Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Drucker RV Bund - Laser-Multifunktionsgeräte zur Miete (Arbeitsgruppengeräte)

Bundesrepublik Deutschland, vertreten durch das Bundesministerium des Innern, vertreten durch das Beschaffungsamt des BMI | Vergabekammer des BundesBonn, Nordrhein-WestfalenFrist: (in 33 Tagen)

Zusammenfassung

Worum es geht: Der Bund (Beschaffungsamt des BMI) schreibt die Miete von Laser-Multifunktionsgeräten für Arbeitsgruppen als Rahmenvereinbarung neu aus. Bedarfsträger sind Bundesbehörden, die Geräte werden über das Kaufhaus des Bundes (KdB) abgerufen.

Was zu liefern ist: Geräte vom Typ L3 (monochrom) und Typ L4 (Farbe) inkl. Lieferung, betriebsbereite Installation (Rollout), Wartung/Service, Verbrauchsmaterialien (außer Papier) und Rückholung am Ende. Hinzu kommen optional buchbare Zusatzfunktionen (z. B. Fax, OCR, Follow-me-Druck, Heften, Falzen) und optionale Dienstleistungen (Umzüge, Schulungen, sicheres Löschen).

Rahmenbedingungen:

  • Höchstwert der Rahmenvereinbarung: 1.700.000 € netto
  • Laufzeit: 1 Jahr, verlängerbar bis max. 4 Jahre
  • Mietlaufzeiten pro Gerät: 24, 36, 48 oder 60 Monate
  • Einzelabruf erfolgt über das Kaufhaus des Bundes – keine Abnahmepflicht

Wie bieten Sie teil: Elektronisch über evergabe-online.de bis 14.07.2026, 11:30 Uhr (MESZ).

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Noch 33 Tage bis zur Angebotsfrist
Termin / Frist
20262027202820292030
JUNDEZJUNDEZJUNDEZJUNDEZ
Veröffentlichung
Letzte Aktualisierung der Unterlagen
Optionale Testausdruck-Begutachtung (1. Termin)
Bieterfragen-Frist
Angebotsfrist
Rügefrist
Optionale Testausdruck-Begutachtung (2. Termin)
Angebotsöffnung
Zuschlagsfrist
Bindefrist
Wartefrist vor Zuschlag
Nachprüfungsfrist
Vertragsbeginn
Rahmenvertrag Laufzeit
Rahmenvertrag max. Gesamtlaufzeit
bis 2030
Mietlaufzeit Minimum
Mietlaufzeit Maximum
bis 2031
Gewährleistung
Reporting Quartal
Katalogdatenübermittlung
Verlängerung 1
Preisanpassung Hardware frühestens
Verlängerung 2
Preisanpassung Klickpreise frühestens
Verlängerung 3
bis 2030
Kündigungsfrist Verlängerung
Heute
vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Richtwertmethode13 Kriterien
  • Anforderungen gemäß Leistungsbeschreibung (B-Kriterien)9500%

    Bewertungskriterien (B-Kriterien) aus der Leistungsbeschreibung, Nr. 1-80. Maximal 9.500 Wertungspunkte. Für jedes mit 'Ja' beantwortete B-Kriterium wird ein Punkt vergeben, multipliziert mit dem jeweiligen Gewichtungsfaktor.

  • Anforderungen gemäß Benchmarktests5000%

    Bewertungskriterien (B-Kriterien) aus dem Benchmarktest-Dokument, Nr. 1-15. Maximal 5.000 Wertungspunkte. Bewertung erfolgt ausschließlich durch die Vergabestelle anhand eingereichter Testausdrucke.

Bewertungsformel

Erweiterte Richtwertmethode: Z = L / P × 10.000 (auf 3 Nachkommastellen gerundet). L = Leistungskennzahl (max. 14.500 Punkte), P = Gesamtpreis inkl. gesetzlicher USt. Schwankungsbereich 6% um die höchste Kennzahl Z; bei Gleichstand entscheidet die niedrigere Preiskennzahl P, danach die höchste Leistungskennzahl L.

