Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie IKK – Die Innovationskasse beschafft eine cloudbasierte Vertragsmanagement-Software (SaaS) samt Einführung, Anpassung und dauerhaftem Betrieb. Geboten werden muss eine zentrale Lösung zur Ablage, Verwaltung und Auswertung von Verträgen inkl. KI-Komponente.
Worum es geht: Eine Standard-Cloud-Software für Vertragsmanagement, die alle Vertragsarten der Kasse einheitlich verwaltet – mit Funktionen wie Metadaten-Erfassung, Fristenkontrolle, Volltextrecherche, Reporting sowie KI-gestützter Vertragsanalyse. Inklusive Einrichtung, Schulung, Wartung, Support und Hosting in der EU.
Was zu tun ist: Bieter reichen ein vollständiges Angebot über das Deutsche Vergabeportal (DTVP) ein – inkl. Eigenerklärung zur Eignung, Preisblatt, Kriterienkatalog, Referenzen, Betriebs-/Service-/Schulungs-/Lizenzkonzept sowie Nachweisen zu IT-Sicherheit und Datenschutz. Zuschlag auf das preisgünstigste Angebot.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertDie Angebotsfrist ist abgelaufen.
HEUTE
Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN
Veröffentlichung
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Fertigstellung
Bindefrist
Vertragsbeginn
Vertragslaufzeit
Verlängerung 1
Verlängerung 2bis 2032
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Der Zuschlag wird auf das preisgünstigste Angebot erteilt, sofern in den weiteren Vergabeunterlagen nicht ausdrücklich zusätzliche Zuschlagskriterien aufgestellt wurden.
KI-Hinweis: Im Anschreiben wird explizit erklärt, dass der Zuschlag auf das preisgünstigste Angebot erteilt wird, sofern keine zusätzlichen Zuschlagskriterien aufgestellt wurden. Der beigefügte Kriterienkatalog (Anlage 2) enthält ausschließlich technische/vertragliche Spezifikationen (Mindestanforderungen), keine gewichteten Zuschlagskriterien.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenArt und Kern der Leistung
Lieferung einer cloudbasierten Standard-Software für Vertragsmanagement (SaaS/Cloud-Lösung).Keine Individualentwicklung; ausschließlich Customizing der Standardsoftware (inkl. mitgelieferter Frameworks).Vertragsform: EVB-IT Cloudvertrag mit Anlagen Leistungsbeschreibung, Kriterienkatalog und Preisblatt.Erfüllungsort: IKK – Die Innovationskasse, Überseeboulevard 5, 20457 Hamburg.
Lieferung und Erst-Einrichtung (vor Abnahme)
Bereitstellung der Standardsoftware inkl. erforderlicher Lizenzen (initial ca. 173 Lizenzen für schreibende / lesende Nutzer und Systemadministratoren).System muss mindestens 190.000 Verträge verwalten können.Einrichtung Ticketsystem, gegenseitiges Onboarding, Systemstatus-Prüfung (vor Betriebsbeginn, in Preisposition P.1).Customizing der Standardsoftware nach Anforderungen der IKK.Schulungen für Systemverantwortliche und Anwender (max. 2 Werktage, max. 3 Std./Tag, remote möglich).Erstellung eines Betriebsführungshandbuchs in deutscher Sprache.
Funktionale Anforderungen an die Vertragsmanagement-Software
Verträge anlegen: Erfassung inkl. Metadaten, Klassifizierung und Berechtigungen.Dokumente ablegen: PDF, Word, Excel, PowerPoint, Bilder, E-Mails; revisionssichere Ablage der Originale.Metadaten-Verwaltung: bis zu 40 Vertragspartner pro Vertrag, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Wiedervorlagen u. Ä.Vertragsänderungen und Ereignisprotokoll lückenlos dokumentiert.Automatisierte Fristenkontrolle mit E-Mail-Eskalation.Recherche: Volltextsuche und Metadaten-Suche.Berichtswesen/Reporting für unterschiedliche Fragestellungen.Zahlungsplan-Verwaltung für wiederkehrende und einmalige Zahlungen mit Historie.Archivierung: automatischer Statuswechsel bei Vertragsende; Reaktivierung möglich.
KI-Komponente
Integration einer KI-basierten Komponente für:VertragsklassifikationAutomatisierte Vertragsanalyse und -überwachungRisikoanalyseAuswertung und Unterstützung bei der Vertragsprüfung
Betrieb und Service (nach Abnahme)
Service Desk / Hotline: werktags 08:00–18:00 Uhr (Mo–Fr, ohne bundeseinheitliche Feiertage, Heiligabend und Silvester) per Telefon, E-Mail und Ticketsystem.Reaktions- und Wiederherstellungszeiten nach SLA:Prio 1 (zentrale Prozesse nicht durchführbar): Reaktion < 2 Std., Wiederherstellung < 4 Std.Prio 2 (wichtige Prozesse nicht abbildbar): Reaktion < 4 Std., Wiederherstellung innerhalb eines Arbeitstages.Prio 3 (Prozesse beeinträchtigt): Reaktion < 8 Std., Wiederherstellung innerhalb einer Arbeitswoche.Wartungsfenster: mind. 14 Kalendertage Vorlauf und Freigabe durch die IKK (Sicherheitspatches mit kürzerem Vorlauf nur mit Begründung und Freigabe).Aktive Systemüberwachung; der Auftragnehmer meldet Beeinträchtigungen unverzüglich.Monatliche Ticketauswertung an die IKK.3rd-Level-Support durch den Auftragnehmer.
