Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Drucksysteme

Pronova BKK | Die Vergabekammern des BundesLeverkusen, Nordrhein-WestfalenFrist: 29. Juni 2026(in 20 Tagen)

Zusammenfassung

Worum geht's?

Die Pronova BKK (gesetzliche Krankenkasse) tauscht ihre bestehenden Drucksysteme an 52 Standorten deutschlandweit aus und sucht einen Dienstleister, der neue Geräte liefert, installiert, wartet und mit Verbrauchsmaterial versorgt.

Was wird geliefert?

Insgesamt 104 Geräte (Schwarz-Weiß-Drucker, Farb-Multifunktionsgeräte, A3-Multifunktionsgeräte und 1 Plotter) von einem Hersteller in Lasertechnologie
Druckfreigabe-Software MyMFP von GeniusBytes
Fleetmanagement- und Printmonitoring-Software
Automatische Versorgung mit Toner, Fotoleitern und Wartungskits
Wartung, Reparatur, Ersatzgeräte und Schulungen

Wichtige Eckpunkte:

Alle Geräte müssen bis spätestens 01.01.2027 betriebsbereit sein
Vertragslaufzeit: 4 Jahre (mit Verlängerungsoption)
Bewertet werden zu 50 % der Preis und zu 50 % die fachliche Qualität (z. B. Teststellung, Rolloutkonzept, Sicherheit, Support)

Wer darf mitmachen?

Unternehmen mit durchschnittlich mind. 1 Mio. € Jahresumsatz in diesem Bereich, einer Haftpflichtversicherung, Zertifizierungen (ISO 9001, 14001, 27001, ITIL) und 3 vergleichbaren Referenzen aus den letzten 3 Jahren mit je mind. 104 Drucksystemen.

Original-Bekanntmachung ansehen

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Details

Noch 20 Tage bis zur Angebotsfrist

Termin / Frist

202620272028202920302031

MAINOVMAINOVMAINOVMAINOVMAINOV

Veröffentlichung

Bieterfragen-Frist

Beantwortung Bieterfragen

Angebotsfrist

Anlieferung Testgeräte

Teststellung

Angebotsgültigkeit

Bindefrist

Nachforderung Unterlagen

Information der Bieter

Zuschlag

Vertragsbeginn

Transition/Abnahme Betriebsbereitschaft

Rechtsbehelfsfrist

Ausführungsbeginn

Vertragslaufzeit

Rahmenvertrag Laufzeit

Abnahme Instandhaltung

Abnahme Rollout

Kündigungsfrist

Vertragsende

Verlängerung 1

bis 2031

Heute

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Details

Preis & Qualität9 Kriterien

Preis 2%Qualität 98%

Preis50%
Preisliche Bewertung der Angebote
Fachliche Bewertung50%
Fachliche Bewertung der Angebote

Gewichtungen der Unterkriterien sind als Punkte angegeben, aber die Gesamtsumme der Punkte und deren Umrechnung in die 50% Gewichtung der fachlichen Bewertung ist nicht explizit dargestellt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Details

Hardware und Lieferung

104 Drucksysteme (kalkulatorische Annahme; kann beim Rollout angepasst werden), bestehend aus:
56 SFP s/w (Einzelfunktionsdrucker schwarz-weiß)
14 MFP mittel s/w (Multifunktionsgerät mittel, s/w)
1 MFP mittel color
4 MFP groß A3 color
1 Plotter
Zusätzlich 28 Geräte verteilt auf weitere Klassen gemäß Anlage A
Lasertechnologie, Duplex-Funktion, modular/kompakt
Fabrikneue Geräte und alle von einem Hersteller
DE-UZ 219 ("Blauer Engel")-Zertifizierung für alle Geräte
10/100 Base-T Ethernet (RJ45), Scan-to-Mail/Folder, LDAP/Kerberos/PIN-Authentifizierung
Druckvolumen gesamt: ca. 250.000 S/W-Seiten/Monat und ca. 25.000 Farbseiten/Monat
Kostenfreie Anlieferung am Aufstellungsort; kostenfreie Entsorgung des Verpackungsmaterials

