Beschaffung Druck- und Kopiersysteme

Es werden sieben Leistungsklassen (LK 1 bis LK 7) angeboten, alle als fabrikneue Systeme inklusive Software und Zubehör:

• LK 1: DIN-A3-Kopiersystem SW/Farbe, mind. 60 Seiten/Min., 2 Stück, mit Papierausgabe/-verarbeitung
• LK 2: DIN-A3-Kopiersystem SW/Farbe, mind. 30 Seiten/Min., 12 Stück, mit Papierausgabe/-verarbeitung
• LK 3: DIN-A3-Kopiersystem SW/Farbe, mind. 30 Seiten/Min., 38 Stück
• LK 4: DIN-A3-Kopiersystem SW, mind. 40 Seiten/Min., 10 Stück
• LK 5: DIN-A4-Kopiersystem SW/Farbe, mind. 30 Seiten/Min., 11 Stück, mit zusätzlicher Universalpapierkassette (≥500 Blatt)
• LK 6: DIN-A4-Kopiersystem SW, mind. 40 Seiten/Min., 6 Stück, mit zusätzlicher Universalpapierkassette (≥500 Blatt)
• LK 7: DIN-A4-Drucksystem SW, mind. 40 Seiten/Min., 3 Stück, mit zusätzlicher Universalpapierkassette (≥500 Blatt)

Alle Systeme müssen auf einer einheitlichen Produkt-/Herstellerplattform basieren.

• Lieferung und Installation in den Dienstgebäuden des Auftraggebers (Rathaus inkl. Dienstgebäude, Schulen, Kindergärten im Stadtgebiet Dachau)
• Rollout-Zeitraum vom 01.09.2026 bis 30.09.2026, Beginn spätestens 01.09.2026
• An- und Abtransport frei Verwendungsstelle, Rücknahme des Verpackungsmaterials
• Vorkonfiguration, Netzwerkanbindung (TCP/IP IPv4/IPv6/IPsec, 100/1000 Base-T Ethernet)
• Vollständige Inbetriebnahme inklusive lauffähiger Software
• Ausführliche Einweisung der Multiplikatoren/Administratoren (mindestens 45 Minuten je Standort) sowie Review-Gespräch vier Wochen später
• Zusätzliche Einweisung der Systemadministratoren in Administration, Installation und Konfiguration
• Innerhalb von 5 Arbeitstagen nach Aufforderung ist eine Teststellung bereitzustellen; die Teststellung dauert mindestens 10 Arbeitstage.

• Urheberrechtsabgaben (§ 54a / § 54c UrhG)
• Wartung, Reinigung, Inspektion, Reparatur inklusive An-/Abfahrt, Arbeitszeit, Ersatzteile und Softwareupdates – auch für Zubehör (Unterschränke, Finisher, Kassettenfächer etc.)
• Lieferung und Einbau sämtlicher Verbrauchsmaterialien (Toner s/w + farbig, Starter, Trommel, Entwicklungseinheit) – ohne Papier und Heftklammern; Toner-Einbau durch den Auftraggeber
• Ausreichende Ersatzbevorratung von Tonern je Standort und Gerätetyp sowie Tonerreserven je Standort bei Inbetriebnahme
• Störmeldungen per E-Mail oder Telefon (Mo–Do 07:30–16:00 Uhr, Fr 07:30–13:00 Uhr)
• Reaktionszeit bzw. Reparaturbeginn vor Ort innerhalb von 4 Stunden (Mo–Fr) bei Störungen
• Ersatzgerät (gleicher Typ, gleiche Ausstattung/Leistung oder Nachfolgemodell) spätestens am nächsten Werktag (24 Std.), falls die Reparatur am gleichen Tag nicht möglich ist
• Bei mehr als 3 gleichen Störungen pro Monat (ohne Kundenverschulden) besteht eine Austauschpflicht
• Mindestens 1× pro Jahr präventive Wartung mit Zustandsprüfung, Austausch von Verschleißteilen und Grundreinigung
• Gerätebezogene Wartungsdokumentation auf Verlangen
• Service-Hotline (deutschsprachig, Telefon/Fax/E-Mail) zu den genannten Zeiten
• Automatische Tonerbedarfs-Meldung/Bestellung nach definierbaren Vorgaben
• Rücknahme und umweltgerechte Entsorgung aller Austauschmaterialien, Altgeräte, Geräteteile, Wartungsabfälle und Verpackungen auf Kosten des Auftragnehmers; Rücktransportkosten inklusive
• Benennung kompetenter Ansprechpartner (inkelusive Vertretung) für Beratung, Betreuung, Reklamationen und Abrechnung
• Einsatz ausreichenden Fachpersonals
• Alle Auslagen und Nebenkosten (Spesen, Übernachtungs- und Fahrtkosten) sind enthalten; Reisezeiten werden nicht vergütet
• Reparaturen in den Räumlichkeiten des Auftraggebers; bei Abtransport: Festplatte ausbauen/übergeben oder zertifiziert löschen, Backup erstellen und nach Reparatur wieder aufspielen
• Festplattenverschlüsselung mindestens 256-bit AES bei allen Systemen mit Festplatte
• Bei Vertragsende: zertifizierte Löschung nach BSI und DIN 66399 mit schriftlichem Nachweis an den Auftraggeber; kostenfreie Abholung der Geräte