Weiterentwicklung und Zusatzleistungen
Auf Anforderung der IKK: Aufwandsschätzung für Erweiterungen innerhalb von 10 Werktagen.Change-Management über Change-Budget der IKK.Customizing / Request for Change zu Stundensätzen, die nicht im Pflege-/Servicevertrag enthalten sind.Leistungen auf Abruf mit mind. 2 Tagen Vorlauf (keine Abnahmepflicht).Leistungen bei Vertragsende: Überführung/Migration an Folgeauftragnehmer.
Sicherheit, Datenschutz und Infrastruktur
Hosting und Datenverarbeitung in der EU/EWR (ggf. weitere Standorte gemäß DSGVO-Angemessenheitsbeschluss).Georedundanz: mind. drei georedundante Standorte, jährliche Tests.Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit ausschließlich in der EU verwalteten Schlüsseln; Zugriff auf Basis ausländischen Rechts ausgeschlossen.Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO.Auftragsverarbeitung: AVV nach Muster des GKV-Spitzenverbandes.Rechnungsstellung elektronisch über Portal b4value.net (XRechnung) an Leitweg-ID 993-80166-61 (Rechnungen > 1.000 € netto); Rechnungen < 1.000 € netto per E-Mail an rech-eing@die-ik.de.Zahlungsziel: 30 Tage netto ohne Abzug.Verschwiegenheit über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse.
Vertragslaufzeit und Optionen
Vertragsbeginn: mit Zuschlagserteilung.Mindestlaufzeit: 48 Monate ab Vertragsbeginn.Verlängerung: stillschweigend um jeweils 12 Monate, wenn nicht spätestens 6 Monate vor Ablauf in Textform gekündigt wird.Geplante Inbetriebnahme / Produktivgang: Quartal III 2026.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenPersönliche Lage – Zuverlässigkeit
Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123 und 124 GWB (Eigenerklärung).Kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation, kein bestätigter Insolvenzplan.Keine schweren Verfehlungen, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen.Keine Kartellmitgliedschaft.Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen.Einhaltung der Mindestlohn-Verpflichtungen.Bestehende Haftpflichtversicherung mit angemessenen Deckungssummen für die gesamte Vertragslaufzeit.
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Umsatzanforderung: Umsätze der letzten 3 Geschäftsjahre mindestens in Höhe des doppelten Auftragswerts.Ausreichender Betriebshaftpflichtversicherungsschutz (Eigenerklärung).Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt oder Berufsgenossenschaft (auf Anforderung nachzureichen).
Fachliche Eignung und technische Leistungsfähigkeit
Notwendige Fachkunde und ggf. erforderliche Berechtigungen.Personelle und zeitliche Kapazitäten für die Leistungserbringung.Eigenerklärung und Nachweis über vergleichbare Referenzen (mindestens 3 in den letzten 3 Kalenderjahren).Qualifikation des eingesetzten Personals nachgewiesen durch Zertifizierungen bzw. Benennung von Referenzprojekten.Benennung eines Servicemanagers (im Angebot ggf. anonym/pseudonym, bei Zuschlag namentlich).
Nachweisdokumente und Präqualifizierung
Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug oder Eintragung Handwerksrolle (Handwerkskarte) bzw. IHK – soweit keine Präqualifizierung.Unbedenklichkeitsbescheinigungen (Finanzamt, Berufsgenossenschaft, Krankenkasse).Versicherungsbestätigung (Haftpflicht).Präqualifizierungsnachweis (falls vorhanden): Registriernummer im PQ-Verzeichnis reicht; sonst Eigenerklärung.Eignungsprüfung vor Zuschlag; Nachforderung i. d. R. innerhalb einer Kalenderwoche.Nach Zuschlag: Abschluss einer AVV nach Muster des GKV-Spitzenverbandes.
Referenzprojekte
mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 KalenderjahreVolumen: vergleichbarer Umfang (entsprechend dem Auftragsgegenstand)
Vergleichbare Aufträge/Leistungen im Bereich Vertragsmanagement-Software / Cloud-Lösungen
Nachweis als Eigenerklärung; zusätzlich Qualifikation des eingesetzten Personals über Zertifizierungen bzw. Referenzprojekte
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt
Formale Angebotsunterlagen
Eignung & Referenzen
Vertrag & Kriterienkatalog
Konzepte & Nachweise zur Leistung
Bietergemeinschaften & Nachunternehmer
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Auf einen Blick
Auftraggeber
IKK - Die Innovationskasse
Ort
20457 Hamburg, Hamburg
Kategorie
Softwarelizenzen
Veröffentlicht
Angebotsfrist
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