolgeprodukten.USD/EUR-Umrechnung nach EZB-Referenzkurs; BSI C5-Testierbarkeit bei Modellwechsel.Alle Unterlagen und Dienstleistungen in deutscher Sprache.

Einweisung, Schulung und Dokumentation

Systemeinweisung für bis zu 4 Personen, 1 Tag, spätestens 1 Woche nach Abnahme, kostenfrei.Dokumentation und Software Bill of Materials (SBOM).Abnahme erst nach vollständiger Betriebsbereitschaft und Vorlage der Betriebsdokumentation.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Firmen-Zertifizierungen

EA-01 (Muss): ISO 27001:2013 Zertifizierung oder vergleichbar – Nachweis beifügen.EA-02 (Soll): ISO 45001:2018 Zertifizierung oder vergleichbar – Nachweis beifügen (sofern vorhanden).

Partnerstatus

EA-03 (Muss): Offizieller Cisco Partner Status Gold – Bestätigung beifügen.

Finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit

Angabe von Umsatz, Gewinn und Mitarbeiteranzahl der letzten 3 Geschäftsjahre.Nachweis einer marktüblichen Industriehaftpflichtversicherung (oder vergleichbar aus EU-Mitgliedstaat) bei Vertragsschluss; aufrechtzuerhalten bis Vertragsende und bis Verjährung der Mängelansprüche.

Rechtliche Eignung (Ausschlussgründe)

Keine zwingenden Ausschlussgründe nach § 123 GWB.Keine fakultativen Ausschlussgründe nach § 124 GWB.Kein Verstoß gegen Mindestlohn-/Arbeitnehmerentsendegesetz mit Strafanzeige.Kein Insolvenzverfahren / Liquidation; keine schweren Verfehlungen leitender Mitarbeiter in den letzten 2 Jahren.Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern und Sozialabgaben.Eigenerklärung zu Artikel 5k VO (EU) 2022/576 (Russland-Sanktionen).Erklärung zu L. Ron Hubbard (Scientology-Ausschluss).Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt (MiLoG).Einwilligung zur Auskunftseinholung aus Gewerbezentral- und Wettbewerbsregister.Einwilligung in Auskunftseinholung DSGVO/BDSG-konform.

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

EA-04 (Muss): 3 Referenzprojekte aus den letzten 5 Jahren, vergleichbare Größenordnung (mind. 2.000 User-Lizenzen), nur Universitätsklinika oder öffentliche Verwaltung, mit namentlich benanntem Ansprechpartner.Mind. 2 Cisco Collaboration CCIE Senior Consultants (A-06).Cisco Enterprise Agreement muss möglich sein (A-18).B-02: Konzept zur Anbindung klinischer Primärsysteme inkl. 1 seit 12+ Monaten produktive Referenz + 1 weiterer Use Case.B-03: Skills/Dienstleistungen Konzeption – CCIE Collaboration Zertifizierungen.B-01: Qualifikation Vor-Ort-Support (z. B. CCIE/CCNP/CCNA-Nachweise).Eignungsleihe ist möglich: Nachunternehmer muss dieselben Nachweise erbringen; Verpflichtungserklärung und ggf. gemeinsame Haftung erforderlich.

Ausschlusskriterien im Leistungsverzeichnis (A-Kriterien)

Im Leistungsverzeichnis (Anlage 2) sind 32 A-Kriterien hinterlegt, die alle mit 'Ja' beantwortet werden müssen. 'Nein' oder fehlende Antworten führen zum Ausschluss vom Verfahren. Beispiele (Auszug):