• Kartenleser in allen Leistungsklassen: Authentifizierung über vorhandene Mitarbeiterschlüssel/-karten (Hitag 1 Premium Line, Multifunktions-Ausweis, 125 kHz, 256 Byte, wiederbeschreibbar); optional zusätzlich manuelle PIN-Eingabe; nutzbar für Drucken, Scannen (Scan2File/Mail/Fax) und Kopieren
• Follow Me Print: Druckaufträge werden zentral in einer persönlichen Druck-Queue gespeichert und erst bei Authentifizierung am Gerät ausgegeben; bei Follow-Me-Print-Systemen gilt dies auch für Kopien
• Managementsoftware: Kompatibilität mit der bestehenden Software PaperCut des Auftraggebers (im Eigentum des Auftraggebers); für Sharp-Kopiersysteme sind Lizenzen vorhanden

• Netzwerk: TCP/IP, IPv4 + IPv6, 100/1000 Base-T Ethernet
• Druck-Server: MS Windows Server 2019 R2 / 2022 / 2025 (64 Bit); Konfigurationssoftware deutsch; Zentralmanagement über AD/LDAP
• Druck-Client: MS Windows 10 + 11, PCL6/PS3, deutscher Treiber
• Druckfunktionen: Duplex, 2-up, Direktdruck USB (PDF/TIF/JPG), vertraulicher Druck per PIN, MiFare-Desfire-Kartenleser
• Scannen: Scan to Mail/Folder/Fax/OCR/Word, Anbindung an Exchange-/LDAP-Adressbuch, Dateiformate PDF, Secure PDF, PDF-A, TIFF, JPEG; OCR; Duplexsimultanscan
• Sicherheit: IP-/MAC-Adressfilterung, IPsec, IPv6, SSL/TLS-verschlüsselt, SNMP v3.0, CA-Zertifikat, IEEE 802.1X, USB-/Port-Deaktivierung, sicherer Druck

• Energie: ENERGY STAR mit aktivierter Energieverwaltung; TEC-Wert ist nachzuweisen
• Zertifikate: Blauer Engel RAL-UZ-205/219
• Toner: Prüfungen nach ISO/IEC 19752 (Mono-Laser) und ISO/IEC 19798 (Farblaser); keine krebserregenden Bestandteile; emissionsfreies Auffüllen
• Materialien: keine Selen-Kopiertrommeln; keine halogenhaltigen Kunststoffe (z.B. PVC) in Verpackungen
• Geräuschemissionen: einzuhaltende Höchstwerte LWAd (Monochrom/Farbe maximal 75 dB)
• Papier: Recyclingpapier (DIN EN 12281) ohne erhöhte Störanfälligkeit; kompatibel mit Standard-/Recyclingpapier 60–200 g/m², Urkundenpapier, OHP-Folien, Klebeetiketten und Fotopapier