Software und Druckfreigabe

Druckfreigabelösung MyMFP von GeniusBytes (Lizenzen im Angebotspreis einkalkuliert)
Fleetmanagement- und Printmonitoring-Software mit:
Dashboard, Assetverwaltung, Berechtigungssystem, Konfigurationsprofile
Automatisierte Servicemeldungen, Ticketportal, Remoteservicefunktion
Zentrale Administration, Softwareverteilung (Firmware, Treiber)
Verschlüsselte Verbindung (HTTPS), Auftragstracking, Mandantenfähigkeit
Detaillierte Abrechnung

Full-Service: Wartung, Instandhaltung und Instandsetzung

Lieferung und Einbau aller Ersatz- und Wartungsteile (auch nicht werkzeuglos)
Diagnose und Behebung von Hard- und Software-Störungen (ohne Fremdeinwirkung)
Treiberinstallationen und Firmwareupgrades
Servicezeiten: Mo–Do 08:00–17:00 Uhr, Fr 08:00–15:30 Uhr
Reaktionszeit: Störungsmeldung bis 15:00 Uhr → Behebung bis Ende nächster Werktag; nach 15:00 Uhr → übernächster Werktag
Ersatzgerät: binnen 48 Stunden, falls taggleiche Reparatur nicht möglich (kostenfrei)
SLA-Quote: 90 % auf Kalenderjahr
Eigene Serviceabteilung mit qualifiziertem Fachpersonal, Deutsch verhandlungssicher

Verbrauchsmaterialien

Proaktive Bereitstellung aller vom Hersteller deklarierten Verbrauchsmaterialien (Toner, Fotoleiter, Resttonerbehälter, Wartungskit)
Automatische Belieferung über das Printmonitoringtool (Schwellenwerte einstellbar)
Rücknahme und Entsorgung leerer Verbrauchsmaterialien
Lieferung frei Haus mit Adresslabel (Hostname, Seriennummer)
Nur Original-Herstellerverbrauchsmaterial
Papier wird nicht gestellt

Projektmanagement, Rollout und Schulungen

Projektleitung + Stellvertretung über gesamte Laufzeit
Kick-Off-Meeting in Leverkusen nach Zuschlag
Workshop zur Rollout-Abstimmung und Gerätekonfiguration (Leverkusen)
Schulung von bis zu 10 Systemadministratoren/IT-Mitarbeitenden in Leverkusen
Digitale Schulungsunterlagen
Lieferung, Aufstellung, Vorkonfiguration, LAN-Einbindung, Inbetriebnahme, Funktionstest
Anwendereinweisung (Key User) vor Ort
Komplette Systemdokumentation
Alle Geräte betriebsbereit bis spätestens 01.01.2027
Mitnahme und Entsorgung der Verpackung

Sicherheit und Datenschutz

Einhaltung BSI-Mindeststandards für Informationssicherheit
Datenlöschung der Festplatten nach BSI-Standard bei Vertragsende (Protokolle aushändigen)
Druckfreigabe per PIN/Karte (LDAP/Kerberos)
Security-Konzept mit Richtlinien, Software-Lösungen, Benachrichtigungen, Zertifizierungen
Verschlüsselte Verbindung (HTTPS) zur Verwaltungssoftware

Vertragsende und Abnahme

Kostenfreier Abbau und Abtransport der Systeme nach Vertragsende
BSI-konforme Datenlöschung mit Protokoll
Abnahme Drucksystem-Rollout: 10 Arbeitstage störungsfreier Betrieb → gilt als abgenommen
Abnahme Instandhaltung/Instandsetzung: Werk gilt als abgenommen, wenn nicht binnen 10 Werktagen Mangel angezeigt wird
Vertragslaufzeit: 4 Jahre (01.01.2027 – 31.12.2030), mit Option auf Verlängerung

