Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner
Anmietung von Multifunktionssystemen (All-in-Mietvertrag) inkl. Full-Service-Leistungen
Debeka BKK56072 Koblenz, Rheinland-PfalzVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDie Debeka BKK in Koblenz sucht einen Dienstleister für die Anmietung von 11 fabrikneuen Farb-Multifunktionsgeräten (Drucker/Kopierer/Scanner/Fax) inklusive Software und Full-Service-Wartung. Der Auftrag umfasst zwei Geräteklassen (3× DIN A4-Kompaktgeräte und 8× DIN A3-Leistungsgeräte), zugehörige Authentifizierungs- und Flottenmanagement-Software sowie Wartung, Verbrauchsmaterial und Service über eine Grundlaufzeit von 3 Jahren (Verlängerung bis max. 5 Jahre möglich). Angebote müssen bis zum 21.07.2026 um 12:00 Uhr elektronisch über die Vergabeplattform www.smaby.de eingereicht werden.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUN2026 DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ JUN DEZ
Veröffentlichung19. Juni 2026
Bieterfragen-Frist6. Juli 2026
Angebotsfrist21. Juli 2026
Installation & Go-Liveca. 19. Juni – 30. Sep. 2026
Angebotsöffnungca. 21. Juli 2026
Bindefrist21. Juli – 10. Sep. 2026
Zuschlagca. 13. Aug. 2026
Implementierungsphaseca. 13. Aug. – 1. Nov. 2026
Vertragsbeginn1. Dez. 2026
Vertragslaufzeit1. Dez. 2026 – 30. Nov. 2029
Preisgarantie1. Dez. 2026 – 30. Nov. 2028
Nachmietung zu angebotenen Konditionen1. Dez. 2026 – 30. Nov. 2028
Frist Preiserhöhungsanzeige1. Jan. – 31. Dez. 2027
Erster Zählerstandsabrechnungsstichtag31. Dez. 2027
Wirksamkeit Preiserhöhung1. Mai 2028
Kündigungsfristca. 1. Juni 2029
Verlängerung 11. Dez. 2029 – 30. Nov. 2030
Verlängerung 21. Dez. 2030 – 30. Nov. 2031
Vertragsende1. Dez. 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenPreis & Qualität5 Kriterien
Preis 70%Qualität 30%
- Preis (Angebotsendpreis)70%
Niedrigster gebotener Angebotsendpreis für den ausgeschriebenen Auftragsgegenstand (Wertungspreis aus Preisblatt, Gesamtpreis brutto für 5 Jahre)
- Qualität30%
Bewertung der Qualität anhand von Fachfragen mit insgesamt 100 möglichen Punkten, die zu 30% in die Gesamtwertung einfließen
Wirtschaftlichstes Angebot = 70% niedrigster Angebotsendpreis + 30% Qualitätspunkte. Die Qualitätskriterien werden mit insgesamt 100 möglichen Punkten bewertet (Vor-Ort-Reaktionszeit max. 40 P., Wiederherstellungszeit max. 35 P., Ersatzsystembereitstellung max. 15 P., Service-Hotline-Erreichbarkeit max. 10 P.).
KI-Hinweis: Alle Zuschlagskriterien (Preis 70%, Qualität 30%) und die vier Fachfragen mit Punkten und Bewertungsmaßstäben sind vollständig in der Bewertungsmatrix angegeben.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAllgemeiner Leistungsrahmen
Anmietung von 11 fabrikneuen Farb-Multifunktionssystemen (MFP) mit LasertechnologieVertragsform: All-in-Mietvertrag (Miete + Full-Service in einer Pauschale)Standorte: Debeka BKK in 56072 Koblenz (Hauptgebäude + Nebengebäude)Ziel: vollständige Ablösung der bestehenden 15 AltgeräteImplementierungsphase: ca. 2 Monate ab Zuschlag; Lieferung, Installation, Einweisung bis spätestens 30.09.2026Vertragslaufzeit: Grundlaufzeit 36 Monate ab 01.12.2026, optional 2× 12 Monate verlängerbar (max. 60 Monate)Nachmietung weiterer Geräte möglich (24 Monate zu angebotenen Konditionen, danach angepasste Konditionen)Nach Vertragsende: Abbau, Abholung und DSGVO-konforme Datenlöschung durch Auftragnehmer
Geräteanforderungen (gilt für beide Klassen)
Technologie: FarblaserMindest-Umweltzeichen: Blauer Engel oder gleichwertigIntegrierter RFID-Kartenleser (Legic, Mifare, Hitag, Multi 125)Follow-Me-/Pull-Printing-Funktion inkl. SoftwarepflegeFestplattenverschlüsselung AES 256 Bit und TLS 1.3Duplexdruck serienmäßig, Ethernet (10/100/1000), USBVorgesehenes Druckvolumen gesamt: ca. 981.000 Seiten pro Jahr (474.000 S/W, 507.000 Farbe); A3 zählt als 2 A4
Software
Authentifizierungssoftware (Follow-Me, Pull Printing, geräteübergreifend und herstellerunabhängig) inklusive Softwarepflege über gesamte VertragslaufzeitFlottenmanagement-Software als SaaS-Lösung (mandantenfähig, herstellerunabhängig) inklusive aller Lizenzen, Updates und PatchesDSGVO-konforme Einrichtung und Datenverarbeitung
Service und Wartung (Full Service)
Vollwartung nach DIN 31051 / DIN EN 13306Verbrauchsmaterial (Toner, Trommel, Wartungskits etc.) inklusive, Papier und Heftklammern ausgenommenErsatz- und Verschleißteile, Technikereinsätze inklusive An- und AbfahrtProaktive Wartung mit Kurz-Check bei jedem EinsatzAutomatisierte Verbrauchsüberwachung mit Just-in-Time-TonerversorgungBereitstellung von Sammelboxen und Entsorgung verbrauchter MaterialienDeutschsprachige Service-Hotline in Deutschland, Mo–Fr 08:00–17:00 UhrAusschließlich qualifiziertes Fachpersonal
