Multifunktionsgeräte für die Stadtverwaltung, neue Rahmenvereinbarung wird 2027 bis 2028 ausgeschrieben

Worum es geht

Der städtische IT-Dienstleister it@M stellt den Referaten und Eigenbetrieben derzeit 1.810 Multifunktionsgeräte in vier Leistungsklassen bereit, verteilt auf 351 Standorte. Im Schnitt entstehen 3,8 Mio. Ausdrucke und 758.000 Scans im Monat. Die Geräte werden über eine Rahmenvereinbarung gemietet, die regelmäßig europaweit neu ausgeschrieben wird.

Ein Stadtratsantrag vom März 2025 verlangte, den Bedarf vor der nächsten Vergabe neu zu prüfen. Mit der E-Akte und dem Inputmanagement soll weniger gedruckt werden. Das IT-Referat erwartet eine kleinere Gerätezahl. Die Bedarfsanalyse mit Nutzungsauswertung je Standort war für Januar bis September 2026 angesetzt.

Was ausgeschrieben werden soll

Multifunktionsgeräte

Geräte zum Drucken, Kopieren und Scannen in mehreren Leistungsklassen. Die heutigen Klassen sind auf 30.000, 300.000 und 900.000 Ausdrucke im Jahr ausgelegt. Menge und Standorte ergeben sich aus der Bedarfsanalyse.

Vertragsmodell

Geprüft werden flexible Leasing- oder Mietverträge, mit denen Geräte nach tatsächlicher Nutzung angepasst oder getauscht werden können, außerdem mobile Drucklösungen für Standorte mit flexiblen Arbeitsplätzen.

Rollout

Stadtweite Umstellung auf die neue Rahmenvereinbarung bis 31.03.2029.

Verfahren und Zeitplan

Europaweites Vergabeverfahren für eine Rahmenvereinbarung. Vorher laufen Bedarfsanalyse, Marktanalyse und Auftragswertschätzung.

1. 24.09.2025IT-Ausschuss beauftragt die Bedarfsplanungerledigt
2. 01.03.2026 bis Mitte 2028Vergabeprojekt mit Bedarfsanalyse bis zur Zuschlagserteilungals Nächstes
3. 2027 bis 2028Europaweite Ausschreibung der Rahmenvereinbarung
4. bis 31.03.2029Stadtweiter Rollout, Ende des laufenden Vertrags

Kosten und Finanzierung

Das Dokument nennt keine Kosten.

Stand der Entscheidung

Das IT-Referat wird beauftragt, die Bedarfsanalyse 2026 mit den Referaten und Eigenbetrieben umzusetzen und eine kostensparende Planung der Multifunktionsgeräte als Vorbereitung für die neue Rahmenvereinbarung ab 01.04.2029 zu erstellen. Ergebnis: einstimmig.

Noch offen

• Die Gerätezahl steht erst nach der Bedarfsanalyse fest.
• Einen Auftragswert nennt die Vorlage nicht.

Aus dem Dokument

„Diese neue Ausschreibung wird in 2027 bis 2028 wieder notwendig, weil der aktuelle Vertrag zum 31.03.2029 endet.“

„Durchführung eines Vorhabens/Projektes mit dem Ziel einer erfolgreichen Zuschlagserteilung zur Rahmenvereinbarung vom 01.03.2026 bis 31.06.2028.“

Bedarfsgerechte Zukunftsplanung städtischer Multifunktionsgeräte der Landeshauptstadt München
Beschlussvorlage 20-26 / V 17639 · IT-Ausschuss · Sitzung am 24.09.2025

Frühsignal, keine Ausschreibung. Die Angaben stammen aus einer Sitzungsunterlage, nicht aus einer Bekanntmachung. Ob, wann und in welchem Umfang ausgeschrieben wird, entscheidet der Auftraggeber. TendiGo fasst das Dokument zusammen, maßgeblich ist das Original. Laufende Verfahren stehen in der Ausschreibungssuche.