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Digitalisierung von Bestandsakten

Kreis Rendsburg-Eckernförde | Vergabekammer Schleswig-Holstein beim Ministerium für Wirtschaft, Verkehr, Arbeit, Technologie und TourismusRendsburg, Schleswig-HolsteinFrist: (in 24 Tagen)

Zusammenfassung

Was wird gemacht?

Der Kreis Rendsburg-Eckernförde lässt ca. 40.000 Akten (rund 5,95 Mio. Blatt, 850 laufende Meter) aus verschiedenen Fachdiensten digitalisieren. Hintergrund: Die Verwaltung führt schrittweise die elektronische Akte (eAkte) im Dokumentenmanagementsystem „ENAIO" (Optimal Systems) ein – die Papierbestände müssen dafür gescannt und ins System überführt werden.

Was muss der Auftragnehmer leisten?

  • Abholung der Akten beim Kreishaus in Rendsburg in verschließbaren Datenschutzbehältnissen
  • Aufbereitung der Akten (Heften, Trennen, Post-its, Struktur erhalten)
  • Digitalisierung (überwiegend DIN A4, 300 DPI, teils Farbe/schwarz-weiß, PDF/A mit OCR)
  • Bereitstellung der Scandaten über einen SFTP-Server
  • Einbau eines Transfervermerks in jede Akte
  • Qualitätssicherung (mind. 3 % Stichprobe, Ultraschall-Doppeleinzugskontrolle)
  • Aufbewahrung der Originale mind. 6 Monate bis zur Vernichtungsfreigabe
  • Vernichtung nach DIN 66399 (Schutzklasse 2, Stufe P-3) oder Rücklieferung – je nach Wunsch des Fachdienstes
  • Bearbeitung von Ad-hoc-Abrufen einzelner Akten innerhalb von 2 Werktagen

Rahmenvertrag:

  • Laufzeit: 01.08.2026 – 01.08.2028 (2 Jahre)
  • Option: einmalige Verlängerung um max. 2 Jahre
  • Höchstwert: 1.500.000 € netto – bei Erreichen endet der Vertrag automatisch
  • Zuschlag: nach niedrigstem Preis
Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Noch 24 Tage bis zur Angebotsfrist
Termin / Frist
202620272028
JUNSEPDEZMÄRJUNSEPDEZMÄRJUN
Veröffentlichung
Bereitstellung Vergabeunterlagen
Angebotsfrist
Angebotsgültigkeit
Rahmenvertrag Laufzeit
Leistungserbringung
bis 2030
Güteprüfung
Aktenaufbewahrung
Reaktionszeit Ad-hoc-Abruf
Vorlauf Abholtermin-Änderung
Verlängerung 1
bis 2030
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Niedrigster Preis1 Kriterium
Preis 100%Qualität 0%
  • Preis100%

    Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Das einzige Auswahlkriterium unter den geeigneten Bietern ist der Preis.

Die Ausschreibung nennt explizit den Preis als einziges Zuschlagskriterium mit 100% Gewichtung.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Abholung und Transport

  • Abholung der laufenden Fallakten bei den Fachdiensten im Kreishaus Rendsburg.
  • Abholzeiten: Montag–Donnerstag 08:00–16:00 Uhr, Freitag 08:00–12:00 Uhr.
  • Transport in verschließbaren Datenschutzbehältnissen.
  • Geschätzte Mengen: ca. 30 Holfahrten und ca. 5 Rücktransporte mit Fahrzeugen bis 3,5 t.
  • Bei Änderung des Abholtermins: Vorlauf von 4–6 Wochen für Benachrichtigung.

