Abschluss einer Rahmenvereinbarung über die Lieferung von Druckern und Multifunktionsgeräten sowie dazugehörigen Dienstleistungen für die Polizei NRW

Arbeitsplatzdrucker (Schwarz-Weiß und Farbe):

• Typ „Klein" (SW, A4/A5, ≥ 30 S/min, ≥ 250 Blatt Papieraufnahme)
• Typ „Groß" (SW)
• Typ „Farbe Klein" (A3/A4/A5, ≥ 35 S/min, ≥ 250 Blatt)
• Typ „Farbe" (A4/A5, ≥ 35 S/min, ≥ 500 Blatt)

Multifunktionsgeräte (MFP) am Arbeitsplatz:

• Arbeitsplatz MFP (SW)
• Arbeitsplatz MFP Groß (SW)
• Arbeitsplatz MFP Farbe (≥ 25 S/min SW, A4/A5, ≥ 250 Blatt, automatischer Scaneinzug mit ≥ 30 S/min, 300 dpi bis max. 600 dpi, 256 Graustufen/24-bit Farbe, Formate TIFF/PDF/JPG)

Multifunktionsgeräte (MFP) im Flurbereich:

• Flur MFP Farbe Klein (A4/A5, ≥ 35 S/min, ≥ 500 Blatt)
• Flur MFP SW (A4/A5)
• Flur MFP Farbe (A3/A4/A5, ≥ 30 S/min, 2× 500 Blatt, Unterschrank, KYOcontrol-Kompatibilität: Print&Follow, Scan an Mail/Share)
• Flur MFP Farbe hohe Leistung

Mobile Geräte:

• Mobiler Einsatz (tragbarer Drucker)
• Mobiler Drucker im Trolley-Koffer (A4/A5, ≥ 8 S/min)
• Mobiler MFP Farbe (A4/A5, ≥ 8 S/min)

Lieferung und Inbetriebnahme:

• Lieferung an ca. 500 Standorte in NRW
• Aufstellung, Verkabelung und Inbetriebnahme am jeweiligen Standort
• Geräteaustausch bei Defekten, BSI-konforme Verschrottung/Löschung der Altgeräte

• Druckmanagement / KYOcontrol 4.13: Einrichtung der Funktionen Print&Follow, Scan an Mail, Scan an Share, Scan an WEB; alternativ gleichwertige Software (detailliert zu erläutern)
• Full Service: Wartung, Verschleißteilersatz, Reinigung, Toner-/Ersatzteillieferung; identische Leistungen auch für Klickmiete
• Klickmiete: Miete inkl. identischem Serviceumfang wie Full Service, keine Kaufoption
• Kaufoption: Erwerb der Geräte, optional mit Standard-Dienstleistung oder Full Service
• Seitenpreise: pro Gerät in Cent/Seite; Toner wird separat abgerechnet
• Technikerdienstleistungen: Stundensatz für Technikereinsätze
• Beraterdienstleistung: Konsolidierung des Gerätebestands und strategische Beratung
• Schulungen: für Techniker und KYOcontrol-Administratoren (Festpreise)
• Einweisungen in die Gerätenutzung (Festpreise)
• Hardware-Lebenszyklus-Unterstützung: Bereitstellung von Firmware-/Software-Updates; Testsysteme vor Modellwechsel
• Elektronischer Produktkatalog (BMEcat 1.2): nur für Bezugsberechtigte der Polizei NRW einsehbar; inkl. Artikelnummer, Bezeichnung, eCI@ss-Nummer, Preise, Produktbilder

Die im Preisblatt hinterlegten Mengen dienen nur der Preiskalkulation; Abnahme erfolgt bedarfsweise im Rahmen der Höchstmenge von 24 Mio. EUR netto.

