Vertragsmanagement-Software in einer Cloud-Lösung

IKK - Die Innovationskasse20457 Hamburg, HamburgVeröffentlicht: 23. Juni 2026

Angebotsfrist: 16. Juli 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Die IKK – Die Innovationskasse beschafft eine cloudbasierte Vertragsmanagement-Software (SaaS) samt Einführung, Anpassung und dauerhaftem Betrieb. Geboten werden muss eine zentrale Lösung zur Ablage, Verwaltung und Auswertung von Verträgen inkl. KI-Komponente.

Worum es geht: Eine Standard-Cloud-Software für Vertragsmanagement, die alle Vertragsarten der Kasse einheitlich verwaltet – mit Funktionen wie Metadaten-Erfassung, Fristenkontrolle, Volltextrecherche, Reporting sowie KI-gestützter Vertragsanalyse. Inklusive Einrichtung, Schulung, Wartung, Support und Hosting in der EU.

Was zu tun ist: Bieter reichen ein vollständiges Angebot über das Deutsche Vergabeportal (DTVP) ein – inkl. Eigenerklärung zur Eignung, Preisblatt, Kriterienkatalog, Referenzen, Betriebs-/Service-/Schulungs-/Lizenzkonzept sowie Nachweisen zu IT-Sicherheit und Datenschutz. Zuschlag auf das preisgünstigste Angebot.

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Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 16. Juli 2026

Termin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN

Veröffentlichung23. Juni 2026

Bieterfragen-Frist8. Juli 2026

Angebotsfrist16. Juli 2026

Fertigstellungca. 1. Juli – 30. Sep. 2026

Bindefrist16. Juli – 30. Juli 2026

Vertragsbeginnca. 31. Juli 2026

Vertragslaufzeitca. 31. Juli 2026 – 30. Juli 2030

Verlängerung 1ca. 31. Juli 2030 – 30. Juli 2031

Verlängerung 2ca. 31. Juli 2031 – 30. Juli 2032bis 2032

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium

Preis 100%Qualität 0%

Preis100%
Der Zuschlag wird auf das preisgünstigste Angebot erteilt, sofern in den weiteren Vergabeunterlagen nicht ausdrücklich zusätzliche Zuschlagskriterien aufgestellt wurden.

KI-Hinweis: Im Anschreiben wird explizit erklärt, dass der Zuschlag auf das preisgünstigste Angebot erteilt wird, sofern keine zusätzlichen Zuschlagskriterien aufgestellt wurden. Der beigefügte Kriterienkatalog (Anlage 2) enthält ausschließlich technische/vertragliche Spezifikationen (Mindestanforderungen), keine gewichteten Zuschlagskriterien.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Art und Kern der Leistung

Lieferung einer cloudbasierten Standard-Software für Vertragsmanagement (SaaS/Cloud-Lösung).Keine Individualentwicklung; ausschließlich Customizing der Standardsoftware (inkl. mitgelieferter Frameworks).Vertragsform: EVB-IT Cloudvertrag mit Anlagen Leistungsbeschreibung, Kriterienkatalog und Preisblatt.Erfüllungsort: IKK – Die Innovationskasse, Überseeboulevard 5, 20457 Hamburg.

Lieferung und Erst-Einrichtung (vor Abnahme)

Bereitstellung der Standardsoftware inkl. erforderlicher Lizenzen (initial ca. 173 Lizenzen für schreibende / lesende Nutzer und Systemadministratoren).System muss mindestens 190.000 Verträge verwalten können.Einrichtung Ticketsystem, gegenseitiges Onboarding, Systemstatus-Prüfung (vor Betriebsbeginn, in Preisposition P.1).Customizing der Standardsoftware nach Anforderungen der IKK.Schulungen für Systemverantwortliche und Anwender (max. 2 Werktage, max. 3 Std./Tag, remote möglich).Erstellung eines Betriebsführungshandbuchs in deutscher Sprache.

Funktionale Anforderungen an die Vertragsmanagement-Software

Verträge anlegen: Erfassung inkl. Metadaten, Klassifizierung und Berechtigungen.Dokumente ablegen: PDF, Word, Excel, PowerPoint, Bilder, E-Mails; revisionssichere Ablage der Originale.Metadaten-Verwaltung: bis zu 40 Vertragspartner pro Vertrag, Laufzeiten, Kündigungsfristen, Wiedervorlagen u. Ä.Vertragsänderungen und Ereignisprotokoll lückenlos dokumentiert.Automatisierte Fristenkontrolle mit E-Mail-Eskalation.Recherche: Volltextsuche und Metadaten-Suche.Berichtswesen/Reporting für unterschiedliche Fragestellungen.Zahlungsplan-Verwaltung für wiederkehrende und einmalige Zahlungen mit Historie.Archivierung: automatischer Statuswechsel bei Vertragsende; Reaktivierung möglich.

KI-Komponente

Integration einer KI-basierten Komponente für:VertragsklassifikationAutomatisierte Vertragsanalyse und -überwachungRisikoanalyseAuswertung und Unterstützung bei der Vertragsprüfung

Betrieb und Service (nach Abnahme)

Service Desk / Hotline: werktags 08:00–18:00 Uhr (Mo–Fr, ohne bundeseinheitliche Feiertage, Heiligabend und Silvester) per Telefon, E-Mail und Ticketsystem.Reaktions- und Wiederherstellungszeiten nach SLA:Prio 1 (zentrale Prozesse nicht durchführbar): Reaktion < 2 Std., Wiederherstellung < 4 Std.Prio 2 (wichtige Prozesse nicht abbildbar): Reaktion < 4 Std., Wiederherstellung innerhalb eines Arbeitstages.Prio 3 (Prozesse beeinträchtigt): Reaktion < 8 Std., Wiederherstellung innerhalb einer Arbeitswoche.Wartungsfenster: mind. 14 Kalendertage Vorlauf und Freigabe durch die IKK (Sicherheitspatches mit kürzerem Vorlauf nur mit Begründung und Freigabe).Aktive Systemüberwachung; der Auftragnehmer meldet Beeinträchtigungen unverzüglich.Monatliche Ticketauswertung an die IKK.3rd-Level-Support durch den Auftragnehmer.