Aufbereitung und Scannen

  • Aufbereitung der Akten: Entnehmen, Heftungen/Fixierungen entfernen, Post-its anbringen, Originalstruktur beibehalten.
  • Digitalisierung der Akten überwiegend im Format DIN A4 (97,7 %), weitere Formate: A5 (0,5 %), kleiner A5 (0,2 %), A3 (1 %), größer A3 (0,3 %), Briefumschläge (0,3 %).
  • Scan-Auflösung: 300 DPI (ca. 95 %), 600 DPI (ca. 5 %); ca. 60 % Farbe, ca. 40 % schwarz/weiß.
  • Doppelseitig bedruckte Blätter: ca. 20 %.
  • Trägerformate: Hängemappen (ca. 80 %), Leitz-Ordner (ca. 20 %).
  • Lieferung als PDF/A mit OCR (durchsuchbar).
  • Transfervermerk in jede Akte eingebettet.
  • Programmierung/Einrichtung der Scanstrecke: ca. 13 Einzelaufträge.
  • Geschätztes Gesamtvolumen: ca. 5.945.000 Blatt Standarddigitalisierung, ca. 77.350 Blatt ab DIN A3.

Qualitätssicherung und Bereitstellung

  • Qualitätssicherung: Stichprobenprüfung von mindestens 3 % je Auftrag, Ultraschall-Doppeleinzugskontrolle.
  • Bereitstellung der digitalisierten Daten auf einem SFTP-Server.
  • Prozessdokumentation und Reporting je Einzelauftrag.
  • Verfahrensanweisung nach TR Resiscan (BSI).
  • Güteprüfung durch den Auftraggeber: bis 4 Wochen nach Lieferung.
  • Ad-hoc-Abruf einzelner Akten: Lieferung der digitalisierten Fassung innerhalb von 2 Werktagen nach Auftragseingang (Musskriterium, ca. 500 Stück pro Jahr).

Aufbewahrung, Rücklieferung und Vernichtung

  • Aufbewahrung der Papieroriginale mindestens 6 Monate ab digitaler Übermittlung – bis zur Vernichtungsfreigabe durch den Auftraggeber.
  • Auftragnehmer ist verpflichtet, die Vernichtungsfreigabe aktiv einzufordern.
  • Vernichtung nach DIN 66399-1/-2, Schutzklasse 2, Sicherheitsstufe P-3; Volumen: ca. 850 laufende Aktenmeter.
  • Rücksendung nicht scanbarer Objekte an den Auftraggeber.
  • Geschätztes Lagervolumen: ca. 850 laufende Meter.

Vertragliche Eckdaten zum Leistungsabruf

  • Rahmenvertrag mit Höchstwert 1.500.000 € netto – kein Abrufanspruch, bei Erreichen des Höchstwertes endet der Vertrag automatisch.
  • Leistungszeitraum insgesamt: ca. Q3 2026 bis Ende 2030 (in Absprache mit den Fachdiensten).
  • Change Requests (Zusatz-/Sonderleistungen): gesonderte schriftliche Beauftragung, Abrechnung nach im Preisblatt hinterlegtem Stundensatz.

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Fachliche Eignung – Referenzen

  • Mindestens 3 Referenzprojekte aus den letzten 3 Jahren.
  • Inhalt: Digitalisierung kommunaler Aktenbestände mit vergleichbarer Leistung (Scannen, Aufbereitung, DMS-Integration).
  • Mindestauftragswert je Referenz: 100.000 € netto.
  • Nachweis: Aufstellung in der „Erklärung zur Eignung" (Projektbezeichnung, Referenzkunde, Ansprechpartner, Aktenvolumen, Zeitraum, Auftragssumme).
  • Auf Verlangen: weitere Bescheinigungen (z.B. Bestätigung des Referenzkunden).

Technische Eignung – Zertifikate und Datenschutz

  • ISO/IEC 27001 (IT-Sicherheitsmanagement) – Zertifikat in Kopie.
  • DIN ISO 9001 (Qualitätsmanagement) – Zertifikat in Kopie.
  • Bestellter Datenschutzbeauftragter – Nachweis der Bestellung beifügen.
  • Sicherheitskonzept mit technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten.
  • Standortgarantie: Alle Akten verbleiben in der Bundesrepublik Deutschland, alle Server in Deutschland.
  • Verpflichtungserklärung der Mitarbeitenden auf Datenschutz und Verschwiegenheit.

