Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Drucksysteme

Pronova BKK | Die Vergabekammern des BundesLeverkusen, Nordrhein-WestfalenVeröffentlicht: 27. Mai 2026

Angebotsfrist: 29. Juni 2026

Zusammenfassung

Automatisch erstellt aus den Vergabeunterlagen

Worum geht's?

Die Pronova BKK (gesetzliche Krankenkasse) tauscht ihre bestehenden Drucksysteme an 52 Standorten deutschlandweit aus und sucht einen Dienstleister, der neue Geräte liefert, installiert, wartet und mit Verbrauchsmaterial versorgt.

Was wird geliefert?

Insgesamt 104 Geräte (Schwarz-Weiß-Drucker, Farb-Multifunktionsgeräte, A3-Multifunktionsgeräte und 1 Plotter) von einem Hersteller in LasertechnologieDruckfreigabe-Software MyMFP von GeniusBytesFleetmanagement- und Printmonitoring-SoftwareAutomatische Versorgung mit Toner, Fotoleitern und WartungskitsWartung, Reparatur, Ersatzgeräte und Schulungen

Wichtige Eckpunkte:

Alle Geräte müssen bis spätestens 01.01.2027 betriebsbereit seinVertragslaufzeit: 4 Jahre (mit Verlängerungsoption)Bewertet werden zu 50 % der Preis und zu 50 % die fachliche Qualität (z. B. Teststellung, Rolloutkonzept, Sicherheit, Support)

Wer darf mitmachen?

Unternehmen mit durchschnittlich mind. 1 Mio. € Jahresumsatz in diesem Bereich, einer Haftpflichtversicherung, Zertifizierungen (ISO 9001, 14001, 27001, ITIL) und 3 vergleichbaren Referenzen aus den letzten 3 Jahren mit je mind. 104 Drucksystemen.

Ausschreibung ansehen ↗

Zeitplan & Fristen

Aus den Vergabeunterlagen extrahiert

Angebotsfrist: 29. Juni 2026

Termin / FristMAI2026 NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV MAI NOV

Veröffentlichung27. Mai 2026

Bieterfragen-Frist15. Juni 2026

Beantwortung Bieterfragen22. Juni 2026

Angebotsfrist29. Juni 2026

Anlieferung Testgeräteca. 3. Aug. – 9. Aug. 2026

Teststellungca. 10. Aug. – 13. Sep. 2026

Angebotsgültigkeitca. 29. Juni 2026 – 29. Juni 2027

Bindefrist29. Juni – 29. Sep. 2026

Nachforderung Unterlagenca. 29. Juni – 5. Juli 2026

Information der Bieter18. Sep. 2026

Zuschlag29. Sep. 2026

Vertragsbeginn29. Sep. 2026

Transition/Abnahme Betriebsbereitschaft29. Sep. – 31. Dez. 2026

Rechtsbehelfsfristca. 29. Sep. – 14. Okt. 2026

Ausführungsbeginn1. Jan. 2027

Vertragslaufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Rahmenvertrag Laufzeit1. Jan. 2027 – 31. Dez. 2030

Abnahme Instandhaltungca. 1. Jan. – 15. Jan. 2027

Abnahme Rolloutca. 1. Jan. – 15. Jan. 2027

Kündigungsfristca. 30. Juni – 1. Juli 2030

Vertragsende31. Dez. 2030

Verlängerung 1ca. 1. Jan. – 31. Dez. 2031bis 2031

vor Angebotsabgabenach Angebotsabgabegeschätzt

Zuschlagskriterien

Gewichtung laut Vergabeunterlagen

Preis & Qualität9 Kriterien

Preis 2%Qualität 98%

Preis50%
Preisliche Bewertung der Angebote
Fachliche Bewertung50%
Fachliche Bewertung der Angebote

KI-Hinweis: Gewichtungen der Unterkriterien sind als Punkte angegeben, aber die Gesamtsumme der Punkte und deren Umrechnung in die 50% Gewichtung der fachlichen Bewertung ist nicht explizit dargestellt.

