Full-Miet-Service Multifunktionsgeräte und Drucker

Insgesamt 45 Geräte in drei Leistungsklassen:

• Leistungsklasse 1 (LK1): 19 Geräte
• Leistungsklasse 2 (LK2): 5 Geräte
• Leistungsklasse 3 (LK3): 21 Geräte

Standorte: 9 Schulen, 5 Kindertagesstätten, 5 Horte der Stadt Meißen. Genaue Standortangaben siehe Anlage 8.

Alle Geräte müssen bis zum 01.10.2026 voll funktionsfähig am Aufstellungsort installiert und betriebsbereit sein. Die Bieter sind verpflichtet, ein Aufmaß vor Ort durchzuführen.

Full-Miet-Service bestehend aus:

• Lieferung, Abtransport und ggf. Umsetzung von Geräten während der Vertragslaufzeit
• Montage inkl. fest eingebauter Möbel mit allen Einbauteilen, gebrauchsfertig
• Installation und Inbetriebnahme der Geräte und der zentralen Verwaltungssoftware
• Einweisung der Einrichtungsleitung / des Sekretariats an jedem Standort
• Technische Beratung und Betreuung
• Regelmäßige Wartung und Reparatur inkl. An-/Abfahrt, Arbeitszeit, Ersatzteile und Zusatzmaterialien
• Beseitigung von Funktionsstörungen der Netzwerkkommunikation
• Entsorgung von Verpackungsmaterial und ausgewechselten Ersatzteilen
• Qualifizierte Datenlöschung nach BSI-Standards bei Rückgabe oder Reparatur (Kosten inklusive)
• Übergabedokumentation mit Pflegehinweisen, Gebrauchsanweisungen, Sicherheitsanweisungen

Vertragslaufzeit: 60 Monate (01.10.2026 – 30.09.2031). Netto-Preise sind im gesamten Vertragszeitraum bindend.

Verbrauchsmaterial (durch Auftragnehmer zu liefern):

• Toner (s/w und Farbe) inkl. Lieferschein
• KEIN Papier, KEINE Heftklammern
• Vorratshaltung beim Auftraggeber
• Abholung und Entsorgung leerer Toner- und Resttonerbehälter
• Bereitstellung von Ersatztoner zur Vermeidung von Stillstandzeiten

Inklusivvolumen pro Jahr:

• 1.200.000 S/W-Kopien
• 500.000 Farb-Kopien

Folgeklickpreise (anzubieten): Mehrkopie und Minderkopie, jeweils s/w und color.

Zählerstanderfassung: jährlich zum 30.06. und 31.12. sowie zum Vertragsende.

OCR-Verarbeitung auf dem Gerät selbst, ohne Volumenbegrenzung.

Infrastruktur: Nutzung der vorhandenen Netzwerkinfrastruktur des Auftraggebers; Anbindung über TCP/IP; IPv4-Adressen werden manuell durch den AG vergeben. Kein zentraler Verzeichnisdienst; verschiedene Netzwerke; zentrale cloudbasierte Infrastruktur für Konfiguration und Kommunikation durch den AN.

Nutzerauthentifizierung: Benutzername + Passwort oder Kenncode; Weboberfläche zur Nutzerpflege; Einbindung mehrerer Nutzerquellen erforderlich. Dezentrale Berechtigungsverwaltung durch die Einrichtungen.

Mobiler Druck (BYOD): Für Windows, iOS, Android und Linux. Webdruckkomponente, Followprint (Druckabholung nach Anmeldung). Software kostenfrei für Nutzer ohne Herstellerkonto. Druckdaten werden nach Ausdruck gelöscht. Schnittstelle individuell deaktivierbar.

Direktdruck Sekretariate auf ausgewählte Drucker.

Dokumentenscan: Versand per Mail, Ablage auf Cloudspeicher (Nextcloud bevorzugt) und Netzwerkfreigabe.

Dokumentation: Handbücher/technische Referenz als PDF, Kurzinformation je Gerät für Geräteverantwortliche, kontextsensitive Onlinehilfe.

Fehlermanagement:

• Automatische Meldungsübertragung, Tonerbestellungen, Gerätezähler
• SNMP-Abfrage mindestens V3 mit Printer-MIB, optional SNMP-Trap
• Zentrale Plattform beim AN gehostet
• Gesicherter VNC-Zugang für Fernverwaltung
• Automatische Systemmeldungen an AN UND an festgelegte E-Mailadresse des AG

Reporting:

• Zentrale Meldeplattform
• Auswertungen nach Kostenstellen und Systemen
• Rechtekonzept für Sekretariate
• Export als CSV oder PDF
• Geräteberichte mit Modell, Seriennummer, Gerätename, Druckzähler SW/Farbe, Kopienzähler SW/Farbe

Dokumentation: Handbücher als PDF, Kurzinformation je Gerät, kontextsensitive Onlinehilfe.

