Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Universitätsklinikum Münster (UKM) beschafft im EU-weiten Verfahren eine cloudbasierte Revisionssoftware als End-to-End-Lösung. Sie soll den gesamten Revisionsprozess digital, medienbruchfrei und revisionssicher abbilden – von der Prüfungsplanung über die Prüfungsdurchführung bis zum Follow-up offener Maßnahmen. Kernbestandteile: digitale Prüfungsakten, Workflowsteuerung, Maßnahmenmanagement mit automatischem Follow-up, Portal für ca. 50–100 Geprüfte, Dashboards/KPIs, automatisiertes Berichtswesen sowie Übernahme der Altdaten aus dem bisherigen System (EY VIA). Interne Nutzer: 7 Revisor*innen + 1 Prüfungsleitung, ca. 20–30 Audits pro Jahr. Der Vertrag wird als EVB-IT-Systemvertrag geschlossen, die Implementierung muss bis spätestens 15.12.2026 abgeschlossen sein.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertZuschlagskriterien
Gewichtung laut Vergabeunterlagen- Preis30%
Lineare Preisbewertung über 4-jährigen Betrachtungszeitraum der Kosten für Anschaffung, Inbetriebnahme, Beratung/Schulung sowie laufende Lizenz- und Support-/Wartungskosten. Formel: Punkte = 30 × (niedrigster Angebotspreis / Angebotspreis des Bieters).
- Qualität65%
Gesamtpunkte der Qualitätskriterien 1-6, bewertet nach 5-Punkte-Skala (0/20/40/60/80/100%) je Kategorie.
- Usability Test / Demo5%
Usability-Test (Test-Zugang für 10 Mitarbeitende der Internen Revision für 4 Wochen ab Angebotsöffnung) oder Demo. Bewertet werden Qualität/ intuitive Bedienbarkeit, Verständlichkeit des Workflows und Qualität der Systembeschreibung/Schulungsunterlage.
Preisbewertung: Punkte = 30 × (niedrigster Angebotspreis / Angebotspreis des Bieters) über einen 4-jährigen Betrachtungszeitraum. Qualitätsbewertung: Je Kategorie 5-Punkte-Skala (0/20/40/60/80/100%) multipliziert mit der maximalen Punktzahl der Kategorie und der prozentualen Gewichtung der Kategorie innerhalb des Kriteriums. Rechenbeispiel: 15 Punkte × 20% × 80% = 2,4 Punkte. Gesamt: 65 Punkte Qualität + 30 Punkte Preis + 5 Punkte Usability = 100 Punkte.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenRevisionsprozess End-to-End
Die Software muss den kompletten Revisionsprozess abdecken: Audit Universe und Prüfungsplanung → Auftragsplanung → Feldarbeit und Workpapers → Bericht → Maßnahmen und Follow-up → Abschluss und Archiv. Dazu gehören eine risikobasierte Jahresplanung mit dokumentierter Risikobeurteilung, dynamische Aktualisierung und Planversionen mit Änderungsgründen.
Digitale Prüfungsakte und Arbeitsprogramme
Je Prüfung ist eine digitale Prüfungsakte zu führen, die Workpapers, die Risiko-Kontrollmatrix (RCM), Evidenzen, Kommunikation, Reports und Follow-up-Daten enthält. Arbeitsprogramme je Auftrag müssen Mindestinhalte abdecken: Soll-Zustände, Tätigkeiten, Methoden und die Zuordnung von Prüfer*innen.
Portal für Geprüfte
Bereitstellung eines Portals für ca. 50–100 Geprüfte. Funktionen: Maßnahmen einsehen, Status aktualisieren, Evidenzen hochladen, Berichte einsehen – alles rollenbasiert.
Maßnahmenmanagement und Follow-up
Feststellungen, Maßnahmenpläne, Verantwortlichkeiten, Fristen, Status, Evidenzen und Kommentare sind zu verwalten. Überfällige Maßnahmen lösen automatische Erinnerungen und Eskalationen aus. Workflows für Freigaben von Arbeitsprogrammen und Abschlusskommunikation werden systemseitig erzwungen.
Berichtswesen und Dashboards
Abschlussberichte mit Pflichtinhalten (Ziele, Umfang, Empfehlungen/Maßnahmenpläne, Gesamturteil) in mehreren Versionen/Layouts für unterschiedliche Empfängergruppen (Aufsichtsrat/Vorstand/geprüfte Bereiche). Audit-Management-Dashboards/KPIs zu Planfortschritt, Durchlaufzeiten, Findings/Actions, Overdue und Follow-up-Quote. Automatisiertes Berichtswesen für standardisierte Reports und Auswertungen.
Rollen, Berechtigungen und Sicherheit
Granulares Rollen- und Berechtigungskonzept für Auditor, Senior Auditor, Prüfungsleitung, Revisionsleitung, Systemadmin, Geprüfte und Externe. Anbindung an LDAP/Active Directory, Single Sign-On und Multi-Faktor-Authentifizierung. Revisionssicheres Audit-Logging aller relevanten Aktivitäten (Login, Datenzugriffe, Änderungen, Adminaktivitäten) sowie vollständiger Datenexport inkl. Audit-Trail.