Leistungsumfang

Aus den Vergabeunterlagen

Hardware und Lieferung

104 Drucksysteme (kalkulatorische Annahme; kann beim Rollout angepasst werden), bestehend aus:56 SFP s/w (Einzelfunktionsdrucker schwarz-weiß)14 MFP mittel s/w (Multifunktionsgerät mittel, s/w)1 MFP mittel color4 MFP groß A3 color1 PlotterZusätzlich 28 Geräte verteilt auf weitere Klassen gemäß Anlage ALasertechnologie, Duplex-Funktion, modular/kompaktFabrikneue Geräte und alle von einem HerstellerDE-UZ 219 ("Blauer Engel")-Zertifizierung für alle Geräte10/100 Base-T Ethernet (RJ45), Scan-to-Mail/Folder, LDAP/Kerberos/PIN-AuthentifizierungDruckvolumen gesamt: ca. 250.000 S/W-Seiten/Monat und ca. 25.000 Farbseiten/MonatKostenfreie Anlieferung am Aufstellungsort; kostenfreie Entsorgung des Verpackungsmaterials

Software und Druckfreigabe

Druckfreigabelösung MyMFP von GeniusBytes (Lizenzen im Angebotspreis einkalkuliert)Fleetmanagement- und Printmonitoring-Software mit:Dashboard, Assetverwaltung, Berechtigungssystem, KonfigurationsprofileAutomatisierte Servicemeldungen, Ticketportal, RemoteservicefunktionZentrale Administration, Softwareverteilung (Firmware, Treiber)Verschlüsselte Verbindung (HTTPS), Auftragstracking, MandantenfähigkeitDetaillierte Abrechnung

Full-Service: Wartung, Instandhaltung und Instandsetzung

Lieferung und Einbau aller Ersatz- und Wartungsteile (auch nicht werkzeuglos)Diagnose und Behebung von Hard- und Software-Störungen (ohne Fremdeinwirkung)Treiberinstallationen und FirmwareupgradesServicezeiten: Mo–Do 08:00–17:00 Uhr, Fr 08:00–15:30 UhrReaktionszeit: Störungsmeldung bis 15:00 Uhr → Behebung bis Ende nächster Werktag; nach 15:00 Uhr → übernächster WerktagErsatzgerät: binnen 48 Stunden, falls taggleiche Reparatur nicht möglich (kostenfrei)SLA-Quote: 90 % auf KalenderjahrEigene Serviceabteilung mit qualifiziertem Fachpersonal, Deutsch verhandlungssicher

Verbrauchsmaterialien

Proaktive Bereitstellung aller vom Hersteller deklarierten Verbrauchsmaterialien (Toner, Fotoleiter, Resttonerbehälter, Wartungskit)Automatische Belieferung über das Printmonitoringtool (Schwellenwerte einstellbar)Rücknahme und Entsorgung leerer VerbrauchsmaterialienLieferung frei Haus mit Adresslabel (Hostname, Seriennummer)Nur Original-HerstellerverbrauchsmaterialPapier wird nicht gestellt

Projektmanagement, Rollout und Schulungen

Projektleitung + Stellvertretung über gesamte LaufzeitKick-Off-Meeting in Leverkusen nach ZuschlagWorkshop zur Rollout-Abstimmung und Gerätekonfiguration (Leverkusen)Schulung von bis zu 10 Systemadministratoren/IT-Mitarbeitenden in LeverkusenDigitale SchulungsunterlagenLieferung, Aufstellung, Vorkonfiguration, LAN-Einbindung, Inbetriebnahme, FunktionstestAnwendereinweisung (Key User) vor OrtKomplette SystemdokumentationAlle Geräte betriebsbereit bis spätestens 01.01.2027Mitnahme und Entsorgung der Verpackung

Sicherheit und Datenschutz

Einhaltung BSI-Mindeststandards für InformationssicherheitDatenlöschung der Festplatten nach BSI-Standard bei Vertragsende (Protokolle aushändigen)Druckfreigabe per PIN/Karte (LDAP/Kerberos)Security-Konzept mit Richtlinien, Software-Lösungen, Benachrichtigungen, ZertifizierungenVerschlüsselte Verbindung (HTTPS) zur Verwaltungssoftware