• Arbeitsplatzdrucker Klein: 600 Stück
• Arbeitsplatzdrucker Groß: 250 Stück
• Farbe Klein: 400 Stück
• Farbe: 400 Stück
• Arbeitsplatz MFP: 200 Stück
• Flur MFP Farbe Klein: 150 Stück
• Flur MFP SW: 40 Stück
• Flur MFP Farbe: 100 Stück
• Flur MFP Farbe hohe Leistung: 15 Stück
• Mobile Drucker Einsatz: 50 Stück
• Mobile Drucker im Koffer: 50 Stück
• Mobile MFP Farbe: 40 Stück

Alle genannten Mengen sind Orientierungswerte ohne Abnahmegarantie.

• KYOcontrol-Kompatibilität: Alle Geräte müssen das Druckmanagement KYOcontrol 4.13 (Print&Follow, Scan an Mail/Share/WEB) unterstützen; bei Nutzung einer Alternative ist die Gleichwertigkeit nachzuweisen
• Zertifizierungen / Gütesiegel: CE-Zeichen, GS-Prüfzeichen nach ISO 9241, Energy Star, Blauer Engel (DE-UZ 219)
• Barrierefreiheit: Umsetzung gemäß BITV NRW; Nachweis durch Konformitätserklärung/Herstellererklärung und Prüfberichte; separates Umsetzungskonzept ist Teil der Angebotswertung
• Faxgeräte: Netzwerk- und Faxschnittstelle müssen getrennt sein (Unbedenklichkeitsbescheinigung)
• OCR-Funktionalität: Nachweis eines OCR-Konzepts (ggf. mit separatem Gerät oder Software)
• Datenverarbeitung: ausschließlich in EU/EWR; Datenschutz/DSGVO-konforme Verarbeitung
• Informationssicherheit (IT-Infrastruktur Polizei NRW): Anforderungen gemäß Dokument „Anforderungen der Polizei NRW an die Informationssicherheit" (Version 1.5); u. a. IT-Sicherheitskonzept nach BSI-Standards 200-2/200-3, technische Systembeschreibung, Netzplan, Fernwartungskonzept, ISV-Management, Protokollierung, Kryptokonzept nach BSI TR-02102, Verzicht auf externe Cloud, ADFS-Authentifizierung

• Lieferung an ca. 500 Standorte der Polizei NRW; Aufstellung, Verkabelung und Inbetriebnahme vor Ort
• Geräteaustausch bei Defekten sowie BSI-konforme Löschung/Verschrottung der Altgeräte
• Datenschutz: Auftragsverarbeitung gemäß DSGVO (Art. 28); nur einschlägig, soweit im Rahmen der Leistungserbringung personenbezogene Daten verarbeitet werden
• Erfüllungsort: Standorte der Polizei NRW (NRW-weit); Auftraggeber und Vertragspartner ist das LZPD NRW in Duisburg

Das Unternehmen darf keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB aufweisen. Dazu zählen u. a.:

• Verurteilungen oder Geldbußen wegen Straftaten (kriminelle/terroristische Vereinigungen, Terrorismusfinanzierung, Geldwäsche, Betrug/Subventionsbetrug zum Nachteil des EU-Haushalts, Bestechung, Vorteilsgewährung, Bestechung ausländischer Abgeordneter, Menschenhandel/Zwangsarbeit)
• Offene Steuerschulden oder Beitragsrückstände bei Sozialversicherungen (bzw. verbindliche Zahlungsverpflichtung)
• Verstöße gegen Umwelt-, Sozial- oder Arbeitsrecht bei der Ausführung öffentlicher Aufträge
• Insolvenz, Masseabweisung, Liquidation oder Tätigkeitseinstellung
• Schwere Verfehlung, die die Integrität des Unternehmens infrage stellt
• Verstöße gegen AEntG, AufenthG § 98c, MiLoG, SchwarzArbG, LkSG (sofern anwendbar)

Nachweis durch Eigenerklärung (Formular 521 EU). Vor Zuschlag wird ein Wettbewerbsregisterauszug angefordert (§ 6 WRegG). Bei Vorliegen eines Ausschlussgrundes kann das Unternehmen Maßnahmen zur Selbstdreinigung (Schadensausgleich, Kooperation mit Behörden, technisch-organisatorische Maßnahmen) nachweisen.

• Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit: nachzuweisen über die Standarderklärungen (Handelsregistereintrag, USt-IdNr.); ggf. Deckung über Eignungsleihe gemäß § 47 VgV (Formular 534a/b EU)
• Technische und berufliche Leistungsfähigkeit: Fähigkeit zur Lieferung, Installation und zum Betrieb der angebotenen Geräte inkl. KYOcontrol-Anbindung; ggf. Deckung über Eignungsleihe gemäß § 47 VgV
• Sicherheitsüberprüfung: Bereitschaft, eingesetzte Mitarbeiter einer Sicherheitsüberprüfung nach SÜG zu unterziehen (bei Tätigkeiten im Polizeinetz)
• Bereitschaft zur verifizierenden Teststellung: kostenlose Bereitstellung funktionsfähiger Testmuster innerhalb von 7 Kalendertagen nach Einladung; Dauer der Teststellung 21 Kalendertage; Nachbesserungsfrist bei Störungen 1 Woche. Verweigerung oder Nichtbestehen führt zum Ausschluss.

• Bietergemeinschaften: Erklärung gemäß Formular 531 EU; alle Mitglieder haften gesamtschuldnerisch; ein bevollmächtigter Vertreter wird benannt; Eignungskriterien müssen von der Gemeinschaft gemeinsam erfüllt werden; jedes Mitglied gibt Eigenerklärung zu Ausschlussgründen ab
• Unteraufträge: Erklärung gemäß Formular 533a EU (Angabe von Firma, Sitz, Kontaktdaten der Unterauftragnehmer)
• Eignungsleihe: Erklärung gemäß Formular 534a EU (Angabe des Eignungsleihers); bei technischer/beruflicher oder finanzieller/wirtschaftlicher Eignung ist zusätzlich Formular 534b EU vom Eignungsleiher unterschrieben einzureichen
• Präqualifikation: optional möglich über amtliches Verzeichnis (amtliches-verzeichnis.ihk.de) oder den PQ-Verein (pq-verein.de)
• Sprache: sämtliche Angebotsunterlagen und Konzepte sind in deutscher Sprache einzureichen
• Kommunikation: ausschließlich über den Vergabemarktplatz NRW; Bieterfragen werden nur innerhalb der Frist für zusätzliche Informationen (bis 02.06.2026, 12:00 Uhr) beantwortet

Hinweis: Die nachfolgenden Kriterien sind keine Eignungskriterien (Mindestvoraussetzungen), sondern fließen in die Zuschlagsentscheidung ein. Sie sind hier aufgeführt, damit Bieter wissen, worauf es bei der Angebotsbewertung ankommt.

• Leistung (60 %): technische Anforderungen (z. B. Druckgeschwindigkeit, Papieraufnahme, Scanqualität, Zertifizierungen, Sicherheitsfeatures, KYOcontrol-Anbindung) und das Umsetzungskonzept Barrierefreiheit; Gewichtung über Kapitel C (Anforderungskatalog) mit max. 1.000 Punkten
• Preis (40 %): bewertet nach der Bestangebots-Quotienten-Methode über das Preisblatt (Kapitel E)

Detailgewichtung Kapitel C (1.000 Punkte gesamt):

• Multifunktionsgeräte: 680 Punkte (68 %)
• Arbeitsplatzdrucker: 230 Punkte (23 %)
• Mobile Drucker: 50 Punkte (5 %)
• Druckmanagement (KYOcontrol/Alternative): 20 Punkte (2 %)
• Barrierefreiheit: 20 Punkte (2 %)

Bewertung Ja/Nein-Fragen: Ja = 10 Punkte, Nein = 0 Punkte. Leistungsmerkmale: lineare Interpolation, bestes Ergebnis 10, schlechtestes 1 Punkt, keine Angabe 0 Punkte.