Vollständiger Systemservice inkl. Hersteller-Eskalation (A-01)Deutschsprachiger 24x7-Support (A-02)Hardwareaustauschservice mit fabrikneuen Komponenten (A-03)Lieferung aktueller Firmware/Updates (A-04)Bereitstellung Cisco-Account für Firmware/Preisliste/Serviceportal (A-05)2 Cisco CCIE Consultants; pro 100.000 € mind. 1 Personentag Beratung (A-06)Ticketsystem mit max. 4h Zwischenstatus (A-07)Kostenfreie Übernahme/Migration des Bestands (mind. 10 Personentage) (A-08)Kostenfreie Testlizenzen (A-09)Abnahme erst nach Betriebsbereitschaft + Dokumentation (A-10)Systemeinweisung (4 Pers./1 Tag/kostenfrei) (A-11)Service Manager mit Vertretung (A-12)Prozess-/Verfahrensbeschreibungen (A-13)Leistungserbringung UKHD + Töchter inkl. Kosten (A-14)Alle Unterlagen/Dienstleistungen in Deutsch (A-15)USD/EUR nach EZB-Referenzkurs (A-16)BSI C5-Testierbarkeit (A-17)Enterprise Agreement mit Cisco möglich (A-18)Sofortige Info bei Technologie-/Modellwechseln (A-19/A-20)Neuware; max. 6 Monate alt, originalverpackt (A-21/A-22)Direktbestellung/autoriserte Distributoren (A-23)Registrierung auf Endkunden (A-24)Frachtfreie Lieferung (A-25)Terminabsprache vor Auslieferung (A-26)Anschlussfertige Lieferung mit Konfiguration (A-27)Unverzügliche Nachlieferung; Deckungskauf möglich (A-28)24 Monate Gewährleistung ab Lieferung (A-29)Garantieabwicklung durch AN (A-30)Ersatzteile neuwertig (A-31)Kostenfreie Zustellung/Abholung im Gewährleistungsfall (A-32)

Wertungskriterien (B-Kriterien, max. 9 Punkte)

B-01 Qualifikation Vor-Ort-Support (max. 3 Punkte)B-02 Konzept Anbindung klinische Primärsysteme + Referenznachweis (max. 3 Punkte)B-03 Skills Dienstleistungen Konzeption (CCIE Collaboration Zertifizierungen) (max. 3 Punkte)

Die B-Punkte werden auf 20 Qualitätspunkte umgerechnet.

Zuschlagskriterien Gesamtbewertung:

Preis (80 %): Gesamtwertungspreis PQualität (20 %): max. 9 Punkte aus B-Kriterien → umgerechnet auf 20 Punkte

Sicherheits- und Datenschutzanforderungen

Industriehaftpflichtversicherung bei Vertragsschluss nachzuweisen.TOM-Checkliste (Technisch-organisatorische Maßnahmen) zur Einhaltung von Art. 32 DSGVO und § 8a BSI-Gesetz.Auftragsverarbeitung (AVV) gemäß Anlage 3/4.IT-Sicherheit gemäß Anlage Nr. 5; Korruptionsprävention gemäß Anlage Nr. 6.Ggf. Sicherheitsüberprüfung der eingesetzten Mitarbeiter.

Referenzprojekte

3 Referenzprojekte ReferenzenZeitraum: aus den letzten 5 JahrenVolumen: mind. 2.000 User-Lizenzen pro Referenz

Cisco UC&C-Projekte vergleichbarer Größe (mind. 2.000 User-Lizenzen) bei Universitätsklinika oder öffentlicher Verwaltung

Referenzorganisation, namentlich benannter Ansprechpartner mit Kontaktdaten, Projektzeitraum, Auftragswert in TEUR, User-Lizenzen, Personentage, Projektumfang, Anzahl beteiligter Mitarbeiter, Usergröße. Zustimmung zur Kontaktaufnahme vorausgesetzt.

1 produktives Projekt + 1 weiterer Use Case (Darstellung) ReferenzenZeitraum: mindestens 12 Monate produktiv im EinsatzVolumen: nicht spezifiziert

Erfolgreich implementiertes Projekt zur Anbindung von Cisco UC&C an klinische Primärsysteme (B-02 Konzeptnachweis)

Nachweis der produktiven Implementierung, exemplarische Darstellung eines weiteren Use Cases zur Integration an klinische Primärsysteme.

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.