Vertragsende und Abnahme

Kostenfreier Abbau und Abtransport der Systeme nach VertragsendeBSI-konforme Datenlöschung mit ProtokollAbnahme Drucksystem-Rollout: 10 Arbeitstage störungsfreier Betrieb → gilt als abgenommenAbnahme Instandhaltung/Instandsetzung: Werk gilt als abgenommen, wenn nicht binnen 10 Werktagen Mangel angezeigt wirdVertragslaufzeit: 4 Jahre (01.01.2027 – 31.12.2030), mit Option auf Verlängerung

Eignungskriterien

Geforderte Nachweise laut Vergabeunterlagen

Befähigung zur Berufsausübung

Gültige Eintragung im Berufs- oder Handelsregister zum Leistungsbeginn (oder gleichwertige Bescheinigung aus dem Herkunftsland)Oder Nachweis, dass keine Verpflichtung zur Eintragung besteht

Wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit

Durchschnittlicher Mindestumsatz: 1.000.000 € netto/Jahr (aus den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren, ausschließlich aus der ausgeschriebenen Leistung)Bestehende Haftpflichtversicherung (Betriebs-/Berufs-/Industriehaftpflicht), ungekündigt, keine Beitragsrückstände, Bedingungen gemäß Anlage 5 und EVB-IT

Technische und berufliche Leistungsfähigkeit

3 vergleichbare Referenzen aus den letzten 3 Jahren (nicht vor 2023)Pro Referenz mind. 104 Drucksysteme (Liefer- und Dienstleistungsaufträge vergleichbarer Art)Eigene Serviceabteilung mit qualifiziertem Fachpersonal

Zertifizierungen und technische Mindeststandards

ISO 9001 (Qualitätsmanagement) oder vergleichbarISO 14001 (Umweltmanagement) oder vergleichbarISO 27001 (IT-Sicherheit) oder vergleichbarITIL (IT-Service-Management) – ZertifizierungEinsatz von Personal mit verhandlungssicheren DeutschkenntnissenGeräte: Lasertechnologie, Duplex, DE-UZ 219 (Blauer Engel), Herstellerhomogenität (alle Klassen von einem Hersteller)

Ausschlussgründe

Keine strafrechtlichen Verurteilungen (kriminelle Vereinigung, Bestechung, Betrug, Terrorismus, Geldwäsche, Kinderarbeit)Kein Eintrag im LandeskorruptionsregisterKein Insolvenz-/LiquidationsverfahrenKeine Verurteilungen wegen Schwarzarbeit/illegaler BeschäftigungEinhaltung Mindestlohn (MiLoG), Tariftreue, AEntG, Verbot KinderarbeitRegelmäßige Zahlung von Steuern und SozialversicherungsbeiträgenKeine Interessenskonflikte (§ 6 VgV)Kein Russland-Bezug gem. EU-VO 833/2014 (für Bieter und Unterauftragnehmer mit >10 % Auftragswert)Keine oder deklarierte Einträge im Wettbewerbsregister

Eignungsleihe und Unterauftragsvergabe (optional)

Eignungsleihe möglich für wirtschaftliche/finanzielle und/oder technische LeistungsfähigkeitVerpflichtungserklärung gem. § 47 VgV mit gemeinsamer HaftungUnternehmensvorstellung, Anlage 2, ggf. Anlage 3 pro leihendem UnternehmenDatenschutzrechtliche Überprüfung der leihenden UnternehmenUnterauftragsvergabe grundsätzlich unerwünscht; falls doch geplant:Unterauftragnehmerliste mit Anlage 2 pro UnternehmenNachweis der Leistungsfähigkeit und DatenschutzgarantieZustimmung der Pronova BKK erforderlich; kein Austausch ohne Genehmigung

Referenzprojekte

3 unterschiedliche Referenzen ReferenzenZeitraum: höchstens letzte 3 Jahre, nicht vor 2023Volumen: mind. 104 Drucksysteme je Referenz

