Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner
Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Druckern und Multifunktionsgeräten sowie dazugehörigen Dienstleistungen für die Polizei NRW
Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfalen | Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln | Vergabemarktplatz NRWDuisburg, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDas Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste NRW (LZPD) schreibt im offenen Verfahren den Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Druckern und Multifunktionsgeräten (MFP) sowie zugehörigen Dienstleistungen für die Polizei Nordrhein-Westfalens aus.
Was wird beschafft?
Verschiedene Typen von Arbeitsplatzdruckern (Schwarz-Weiß und Farbe)Multifunktionsgeräte (MFP) für Arbeitsplatz und Flurbereich (Schwarz-Weiß und Farbe)Mobile Drucker und mobile MFPZugehörige Dienstleistungen: Druckmanagement (KYOcontrol), Techniker- und Beratereinsätze, Schulungen, Full Service / Klickmiete
Rahmenbedingungen:
Lieferung an ca. 500 Standorte in NRWLaufzeit: mindestens 2 Jahre, maximal 4 Jahre (zwei Verlängerungen um je 1 Jahr möglich)Höchstwert: 24 Mio. EUR netto; geschätzter Auftragswert: ca. 18,46 Mio. EUR nettoEs bestehen keine Mindestabnahmemengen
Wichtige Verfahrenshinweise:
Angebotsabgabe ausschließlich elektronisch über den Vergabemarktplatz NRWKeine Neben- oder Alternativangebote zulässigZwingende verifizierende Teststellung der angebotenen GeräteZuschlagskriterien: Leistung 60 %, Preis 40 %
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristAPR2026 OKT APR OKT APR OKT APR OKT APR OKT
Veröffentlichung30. Apr. 2026
Rügefrist Vergabeverstöße30. Apr. – 15. Juni 2026
Bieterfragen-Frist2. Juni 2026
Nachforderungsfrist2. Juni 2026
Angebotsfrist15. Juni 2026
Bindefrist15. Juni – 30. Okt. 2026
Einladung Teststellungca. 6. Juli 2026
Bereitstellung Testmusterca. 6. Juli – 13. Juli 2026
Dauer Teststellungca. 13. Juli – 3. Aug. 2026
Nachbesserungsfristca. 3. Aug. – 10. Aug. 2026
Zuschlag30. Okt. 2026
Vertragsbeginnca. 31. Okt. 2026
Mindestlaufzeitca. 31. Okt. 2026 – 30. Okt. 2028
Rahmenvertrag Laufzeitca. 31. Okt. 2026 – 30. Okt. 2030
Skontofrist 14 Tage31. Okt. 2026 – 14. Nov. 2030bis 2030
Skontofrist 21 Tage31. Okt. 2026 – 21. Nov. 2030bis 2030
Zahlungsfrist31. Okt. 2026 – 30. Nov. 2030bis 2030
Auftragsbestätigungca. 31. Okt. – 14. Nov. 2026
Sicherheitsleistungca. 31. Okt. – 25. Nov. 2026
Kündigungsfrist Mindestlaufzeitca. 30. Juli 2028
Verlängerung 1ca. 31. Okt. 2028 – 30. Okt. 2029
Verlängerung 2ca. 31. Okt. 2029 – 30. Okt. 2030
Aufbewahrungsfrist AVVca. 30. Okt. 2030 – 30. Okt. 2033bis 2033
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität16 Kriterien
- Druckmanagement20%
Einbindung der Druckgeräte mit Software KYOcontrol und Alternativsoftware
- Arbeitsplatzdrucker230%
Technische Leistungsmerkmale und Leistungsaufnahme der Arbeitsplatzdrucker
- Multifunktionsgeräte680%
Technische Leistungsmerkmale und Leistungsaufnahme der Multifunktionsgeräte
- Mobile Drucker50%
Technische Leistungsmerkmale und Leistungsaufnahme der mobilen Drucker
- Barrierefreiheit20%
Umsetzungskonzept zur Barrierefreiheit der Drucker