Alle Zuschlagskriterien inkl. Gewichtungen und Bewertungsmethode (erweiterte Richtwertmethode mit Formel Z=L/P) sind vollständig dokumentiert.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Gerätetypen – was geliefert wird

Zwei Gerätetypen sind anzubieten – pro Typ genau ein Modell:

  • L3 – Arbeitsgruppengerät Typ 1, monochrom (S/W):
  • DIN A4-Tischgerät, Laser-Technologie
  • Mind. 250 Blatt Standardkassette + 500 Blatt Zusatzkassette
  • Mind. 30 ipm (DIN A4) gemäß ISO/IEC 24734
  • Mind. 512 MB RAM
  • Max. 5.000 Seiten/Monat Druckvolumen
  • Standard: Scannen/Kopieren, Vertrauliches Drucken
  • L4 – Arbeitsgruppengerät Typ 2, Farbe:
  • DIN A4-Tischgerät, Laser-Technologie, S/W und Farbe
  • Mind. 250 Blatt Standardkassette + 500 Blatt Zusatzkassette
  • Mind. 30 ipm S/W und 40 ipm Farbe (DIN A4) gemäß ISO/IEC 24734
  • Mind. 1 GB RAM
  • Max. 10.000 Seiten/Monat Druckvolumen
  • Standard: Scannen/Kopieren, Vertrauliches Drucken

Gemeinsame Anforderungen an beide Typen:

  • Nur Laser-Technologie (Elektrofotografie mit Laser-, OLED- und/oder LED-Lichtquellen)
  • Businessgeräte, CE-Kennzeichnung, 230 V CEE-Stecker
  • IPv4 und IPv6 (auch IPv6-only fähig), 100/1000BaseT-Netzwerkschnittstelle
  • Universaltreiber (mind. Typ 3, PnP-fähig) für Windows 10/11, Server 2019/2022, Linux, Citrix
  • Administration über Netzwerk/Browser via HTTPS, Fernzugriff ab Werk deaktiviert
  • Konformität mit DE-UZ 219 (Blauer Engel) oder gleichwertig, Energy Star, DGUV, DIN EN IEC 62368-1
  • Ersatzteile und Firmwareanpassungen mind. 5 Jahre nach Produktionseinstellung verfügbar/kostenlos

Optionale Zusatzfunktionen (Z1–Z14)

Folgende Ausbau-Optionen können je Gerätetyp angeboten werden (Preise im Preisblatt):

  • Z1 Scannen/Kopieren (Standardausführung, immer enthalten)
  • Z2 Fax (Empfang/Versand auch per kostenfreier Softwarelösung vom PC)
  • Z3 Vertrauliches Drucken mit Authentifizierung (Standard)
  • Z4 Zusätzliches Papierfach DIN A4
  • Z5 Zusätzliches Papierfach DIN A3
  • Z6 Zusätzliches Papierfach DIN A4 ca. 2.000 Blatt
  • Z7 Heften, Lochen
  • Z8 Falten/Falzen
  • Z9 Texterkennung/OCR (im Gerät oder per Software mit Lizenzen)
  • Z10 Follow-me-Druckfunktion (Pull Printing) mit Mifare-, Legic-, Hi-Tag-Chipkarten
  • Z11 Seitliche Großraumkassette ca. 1.500 Blatt DIN A4
  • Z12 Broschürenfinisher
  • Z13 Unterschrank für Umbau Standgeräte
  • Z14 Ausdruck Neobond-Papier (max. 200 g/m²) über Universalzufuhr

Mitgelieferte Grundleistungen

  • Lieferung, Anschluss und betriebsbereite Übergabe (Rollout)
  • Vorkonfiguration (IP-Adresse, DNS, Gateway, Kennwörter etc.)
  • Bereitstellung der MAC-Adresse mind. 5 Arbeitstage vor Auslieferung
  • Rückholung/Rücktransport bei Vertragsende (Rollback)
  • Wartung, Service und Support über die gesamte Mietlaufzeit
  • Sämtliche Verbrauchsmaterialien (außer Papier und Sonderdruckmedien)
  • Monatliche kostenfreie Rücknahme leerer Verbrauchsmaterialien
  • Bereitstellung einer Administrationssoftware/Appliance (Multiuser-fähig, kein externer Zugriff)
  • Deutschsprachiger Service, mind. B2-Sprachniveau
  • Single Point of Contact (SPoC), auch bei Subunternehmereinsatz
  • Energieverbrauchsnachweis (Energy Star oder gleichwertig)
  • Verpackungsentsorgung auf Anforderung
  • Sicherheitsrelevante Firmware-Updates; bei Bedarf Vor-Ort-Installation innerhalb 8 Wochen

Optionale Dienstleistungen

Zusätzlich buchbar durch Bedarfsträger:

  • Umzüge (entfernungsabhängig: innerhalb Gebäude, bis 30 km, deutschlandweit)
  • Schulungen (3 Typen: Einweisung Beschäftigte, Geräteadministration, Administrationssoftware)
  • Tagessätze für Druckertechniker und Systemspezialisten (vor Ort)
  • IT-Sicherheit: BSI-konformes sicheres Löschen nichtflüchtiger Speicher / Ausbau und Übergabe Speichermedium
  • Pauschale besondere Hindernisse Anlieferung (z. B. kein barrierefreier Zugang; bis 10 % der Geräte)
  • Administrationssoftware/Appliance als Jahrespauschale