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Details

Befähigung zur Berufsausübung

Gültige Eintragung im Berufs- oder Handelsregister zum Leistungsbeginn (oder gleichwertige Bescheinigung aus dem Herkunftsland)
Oder Nachweis, dass keine Verpflichtung zur Eintragung besteht

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Durchschnittlicher Mindestumsatz: 1.000.000 € netto/Jahr (aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, ausschließlich aus der ausgeschriebenen Leistung)
Bestehende Haftpflichtversicherung (Betriebs-/Berufs-/Industriehaftpflicht), ungekündigt, keine Beitragsrückstände, Bedingungen gemäß Anlage 5 und EVB-IT

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren (nicht vor 2023)
Pro Referenz mind. 104 Drucksysteme (Liefer- und Dienstleistungsaufträge vergleichbarer Art)
Eigene Serviceabteilung mit qualifiziertem Fachpersonal

Zertifizierungen und technische Mindeststandards

ISO 9001 (Qualitätsmanagement) oder vergleichbar
ISO 14001 (Umweltmanagement) oder vergleichbar
ISO 27001 (IT-Sicherheit) oder vergleichbar
ITIL (IT-Service-Management) – Zertifizierung
Einsatz von Personal mit verhandlungssicheren Deutschkenntnissen
Geräte: Lasertechnologie, Duplex, DE-UZ 219 (Blauer Engel), Herstellerhomogenität (alle Klassen von einem Hersteller)

Ausschlussgründe

Keine strafrechtlichen Verurteilungen (kriminelle Vereinigung, Bestechung, Betrug, Terrorismus, Geldwäsche, Kinderarbeit)
Kein Eintrag im Landeskorruptionsregister
Kein Insolvenz-/Liquidationsverfahren
Keine Verurteilungen wegen Schwarzarbeit/illegaler Beschäftigung
Einhaltung Mindestlohn (MiLoG), Tariftreue, AEntG, Verbot Kinderarbeit
Regelmäßige Zahlung von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen
Keine Interessenskonflikte (§ 6 VgV)
Kein Russland-Bezug gem. EU-VO 833/2014 (für Bieter und Unterauftragnehmer mit >10 % Auftragswert)
Keine oder deklarierte Einträge im Wettbewerbsregister

Eignungsleihe und Unterauftragsvergabe (optional)

Eignungsleihe möglich für wirtschaftliche/finanzielle und/oder technische Leistungsfähigkeit
Verpflichtungserklärung gem. § 47 VgV mit gemeinsamer Haftung
Unternehmensvorstellung, Anlage 2, ggf. Anlage 3 pro leihendem Unternehmen
Datenschutzrechtliche Überprüfung der leihenden Unternehmen
Unterauftragsvergabe grundsätzlich unerwünscht; falls doch geplant:
Unterauftragnehmerliste mit Anlage 2 pro Unternehmen
Nachweis der Leistungsfähigkeit und Datenschutzgarantie
Zustimmung der Pronova BKK erforderlich; kein Austausch ohne Genehmigung

Referenzprojekte

3 unterschiedliche Referenzen ReferenzenZeitraum: höchstens letzte 3 Jahre, nicht vor 2023Volumen: mind. 104 Drucksysteme je Referenz

Vergleichbare Liefer- und Dienstleistungsaufträge im Bereich Drucksysteme (Full-Service-Versorgung inkl. Lieferung, Wartung, Verbrauchsmaterial)

Name/Firma des Auftraggebers, Ansprechperson, Telefon oder E-Mail, Erbringungsjahr/-zeitraum, Anzahl Drucksysteme

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

Details

11+Angebote erwartet

Hohe Konkurrenz

Median rund 15 Angebote.

