Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWas wird gemacht?
Der Kreis Rendsburg-Eckernförde lässt ca. 40.000 Akten (rund 5,95 Mio. Blatt, 850 laufende Meter) aus verschiedenen Fachdiensten digitalisieren. Hintergrund: Die Verwaltung führt schrittweise die elektronische Akte (eAkte) im Dokumentenmanagementsystem „ENAIO" (Optimal Systems) ein – die Papierbestände müssen dafür gescannt und ins System überführt werden.
Was muss der Auftragnehmer leisten?
Abholung der Akten beim Kreishaus in Rendsburg in verschließbaren DatenschutzbehältnissenAufbereitung der Akten (Heften, Trennen, Post-its, Struktur erhalten)Digitalisierung (überwiegend DIN A4, 300 DPI, teils Farbe/schwarz-weiß, PDF/A mit OCR)Bereitstellung der Scandaten über einen SFTP-ServerEinbau eines Transfervermerks in jede AkteQualitätssicherung (mind. 3 % Stichprobe, Ultraschall-Doppeleinzugskontrolle)Aufbewahrung der Originale mind. 6 Monate bis zur VernichtungsfreigabeVernichtung nach DIN 66399 (Schutzklasse 2, Stufe P-3) oder Rücklieferung – je nach Wunsch des FachdienstesBearbeitung von Ad-hoc-Abrufen einzelner Akten innerhalb von 2 Werktagen
Rahmenvertrag:
Laufzeit: 01.08.2026 – 01.08.2028 (2 Jahre)Option: einmalige Verlängerung um max. 2 JahreHöchstwert: 1.500.000 € netto – bei Erreichen endet der Vertrag automatischZuschlag: nach niedrigstem Preis
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertDie Angebotsfrist ist abgelaufen.
HEUTE
Termin / FristJUN2026 SEP DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN
Veröffentlichung
Bereitstellung Vergabeunterlagen
Angebotsfrist
Angebotsgültigkeit
Rahmenvertrag Laufzeit
Leistungserbringungbis 2030
Güteprüfung
Aktenaufbewahrung
Reaktionszeit Ad-hoc-Abruf
Vorlauf Abholtermin-Änderung
Verlängerung 1bis 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das einzige Auswahlkriterium unter den geeigneten Bietern ist der Preis.
KI-Hinweis: Die Ausschreibung nennt explizit den Preis als einziges Zuschlagskriterium mit 100% Gewichtung.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAbholung und Transport
Abholung der laufenden Fallakten bei den Fachdiensten im Kreishaus Rendsburg.Abholzeiten: Montag–Donnerstag 08:00–16:00 Uhr, Freitag 08:00–12:00 Uhr.Transport in verschließbaren Datenschutzbehältnissen.Geschätzte Mengen: ca. 30 Holfahrten und ca. 5 Rücktransporte mit Fahrzeugen bis 3,5 t.Bei Änderung des Abholtermins: Vorlauf von 4–6 Wochen für Benachrichtigung.
Aufbereitung und Scannen
Aufbereitung der Akten: Entnehmen, Heftungen/Fixierungen entfernen, Post-its anbringen, Originalstruktur beibehalten.Digitalisierung der Akten überwiegend im Format DIN A4 (97,7 %), weitere Formate: A5 (0,5 %), kleiner A5 (0,2 %), A3 (1 %), größer A3 (0,3 %), Briefumschläge (0,3 %).Scan-Auflösung: 300 DPI (ca. 95 %), 600 DPI (ca. 5 %); ca. 60 % Farbe, ca. 40 % schwarz/weiß.Doppelseitig bedruckte Blätter: ca. 20 %.Trägerformate: Hängemappen (ca. 80 %), Leitz-Ordner (ca. 20 %).Lieferung als PDF/A mit OCR (durchsuchbar).Transfervermerk in jede Akte eingebettet.Programmierung/Einrichtung der Scanstrecke: ca. 13 Einzelaufträge.Geschätztes Gesamtvolumen: ca. 5.945.000 Blatt Standarddigitalisierung, ca. 77.350 Blatt ab DIN A3.
Qualitätssicherung und Bereitstellung
Qualitätssicherung: Stichprobenprüfung von mindestens 3 % je Auftrag, Ultraschall-Doppeleinzugskontrolle.Bereitstellung der digitalisierten Daten auf einem SFTP-Server.Prozessdokumentation und Reporting je Einzelauftrag.Verfahrensanweisung nach TR Resiscan (BSI).Güteprüfung durch den Auftraggeber: bis 4 Wochen nach Lieferung.Ad-hoc-Abruf einzelner Akten: Lieferung der digitalisierten Fassung innerhalb von 2 Werktagen nach Auftragseingang (Musskriterium, ca. 500 Stück pro Jahr).
Aufbewahrung, Rücklieferung und Vernichtung
Aufbewahrung der Papieroriginale mindestens 6 Monate ab digitaler Übermittlung – bis zur Vernichtungsfreigabe durch den Auftraggeber.Auftragnehmer ist verpflichtet, die Vernichtungsfreigabe aktiv einzufordern.Vernichtung nach DIN 66399-1/-2, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P-3; Volumen: ca. 850 laufende Aktenmeter.Rücksendung nicht scanbarer Objekte an den Auftraggeber.Geschätztes Lagervolumen: ca. 850 laufende Meter.