Personelle Eignung – Transport und Logistik

  • In jeder Transportkolonne mindestens eine Person mit:
  • Deutschkenntnissen mindestens Sprachniveau C1,
  • nachgewiesener Erfahrung im datenschutzkonformen Transport.
  • Nachweis: Qualifikationsnachweis (z.B. Lebenslauf, Zeugnis) je Kolonne.

Zuverlässigkeit und Ausschlussgründe

  • Keine Ausschlussgründe nach §§ 123, 124 GWB (Insolvenz, schwere Verfehlungen, unzuverlässige Leistungserbringung).
  • Eintragung im Berufsregister des Sitzes/Wohnsitzes (sofern pflichtig).
  • Insolvenzfreiheit: kein laufendes Insolvenzverfahren, keine Liquidation.
  • Ordnungsgemäße Zahlung von Steuern, Abgaben und Sozialversicherungsbeiträgen.
  • Mitgliedschaft in der Berufsgenossenschaft.
  • Bei Aufträgen > 30.000 €: Auszug aus dem Gewerbezentralregister wird vom Auftraggeber angefordert.
  • Keine Verurteilung mit Freiheitsstrafe > 3 Monaten, Geldstrafe > 90 Tagessätzen oder Geldbuße > 2.500 € in den letzten 2 Jahren.

Kapazität und zeitliche Verfügbarkeit

  • Bestätigung der Einhaltung der zeitlichen Vorgaben gemäß Leistungsbeschreibung (Leistungszeitraum Q3 2026 bis Ende 2030).
  • Reaktionszeit 2 Werktage für vorgezogene Digitalisierungsaufträge (Musskriterium).
  • Erklärung, dass die für die Auftragsdurchführung erforderlichen Beschäftigten zur Verfügung stehen.
  • Namentliche Benennung der für die Leitung vorgesehenen Personen (auf Verlangen).

EU-Sanktionskonformität (RUS)

  • Eigenerklärung zur Einhaltung des 5. EU-Sanktionspakets gegen Russland (zwingend mit Angebot einzureichen).
  • Bestätigung, dass weder der Bieter noch eingesetzte Unterauftragnehmer, Lieferanten oder Eignungsverleiher:
  • russische Staatsangehörige oder in Russland niedergelassene natürliche/juristische Personen sind,
  • juristische Personen sind, deren Anteile zu > 50 % von russischen Organisationen gehalten werden,
  • im Auftrag oder auf Anweisung russischer Organisationen handeln.
  • Schwellenwert: Verbot greift, wenn mehr als 10 % des Auftragswertes auf betroffene Unternehmen entfallen.
  • Ohne diese Erklärung: Ausschluss des Angebots von der Wertung.

Verfahrensrahmen und Zuschlag

  • Verfahrensart: offenes Verfahren (EU-weit).
  • Zuschlagskriterium: niedrigster Preis.
  • Sprache: Deutsch.
  • Bietergemeinschaften sind zulässig (mit Textform-Erklärung, Benennung des Bevollmächtigten, gesamtschuldnerische Haftung).
  • Unteraufträge/Eignungsleihe möglich, jedoch mit Verpflichtungserklärungen und ggf. gemeinsamer Haftung.
  • Keine Mischkalkulationen, Preise in Euro mit max. 3 Nachkommastellen ohne Umsatzsteuer.
  • Nebenangebote grundsätzlich möglich, müssen aber die Mindestanforderungen erfüllen und eindeutig beschrieben sein.
Referenzprojekte
mind. 3 ReferenzenZeitraum: aus den letzten 3 JahrenVolumen: jeweils mind. 100.000 € Auftragswert

Vergleichbare Digitalisierungsprojekte kommunaler Aktenbestände (Scannen, Aufbereitung, DMS-Integration)

Aufstellung in der 'Erklärung zur Eignung': Projektbezeichnung, Referenzkunde, Ansprechpartner, Aktenvolumen, Zeitraum, Auftragssumme. Inhaltliche Vergleichbarkeit zur ausgeschriebenen Leistung erforderlich.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