• Monatliches Inklusivvolumen: 200.000 Seiten DIN A4 schwarz/weiß und 30.000 Seiten DIN A4 farbig
• Verbrauch jenseits des Inklusivvolumens wird über die Clickpreise des Preisblatts abgerechnet
• Nachmietkonditionen für Ergänzungen/Nachrüstungen während der Rahmenvertragslaufzeit sind nach 5 Restlaufzeit-Stufen gestaffelt (59–48, 47–36, 35–24, 23–12, 11–6 Monate)
• Abrufbare Dienstleistungen ohne Abnahmeverpflichtung: Techniker (30 Stunden, Arbeitszeit + Anfahrt) und Systemspezialist (10 Stunden, Arbeitszeit + Anfahrt)

• Vertragslaufzeit: 60 Monate ab Vertragsbeginn (geplant 01.10.2026 bis 30.09.2031)
• Verlängerungsoption: einseitig durch den Auftraggeber um bis zu 12 Monate
• Keine Aufteilung in Lose, kein Rahmenvertrag; Vergabe als Gesamtauftrag
• Mehrere Hauptangebote, Nebenangebote und Alternativangebote sind nicht zulässig

• Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (z.B. Insolvenz, Liquidation, schwere Verfehlungen, Steuer-/Sozialabgabenverstöße)
• Kein Russlandbezug des Bieters, eingesetzter Nachunternehmer, Lieferanten oder Eignungsverleiher im Sinne der EU-Verordnung (EU) 2022/576; Ausnahmen nur, wenn der Anteil der Russland-bezogenen Leistung 10 % der Auftragssumme nicht überschreitet oder eine Ausnahme nach Art. 5k Abs. 2 EU-VO 2022/576 greift
• Pauschalierter Schadensersatz in Höhe von 15 % der Bruttoabrechnungssumme bei unzulässiger Wettbewerbsbeschränkung

• Erfüllung der gewerberechtlichen Voraussetzungen für die Ausführung der Leistung
• Fachkunde und Leistungsfähigkeit zur Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen
• Ausreichend Fachpersonal für Rollout, Service und Wartung
• Mit dem Angebot ist die Eigenerklärung zur Eignung (L 124) einzureichen; auf Verlangen sind Nachweise vorzulegen
• Mit der EEE (Einheitliche Europäische Eigenerklärung) kann die Eignung ebenfalls belegt werden
• Optionale Präqualifikation mit Eintragung im Amtlichen Verzeichnis (Angabe von Zertifikatsnummer und Zugangscode)

• Umsatz der letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahre, soweit er Leistungen betrifft, die mit der zu vergebenden Leistung vergleichbar sind
• Betriebshaftpflichtversicherung mit ausreichender Deckungssumme für Personen- und Sach-/Vermögensschäden, aufrechtzuhalten über die gesamte Vertragslaufzeit
• Durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl der letzten drei Jahre

• Drei vergleichbare Referenzen aus den letzten drei Jahren (auf Verlangen, falls das Angebot in die engere Wahl kommt) mit Ansprechpartner, Art der Leistung, Auftragssumme und Ausführungszeitraum
• Nachweise zu Datensicherheit (z.B. Zertifikate) für die angebotenen Systeme
• Erforderliche Zertifizierungen/Prüfzeichen (CE, Blauer Engel, Energy Star, GS, VDE, akkreditierte Prüfstelle)
• Herstellerfreigabe der eingesetzten Toner
• Herstellererklärungen (z.B. IT Eco-Declaration) und Sicherheits-/Umweltdatenblätter für Geräte und Toner je Leistungsklasse

• Bietergemeinschaften: gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder; ein bevollmächtigter Vertreter vertritt alle Mitglieder rechtsverbindlich; auf Verlangen ist die Erklärung von allen Mitgliedern zu unterschreiben
• Bietergemeinschaften sind nur dann als KMU zu werten, wenn der überwiegende Teil des Auftrags von KMU-Partnern erbracht wird
• Nachunternehmer sind erlaubt; Verzeichnis der Leistungen anderer Unternehmen (L 234/L 235) ist gegebenenfalls einzureichen
• Bei Eignungsleihe ist eine Verpflichtungserklärung des anderen Unternehmens (L 236) erforderlich
• Angebotssprache: Deutsch (oder beglaubigte Übersetzung)
• Fehlende Angaben zum Bieter können vom Auftraggeber nach Fristablauf nachgefordert werden