Service-Level (SLA)

  • Servicezeit: Mo–Do 08:00–16:00 Uhr, Fr/vor Feiertagen 08:00–14:00 Uhr (außer bundeseinheitliche Feiertage, 24.12., 31.12.)
  • Reaktionszeit: max. 4 Stunden nach Störungsmeldung (Störungsmeldung bis 15:00 Uhr erforderlich)
  • Wiederherstellungszeit: max. 20 Stunden innerhalb Servicezeit
  • Lieferzeit Verbrauchsmaterial: 5 Arbeitstage nach Bestellung an Bereitstellungspunkt
  • Sicherheitsrelevante Firmware-Updates: unverzüglich, falls keine Ferneinspielung möglich: Vor-Ort-Installation nach 8 Wochen
  • EOS/EOL-Meldung: spätestens 6 Monate vor Modell-Ablauf, idealerweise 12 Monate
  • Verpackungsentsorgung: unverzüglich auf Anforderung
  • Rücknahme leere Verbrauchsmaterialien: monatlich, kostenfrei

Mietlaufzeiten und Lieferzeiten

  • Mietlaufzeiten je Gerät: 24, 36, 48 oder 60 Monate (kostenfreie Teilkündigung nach dem 2. Jahr bis 5 % des Mietvolumens möglich)
  • Mietvertrags-Mindestlaufzeit: 24 Monate
  • Mietvertrags-Höchstlaufzeit: 60 Monate (in den letzten beiden Jahren der RV verkürzt: max. 48 Monate im 3. Jahr, max. 36 Monate im letzten Jahr)
  • Lieferzeit inkl. Vorkonfiguration: 30 Kalendertage ab Einzelauftrag
  • Lieferzeit exkl. Vorkonfiguration: 20 Kalendertage ab Einzelauftrag
  • Zusätzliche Dienstleistungen: 20 Kalendertage ab Abruf
  • Lieferankündigung: mind. 2 Arbeitstage vor Auslieferung

Rahmenvereinbarung und Abwicklung

  • Rahmenvereinbarung mit einem Auftragnehmer, Höchstwert 1.700.000 € netto
  • Laufzeit: 12 Monate, automatische Verlängerung um max. 3 × 1 Jahr (max. 4 Jahre gesamt), sofern Höchstwert nicht erreicht
  • Kündigungsfrist: 3 Monate vor Laufzeitende (sonst automatische Verlängerung)
  • Abruf: ausschließlich über das Kaufhaus des Bundes (KdB) durch abrufberechtigte Bedarfsträger (Bundesbehörden)
  • Keine Abnahmeverpflichtung – Abruf nach Bedarf
  • Vergütung: monatliche Fixkosten + variable Klickpreise (Preisanpassungen frühestens nach 12/24 Monaten, max. 3–5 %)
  • Reporting: quartalsweise (15. Tag des Folgemonats), ab 80 % Ausschöpfung monatlich, anlassbezogen bei 60/80/100 %, auf Anforderung binnen 7 Tagen
  • Sicherheitsleistungen: Haftpflichtversicherung mind. 1 Mio. € Sach-/Personenschäden + 2 Mio. € Vermögensschäden (oder Pauschal mind. 3 Mio. €), Nachweis vor Leistungsbeginn, jährlich und auf Anforderung

Katalogdaten und Kaufhaus des Bundes (KdB)

  • Bereitstellung elektronischer Katalogdaten in BMEcat 1.2 (XML) oder als Tabellenkalkulationsdatei
  • Pflichtfelder: eindeutige Artikelnummer, Kurz- und Langbeschreibung, eCl@ss-Nr. (Version 10.1), Bestelleinheit, Verpackungseinheit, Inhaltsmenge, Preis (netto), Gütezeichen, Nachhaltigkeitskriterien (Stufen 1 und 2)
  • Produktbilder: mind. 600×600 px, JPEG
  • Übermittlung: per E-Mail an katalogdaten@kdbund.bund.de, innerhalb von 14 Tagen nach Zuschlag
  • Bei beratungsintensiven Produkten: Dummy-Produkte als Katalog hochladen
  • Bestätigung der Bestellungen über Lieferantenseiten im KdB