11+Angebote erwartet
Hohe Konkurrenz

Median rund 15 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 28%4–10 · 29%11+ · 43%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Pflichtformulare & Angebotsschreiben4
  • Formblatt 633 (Angebotsschreiben) – vollständig ausgefüllt und unterschriebenPflicht
    Mit Firmendaten, USt-ID, HR-Nr., Angebotsendsumme brutto, Angabe zu Nebenangeboten, ggf. Preisnachlass.
  • Formblatt 124 LD (Eigenerklärung zur Eignung) – ausgefüllt und unterschriebenPflicht
    Alternativ: Einheitliche Europäische Eigenerklärung (EEE).
  • Preisblatt – mit Einheitspreisen (Festpreise ohne MwSt., max. 3 Nachkommastellen, in Euro)Pflicht
    Inkl. Stundensätze für Change Requests.
  • Angebot in deutscher Sprache, dokumentenechte EintragungenPflicht
    Keine Mischkalkulationen, Preisnachlässe nur als Vomhundertsatz auf die Abrechnungssumme.
Eignungsnachweise & Zertifikate7
  • Referenzprojekte: mind. 3 Projekte aus den letzten 3 JahrenPflicht
    Jeweils Digitalisierung kommunaler Aktenbestände, Auftragswert mind. 100.000 € pro Projekt. Inhalt: Referenzkunde, Ansprechpartner, Aktenvolumen, Zeitraum, Auftragssumme.
  • Zertifikat ISO/IEC 27001 (IT-Sicherheitsmanagement)Pflicht
    Kopie ausreichend.
  • Zertifikat DIN ISO 9001 (Qualitätsmanagement)Pflicht
    Kopie ausreichend.
  • Nachweis: bestellter DatenschutzbeauftragterPflicht
    Bestellungsnachweis beifügen.
  • Sicherheitskonzept (technische und organisatorische Maßnahmen)Pflicht
    Inhaltliche Anforderungen ergeben sich aus den datenschutzrechtlichen Vorgaben (u.a. § 64 BDSG, Standort Deutschland).
  • Erklärung Sprachniveau C1 (mind. eine Person je Transportkolonne)Pflicht
    Qualifikationsnachweis der Transportkolonnen (z.B. Lebenslauf/Zeugnis).
  • Erklärung zum Datenstandort: Akten und Server verbleiben ausschließlich in DeutschlandPflicht
    Schriftliche Standortgarantie.
Datenschutz & Compliance3
  • Eigenerklärung EU-Sanktionen (RUS-Sanktionen, 5. EU-Sanktionspaket)Pflicht
    Zwingend mit Angebotsunterlagen einreichen – ohne diese Erklärung erfolgt Ausschluss von der Wertung. Bestätigung, dass keine russischen Unternehmen/Personen beteiligt sind (auch nicht als Unterauftragnehmer/Lieferanten), sofern >10 % des Auftragswertes betroffen wären.
  • Verpflichtungserklärung Mitarbeitende auf Datenschutz/VerschwiegenheitPflicht
    Erklärung, dass das eingesetzte Personal auf Datenschutz verpflichtet ist.
  • Erklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen (§§ 123, 124 GWB)Pflicht
    Eintragung im Berufsregister, Insolvenzfreiheit, Steuern/Sozialversicherung, Gewerbezentralregister.
Auf Verlangen nachzureichen6
  • Kalkulationsunterlagenoptional
    Nur auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle.
  • Formblätter 221, 222, 223optional
    Nur auf gesondertes Verlangen der Vergabestelle.
  • Formblatt 234 (Bieter-/Arbeignsgemeinschaft) – falls zutreffendoptional
    Nur bei Bietergemeinschaften erforderlich.
  • Formblatt 235 (Verzeichnis Leistungen/Kapazitäten anderer Unternehmen) – falls zutreffendoptional
    Nur bei Unteraufträgen/Eignungsleihe.
  • Formblatt 248 (Erklärung zur Verwendung von Holzprodukten)optional
    Falls einschlägig.
  • Nebenangebot(e) – falls vorhandenoptional
    Mindestanforderungen müssen nachgewiesen, Leistungen eindeutig beschrieben werden.

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