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 28%4–10 · 33%11+ · 38%

Unternehmen, die ähnliche Ausschreibungen gewonnen haben

Aus vergleichbaren bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

Details

Checkliste zur Angebotsabgabe

Konkrete Schritte laut Vergabeunterlagen

Details

Preise und technische Angaben5

Anlage A – Preisabfrage vollständig ausfüllen (monatliche Pauschalpreise je Geräteklasse, Verbrauchsmaterial, Software)Pflicht
Alle weißen Felder ausfüllen; keine 'nach Absprache' oder 0,00 € – sonst Ausschluss.
Anlage B – Fachliche Bewertungsmatrix (Typ-A-Kriterien) bestätigenPflicht
Mindestanforderungen: z. B. Servicezeiten, Rollout bis 01.01.2027, deutsche Sprache, ein Hersteller. Nicht-/Mehrfachantworten führen zum Ausschluss.
Anlage B – Leistungsblätter (Gerätespezifikationen) ausfüllenPflicht
Pro Geräteklasse Datenblatt + Bestätigung der Mindestanforderungen über Drop-Down-Feld.
Anlage B – Typ-B-Konzepte einreichen (Teststellung, Rollout, Schulung, Bestellabwicklung, Security, Support, Fleetmanagement, Instandhaltung)Pflicht
Jede Anlage mit Kriterium-Nummer + Firmierung kennzeichnen. Bei Nichtabgabe 0 Punkte.
Datenblätter je Druckerklasse einreichenPflicht
Inkl. technische Parameter und Umweltzertifizierung DE-UZ 219 (Blauer Engel).

Eignungsnachweise6

Anlage 3 – Eigenerklärung zur Eignungsprüfung ausfüllenPflicht
Angaben zu Berufsregister, Mindestumsatz (≥ 1 Mio. € netto/Jahr), Haftpflichtversicherung, Unteraufträgen, Eignungsleihe.
Anlage 2 – Eigenerklärung zu Ausschlussgründen ausfüllenPflicht
Strafrechtliche Verurteilungen, Insolvenz, Steuer/Sozialversicherung, Russland-Sanktionen, Wettbewerbsregister etc.
3 vergleichbare Referenzen einreichen (jew. mind. 104 Drucksysteme, nicht vor 2023)Pflicht
Mit Auftraggeber, Ansprechperson, Kontakt, Zeitraum und Stückzahl.
Nachweis Haftpflichtversicherung beifügenPflicht
Ungekündigt, keine Beitragsrückstände, Bedingungen gemäß Anlage 5/EVB-IT.
Zertifizierungen nachweisen (ISO 9001, ISO 14001, ISO 27001, ITIL)Pflicht
Oder vergleichbare Bescheinigungen.
Kaufmännische und technische Ansprechperson benennenPflicht
Ganzjährig verfügbar über gesamte Vertragslaufzeit.

Zusätzliche Unterlagen des Bieters4

Datenschutzkonzept erstellenPflicht
Mit technisch-organisatorischen Maßnahmen gemäß § 3 der Datenschutzvereinbarung.
Ausführliche Unternehmensdarstellung einreichenPflicht
Inkl. Unternehmensdaten, Gesellschafter, Beteiligungen.
Testgeräte bereitstellen (MFP mittel color + MFP A3 color)Pflicht
Betriebsbereit in Leverkusen bis KW 32, Abholung nach Test (KW 33–37).
Alle Unterlagen in deutscher Sprache (oder beglaubigter Übersetzung)Pflicht
Nachweise nicht älter als 2 Monate.

Bei Bietergemeinschaften / Unteraufträgen (falls zutreffend)4

Anlage 4 – Erklärung Bietergemeinschaft einreichenPflicht
Nur bei Bietergemeinschaften; bevollmächtigte Vertretung benennen.
Anlage 2 für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft einreichenPflicht
Jedes Mitglied muss Ausschlussgründe erklären.
Bei Eignungsleihe: Verpflichtungserklärung gem. § 47 VgV + Anlage 2 + Anlage 3 für jedes leihende UnternehmenPflicht
Inkl. Unternehmensvorstellung und Datenschutzgarantie.
Bei Unterauftragnehmern: Liste + Anlage 2 pro Unternehmen einreichenPflicht
Zustimmung der Pronova BKK erforderlich.

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