Druck- und Kopierausstattung an den Schulen in Trägerschaft des Landkreises Barnim für den Zeitraum 2026 - 2031

Bereitstellung von insgesamt 93 Multifunktionsgeräten folgender Klassen:

• A3CF (A3 Farbe mit Fax): 21 Stück
• A3C (A3 Farbe): 32 Stück
• A4CF (A4 Farbe mit Fax): 7 Stück
• A4C (A4 Farbe): 16 Stück
• A4SW (A4 Schwarz-Weiß): 17 Stück

Die Geräte werden auf 26 Schulstandorte (25 Schulen + 1 Testumgebung) verteilt. Je Standort ist eine den Anforderungen entsprechende Mischung vorzusehen (Detailverteilung siehe Leistungsverzeichnis).

• Drucken, Kopieren, Scannen – bei den CF-Klassen zusätzlich Faxen über IP-basierte Telefonanschlüsse
• Berührungslose Authentifizierung per RFID-Transponder (125 kHz); Dozenten der Musikschulen alternativ per PIN
• Freie Geräteauswahl (Follow-Me-Printing) an Standorten mit Server: zentrale Druckerwarteschlange, Auftragsabruf an beliebigem Gerät
• Zentrale Nutzerverwaltung mit Anbindung an Active Directory (Windows Server 2019/2022, LDAP)
• Kontingentverwaltung differenziert nach Nutzer/Nutzergruppe, Schwarz-Weiß/Farbseiten, frei definierbarer Zeitraum
• Möglichkeit zur Sperrung von Farbdruck und Farbkopie
• OCR-Funktion für Scans; Scan to USB und Scan to Netzwerk (SMB)
• Fax-Funktion: Nummerneingabe, Favoriten, gleichzeitiger Scan an mehrere Ziele
• Unterstützte USB-Stick-Formate: exFAT, FAT32, NTFS
• Einheitliche, deutschsprachige Bedienoberfläche innerhalb einer Geräteklasse über die gesamte Vertragslaufzeit
• Dokumentenechte Ausdrucke gemäß § 29 DONot
• Druckdaten-Verschlüsselung auf dem Server und bei der Übertragung zum Drucker; mechanischer Schutz von Festplatten und Schnittstellen

• Druckermanagement-Software (zentrale Konfiguration, Treiberverteilung, MSI-fähig)
• Abrechnungs- und Kostensteuerungssoftware mit Auswertung pro Kostenstelle/Monat, Export als CSV und PDF, vordefinierte Berichte
• Monitoring-/Statusabfrage-Lösung: zentrale Abfrage von Tonerstand, Papierfüllstand und Gerätefehlern, Export als CSV, automatische E-Mail-Statusmeldungen an frei konfigurierbare Adresse
• PCL5/6-Druckemulation, Windows 10/11-fähige Treiber
• Datenbank: Microsoft SQL Server 2017 Express (oder höher), sofern eine Datenbank benötigt wird; alternativ eingebettete Datenbank
• Speicherlimit: max. 200 GB je Standort auf dem Server
• Datensicherung auf Netzwerkspeicher des Auftraggebers
• Nicht-flüchtige Speichermedien verbleiben nach Vertragsende beim Auftraggeber (oder Nachweis der unwiederbringlichen Datenlöschung über ISO 27001 / ISO 15408)

• 25 Schulen mit Servern (+ 1 Testsystem): LDAP-gestützte Benutzer-Synchronisation, zentrale Administration über das Schulnetzwerk, freie Geräteauswahl über Netzwerk
• 2 Schulen ohne Server (Musikschule Eberswalde, Musikschule Bernau): lokale Benutzerverwaltung, freie Geräteauswahl als eigenständige Funktionseinheit mit maximal einem RJ45-Netzwerkanschluss

• Lieferung und Pool-Verwaltung von Tonerkartuschen (keine Nachfüllsysteme); aufgearbeitete Kartuschen nur mit entsprechender Zertifizierung
• Initiale Startausrüstung je Gerät: vollwertiger Tonersatz, Resttonerbehälter; zusätzlich 10× A4- und 10× A3-Tonersätze pro Gerätekategorie als Puffer
• Service-Desk: deutschsprachige Hotline, Mo–Fr 07:00–16:00 Uhr MEZ
• Störungsbehebung: Beginn spätestens 08:00 Uhr am übernächsten Arbeitstag; Ersatzgerät spätestens nach 4 Arbeitstagen, wenn Fehler nicht behebbar
• Halbjährliche Durchsicht aller Geräte (Reinigung, Funktionsprüfung) – z. B. vor Zeugnisdruck und Abiturphase
• Transponder: ca. 1.150 registrierte Nutzer, bestehende Transponder sollen weiterverwendet werden; Bereithaltung über die Vertragslaufzeit
• Tauschaktionen zwischen Standorten in unterrichtsfreien Zeiten
• Arbeitsberichte je Störungsbehebung (Datum, Ort, Zeitraum, Techniker, Fehlermeldung, durchgeführte Arbeiten, Geräte-ID, Abschlussaussage)

