Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner
Druck- und Kopierausstattung an den Schulen in Trägerschaft des Landkreises Barnim für den Zeitraum 2026 - 2031
Landkreis Barnim | Vergabemarktplatz Brandenburg vom Ministerium des Innern des Landes Brandenburg | Landkreis Barnim, Rechtsamt / Zentrale Vergabestelle | Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und KlimaschutzEberswalde, BrandenburgVeröffentlicht:
Angebotsfrist:
Zusammenfassung
Automatisch erstellt aus den VergabeunterlagenDer Landkreis Barnim schreibt die Lieferung, Installation und den Betrieb von 93 Multifunktionsgeräten (Drucken, Kopieren, Scannen, Faxen) für seine Schulen aus. Die Geräte werden auf Basis eines Seitenpreis-Modells über 60 Monate (01.09.2026 – 31.08.2031) bereitgestellt.
Wesentliche Anforderungen:
Verschiedene Geräteklassen (A3/A4, Farbe/SW, mit/ohne Fax) für 26 Schulstandorte + 1 TestumgebungBerührungslose Authentifizierung per RFID-Transponder (125 kHz)„Follow-Me-Printing" (freie Geräteauswahl) an Server-StandortenActive-Directory-Integration, zentrale Nutzer- und KontingentverwaltungVerschlüsselte Datenübertragung, dokumentenechte AusdruckeVerwaltungs-, Abrechnungs- und Monitoring-SoftwareWartung, Support und Verbrauchsmaterialversorgung inklusiveSchulung von Administratoren und Multiplikatoren
Verfahren: Offenes Verfahren, Vergabe-Nr. 10-IT-O-103-2026.
Angebotsabgabe: Elektronisch über den Vergabemarktplatz Brandenburg bis spätestens 03.07.2026, 12:00 Uhr MESZ.
Zeitplan & Fristen
Aus den Vergabeunterlagen extrahiertTermin / FristJUN2026JULAUGSEP
Veröffentlichung2. Juni 2026
Bieterfragen-Frist25. Juni 2026
Angebotsfrist3. Juli 2026
Bindefrist3. Juli – 11. Aug. 2026
Produktmusterungca. 13. Juli – 24. Juli 2026
Zuschlagca. 1. Aug. 2026
Inbetriebnahmeca. 17. Aug. – 13. Sep. 2026
Vertragsbeginn1. Sep. 2026
Vertragslaufzeit1. Sep. 2026 – 31. Aug. 2031bis 2031
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt
Zuschlagskriterien
Gewichtung laut VergabeunterlagenRichtwertmethode1 Kriterium
- Technische und funktionale Anforderungen100%
Bewertung der fachlichen und technischen Anforderungen aus Anlage 1, inkl. Leistungsfähigkeit, Bedienbarkeit, Sicherheit, Umweltverträglichkeit etc.
KNVerhältnis = GKSumme / LPSumme; LPgesamt = LPMuster / KNVerhältnis
KI-Hinweis: Gewichtungen der einzelnen Bewertungskriterien sind nicht explizit im Dokument angegeben; Verweis auf Anlage 1 und 2, die nicht vorliegen.
Leistungsumfang
Aus den VergabeunterlagenGeräte und Liefermenge
Bereitstellung von insgesamt 93 Multifunktionsgeräten folgender Klassen:
A3CF (A3 Farbe mit Fax): 21 StückA3C (A3 Farbe): 32 StückA4CF (A4 Farbe mit Fax): 7 StückA4C (A4 Farbe): 16 StückA4SW (A4 Schwarz-Weiß): 17 Stück
Die Geräte werden auf 26 Schulstandorte (25 Schulen + 1 Testumgebung) verteilt. Je Standort ist eine den Anforderungen entsprechende Mischung vorzusehen (Detailverteilung siehe Leistungsverzeichnis).