Sicherheitskonzept (gesonderter Bewertungsfaktor):

• Einschränkbare Zugriffe auf Job-Protokollierung
• Einzeln deaktivierbare externe Anschlüsse (z.B. USB-Ports)
• Automatische und sichere Löschung von Druckdaten nach Druckjob
• Datenträgerverschlüsselung mit mindestens 256-Bit
• Automatische Löschung von Druckjobs nach vorgegebener Zeit
• Einzeln deaktivierbare nicht benötigte Netzwerkprotokolle
• Verschlüsselte Datenkommunikation zwischen Geräten und zentralem Druckserver
• Gesicherte Weboberfläche nur über verschlüsselte Verbindung
• Sperrmöglichkeit für Nutzer nach mehrmaliger fehlerhafter Anmeldung
• Darlegung zum Umgang mit datenhaltenden Komponenten während und nach Vertragslaufzeit

AVV (Auftragsverarbeitungsvertrag) über relevante Softwarekomponenten ist abzuschließen. Nachweis durch geeignete Zertifikate.

Laufende Pflichten des AN: Regelmäßige Überprüfung der Geräte, proaktive Bereitstellung sicherheitsrelevanter Informationen, schnellstmögliche Behebung von Sicherheitslücken, sofortige Bereitstellung von Patches/Updates (nur aus vertrauenswürdigen Quellen).

Servicekonzept:

• Servicestrategie beim Full-Service-Miet-Konzept
• Vorratshaltung von Tonern und Verbrauchsmaterial
• Ablaufbeschreibung der Störungsbehebung mit garantierten Servicelevels (Hotlinezeiten, Reaktions- und Wiederherstellungszeiten)
• Lieferkonzept für Ersatzgeräte
• Konzept zur Geräteumsetzung auf Wunsch des AG
• Organisation und Betrieb des Servicedesk
• Automatische Systemmeldungen an AN und AG

Umweltkonzept:

• TEC-Werte der angebotenen Geräte
• Umweltzertifikate (Blauer Engel, Energy Star oder vergleichbar)
• Stoffliche Emissionen der Geräte
• Halogenfreiheit der Geräte
• Umgang mit Farbmittelbehältern nach Rücknahme
• Recycling der Geräte nach Vertragsende
• Umweltaktivitäten des Anbieters und der Lieferanten
• Innovativer Technologieeinsatz bei Druck- und Kopiertechnik

• Umsatz in den letzten 3 abgeschlossenen Geschäftsjahren für vergleichbare Leistungen (auf Anforderung nachzuweisen durch testierte Jahresabschlüsse oder Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers/Steuerberaters).
• Erfüllung der steuerlichen und sozialversicherungsrechtlichen Verpflichtungen.
• Kein Insolvenzverfahren oder vergleichbares Verfahren anhängig.
• Keine Liquidation des Unternehmens.

• Eintragung im Handelsregister (oder Nachweis der Nichtverpflichtung zur Eintragung).
• Mitgliedschaft in der zuständigen Berufsgenossenschaft.
• Keine rechtskräftigen Verurteilungen oder Geldbußen wegen schwerer Straftaten (u.a. Terrorismusfinanzierung, Diebstahl, Betrug, Geldwäsche, Bestechung, wettbewerbsbeschränkende Absprachen, Insolvenzdelikte, Menschenhandel) in den letzten 2 Jahren.
• Keine Verurteilungen/Geldbußen wegen Schwarzarbeit oder Verstößen gegen das Arbeitnehmerentsendegesetz in den letzten 2 Jahren.
• Einhaltung von Unfallverhütungs-, Arbeitsschutzvorschriften und anerkannten sicherheitstechnischen / arbeitsmedizinischen Regeln.
• Keine vorsätzlich unzutreffenden Erklärungen zu Fachkunde, Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit.

• Präqualifizierungszertifikat ODER alternativ Eigenerklärung nach Anlage 11 (für nicht präqualifizierte Unternehmen).
• Einsatz von Nachunternehmern ist unter Beachtung von § 6 SächsVergabeG zulässig. Bei Einsatz ist das Nachunternehmerverzeichnis (Anlage 13) einzureichen.
• Bei Verweis auf Fähigkeiten anderer Unternehmen: Art und Umfang der Leistungsbereiche bezeichnen; auf Verlangen sind die Unternehmen zu benennen und Verpflichtungserklärungen vorzulegen.

Falls das Angebot in die engere Wahl kommt, sind innerhalb von 6 Tagen ab Aufforderung folgende Unterlagen vorzulegen:

• Bestätigung eines vereidigten Wirtschaftsprüfers oder Steuerberaters
• Testierte Jahresabschlüsse oder testierte Gewinn- und Verlustrechnungen
• Führungszeugnisse aller handelnden Personen