Z = 0,6 * (L_Bieter / L_Beste) + 0,4 * (P_Niedrigster / P_Bieter)
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen und Bewertungsformel sind vollständig in den Vergabeunterlagen (Kapitel A und C) enthalten.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGeräte- und Lieferumfang
Arbeitsplatzdrucker (Schwarz-Weiß und Farbe):
Typ „Klein" (SW, A4/A5, ≥ 30 S/min, ≥ 250 Blatt Papieraufnahme)Typ „Groß" (SW)Typ „Farbe Klein" (A3/A4/A5, ≥ 35 S/min, ≥ 250 Blatt)Typ „Farbe" (A4/A5, ≥ 35 S/min, ≥ 500 Blatt)
Multifunktionsgeräte (MFP) am Arbeitsplatz:
Arbeitsplatz MFP (SW)Arbeitsplatz MFP Groß (SW)Arbeitsplatz MFP Farbe (≥ 25 S/min SW, A4/A5, ≥ 250 Blatt, automatischer Scaneinzug mit ≥ 30 S/min, 300 dpi bis max. 600 dpi, 256 Graustufen/24-bit Farbe, Formate TIFF/PDF/JPG)
Multifunktionsgeräte (MFP) im Flurbereich:
Flur MFP Farbe Klein (A4/A5, ≥ 35 S/min, ≥ 500 Blatt)Flur MFP SW (A4/A5)Flur MFP Farbe (A3/A4/A5, ≥ 30 S/min, 2× 500 Blatt, Unterschrank, KYOcontrol-Kompatibilität: Print&Follow, Scan an Mail/Share)Flur MFP Farbe hohe Leistung
Mobile Geräte:
Mobiler Einsatz (tragbarer Drucker)Mobiler Drucker im Trolley-Koffer (A4/A5, ≥ 8 S/min)Mobiler MFP Farbe (A4/A5, ≥ 8 S/min)
Lieferung und Inbetriebnahme:
Lieferung an ca. 500 Standorte in NRWAufstellung, Verkabelung und Inbetriebnahme am jeweiligen StandortGeräteaustausch bei Defekten, BSI-konforme Verschrottung/Löschung der Altgeräte
Dienstleistungen und Servicemodelle
Druckmanagement / KYOcontrol 4.13: Einrichtung der Funktionen Print&Follow, Scan an Mail, Scan an Share, Scan an WEB; alternativ gleichwertige Software (detailliert zu erläutern)Full Service: Wartung, Verschleißteilersatz, Reinigung, Toner-/Ersatzteillieferung; identische Leistungen auch für KlickmieteKlickmiete: Miete inkl. identischem Serviceumfang wie Full Service, keine KaufoptionKaufoption: Erwerb der Geräte, optional mit Standard-Dienstleistung oder Full ServiceSeitenpreise: pro Gerät in Cent/Seite; Toner wird separat abgerechnetTechnikerdienstleistungen: Stundensatz für TechnikereinsätzeBeraterdienstleistung: Konsolidierung des Gerätebestands und strategische BeratungSchulungen: für Techniker und KYOcontrol-Administratoren (Festpreise)Einweisungen in die Gerätenutzung (Festpreise)Hardware-Lebenszyklus-Unterstützung: Bereitstellung von Firmware-/Software-Updates; Testsysteme vor ModellwechselElektronischer Produktkatalog (BMEcat 1.2): nur für Bezugsberechtigte der Polizei NRW einsehbar; inkl. Artikelnummer, Bezeichnung, eCI@ss-Nummer, Preise, Produktbilder
Mengenorientierung (Kalkulationsgrundlage, keine Abnahmeverpflichtung)
Die im Preisblatt hinterlegten Mengen dienen nur der Preiskalkulation; Abnahme erfolgt bedarfsweise im Rahmen der Höchstmenge von 24 Mio. EUR netto.
Arbeitsplatzdrucker Klein: 600 StückArbeitsplatzdrucker Groß: 250 StückFarbe Klein: 400 StückFarbe: 400 StückArbeitsplatz MFP: 200 StückFlur MFP Farbe Klein: 150 StückFlur MFP SW: 40 StückFlur MFP Farbe: 100 StückFlur MFP Farbe hohe Leistung: 15 StückMobile Drucker Einsatz: 50 StückMobile Drucker im Koffer: 50 StückMobile MFP Farbe: 40 Stück
Alle genannten Mengen sind Orientierungswerte ohne Abnahmegarantie.