Weiterentwicklung und Zusatzleistungen

Auf Anforderung der IKK: Aufwandsschätzung für Erweiterungen innerhalb von 10 Werktagen.Change-Management über Change-Budget der IKK.Customizing / Request for Change zu Stundensätzen, die nicht im Pflege-/Servicevertrag enthalten sind.Leistungen auf Abruf mit mind. 2 Tagen Vorlauf (keine Abnahmepflicht).Leistungen bei Vertragsende: Überführung/Migration an Folgeauftragnehmer.

Sicherheit, Datenschutz und Infrastruktur

Hosting und Datenverarbeitung in der EU/EWR (ggf. weitere Standorte gemäß DSGVO-Angemessenheitsbeschluss).Georedundanz: mind. drei georedundante Standorte, jährliche Tests.Ende-zu-Ende-Verschlüsselung mit ausschließlich in der EU verwalteten Schlüsseln; Zugriff auf Basis ausländischen Rechts ausgeschlossen.Technische und organisatorische Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO.Auftragsverarbeitung: AVV nach Muster des GKV-Spitzenverbandes.Rechnungsstellung elektronisch über Portal b4value.net (XRechnung) an Leitweg-ID 993-80166-61 (Rechnungen > 1.000 € netto); Rechnungen < 1.000 € netto per E-Mail an rech-eing@die-ik.de.Zahlungsziel: 30 Tage netto ohne Abzug.Verschwiegenheit über Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse.

Vertragslaufzeit und Optionen

Vertragsbeginn: mit Zuschlagserteilung.Mindestlaufzeit: 48 Monate ab Vertragsbeginn.Verlängerung: stillschweigend um jeweils 12 Monate, wenn nicht spätestens 6 Monate vor Ablauf in Textform gekündigt wird.Geplante Inbetriebnahme / Produktivgang: Quartal III 2026.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Persönliche Lage – Zuverlässigkeit

Keine Ausschlussgründe gemäß §§ 123 und 124 GWB (Eigenerklärung).Kein Insolvenzverfahren, keine Liquidation, kein bestätigter Insolvenzplan.Keine schweren Verfehlungen, die die Zuverlässigkeit in Frage stellen.Keine Kartellmitgliedschaft.Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen.Einhaltung der Mindestlohn-Verpflichtungen.Bestehende Haftpflichtversicherung mit angemessenen Deckungssummen für die gesamte Vertragslaufzeit.

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Umsatzanforderung: Umsätze der letzten 3 Geschäftsjahre mindestens in Höhe des doppelten Auftragswerts.Ausreichender Betriebshaftpflichtversicherungsschutz (Eigenerklärung).Unbedenklichkeitsbescheinigung Finanzamt oder Berufsgenossenschaft (auf Anforderung nachzureichen).

Fachliche Eignung und technische Leistungsfähigkeit

Notwendige Fachkunde und ggf. erforderliche Berechtigungen.Personelle und zeitliche Kapazitäten für die Leistungserbringung.Eigenerklärung und Nachweis über vergleichbare Referenzen (mindestens 3 in den letzten 3 Kalenderjahren).Qualifikation des eingesetzten Personals nachgewiesen durch Zertifizierungen bzw. Benennung von Referenzprojekten.Benennung eines Servicemanagers (im Angebot ggf. anonym/pseudonym, bei Zuschlag namentlich).

Nachweisdokumente und Präqualifizierung

Gewerbeanmeldung, Handelsregisterauszug oder Eintragung Handwerksrolle (Handwerkskarte) bzw. IHK – soweit keine Präqualifizierung.Unbedenklichkeitsbescheinigungen (Finanzamt, Berufsgenossenschaft, Krankenkasse).Versicherungsbestätigung (Haftpflicht).Präqualifizierungsnachweis (falls vorhanden): Registriernummer im PQ-Verzeichnis reicht; sonst Eigenerklärung.Eignungsprüfung vor Zuschlag; Nachforderung i. d. R. innerhalb einer Kalenderwoche.Nach Zuschlag: Abschluss einer AVV nach Muster des GKV-Spitzenverbandes.

Referenzprojekte

mindestens 3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 KalenderjahreVolumen: vergleichbarer Umfang (entsprechend dem Auftragsgegenstand)

Vergleichbare Aufträge/Leistungen im Bereich Vertragsmanagement-Software / Cloud-Lösungen

Nachweis als Eigenerklärung; zusätzlich Qualifikation des eingesetzten Personals über Zertifizierungen bzw. Referenzprojekte

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

4–10Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote

Mittlere Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 27%4–10 · 45%11+ · 28%

Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen

Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

1Materna Information & Communications SE2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗2Halo Service Solutions1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗3Miletask1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗4Operator Chmury Krajowej Sp. z o.o.1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗5INDRA SOLUCIONES TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN S.L.U.1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 24 erledigt

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Eignung & Referenzen

Vertrag & Kriterienkatalog

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Auf einen Blick

Auftraggeber

IKK - Die Innovationskasse

Ort

20457 Hamburg, Hamburg

Kategorie

Softwarelizenzen

Veröffentlicht

23. Juni 2026

Angebotsfrist

16. Juli 2026

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Erfüllungsort

Ort der Leistung

20457 Hamburg

Hamburg

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