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

  • Allgemeiner Jahresumsatz: mind. 850.000 € netto pro Geschäftsjahr, Durchschnitt der letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahre
  • Spezifischer Jahresumsatz (Drucker/Multifunktionsgeräte + Dienstleistungen): mind. 400.000 € netto pro Geschäftsjahr, Durchschnitt der letzten 3 Jahre
  • Konzernangehörige Unternehmen gelten als Drittunternehmen
  • Bei Bietergemeinschaften werden die Umsätze aller Mitglieder addiert
  • Nachweis über das Formular 'Unternehmenszahlen' (Nr. 29) und ggf. ergänzende Unterlagen

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

  • Partner-Status: Hersteller oder zertifizierter Partner des Herstellers (Nachweis durch Zertifizierung oder gleichwertig)
  • Mitarbeiteranzahl: mind. 15 Mitarbeitende/Jahr im Jahresdurchschnitt der letzten 3 Jahre, bezogen auf den Leistungsgegenstand
  • Bei Bietergemeinschaften und Eignungsleihe werden die Mitarbeiterzahlen addiert
  • Nachweis über das Formular 'Unternehmenszahlen' (Nr. 29) und Partner-Status-Nachweis

Referenzen

  • Mindestens 2 Referenzen erforderlich (Formular 'Vordruck Referenzen' Nr. 28)
  • Referenz 1: mind. 100 Drucker/Multifunktionsgeräte inkl. Service
  • Referenz 2: mind. 50 Drucker/Multifunktionsgeräte inkl. Service
  • Pflichtbestandteile jeder Referenz: Lieferung, Anschluss, betriebsbereite Übergabe, Wartung/Service, Verbrauchsmaterialien
  • Mindestens eine Referenz mit Lieferung an unterschiedliche Standorte
  • Zwei unterschiedliche Kunden
  • Referenzen nicht älter als 3 Jahre (bis Ende Angebotsfrist; maßgeblich: Datum der letzten Leistungserbringung)
  • Beschaffungsamt behält sich Verifizierung vor; fehlerhafte Angaben oder nicht bestandene Nachprüfungen führen zum Ausschluss

Ausschlussgründe und zwingende Erklärungen

  • Eigenerklärung zum Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Nr. 30) – für jeden Bieter, jedes Mitglied einer Bietergemeinschaft, jeden Eignungsverleiher und Unterauftragnehmer
  • Eigenerklärung Sanktionen Russland gemäß EU-Verordnung 833/2014 Artikel 5k (Nr. 31)
  • Eigenerklärung Verpflichtungsgesetz gemäß § 1 Abs. 1 VerpflG (Nr. 32)
  • Verpflichtungserklärung VS-NfD (Verschlusssachen-Nutzungsgrad 'Nur für den Dienstgebrauch') und Merkblatt (Nr. 35)
  • Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit von IT (Nr. 34) – ILO-Kernarbeitsnormen (Zwangsarbeit, Vereinigungsfreiheit, Gleichbehandlung, Kinderarbeit, Arbeitsschutz, Mindestlohn, Arbeitszeit), max. 13 Seiten
  • Anlage Unternehmensdaten (Nr. 33)
  • Bei Bietergemeinschaften zusätzlich: Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (Nr. 40)
  • Bei Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung (Nr. 41); bei Unteraufträgen: Anlage Unteraufträge (Nr. 42)
Referenzprojekte
mindestens 2 ReferenzenZeitraum: nicht älter als 3 Jahre (bis Ende Angebotsfrist; maßgeblich: Datum der letzten Leistungserbringung)Volumen: Referenz 1: mind. 100 Geräte inkl. Service; Referenz 2: mind. 50 Geräte inkl. Service

Mindestens 2 Referenzen über Lieferung, betriebsbereite Übergabe, Wartung/Service und Verbrauchsmaterial für Drucker/Multifunktionsgeräte

Mindestens eine Referenz mit Lieferung an unterschiedliche Standorte; zwei unterschiedliche Kunden; je Referenz: Kurzitel, Auftragswert (netto), Zeitraum, Kontaktdaten Auftraggeber, Leistungsbeschreibung. Formular 'Vordruck Referenzen' (Nr. 28) verwenden. Referenzen können verifiziert werden – fehlerhafte Angaben führen zum Ausschluss.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