Service-Level (Mindestanforderungen)
Reaktionszeit nach Störungsmeldung: max. 4 StundenWiederherstellungszeit: max. 8 Arbeitsstunden (Servicezeiten)Bereitstellung Ersatzsystem: max. 1 Arbeitstag nach Überschreitung der Wiederherstellungszeit (vollständig konfiguriert, mindestens gleiche Leistungsdaten)Bereitstellung Verbrauchsmaterial: spätestens 2 Arbeitstage nach MeldungErsteinweisung der Mitarbeiter und Schulung der Key-User/Administratoren im Implementierungszeitraum
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenBefähigung und Erlaubnis zur Berufsausübung
Handelsregisterauszug, nicht älter als 3 Monate bezogen auf das AngebotsfristendeEigenerklärung, dass keine Ausschlussgründe vorliegen (z. B. Insolvenz, schwere Verfehlung, Verstöße gegen Steuern/Sozialabgaben, Korruption, Terrorismusfinanzierung, Menschenhandel, wettbewerbsbeschränkende Absprachen, unzulässige Einflussnahme)Bei mehr als 1.000 inländischen Mitarbeitern: zusätzliche Erklärung zu Verstößen nach dem LieferkettensorgfaltspflichtengesetzVor Zuschlag: Auskunft aus dem Wettbewerbsregister
Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit
Angabe der Nettoumsätze der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre, bezogen auf den AusschreibungsgegenstandAnzahl der beim Bieter beschäftigten Mitarbeiter zum Zeitpunkt der AngebotsabgabeNachweis einer Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme oder Verpflichtungserklärung zum Abschluss innerhalb von 2 Wochen nach Vertragsschluss
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Drei Referenzen aus den letzten 3 Geschäftsjahren über vergleichbare Leistungen (Anmietung/Lieferung von Druck- und Multifunktionssystemen inklusive Software und Service)Art, Dauer und Umfang der Referenzen müssen dem Auftragsgegenstand entsprechen; ersatzweise dürfen mehrere kleinere Projekte kumuliert werdenPflichtfelder pro Referenz: Leistungszeitraum, Auftraggeber mit Ansprechpartner (Anschrift, E-Mail, Telefon), Kurzbeschreibung (Inhalt/Branche/Zielsetzung), Auftragsvolumen in EURErfüllung aller Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung (z. B. Farblaser, Blauer Engel, RFID-Kartenleser, Follow-Me-Lizenz, ISO-15408-Datensicherheitskit für Klasse B, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten, deutschsprachige Hotline, Original-Verbrauchsmaterial) – Nichterfüllung führt zum Ausschluss
Qualitative Bewertung (für Wertung, nicht nur Eignung)
Vor-Ort-Reaktionszeit (Zielwert besser als Mindeststandard)WiederherstellungszeitBereitstellungszeit für ErsatzsystemErreichbarkeit und Reaktionszeit der Service-HotlineAchtung: Für die Wertung müssen mindestens 50 % der Maximalpunktzahl erreicht werden, sonst Ausschluss
Referenzprojekte
3 ReferenzenZeitraum: letzte 3 GeschäftsjahreVolumen: nicht konkret beziffert – vergleichbar in Art, Dauer und Umfang
Drei vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Geschäftsjahren über Anmietung/Lieferung von Druck- und Multifunktionssystemen inklusive Software und Service
Pro Referenz: Leistungszeitraum, Auftraggeber mit Ansprechpartner (Anschrift, E-Mail, Telefon), Kurzbeschreibung (Leistungsumfang/Dauer/Zielsetzung/Branche), Auftragsvolumen in EUR. Mehrere kleinere Projekte können kumuliert ein Referenzprojekt ersetzen.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 50%4–10 · 34%11+ · 16%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)1TA Triumph-Adler Deutschland GmbH11 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗2Ricoh Deutschland GmbH11 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗3Heinrich Wietholt GmbH3 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗4Konica Minolta Business Solutions Czech, spol. s r.o.3 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗5SHARP2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 15 erledigt
Angebotsformulare und Preisangaben
Eignungs- und Zuverlässigkeitsnachweise
Technische und umweltbezogene Unterlagen
Bei Bietergemeinschaften / Eignungsleihe / Nachunternehmer
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Auftraggeber
Debeka BKK
Ort
56072 Koblenz, Rheinland-Pfalz
Kategorie
Drucker und Plotter
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Erfüllungsort
Ort der Leistung
56072 Koblenz
Rheinland-Pfalz
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