Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner
Digitalisierung von Bestandsakten
Kreis Rendsburg-Eckernförde | Vergabekammer Schleswig-Holstein beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)Rendsburg, Schleswig-HolsteinVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenWas wird gemacht?
Der Kreis Rendsburg-Eckernförde lässt ca. 40.000 Akten (rund 5,95 Mio. Blatt, 850 laufende Meter) aus verschiedenen Fachdiensten digitalisieren. Hintergrund: Die Verwaltung führt schrittweise die elektronische Akte (eAkte) im Dokumentenmanagementsystem „ENAIO" (Optimal Systems) ein – die Papierbestände müssen dafür gescannt und ins System überführt werden.
Was muss der Auftragnehmer leisten?
Abholung der Akten beim Kreishaus in Rendsburg in verschließbaren DatenschutzbehältnissenAufbereitung der Akten (Heften, Trennen, Post-its, Struktur erhalten)Digitalisierung (überwiegend DIN A4, 300 DPI, teils Farbe/schwarz-weiß, PDF/A mit OCR)Bereitstellung der Scandaten über einen SFTP-ServerEinbau eines Transfervermerks in jede AkteQualitätssicherung (mind. 3 % Stichprobe, Ultraschall-Doppeleinzugskontrolle)Aufbewahrung der Originale mind. 6 Monate bis zur VernichtungsfreigabeVernichtung nach DIN 66399 (Schutzklasse 2, Stufe P-3) oder Rücklieferung – je nach Wunsch des FachdienstesBearbeitung von Ad-hoc-Abrufen einzelner Akten innerhalb von 2 Werktagen
Rahmenvertrag:
Laufzeit: 01.08.2026 – 01.08.2028 (2 Jahre)Option: einmalige Verlängerung um max. 2 JahreHöchstwert: 1.500.000 € netto – bei Erreichen endet der Vertrag automatischZuschlag: nach niedrigstem Preis
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUN2026 SEP DEZ MÄR JUN SEP DEZ MÄR JUN
Veröffentlichung2. Juni 2026
Bereitstellung Vergabeunterlagen2. Juni 2026
Angebotsfrist3. Juli 2026
Angebotsgültigkeit3. Juli – 13. Juli 2026
Rahmenvertrag Laufzeit1. Aug. 2026 – 1. Aug. 2028
Leistungserbringungca. 1. Aug. 2026 – 31. Dez. 2030bis 2030
Güteprüfungca. 1. Aug. 2026 – 1. Aug. 2028
Aktenaufbewahrungca. 1. Aug. 2026 – 1. Aug. 2028
Reaktionszeit Ad-hoc-Abrufca. 1. Aug. 2026 – 1. Aug. 2028
Vorlauf Abholtermin-Änderungca. 1. Aug. 2026 – 1. Aug. 2028
Verlängerung 11. Aug. 2028 – 1. Aug. 2030bis 2030
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenNiedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
- Preis100%
Der Preis wird aus der Wertungssumme des Angebotes ermittelt. Die Wertungssummen werden ermittelt aus den nachgerechneten Angebotssummen, insbesondere unter Berücksichtigung von Nachlässen. Das einzige Auswahlkriterium unter den geeigneten Bietern ist der Preis.
KI-Hinweis: Die Leistungsbeschreibung (Abschnitt 2.4) und das Formular 631 EU (Abschnitt 6) bestimmen übereinstimmend, dass der Preis das einzige Zuschlagskriterium ist.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenAbholung und Transport
Abholung der laufenden Fallakten bei den Fachdiensten im Kreishaus Rendsburg.Abholzeiten: Montag–Donnerstag 08:00–16:00 Uhr, Freitag 08:00–12:00 Uhr.Transport in verschließbaren Datenschutzbehältnissen.Geschätzte Mengen: ca. 30 Holfahrten und ca. 5 Rücktransporte mit Fahrzeugen bis 3,5 t.Bei Änderung des Abholtermins: Vorlauf von 4–6 Wochen für Benachrichtigung.