Funktionale Anforderungen
Drucken, Kopieren, Scannen – bei den CF-Klassen zusätzlich Faxen über IP-basierte TelefonanschlüsseBerührungslose Authentifizierung per RFID-Transponder (125 kHz); Dozenten der Musikschulen alternativ per PINFreie Geräteauswahl (Follow-Me-Printing) an Standorten mit Server: zentrale Druckerwarteschlange, Auftragsabruf an beliebigem GerätZentrale Nutzerverwaltung mit Anbindung an Active Directory (Windows Server 2019/2022, LDAP)Kontingentverwaltung differenziert nach Nutzer/Nutzergruppe, Schwarz-Weiß/Farbseiten, frei definierbarer ZeitraumMöglichkeit zur Sperrung von Farbdruck und FarbkopieOCR-Funktion für Scans; Scan to USB und Scan to Netzwerk (SMB)Fax-Funktion: Nummerneingabe, Favoriten, gleichzeitiger Scan an mehrere ZieleUnterstützte USB-Stick-Formate: exFAT, FAT32, NTFSEinheitliche, deutschsprachige Bedienoberfläche innerhalb einer Geräteklasse über die gesamte VertragslaufzeitDokumentenechte Ausdrucke gemäß § 29 DONotDruckdaten-Verschlüsselung auf dem Server und bei der Übertragung zum Drucker; mechanischer Schutz von Festplatten und Schnittstellen
Software und IT-Integration
Druckermanagement-Software (zentrale Konfiguration, Treiberverteilung, MSI-fähig)Abrechnungs- und Kostensteuerungssoftware mit Auswertung pro Kostenstelle/Monat, Export als CSV und PDF, vordefinierte BerichteMonitoring-/Statusabfrage-Lösung: zentrale Abfrage von Tonerstand, Papierfüllstand und Gerätefehlern, Export als CSV, automatische E-Mail-Statusmeldungen an frei konfigurierbare AdressePCL5/6-Druckemulation, Windows 10/11-fähige TreiberDatenbank: Microsoft SQL Server 2017 Express (oder höher), sofern eine Datenbank benötigt wird; alternativ eingebettete DatenbankSpeicherlimit: max. 200 GB je Standort auf dem ServerDatensicherung auf Netzwerkspeicher des AuftraggebersNicht-flüchtige Speichermedien verbleiben nach Vertragsende beim Auftraggeber (oder Nachweis der unwiederbringlichen Datenlöschung über ISO 27001 / ISO 15408)
Standorttypen
25 Schulen mit Servern (+ 1 Testsystem): LDAP-gestützte Benutzer-Synchronisation, zentrale Administration über das Schulnetzwerk, freie Geräteauswahl über Netzwerk2 Schulen ohne Server (Musikschule Eberswalde, Musikschule Bernau): lokale Benutzerverwaltung, freie Geräteauswahl als eigenständige Funktionseinheit mit maximal einem RJ45-Netzwerkanschluss
Verbrauchsmaterial, Wartung und Support
Lieferung und Pool-Verwaltung von Tonerkartuschen (keine Nachfüllsysteme); aufgearbeitete Kartuschen nur mit entsprechender ZertifizierungInitiale Startausrüstung je Gerät: vollwertiger Tonersatz, Resttonerbehälter; zusätzlich 10× A4- und 10× A3-Tonersätze pro Gerätekategorie als PufferService-Desk: deutschsprachige Hotline, Mo–Fr 07:00–16:00 Uhr MEZStörungsbehebung: Beginn spätestens 08:00 Uhr am übernächsten Arbeitstag; Ersatzgerät spätestens nach 4 Arbeitstagen, wenn Fehler nicht behebbarHalbjährliche Durchsicht aller Geräte (Reinigung, Funktionsprüfung) – z. B. vor Zeugnisdruck und AbiturphaseTransponder: ca. 1.150 registrierte Nutzer, bestehende Transponder sollen weiterverwendet werden; Bereithaltung über die VertragslaufzeitTauschaktionen zwischen Standorten in unterrichtsfreien ZeitenArbeitsberichte je Störungsbehebung (Datum, Ort, Zeitraum, Techniker, Fehlermeldung, durchgeführte Arbeiten, Geräte-ID, Abschlussaussage)
Schulungen, Dokumentation, Testumgebung
Testumgebung am Hauptstandort des Auftraggebers; Installation dort zeitlich vor den StandortinstallationenAdministratoren-Schulung: 3 Personen (IT-Service), vor Musterinstallation in der TestumgebungMultiplikatoren-Schulung: 2–5 Personen je Schule (insgesamt ca. 101 Personen)Bedienungsanleitung in deutscher Sprache, digitalStandortdokumentation je Schule: Softwareversion, Seriennummern-Zuordnung, IP-Adressen, Konfiguration, Zugangsdaten, abweichende EinstellungenProduktmusterung (voraussichtlich 13.–24.07.2026): je ein Gerät der Klassen M4CF, M4SW, M3CF sowie Softwarekomponenten als funktionsfähige Druckumgebung (nur für die führenden 3 Angebote)
Umwelt- und Sicherheitsstandards
Pflicht-Zertifikate je Geräteklasse: GS-Zeichen und/oder DGUV Test sowie Konformität mit ElektroStoffVOptional: Blauer Engel – führt zu besserer BewertungAngaben zu Ozonemission (ISO/IEC 28360), Ruhe-Modus, Leistungsaufnahme, SchalldruckpegelEinhaltung von Energie- und Umweltstandards im Betrieb