Vergleichbare Liefer- und Dienstleistungsaufträge im Bereich Drucksysteme (Full-Service-Versorgung inkl. Lieferung, Wartung, Verbrauchsmaterial)

Name/Firma des Auftraggebers, Ansprechperson, Telefon oder E-Mail, Erbringungsjahr/-zeitraum, Anzahl Drucksysteme

KI-Hinweis: Alle Eignungskriterien wurden per KI aus den Vergabeunterlagen extrahiert. Mit TendiGo prüfen Sie in wenigen Minuten, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Wettbewerb & Angebotsprognose

Erwartete Konkurrenz auf Basis vergleichbarer Vergaben

11+Angebote erwartet

Median vergleichbarer Vergaben: rund 15 Angebote

Hohe Konkurrenz

Wahrscheinliche Bieterzahl

1–3 · 28%4–10 · 33%11+ · 38%

Unternehmen mit ähnlichen Zuschlägen

Aus vergleichbaren, bereits vergebenen Vergaben (KI-Ähnlichkeit)

1Konica Minolta Business Solutions Deutschland GmbH3 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗2Ricoh Deutschland GmbH3 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗3Canon Deutschland GmbH2 ähnliche Ausschreibungen gewonnen↗4KKS Kemmler Kopier Systeme GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗5Kunze & Ritter GmbH1 ähnliche Ausschreibung gewonnen↗

Checkliste zur AngebotsabgabeKonkrete Schritte laut Vergabeunterlagen0 von 19 erledigt

Preise und technische Angaben

Eignungsnachweise

Zusätzliche Unterlagen des Bieters

Bei Bietergemeinschaften / Unteraufträgen (falls zutreffend)

Verlauf dieser Vergabe

2 Bekanntmachungen

27.05.2026Ausschreibung
- Abgabefrist: 29.06.2026 → 06.07.2026
27.05.2026Ausschreibungauf dieser Seite

Mit TendiGo

Finden Sie weitere passende Ausschreibungen und prüfen Sie mit KI, ob Ihr Unternehmen die Anforderungen erfüllt.

Diese Ausschreibung mit KI prüfen

Zur Original-Ausschreibung ↗

Auf einen Blick

Auftraggeber

Pronova BKK | Die Vergabekammern des Bundes

Anschrift

67061 Ludwigshafen

Ort

51373 Leverkusen

Kategorie

Drucker, Kopierer & Scanner

Veröffentlicht

27. Mai 2026

Angebotsfrist

29. Juni 2026

Auftraggeber-Website

www.pronovabkk.de/ ↗

Auftraggeber-Profil ansehen

Erfüllungsort

Ort der Leistung

51373 Leverkusen

Nordrhein-Westfalen

Weitere Ausschreibungen Drucker, Kopierer & Scanner

Alle anzeigen →

Fotokopierer

Eigenbetrieb Gebäudewirtschaft Landkreis Limburg-Weilburg -Zentrale Ausschreibungsstelle- | Vergabekammer des Landes Hessen beim Regierungspräsidium Darmstadt | Kreisausschuss des Landkreises Limburg-Weilburg Amt für Finanzen und Organisation Fachdienst IT und Digitalisierung | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) · LimbrugFrist: 10. November 2026 Fotokopier-/Offsetdruck

Anmietung von Kopier- und Drucksystemen

Technische Universität Dortmund | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) · DortmundFrist: 16. November 2026 Drucker, Kopierer & Scanner

Kreiskliniken Herford-Bünde AöR, Beschaffung Hochleistungsscanner und Lieferung Software

Kreis Herford im Auftrag der Kreiskliniken Herford | Vergabekammer Westfalen | Datenservice Öffentlicher Einkauf (in Verantwortung des Beschaffungsamts des BMI) · HerfordFrist: —

Bereit für die Zukunft der Vergabe?

Setzen Sie auf den neuen technologischen Standard und verschaffen Sie sich den entscheidenden Vorsprung in der Auftragsakquise.

806+ VergabequellenMit Experten entwickeltSofort einsatzbereit