Aufbereitung und Scannen
Aufbereitung der Akten: Entnehmen, Heftungen/Fixierungen entfernen, Post-its anbringen, Originalstruktur beibehalten.Digitalisierung der Akten überwiegend im Format DIN A4 (97,7 %), weitere Formate: A5 (0,5 %), kleiner A5 (0,2 %), A3 (1 %), größer A3 (0,3 %), Briefumschläge (0,3 %).Scan-Auflösung: 300 DPI (ca. 95 %), 600 DPI (ca. 5 %); ca. 60 % Farbe, ca. 40 % schwarz/weiß.Doppelseitig bedruckte Blätter: ca. 20 %.Trägerformate: Hängemappen (ca. 80 %), Leitz-Ordner (ca. 20 %).Lieferung als PDF/A mit OCR (durchsuchbar).Transfervermerk in jede Akte eingebettet.Programmierung/Einrichtung der Scanstrecke: ca. 13 Einzelaufträge.Geschätztes Gesamtvolumen: ca. 5.945.000 Blatt Standarddigitalisierung, ca. 77.350 Blatt ab DIN A3.
Qualitätssicherung und Bereitstellung
Qualitätssicherung: Stichprobenprüfung von mindestens 3 % je Auftrag, Ultraschall-Doppeleinzugskontrolle.Bereitstellung der digitalisierten Daten auf einem SFTP-Server.Prozessdokumentation und Reporting je Einzelauftrag.Verfahrensanweisung nach TR Resiscan (BSI).Güteprüfung durch den Auftraggeber: bis 4 Wochen nach Lieferung.Ad-hoc-Abruf einzelner Akten: Lieferung der digitalisierten Fassung innerhalb von 2 Werktagen nach Auftragseingang (Musskriterium, ca. 500 Stück pro Jahr).
Aufbewahrung, Rücklieferung und Vernichtung
Aufbewahrung der Papieroriginale mindestens 6 Monate ab digitaler Übermittlung – bis zur Vernichtungsfreigabe durch den Auftraggeber.Auftragnehmer ist verpflichtet, die Vernichtungsfreigabe aktiv einzufordern.Vernichtung nach DIN 66399-1/-2, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P-3; Volumen: ca. 850 laufende Aktenmeter.Rücksendung nicht scanbarer Objekte an den Auftraggeber.Geschätztes Lagervolumen: ca. 850 laufende Meter.
Vertragliche Eckdaten zum Leistungsabruf
Rahmenvertrag mit Höchstwert 1.500.000 € netto – kein Abrufanspruch, bei Erreichen des Höchstwertes endet der Vertrag automatisch.Leistungszeitraum insgesamt: ca. Q3 2026 bis Ende 2030 (in Absprache mit den Fachdiensten).Change Requests (Zusatz-/Sonderleistungen): gesonderte schriftliche Beauftragung, Abrechnung nach im Preisblatt hinterlegtem Stundensatz.
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenFachliche Eignung – Referenzen
Mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren.Inhalt: Digitalisierung kommunaler Aktenbestände mit vergleichbarer Leistung (Scannen, Aufbereitung, DMS-Integration).Mindestauftragswert je Referenz: 100.000 € netto.Nachweis: Aufstellung in der „Erklärung zur Eignung" (Projektbezeichnung, Referenzkunde, Ansprechpartner, Aktenvolumen, Zeitraum, Auftragssumme).Auf Verlangen: weitere Bescheinigungen (z.B. Bestätigung des Referenzkunden).
Technische Eignung – Zertifikate und Datenschutz
ISO/IEC 27001 (IT-Sicherheitsmanagement) – Zertifikat in Kopie.DIN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) – Zertifikat in Kopie.Bestellter Datenschutzbeauftragter – Nachweis der Bestellung beifügen.Sicherheitskonzept mit technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.Standortgarantie: Alle Akten verbleiben in der Bundesrepublik Deutschland, alle Server in Deutschland.Verpflichtungserklärung der Mitarbeitenden auf Datenschutz und Verschwiegenheit.
Personelle Eignung – Transport und Logistik
In jeder Transportkolonne mindestens eine Person mit:Deutschkenntnissen mindestens Sprachniveau C1,nachgewiesener Erfahrung im datenschutzkonformen Transport.Nachweis: Qualifikationsnachweis (z.B. Lebenslauf, Zeugnis) je Kolonne.