• Testumgebung am Hauptstandort des Auftraggebers; Installation dort zeitlich vor den Standortinstallationen
• Administratoren-Schulung: 3 Personen (IT-Service), vor Musterinstallation in der Testumgebung
• Multiplikatoren-Schulung: 2–5 Personen je Schule (insgesamt ca. 101 Personen)
• Bedienungsanleitung in deutscher Sprache, digital
• Standortdokumentation je Schule: Softwareversion, Seriennummern-Zuordnung, IP-Adressen, Konfiguration, Zugangsdaten, abweichende Einstellungen
• Produktmusterung (voraussichtlich 13.–24.07.2026): je ein Gerät der Klassen M4CF, M4SW, M3CF sowie Softwarekomponenten als funktionsfähige Druckumgebung (nur für die führenden 3 Angebote)

• Pflicht-Zertifikate je Geräteklasse: GS-Zeichen und/oder DGUV Test sowie Konformität mit ElektroStoffV
• Optional: Blauer Engel – führt zu besserer Bewertung
• Angaben zu Ozonemission (ISO/IEC 28360), Ruhe-Modus, Leistungsaufnahme, Schalldruckpegel
• Einhaltung von Energie- und Umweltstandards im Betrieb

• Vergütung pro gedruckter/kopierter Seite auf Basis von Mindest- und Höchstmengen über 60 Monate:
• Schwarz-Weiß: 18 Mio. Mindest- / 24 Mio. Höchstmenge
• Farbe: 6 Mio. Mindest- / 8 Mio. Höchstmenge
• DIN-A3-Seiten zählen als 2 Seiten
• Im Seitenpreis enthalten: Gerätestellung, Toner, Wartung, Reparatur, Anfahrten, Wegezeit
• Monatliche Wartungs- und Schulungspauschalen, Managementsoftware-Kosten und Transponderpreise gemäß Preisblatt EP1–EP9

Bieter müssen mit Eigenerklärung bestätigen, dass keine Ausschlussgründe nach § 123 GWB (zwingende Ausschlussgründe) und keine Ausschlussgründe nach § 124 GWB (fakultative Ausschlussgründe) vorliegen. Zu § 124 GWB zählen insbesondere:

• Verstöße gegen umwelt-, sozial- oder arbeitsrechtliche Verpflichtungen
• Zahlungsunfähigkeit oder beantragtes/eröffnetes Insolvenzverfahren
• Ablehnung der Eröffnung mangels Masse
• Liquidation oder Einstellung der Tätigkeit
• Schwere Verfehlung im Rahmen der beruflichen Tätigkeit, die die Integrität infrage stellt
• Ausschlussgründe nach § 21 Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz

Die Vergabestelle kann fehlende Unterlagen gemäß VgV nachfordern (in Textform über den Vergabemarktplatz Brandenburg).

• Eigenerklärung zur Eignung (im Angebotsschreiben gefordert)
• Möglichkeit der Eignungsleihe: Bieter können Kapazitäten Dritter für wirtschaftliche/finanzielle und technische/berufliche Leistungsfähigkeit in Anspruch nehmen; in diesem Fall Verpflichtungserklärung des Drittunternehmens beifügen
• Verwendung von Nachunternehmern ist grundsätzlich möglich (Erklärung erforderlich)
• Bietergemeinschaften: Benennung eines bevollmächtigten Vertreters, gesamtschuldnerische Haftung aller Mitglieder

• Auswahlkriterium: Fähigkeit des Personals (durchschnittliche jährliche Beschäftigtenzahl)
• Nachgewiesene Kompetenz im Bereich Druck-/Kopiertechnik und IT-Integration (impliziert durch Konzepte und Referenznachweise in Anlage 1 – z. B. Servicekonzept mit mind. 3 Servicetechnikern + 1 Systemspezialist, Ticketsystem, MSI-fähige Softwareverteilung)
• Nachweis der Kompatibilität mit Windows Server 2019/2022, Active Directory, Hyper-V, SQL Server 2017 Express
• Pflicht-Zertifikate je Geräteklasse: GS-Zeichen/DGUV Test, ElektroStoffV-Konformität
• Optional: Blauer Engel (bewertungsrelevant)