Datenmigration aus EY VIA
Übernahme der Altdaten aus der bestehenden Revisionssoftware EY VIA. Mindestens zu migrieren: Risiko- und Kontrollmatrizen mit verknüpften Prüfungshandlungen, Berichte, Feststellungen, Maßnahmen inkl. Historie, offene Audits, offene Findings, offene Maßnahmen sowie finale Berichte der letzten 3 Jahre.
Technik, Betrieb und Schnittstellen
Betriebsformen: On-Premise/Hybrid/Cloud möglich. Bei Cloud: EU-Rechenzentrum, Mandantenfähigkeit, Hochverfügbarkeit, Backup/Restore. Schnittstellen zu ERP, DMS und Identity-Systemen. Informationssicherheit gemäß DSGVO, ISO 27001 und BSI C5. Verfügbarkeit 99 % innerhalb definierter Servicezeiten; werktäglich 09–17 Uhr erreichbarer Support. Endgeräte-Unterstützung: Browser sowie iOS/Android. Optionale KI-Funktionalitäten, Barrierefreiheit und Mehrsprachigkeit.
Schulung und Einführung
Implementierung ab Anfang Oktober 2026; testweise 1–2 Prüfungen während der Einführung. Inbetriebnahme (Go-Live) spätestens am 15.12.2026. Schulungsumfang: 10 Schulungstage über die gesamte Vertragslaufzeit. Schulungskonzept muss in ein Revisionshandbuch überführbar sein; Anwenderhandbuch für das Portal für Geprüfte ist bereitzustellen.
Vertrag und Lizenz
Obligatorischer EVB-IT-Systemvertrag. Vertragslaufzeit 24 Monate ab Vertragsbeginn, mit Option auf zweimalige Verlängerung um je 12 Monate (max. 48 Monate Gesamtlaufzeit). Kündigungsfrist 3 Monate vor Ablauf. Lizenzumfang: 7 Revisor*innen + 1 Prüfungsleitung intern, ca. 30 Audits pro Jahr, Portal für Geprüfte ca. 100 Nutzer*innen; Lizenz flexibel skalierbar.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenRechtliche Voraussetzungen
Das Unternehmen muss rechtswirksam gegründet und ggf. im Handels- oder Berufsregister eingetragen sein (Nachweis nicht älter als 6 Monate). Die Tätigkeit darf nicht durch eine Behörde verboten sein. Für ausländische Bewerber genügen amtliche Bescheinigungen gleichwertiger Art.
Ausschlussgründe
Es dürfen keine Ausschlussgründe nach §§ 123 und 124 GWB vorliegen – also keine strafrechtlichen Verurteilungen, keine Nichtzahlung von Steuern/Sozialversicherungsbeiträgen, keine Insolvenz, keine Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht sowie keine schweren beruflichen Verfehlungen. Nachweise können nach Angebotsabgabe nachgefordert werden.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Nachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit Angabe der Höhe (nicht älter als 6 Monate). Eigenerklärung zum Gesamtumsatz und zum Umsatz der besonderen Leistungsart der letzten 3 Geschäftsjahre.
Fachliche Eignung
Angabe der Mitarbeiterentwicklung der letzten 3 Jahre. Unternehmensdarstellung inkl. Leistungsportfolio (max. 4 DIN-A4-Seiten). Nachweis der technischen und personellen Leistungsfähigkeit – auch über Nachunternehmer oder Konzernunternehmen mit Verpflichtungserklärung möglich.
Referenzen
Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 5 Jahren über die Implementierung einer Revisionssoftware in großen öffentlichen Unternehmen in Deutschland. Referenzen aus dem Krankenhaus- oder Gesundheitssektor sind bevorzugt.
Personal und Projektleitung
Projektleitung und Kernteam sind als feste Ansprechpartner zu benennen.
Technische und organisatorische Voraussetzungen
Hostingstandort muss in einem EU-Mitgliedstaat liegen; bei Hosting außerhalb der EU ist eine zusätzliche DSGVO-Eigenerklärung erforderlich (Ausschlusskriterium). Bedienhandbücher sind in deutscher Sprache vorzulegen; Deutsch ist Amts- und Umgangssprache. Auftrags- und Lieferbedingungen des Auftraggebers werden anerkannt; eigene AGB des Auftragnehmers finden keine Anerkennung. Eigenerklärung zu Datenschutz und Datensicherheit (Auftragsdatenverarbeitung). Eigenerklärung zum Mindestlohngesetz EU (Formular 522 EU) und zum Sanktionspaket 5 EU (Formular 523 EU).
Mindestens 3 Referenzen aus den letzten 5 Jahren über die Implementierung einer Revisionssoftware in großen öffentlichen Unternehmen in Deutschland
Bevorzugt Krankenhaus-/Gesundheitssektor