Vertragliche Eckdaten zum Leistungsabruf
Rahmenvertrag mit Höchstwert 1.500.000 € netto – kein Abrufanspruch, bei Erreichen des Höchstwertes endet der Vertrag automatisch.Leistungszeitraum insgesamt: ca. Q3 2026 bis Ende 2030 (in Absprache mit den Fachdiensten).Change Requests (Zusatz-/Sonderleistungen): gesonderte schriftliche Beauftragung, Abrechnung nach im Preisblatt hinterlegtem Stundensatz.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFachliche Eignung – Referenzen
Mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren.Inhalt: Digitalisierung kommunaler Aktenbestände mit vergleichbarer Leistung (Scannen, Aufbereitung, DMS-Integration).Mindestauftragswert je Referenz: 100.000 € netto.Nachweis: Aufstellung in der „Erklärung zur Eignung" (Projektbezeichnung, Referenzkunde, Ansprechpartner, Aktenvolumen, Zeitraum, Auftragssumme).Auf Verlangen: weitere Bescheinigungen (z.B. Bestätigung des Referenzkunden).
Technische Eignung – Zertifikate und Datenschutz
ISO/IEC 27001 (IT-Sicherheitsmanagement) – Zertifikat in Kopie.DIN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) – Zertifikat in Kopie.Bestellter Datenschutzbeauftragter – Nachweis der Bestellung beifügen.Sicherheitskonzept mit technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.Standortgarantie: Alle Akten verbleiben in der Bundesrepublik Deutschland, alle Server in Deutschland.Verpflichtungserklärung der Mitarbeitenden auf Datenschutz und Verschwiegenheit.
Personelle Eignung – Transport und Logistik
In jeder Transportkolonne mindestens eine Person mit:Deutschkenntnissen mindestens Sprachniveau C1,nachgewiesener Erfahrung im datenschutzkonformen Transport.Nachweis: Qualifikationsnachweis (z.B. Lebenslauf, Zeugnis) je Kolonne.
Zuverlässigkeit und Ausschlussgründe
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (Insolvenz, schwere Verfehlungen, unzuverlässige Leistungserbringung).Eintragung im Berufsregister des Sitzes/Wohnsitzes (sofern pflichtig).Insolvenzfreiheit: kein laufendes Insolvenzverfahren, keine Liquidation.Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen.Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft.Bei Aufträgen > 30.000 €: Auszug aus dem Gewerbezentralregister wird vom Auftraggeber angefordert.Keine Verurteilung mit Freiheitsstrafe > 3 Monaten, Geldstrafe > 90 Tagessätzen oder Geldbuße > 2.500 € in den letzten 2 Jahren.
Kapazität und zeitliche Verfügbarkeit
Bestätigung der Einhaltung der zeitlichen Vorgaben gemäß Leistungsbeschreibung (Leistungszeitraum Q3 2026 bis Ende 2030).Reaktionszeit 2 Werktage für vorgezogene Digitalisierungsaufträge (Musskriterium).Erklärung, dass die für die Auftragsdurchführung erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen.Namentliche Benennung der für die Leitung vorgesehenen Personen (auf Verlangen).
EU-Sanktionskonformität (RUS)
Eigenerklärung zur Einhaltung des 5. EU-Sanktionspakets gegen Russland (zwingend mit Angebot einzureichen).Bestätigung, dass weder der Bieter noch eingesetzte Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Eignungsverleiher:russische Staatsangehörige oder in Russland niedergelassene natürliche/juristische Personen sind,juristische Personen sind, deren Anteile zu > 50 % von russischen Organisationen gehalten werden,im Auftrag oder auf Anweisung russischer Organisationen handeln.Schwellenwert: Verbot greift, wenn mehr als 10 % des Auftragswertes auf betroffene Unternehmen entfallen.Ohne diese Erklärung: Ausschluss des Angebots von der Wertung.
Verfahrensrahmen und Zuschlag
Verfahrensart: offenes Verfahren (EU-weit).Zuschlagskriterium: niedrigster Preis.Sprache: Deutsch.Bietergemeinschaften sind zulässig (mit Textform-Erklärung, Benennung des Bevollmächtigten, gesamtschuldnerische Haftung).Unteraufträge/Eignungsleihe möglich, jedoch mit Verpflichtungserklärungen und ggf. gemeinsamer Haftung.Keine Mischkalkulationen, Preise in Euro mit max. 3 Nachkommastellen ohne Umsatzsteuer.Nebenangebote grundsätzlich möglich, müssen aber die Mindestanforderungen erfüllen und eindeutig beschrieben sein.
Referenzprojekte
mind. 3 ReferenzenZeitraum: aus den letzten 3 JahrenVolumen: jeweils mind. 100.000 € Auftragswert
Vergleichbare Digitalisierungsprojekte kommunaler Aktenbestände (Scannen, Aufbereitung, DMS-Integration)
Aufstellung in der 'Erklärung zur Eignung': Projektbezeichnung, Referenzkunde, Ansprechpartner, Aktenvolumen, Zeitraum, Auftragssumme. Inhaltliche Vergleichbarkeit zur ausgeschriebenen Leistung erforderlich.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben11+Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 28%4–10 · 29%11+ · 43%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 20 erledigt
Pflichtformulare & Angebotsschreiben
Eignungsnachweise & Zertifikate
Datenschutz & Compliance
Auf Verlangen nachzureichen
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Auf einen Blick
Auftraggeber
Kreis Rendsburg-Eckernförde | Vergabekammer Schleswig-Holstein beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus
Anschrift
24768 Rendsburg
Ort
24768 Rendsburg
Kategorie
Drucker, Kopierer & Scanner
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.deutsche-evergabe.de ↗Weitere Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner
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