Anforderungen an Geräte, Sicherheit und Barrierefreiheit
KYOcontrol-Kompatibilität: Alle Geräte müssen das Druckmanagement KYOcontrol 4.13 (Print&Follow, Scan an Mail/Share/WEB) unterstützen; bei Nutzung einer Alternative ist die Gleichwertigkeit nachzuweisenZertifizierungen / Gütesiegel: CE-Zeichen, GS-Prüfzeichen nach ISO 9241, Energy Star, Blauer Engel (DE-UZ 219)Barrierefreiheit: Umsetzung gemäß BITV NRW; Nachweis durch Konformitätserklärung/Herstellererklärung und Prüfberichte; separates Umsetzungskonzept ist Teil der AngebotswertungFaxgeräte: Netzwerk- und Faxschnittstelle müssen getrennt sein (Unbedenklichkeitsbescheinigung)OCR-Funktionalität: Nachweis eines OCR-Konzepts (ggf. mit separatem Gerät oder Software)Datenverarbeitung: ausschließlich in EU/EWR; Datenschutz/DSGVO-konforme VerarbeitungInformationssicherheit (IT-Infrastruktur Polizei NRW): Anforderungen gemäß Dokument „Anforderungen der Polizei NRW an die Informationssicherheit" (Version 1.5); u. a. IT-Sicherheitskonzept nach BSI-Standards 200-2/200-3, technische Systembeschreibung, Netzplan, Fernwartungskonzept, ISV-Management, Protokollierung, Kryptokonzept nach BSI TR-02102, Verzicht auf externe Cloud, ADFS-Authentifizierung
Logistik und Vertragsmodalitäten (Liefer-/Leistungsbezogen)
Lieferung an ca. 500 Standorte der Polizei NRW; Aufstellung, Verkabelung und Inbetriebnahme vor OrtGeräteaustausch bei Defekten sowie BSI-konforme Löschung/Verschrottung der AltgeräteDatenschutz: Auftragsverarbeitung gemäß DSGVO (Art. 28); nur einschlägig, soweit im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten verarbeitet werdenErfüllungsort: Standorte der Polizei NRW (NRW-weit); Auftraggeber und Vertragspartner ist das LZPD NRW in Duisburg
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenZwingende Ausschlussgründe (Mindestvoraussetzung)
Das Unternehmen darf keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB aufweisen. Dazu zählen u. a.:
Verurteilungen oder Geldbußen wegen Straftaten (kriminelle/terroristische Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug/Subventionsbetrug zum Nachteil des EU-Haushalts, Bestechung, Vorteilsgewährung, Bestechung ausländischer Abgeordneter, Menschenhandel/Zwangsarbeit)Offene Steuerschulden oder Beitragsrückstände bei Sozialversicherungen (bzw. verbindliche Zahlungsverpflichtung)Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht bei der Ausführung öffentlicher AufträgeInsolvenz, Masseabweisung, Liquidation oder TätigkeitseinstellungSchwere Verfehlung, die die Integrität des Unternehmens infrage stelltVerstöße gegen AEntG, AufenthG § 98c, MiLoG, SchwarzArbG, LkSG (sofern anwendbar)
Nachweis durch Eigenerklärung (Formular 521 EU). Vor Zuschlag wird ein Wettbewerbsregisterauszug angefordert (§ 6 WRegG). Bei Vorliegen eines Ausschlussgrundes kann das Unternehmen Maßnahmen zur Selbstdreinigung (Schadensausgleich, Kooperation mit Behörden, technisch-organisatorische Maßnahmen) nachweisen.
Fachliche und organisatorische Eignung
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: nachzuweisen über die Standarderklärungen (Handelsregistereintrag, USt-IdNr.); ggf. Deckung über Eignungsleihe gemäß § 47 VgV (Formular 534a/b EU)Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Fähigkeit zur Lieferung, Installation und zum Betrieb der angebotenen Geräte inkl. KYOcontrol-Anbindung; ggf. Deckung über Eignungsleihe gemäß § 47 VgVSicherheitsüberprüfung: Bereitschaft, eingesetzte Mitarbeiter einer Sicherheitsüberprüfung nach SÜG zu unterziehen (bei Tätigkeiten im Polizeinetz)Bereitschaft zur verifizierenden Teststellung: kostenlose Bereitstellung funktionsfähiger Testmuster innerhalb von 7 Kalendertagen nach Einladung; Dauer der Teststellung 21 Kalendertage; Nachbesserungsfrist bei Störungen 1 Woche. Verweigerung oder Nichtbestehen führt zum Ausschluss.