1–3Angebote erwartet
Geringe Konkurrenz

Median rund 2 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl
1–3 · 36%4–10 · 33%11+ · 31%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Angebotsformular & Preisblätter3
  • Angebotsformular (Nr. 27) ausfüllen und einreichenPflicht
    Typbezeichnung, Netto-Preise, Nebenangebote angeben; in Textform unterschreiben.
  • Preisblatt Leistung (Nr. 38) vollständig ausfüllenPflicht
    Tabellenblätter Gerätetyp L3, Gerätetyp L4, Weiteres, Geschwindigkeit L4 und Zusammenfassung. Alle Pflichtfelder ausfüllen, sonst kein Wertungspreis.
  • Kriterienkatalog Leistung (Nr. 39) ausfüllenPflicht
    Alle 80 Leistungsanforderungen mit Ja/Nein beantworten. A-Kriterien sind Pflicht, B-Kriterien fließen in die Wertung ein.
Eignungsnachweise9
  • Vordruck Referenzen (Nr. 28) einreichen – mindestens 2 ReferenzenPflicht
    Je Referenz: Kurzitel, Auftragswert, Zeitraum, Kontaktstelle, Leistungsbeschreibung.
  • Unternehmenszahlen (Nr. 29) einreichenPflicht
    Umsatz (gesamt + spezifisch) und Beschäftigtenzahl der letzten 3 Geschäftsjahre.
  • Eigenerklärung Ausschlussgründe (Nr. 30) einreichenPflicht
    Für Bieter, Mitglieder von Bietergemeinschaften, Eignungsleihe und Unterauftragnehmer.
  • Eigenerklärung Sanktionen Russland (Nr. 31) einreichenPflicht
    Bezug: EU-Verordnung 833/2014 Artikel 5k.
  • Eigenerklärung Verpflichtungsgesetz (Nr. 32) einreichenPflicht
    Bereitschaft zur Verpflichtung nach § 1 Abs. 1 VerpflG.
  • Anlage Unternehmensdaten (Nr. 33) einreichenPflicht
    Für Bieter und alle beteiligten Unternehmen.
  • Erklärung zur sozialen Nachhaltigkeit von IT (Nr. 34) einreichenPflicht
    ILO-Kernarbeitsnormen darlegen, max. 13 Seiten.
  • Verpflichtung VS-NfD + Merkblatt (Nr. 35) einreichenPflicht
    Bereitschaft zur Sicherheitsüberprüfung und Geheimschutz.
  • Ansprechpartner der Rahmenvereinbarung (Nr. 37) benennenPflicht
    Vertrieblicher Ansprechpartner + Stellvertretung für die gesamte Laufzeit.
Technische Unterlagen & Tests5
  • Datenblätter zu den angebotenen Gerätemodellen beifügenPflicht
    Nachweis der technischen Mindestanforderungen (A-Kriterien).
  • Herstellererklärungen, Prüfberichte und Zertifikate beifügenPflicht
    z. B. DE-UZ 219 Blauer Engel, Energy Star, CE, DIN EN IEC 62368-1.
  • Testausdrucke anfertigen und physisch einreichenPflicht
    Druckmuster für L4 (auf Soporset Premium Preprint 90 g/m²) und ggf. L4+Z14 (Neobond). Paket kennzeichnen: 'Angebotsmuster zum Vergabeverfahren – AZ. ZIB 12.07 – 99157/25/VV : 2 – NICHT ÖFFNEN!'.
  • Referenzdrucke bei der Vergabestelle anfordernoptional
    Gemäß Kapitel 3.7.1/3.7.2 der Besonderen Bewerbungsbedingungen.
  • Benchmarktests durchführen und Zeiten dokumentierenPflicht
    Stoppuhr-Messung für 4 Szenarien (ein-/zweiseitig S/W und Farbe). Treibereinstellungen zwischen Tests nicht verändern.
Katalogdaten & KdB2
  • Katalogdaten für das Kaufhaus des Bundes (Nr. 36) bereitstellenPflicht
    BMEcat 1.2 (XML) oder Tabellenkalkulationsvorlage. Lieferung innerhalb von 14 Tagen nach Zuschlag an katalogdaten@kdbund.bund.de. Produktbilder mind. 600x600 px, JPEG.
  • Ansprechpartner für Katalogdaten benennenPflicht
    Name, Telefon, E-Mail.
Bei Bietergemeinschaften / Eignungsleihe / Unteraufträgen4
  • Bewerber-/Bietergemeinschaftserklärung (Nr. 40) einreichenPflicht
    Nur bei Bietergemeinschaften.
  • Verpflichtungserklärung Eignungsleihe / Unteraufträge (Nr. 41) einreichenPflicht
    Nur bei Eignungsleihe.
  • Anlage Unteraufträge (Nr. 42) einreichenPflicht
    Nur bei Unterauftragsvergabe; konkrete Benennung vor Zuschlag.
  • Alle Eignungsnachweise auch für jedes beteiligte Unternehmen einreichenPflicht
    Gilt für Mitglieder von Bietergemeinschaften, Eignungsverleiher und Unterauftragnehmer.

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