Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Essener Systemhaus (ESH), IT-Dienstleister der Stadt Essen, sucht eine Cloud-basierte Softwarelösung für den elektronischen Rechnungsversand (E-Rechnung).
Die Lösung soll E-Rechnungen in den Formaten XRechnung und ZUGFeRD automatisiert aus den vorhandenen SAP-Systemen (Module FI und SD) erstellen, validieren und versenden. Sie wird für fünf städtische Gesellschaften mit insgesamt vier SAP-Mandanten eingeführt.
Warum das Ganze? Ab dem 01.01.2027 sind viele Unternehmen gesetzlich verpflichtet, E-Rechnungen zu versenden. Die Stadt Essen und ihre Beteiligungen müssen rechtzeitig umrüsten – die Einführung muss daher bis spätestens 31.12.2026 abgeschlossen sein.
Was wird geboten? Ein Lieferant übernimmt die komplette Lösung inklusive Softwarelizenz, Anbindung an SAP, Schulungen, Hosting innerhalb der EU sowie Wartung und Support über mindestens 36 Monate. Zuschlag erhält das Angebot mit dem niedrigsten Preis.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertDie Angebotsfrist ist abgelaufen.
HEUTE
Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Einrichtung / Ausführung
Angebotsöffnung
Bindefrist
GZR-Vorlage
Bereitstellung monatlich (Vertragslaufzeit)
Vertragslaufzeit
Kündigungsfrist
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Niedrigster Preis gemäß Preisblatt/Leistungsverzeichnis. Sämtliche Nebenkosten (Versand, Verpackung, Retoure, Reisen etc.) sind mit dem Angebotspreis abgegolten.
Ermittlung des niedrigsten Angebotspreises anhand des Preisblatts/Leistungsverzeichnisses. Der Zuschlag wird auf das Angebot mit dem niedrigsten Preis erteilt.
KI-Hinweis: Das einzige Zuschlagskriterium ist der niedrigste Preis; die Wertungsmethode ist im Dokument eindeutig beschrieben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenArt und Umfang der Lösung
Leistungsart: Software as a Service (Cloud-Lösung).Formate: Erstellung von E-Rechnungen in XRechnung und ZUGFeRD nach den gesetzlichen Anforderungen.Datenquelle: Direktes Auslesen der Rechnungsdaten aus SAP-SD- und SAP-FI-Belegen durch die Lösung selbst – keine vorgelagerten XML-/IDoc-Dateien durch den Auftraggeber.Validierung: Automatische Format- und Plausibilitätsprüfung vor dem Versand.Manuelle Prüfung: Anwender müssen Rechnungen vor dem Versand einsehen, freigeben oder zurückhalten können.Anhänge: Möglichkeit zum Anhängen weiterer Dokumente (PDF, Lieferscheine, Leistungsnachweise) – sowohl automatisiert aus SAP als auch manuell.
Versand und Archivierung
Versandwege: E-Mail, optional Peppol-Netzwerk oder Länderportale; Versandweg und Zielformat pro Kunde konfigurierbar.Archivierung: Revisionssichere Archivierung über SAP ArchiveLink an das vorhandene EASY-Archivsystem des Auftraggebers.
Betroffene Gesellschaften und SAP-Landschaft
Die Lösung wird für folgende fünf Gesellschaften auf zwei SAP-Systemen (Sx1 und Sx6) mit insgesamt vier Mandanten und fünf Buchungskreisen eingeführt:
EVV Verwertungs- und Betriebs-GmbH (EVB) – Sx6, Mandant 700, Buchungskreis 7100Essener Arbeit-Beschäftigungsgesellschaft mbH (EABG) – Sx1, Mandant 920, Buchungskreis 9200Arbeit und Bildung Essen GmbH (ABEG) – Sx1, Mandant 920, Buchungskreis 9220Bfz-Essen GmbH (BFZ) – Sx1, Mandant 960, Buchungskreis 0001Essener Systemhaus (ESH, selbst) – Sx1, Mandant 930, Buchungskreis 9300
Schulungen und Einführungsunterstützung
Key-User-Schulung für die Applikationsbetreuer des Essener Systemhauses.Kompakte Anwenderschulungen für die Endanwender der betroffenen Gesellschaften.Bestätigung ausreichender Kapazitäten, um das Projekt im Jahr 2026 umzusetzen und abzuschließen.
Technische Rahmenbedingungen (Cloud & Sicherheit)
Hosting: Innerhalb der EU (oder EWR/Schweiz) bei Anbietern mit C5-Testat oder ISO 27001 Zertifikat.Zugriff: Webbasiert, mobil, per API, native Apps (iOS/Android/Windows) sowie VPN.Anbindung: Über MPLS, xDSL, Ethernet, IPSec, SD-WAN oder Direktverbindung; redundant möglich.Sicherheit: C5-Kriterien (Basis und/oder Zusatz); ISMS nach ISO 27001 und/oder BSI IT-Grundschutz.Penetrationstests: Halbjährlich durch externe unabhängige Dienstleister.Sicherheits-Patches (CVSS-basiert): Kritisch in 3 Std., Hoch in 3 Tagen, Mittel in 1 Monat, Niedrig in 3 Monaten.Verfügbarkeit: Service-Level-Agreement mit gestaffelten Gutschriften (0–15 %) bei Unterschreitung.Reaktions-/Wiederherstellungszeiten: Schwerwiegend 2 h / 4 h; Erheblich 4 h / 8 h; Leicht 6 h / 16 h.Reporting: Täglich/wöchentlich/monatlich/quartalsweise zu Patches, Nutzung, Vorfällen, Backups.