Abrechnungsmodell (Seitenpreis)
Vergütung pro gedruckter/kopierter Seite auf Basis von Mindest- und Höchstmengen über 60 Monate:Schwarz-Weiß: 18 Mio. Mindest- / 24 Mio. HöchstmengeFarbe: 6 Mio. Mindest- / 8 Mio. HöchstmengeDIN-A3-Seiten zählen als 2 SeitenIm Seitenpreis enthalten: Gerätestellung, Toner, Wartung, Reparatur, Anfahrten, WegezeitMonatliche Wartungs- und Schulungspauschalen, Managementsoftware-Kosten und Transponderpreise gemäß Preisblatt EP1–EP9
Eignungskriterien
Geforderte Nachweise laut VergabeunterlagenAusschlussgründe
Bieter müssen mit Eigenerklärung bestätigen, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB (zwingende Ausschlussgründe) und keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB (fakultative Ausschlussgründe) vorliegen. Zu § 124 GWB zählen insbesondere:
Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche VerpflichtungenZahlungsunfähigkeit oder beantragtes/eröffnetes InsolvenzverfahrenAblehnung der Eröffnung mangels MasseLiquidation oder Einstellung der TätigkeitSchwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit, die die Integrität infrage stelltAusschlussgründe nach § 21 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz
Die Vergabestelle kann fehlende Unterlagen gemäß VgV nachfordern (in Textform über den Vergabemarktplatz Brandenburg).
Persönliche und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit
Eigenerklärung zur Eignung (im Angebotsschreiben gefordert)Möglichkeit der Eignungsleihe: Bieter können Kapazitäten Dritter für wirtschaftliche/finanzielle und technische/berufliche Leistungsfähigkeit in Anspruch nehmen; in diesem Fall Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens beifügenVerwendung von Nachunternehmern ist grundsätzlich möglich (Erklärung erforderlich)Bietergemeinschaften: Benennung eines bevollmächtigten Vertreters, gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder
Technische und berufliche Leistungsfähigkeit
Auswahlkriterium: Fähigkeit des Personals (durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl)Nachgewiesene Kompetenz im Bereich Druck-/Kopiertechnik und IT-Integration (impliziert durch Konzepte und Referenznachweise in Anlage 1 – z. B. Servicekonzept mit mind. 3 Servicetechnikern + 1 Systemspezialist, Ticketsystem, MSI-fähige Softwareverteilung)Nachweis der Kompatibilität mit Windows Server 2019/2022, Active Directory, Hyper-V, SQL Server 2017 ExpressPflicht-Zertifikate je Geräteklasse: GS-Zeichen/DGUV Test, ElektroStoffV-KonformitätOptional: Blauer Engel (bewertungsrelevant)
KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.
Wettbewerb & Angebotsprognose
Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben4–10Angebote erwartet
Median vergleichbarer Vergaben: rund 6 Angebote
Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 33%4–10 · 35%11+ · 32%
Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen
Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)1wabeko GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗2B.S.M. Bürosysteme Vertriebs GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗3TecService Reparatur elektronischer Systeme Leipzig GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗4Systemhaus Bissinger GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗5TA Triumph-Adler Deutschland GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗
Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 21 erledigt
Angebotsschreiben und Preisangaben
Fachliche und technische Angebotsunterlagen
Nachweise, Erklärungen und Zertifikate
Formulare Bietergemeinschaft / Unteraufträge
Verlauf dieser Vergabe
2 Bekanntmachungen- 09.11.2026Vergabebekanntmachung
- 01.06.2026Ausschreibungauf dieser Seite
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Auftraggeber
Landkreis Barnim | Vergabemarktplatz Brandenburg vom Ministerium des Innern des Landes Brandenburg | Landkreis Barnim, Rechtsamt / Zentrale Vergabestelle | Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Klimaschutz
Anschrift
16225 Eberswalde
Ort
16225 Eberswalde
Kategorie
Laserdrucker
Veröffentlicht
Angebotsfrist
Auftraggeber-Website
www.barnim.de ↗Erfüllungsort
Ort der Leistung
16225 Eberswalde
Brandenburg
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