Zuverlässigkeit und Ausschlussgründe
Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (Insolvenz, schwere Verfehlungen, unzuverlässige Leistungserbringung).Eintragung im Berufsregister des Sitzes/Wohnsitzes (sofern pflichtig).Insolvenzfreiheit: kein laufendes Insolvenzverfahren, keine Liquidation.Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen.Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft.Bei Aufträgen > 30.000 €: Auszug aus dem Gewerbezentralregister wird vom Auftraggeber angefordert.Keine Verurteilung mit Freiheitsstrafe > 3 Monaten, Geldstrafe > 90 Tagessätzen oder Geldbuße > 2.500 € in den letzten 2 Jahren.
Kapazität und zeitliche Verfügbarkeit
Bestätigung der Einhaltung der zeitlichen Vorgaben gemäß Leistungsbeschreibung (Leistungszeitraum Q3 2026 bis Ende 2030).Reaktionszeit 2 Werktage für vorgezogene Digitalisierungsaufträge (Musskriterium).Erklärung, dass die für die Auftragsdurchführung erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen.Namentliche Benennung der für die Leitung vorgesehenen Personen (auf Verlangen).
EU-Sanktionskonformität (RUS)
Eigenerklärung zur Einhaltung des 5. EU-Sanktionspakets gegen Russland (zwingend mit Angebot einzureichen).Bestätigung, dass weder der Bieter noch eingesetzte Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Eignungsverleiher:russische Staatsangehörige oder in Russland niedergelassene natürliche/juristische Personen sind,juristische Personen sind, deren Anteile zu > 50 % von russischen Organisationen gehalten werden,im Auftrag oder auf Anweisung russischer Organisationen handeln.Schwellenwert: Verbot greift, wenn mehr als 10 % des Auftragswertes auf betroffene Unternehmen entfallen.Ohne diese Erklärung: Ausschluss des Angebots von der Wertung.
Verfahrensrahmen und Zuschlag
Verfahrensart: offenes Verfahren (EU-weit).Zuschlagskriterium: niedrigster Preis.Sprache: Deutsch.Bietergemeinschaften sind zulässig (mit Textform-Erklärung, Benennung des Bevollmächtigten, gesamtschuldnerische Haftung).Unteraufträge/Eignungsleihe möglich, jedoch mit Verpflichtungserklärungen und ggf. gemeinsamer Haftung.Keine Mischkalkulationen, Preise in Euro mit max. 3 Nachkommastellen ohne Umsatzsteuer.Nebenangebote grundsätzlich möglich, müssen aber die Mindestanforderungen erfüllen und eindeutig beschrieben sein.
Referenzprojekte
mind. 3 ReferenzenZeitraum: aus den letzten 3 JahrenVolumen: jeweils mind. 100.000 € Auftragswert
Vergleichbare Digitalisierungsprojekte kommunaler Aktenbestände (Scannen, Aufbereitung, DMS-Integration)
Aufstellung in der 'Erklärung zur Eignung': Projektbezeichnung, Referenzkunde, Ansprechpartner, Aktenvolumen, Zeitraum, Auftragssumme. Inhaltliche Vergleichbarkeit zur ausgeschriebenen Leistung erforderlich.
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben1–3Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 2 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 50%4–10 · 46%11+ · 4%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 20 erledigt
Pflichtformulare & Angebotsschreiben
Eignungsnachweise & Zertifikate
Datenschutz & Compliance
Auf Verlangen nachzureichen
Verlauf dieser Vergabe
3 Bekanntmachungen- 06.07.2026Ausschreibungauf dieser Seite
- Abgabefrist: 03.07.2026 → 10.07.2026
- 01.06.2026Ausschreibung
- 01.06.2026Ausschreibung
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Auftraggeber
Kreis Rendsburg-Eckernförde | Vergabekammer Schleswig-Holstein beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und Tourismus | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI)
Anschrift
24768 Rendsburg
Ort
24768 Rendsburg
Kategorie
Drucker, Kopierer & Scanner
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.deutsche-evergabe.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
24768 Rendsburg
Schleswig-Holstein
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