Zukunftsfähigkeit und S/4HANA
Die Lösung muss auch auf dem geplanten S/4HANA-System lauffähig sein.Die S/4HANA-Konsolidierung der Stadt Essen ist bis 01.01.2029 geplant – die E-Rechnungslösung muss diese Migration ohne Neuanschaffung überstehen.Dafür ist im Angebot ein Migrationskonzept einschließlich CVI-Geschäftspartnermigration darzulegen.
Erstmalige Einrichtung und laufender Betrieb
Einmalige Leistungen: Vollständige Einrichtung der Software gemäß Allgemeiner Leistungsbeschreibung (Zeitraum 01.07.2026 – 31.12.2026).Laufender Betrieb: Monatliche Bereitstellung der Lösung (Lizenz/Wartung/Rechnungsvolumen) ab 01.10.2026 über 36 Monate.Ticketsystem: Störungsmeldungen, Klassifizierung und Bestätigung über das Ticketsystem des Auftragnehmers.Vertragsende: Datenübergabe und Unterstützung beim Übergang zu einem Nachfolger gemäß EVB-IT Cloud-AGB.
Erfüllungsort
Essener Systemhaus, Kruppstr. 82–100, 45145 Essen.Leistungsort (Cloud) variabel wählbar: EU/EWR/Schweiz, nur Deutschland oder ohne Beschränkung – je nach Angebot.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenWirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Betriebshaftpflichtversicherung mit einer Mindestdeckung von 1.000.000 EUR pro Versicherungsjahr für Personen- und Sachschäden.Die Versicherung sollte den Zusatzbaustein Produkthaftpflichtversicherung enthalten.Die Versicherung ist über die gesamte Vertragslaufzeit vorzuhalten.Falls noch keine entsprechende Versicherung besteht: Eigenerklärung, dass die Bereitschaft zum Abschluss vor Zuschlagerteilung besteht, plus Erklärung des Versicherers; Nachweis innerhalb von 5 Kalendertagen nach Anforderung.
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Informationssicherheit: Gültige DIN EN ISO/IEC 27001 Zertifizierung, deren Geltungsbereich (Scope) die ausgeschriebene Leistung abdeckt. Alternativ: Vorlage eines Sicherheitskonzepts oder einer Eigenerklärung zum ISMS, das die organisatorischen, technischen und prozessualen Maßnahmen darlegt.Referenzen: Mindestens zwei vergleichbare Referenzleistungen aus den letzten zwei Jahren (siehe Referenzprojekte).Bestätigung ausreichender Kapazitäten für die Umsetzung im Jahr 2026.
Zuverlässigkeit und rechtliche Eignung
Eigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 und § 124 GWB vorliegen (Formular 521).Eigenerklärung zur Einhaltung des Mindestlohngesetzes (Formular 522).Eigenerklärung Datenschutz (Verpflichtung zur DSGVO und Geheimhaltung).Auszug aus dem Gewerbezentralregister (max. 6 Monate alt) ist auf Anforderung innerhalb von 7 Tagen vorzulegen.Nach Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen.
Bietergemeinschaften, Unterauftragnehmer und Eignungsleihe
Bietergemeinschaften: Bietergemeinschaftserklärung (Formular 531), namentliche Nennung aller Mitglieder, Angabe der Leistungsanteile; alle Mitglieder müssen das Formular 521 (Ausschlussgründe) unterschreiben.Unterauftragnehmer: Angabe im Formular 533a, Nachweis über Formular 533b; Formular 521 ist auch von jedem Unterauftragnehmer zu unterzeichnen.Eignungsleihe (§ 34 UVgO): Erklärung über Formular 534a; Kapazitäten anderer Unternehmen können für wirtschaftliche, finanzielle, technische und berufliche Leistungsfähigkeit genutzt werden – der Eignungsleiher muss ebenfalls die Ausschlussgründe (Formular 521) bestätigen. Auf Verlangen ist eine Verpflichtungserklärung vorzulegen.
Sprache, Form und Vollständigkeit
Angebotsunterlagen und gesamter Schriftverkehr in Deutsch.Verwendung der vom Auftraggeber ausgegebenen Vordrucke und Formulare.Nur ein Hauptangebot je Bieter; Nebenangebote sind nicht zugelassen.Angebote dürfen keine Änderungen am Leistungsverzeichnis oder an der Bewertungsmatrix enthalten – andernfalls droht der Ausschluss.Keine eigenen AGB beifügen (gelten nicht als Vertragsbestandteil).
Referenzprojekte
Mindestens 2 ReferenzenZeitraum: Erbracht in den letzten 2 Jahren (ab Bekanntmachungszeitpunkt)Volumen: Nicht beziffert
Vergleichbare Referenzleistung: erfolgreiche Produktivsetzung einer Softwarelösung für den E-Rechnungsausgang, mit gleichzeitiger Einführung für die SAP-Module FI und SD.
Beide Vergleichbarkeitsmerkmale (Produktivsetzung + Einführung FI/SD) müssen erfüllt sein. Darstellung zwingend über das beigefügte Referenzenformular. Die Vergabestelle behält sich eine Überprüfung beim Referenzauftraggeber vor.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 23 erledigt
Plattform & Registrierung
Pflichtformulare und Eigenerklärungen
Eignungsnachweise
Preisblatt und Leistungsverzeichnis
Inhaltliche Angebotsbestandteile
Fragen & Rückfragen
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Essener Systemhaus
Ort
45145 Essen, Nordrhein-Westfalen
Kategorie
Softwarepakete & Informationssysteme
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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