Organisationsformen und Erklärungen
Bietergemeinschaften: Erklärung gemäß Formular 531 EU; alle Mitglieder haften gesamtschuldnerisch; ein bevollmächtigter Vertreter wird benannt; Eignungskriterien müssen von der Gemeinschaft gemeinsam erfüllt werden; jedes Mitglied gibt Eigenerklärung zu Ausschlussgründen abUnteraufträge: Erklärung gemäß Formular 533a EU (Angabe von Firma, Sitz, Kontaktdaten der Unterauftragnehmer)Eignungsleihe: Erklärung gemäß Formular 534a EU (Angabe des Eignungsleihers); bei technischer/beruflicher oder finanzieller/wirtschaftlicher Eignung ist zusätzlich Formular 534b EU vom Eignungsleiher unterschrieben einzureichenPräqualifikation: optional möglich über amtliches Verzeichnis (amtliches-verzeichnis.ihk.de) oder den PQ-Verein (pq-verein.de)Sprache: sämtliche Angebotsunterlagen und Konzepte sind in deutscher Sprache einzureichenKommunikation: ausschließlich über den Vergabemarktplatz NRW; Bieterfragen werden nur innerhalb der Frist für zusätzliche Informationen (bis 02.06.2026, 12:00 Uhr) beantwortet
Wertungsrelevante Kriterien (kein Eignungs-, sondern Zuschlagskriterium)
Hinweis: Die nachfolgenden Kriterien sind keine Eignungskriterien (Mindestvoraussetzungen), sondern fließen in die Zuschlagsentscheidung ein. Sie sind hier aufgeführt, damit Bieter wissen, worauf es bei der Angebotsbewertung ankommt.
Leistung (60 %): technische Anforderungen (z. B. Druckgeschwindigkeit, Papieraufnahme, Scanqualität, Zertifizierungen, Sicherheitsfeatures, KYOcontrol-Anbindung) und das Umsetzungskonzept Barrierefreiheit; Gewichtung über Kapitel C (Anforderungskatalog) mit max. 1.000 PunktenPreis (40 %): bewertet nach der Bestangebots-Quotienten-Methode über das Preisblatt (Kapitel E)
Detailgewichtung Kapitel C (1.000 Punkte gesamt):
Multifunktionsgeräte: 680 Punkte (68 %)Arbeitsplatzdrucker: 230 Punkte (23 %)Mobile Drucker: 50 Punkte (5 %)Druckmanagement (KYOcontrol/Alternative): 20 Punkte (2 %)Barrierefreiheit: 20 Punkte (2 %)
Bewertung Ja/Nein-Fragen: Ja = 10 Punkte, Nein = 0 Punkte. Leistungsmerkmale: lineare Interpolation, bestes Ergebnis 10, schlechtestes 1 Punkt, keine Angabe 0 Punkte.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 35%4–10 · 34%11+ · 30%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)1Kern GmbH2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗2Computacenter AG & Co. oHG2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗3Ziegler Textil GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗4Protzek Gesellschaft für Biomedizinische Technik mbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗5Schöffel Sportbekleidung GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 26 erledigt
Angebotskernunterlagen
Technische Nachweise und Konzepte
Eignung und rechtliche Erklärungen
Teststellung
Mit TendiGo
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Zur Original-Ausschreibung ↗Auf einen Blick
Auftraggeber
Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfalen | Vergabekammer Rheinland c/o Bezirksregierung Köln | Vergabemarktplatz NRW
Anschrift
47059 Duisburg
Ort
47059 Duisburg
Kategorie
Drucker und Plotter
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.polizei.nrw.de/lzpd ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
47059 Duisburg
Nordrhein-Westfalen
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